CHƯƠNG 5. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG
5.1. Giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại bệnh viện tai mũi họng
5.1.3. Giải pháp xây dựng quy trình chuẩn
Hiện nay tại bệnh viện việc thu viện phí khá phức tạp với sự tham gia của nhiều nhân viên. Thêm vào đó, với sự gia tăng ngày càng nhanh về số lượng bệnh nhân có thẻ BHYT chiếm tỷ trọng lớn thì việc xây dựng một quy trình chuẩn cho hoạt động thu viện phí là vô cùng cấp thiết. Với số lượng chứng từ thu lớn nên việc lập và tiếp nhận chứng từ phải được thực hiện hằng ngày, tránh tình trạng quá tải không thể kiểm tra, đối chiếu hoặc làm lẫn lộn dễ dẫn đến sai sót trong quá trình ghi chép. Vì vậy, bệnh viện cần thiết lập một kế toán kiểm soát nội bộ (KSNB) ngay tại phòng thu viện phí chuyên tiếp nhận, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ chứng từ hàng ngày từ nhân viên thu viện phí giao cho kế toán KSNB này quản lý vì nhân lực tại khâu thu viện phí số lượng nhân viên đông nên không thể
“mạnh ai lấy làm”. Việc thiết lập một kế toán KSNB này sẽ đảm bảo cho việc tra cứu, tìm kiếm và lưu trữ chứng từ để phục vụ tốt cho công tác kiểm tra, đối chiếu, giám định quyết toán BHYT được thuận lợi, dễ dàng hơn.
Ngoài việc xây dựng bộ mã thống nhất, thì giá thu các dịch vụ và lộ trình tính giá cũng phải được xây dựng và thực hiện một cách nghiêm túc. Hiện tại, Bệnh viện Tai Mũi Họng đang áp dụng tính giá theo Thông tư liên tịch số 37/2015/TTLT-BYT-BTC và Thông tư số 02/2017/TT-BYT. Giá dịch vụ đối với bệnh nhân viện phí vẫn thực hiện theo quyết định số 78/2017/QĐ-UBND ngày
21/8/2017 về việc điều chỉnh giá thu của 156 dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh theo yêu cầu và Quyết định số 137/2017/QĐ-UBND ngày 15/12/2017 về việc Ban hành bảng giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh không thuộc phạm vi thanh toán của Quỹ bảo hiểm y tế trong các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh của Nhà nước trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. Tuy nhiên, khi đi vào thực hiện thì các nhà lãnh đạo của đơn vị sẽ gặp không ít khó khăn khi đưa ra những quyết định của mình. Do đó, các nhà quản lý của bệnh viện cần phải thay đổi từ cơ cấu tổ chức, thái độ phục vụ, phương thức quản lý và đặc biệt là thay đổi cơ chế quản lý tài chính theo hướng tự chủ, đưa ra những quyết định chính xác, kịp thời. Công tác kế toán cũng cần phải thay đổi để phục vụ cho cơ chế quản lý đó. Từng nhân viên trong bộ máy kế toán cũng cần thay đổi cách nhìn nhận về vai trò, trách nhiệm của mình trong công việc được giao. Có như vậy, bộ phận viện phí phải phối hợp chặt chẽ với các khoa để quản lý tốt nguồn thu, giảm thất thoát viện phí, để nhằm mục đích nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho CBVC cũng như chất lượng phục vụ người bệnh.
Bên cạnh đó, để tránh việc bệnh nhân trốn viện, thông tin giữa các khoa phòng cần phải có sự phối hợp chặt chẽ với nhau để theo dõi kịp thời chi phí điều trị của bệnh nhân thường xuyên để đảm bảo việc thu tạm ứng luôn lớn hơn phần chi phí của bệnh nhân. Các thông tin liên quan đến chi phí điều trị của bệnh nhân được thống kê đầy đủ và chính xác, khi xuất viện sẽ được chuyển đến bộ phận kế toán viện phí. Hoặc để hạn chế tối đa tổn thất này, bệnh viện cũng nên có những giải pháp như bệnh viện sẽ thu thẻ BHYT của đối tượng ngoại trú khám bệnh có sử dụng thẻ BHYT vì một số chỉ định cận lâm sàng bác sĩ cho không nằm trong danh mục của BHYT vì thế bệnh nhân sẽ chi trả toàn bộ phần chi phí này trong khi hiện nay bệnh viện mới thu giữ thẻ BHYT của đối tượng nội trú. Với việc thu giữ thẻ BHYT, đối với những trường hợp trốn viện, bỏ về không thanh toán, bệnh viện lập danh sách gửi cơ quan BHXH đề nghị không cấp lại thẻ đối với những người còn lưu lại thẻ tại bệnh viện. Những trường hợp bệnh nhân trốn viện khi đến khám bệnh lại, phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện FPT e.Hospital nên có cảnh báo để người bệnh phải hoàn thành việc đóng viện phí cho lần khám bệnh trước và
có những trường hợp bệnh nhân mượn thẻ BHYT của người khác để khám bệnh phần mềm cũng nên có chức năng chụp hình bệnh nhân để đối chiếu hình ảnh, kịp thời phát hiện những trường hợp này.
Mặc dù hoạt động thu viện phí đã ứng dụng phần mềm giải pháp quản lý tổng thể nhưng công tác quản lý TTKT chưa xây dựng quy trình cụ thể nào để kiểm tra, giám sát, giảm sai sót trong hoạt động thu viện phí, tác giả xin đề xuất quy trình thu nộp viện phí bệnh nhân ngoại trú, quy trình thu nộp viện phí bệnh nhân nội trú, quy trình thu nộp và kiểm soát viện phí hàng ngày được nêu trong Bảng 5.4, Bảng 5.5 và Bảng 5.6.
Trách nhiệm Các bước thực hiện Mô tả/ Tài liệu liên quan Bộ phận
tiếp nhận
- Tiếp nhận thông tin bệnh nhân - Thu tạm ứng
- Lấy số đăng ký khám chữa bệnh.
- Xác định dịch vụ kỹ thuật và thu số tiền tạm ứng theo quy định, chuyển biên lai tạm thu cho bệnh nhân (BN).
Nhân viên thu phí
Thực hiện thu tiền theo đối tượng và nhu cầu KCB của bệnh nhân
- Sau khi BN có chỉ định cận lâm sàng của Bác sĩ (BS):
* BN có thẻ BHYT:
- Trường hợp đúng tuyến: BN cầm phiếu chỉ định đến từng phòng cận lâm sàng để chẩn đoán cận lâm sàng.
* BN không có thẻ BHYT:
- BN cầm phiếu chỉ định đến quầy thu viện phí nộp thêm tiền, nhân viên thu phí xác nhận trên hệ thống đồng thời cung cấp hoá đơn cho bệnh nhân để bệnh nhân đi làm các chỉ định cận lâm
sàng.
Bảng 5.4. Quy trình thu nộp viện phí bệnh nhân ngoại trú (Nguồn: Tác giả tự nghiên cứu)
Trách nhiệm Các bước thực hiện Mô tả/ Tài liệu liên quan Bộ phận
tiếp nhận
- Tiếp nhận thông tin bệnh nhân - Thu tạm ứng
- Lấy số đăng ký khám chữa bệnh.
- Xác định chi phí điều trị của bệnh nhân và thu số tiền tạm ứng theo quy định, chuyển biên lai tạm thu cho BN.
Nhân viên thu phí
Thực hiện thu tiền theo đối tượng và nhu cầu điều trị của
bệnh nhân
* Đối với tiền tạm ứng của BN:
- BN vào viện từ khoa Khám bệnh, trường hợp BN đã đóng tiền tạm ứng nhưng chưa đủ theo yêu cầu của khoa lâm sàng hoặc BN có sử dụng dịch vụ kỹ thuật mà số tiền tạm ứng đợt 1 chưa đủ. BS khoa lâm sàng yêu cầu nộp thêm, BN cầm giấy yêu cầu nộp tiền đến quầy thu viện phí để đóng tạm ứng đợt 2, đợt 3 …
* Đối với chi phí nằm viện của BN:
- Hết đợt điều trị BN được xuất viện.
Hành chính khoa lâm sàng tổng hợp chi phí đã dùng thực tế của BN, in chi phí cả đợt điều trị cho BN, BN cầm Bảng kê chi phí đến quầy thu viện phí để thanh toán viện phí.
Nhân viên viện phí kiểm tra, đối chiếu với hệ thống mạng tổng chi phí điều trị đã sử dụng, số tiền BN đã tạm ứng trước cho bệnh viện đồng thời cung cấp hoá đơn cho BN.
Bảng 5.5. Quy trình thu nộp viện phí bệnh nhân nội trú (Nguồn: Tác giả tự nghiên cứu)
Trách nhiệm Các bước thực hiện Mô tả/Tài liệu liên quan
Nhân viên thu phí
Thu viện phí nội/ngoại trú, thu tạm ứng
- Tạm thu một khoản tiền tạm ứng đối với BN ngoại trú (nếu cần) và BN phải vào viện điều trị nội trú. Trong quá trình điều trị, thu tạm ứng bổ sung các khoản chi phí điều trị (ước tính).
- Đối với bệnh nhân nội trú ra viện:
Căn cứ vào Bảng kê chi phí đã được kế toán tại từng khoa kiểm soát để thu tiền hoặc hoàn trả lại tiền tạm ứng cho bệnh nhân.
- Đối với bệnh nhân ngoại trú: Căn cứ vào chi phí thực tế của bệnh nhân.
Nhân viên thu phí
Lập báo cáo số thu viện phí
hàng ngày
- Cuối ngày nhân viên thu phí lập bảng kê nộp tiền số tiền thu được từ:
Tạm ứng, thanh toán viện phí ngoại trú/nội trú và số tiền đã hoàn trả cho bệnh nhân thu được hàng ngày.
- Chuyển các phiếu, bảng kê chi phí KCB của bệnh nhân có BHYT chi trả (nếu có) sang cho kế toán BHYT nhập liệu để tổng hợp thống kê, lập bảng biểu gửi cơ quan BHYT.
Bảng 5.6. Quy trình thu nộp và kiểm soát viện phí hàng ngày (Nguồn: Tác giả tự nghiên cứu)