Hoàn thiện công tác kiểm tra, kiểm soát tiêu thụ sản phẩm

3.2. Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị tiêu thụ sản phẩm tại Công ty TNHH Dược phẩm Hưng Việt

3.2.3. Hoàn thiện công tác kiểm tra, kiểm soát tiêu thụ sản phẩm

Giải pháp được xây dựng căn cứ vào nguyên nhân hiện nay công tác kiểm tra, kiểm soát trong tiêu thụ sản phẩm của Công ty chưa tốt, dẫn đến hiện tượng hàng hỏng hàng đổi và hàng giao sai đơn vẫn còn.

3.2.3.2. Nội dung của giải pháp

a. Hệ thống lại việc nhận yêu cầu đặt hàng

Việc nhận diện chính xác yêu cầu của khách hàng về sản phẩm giúp cho công tác tiêu thụ được tiến hành nhanh gọn, chính xác và rút ngắn được thời gian cho công ty và cho cả khách hàng. Yêu cầu mua hàng được xât dựng thành dạng biểu mẫu, và cung cấp cho khách hàng, khi phát sinh nhu cầu mua hàng, khách hàng sẽ điền những chủng loại sản phẩm mình cần mua, số lượng vào yêu cầu mua hàng. Sau đó khách hàng sẽ gửi yêu cầu mua hàng cho công ty để công ty xem xét khả năng có thể đáp ứng. Trên cơ sở tình hình tồn kho

Luận văn thạc sĩ Kinh tế

thực tế của sản phẩm công ty sẽ báo cho khách hàng biết khả năng đáp ứng nhu cầu mua hàng hay không. Nhờ vậy mà cả khách hàng và công ty đều tiết kiệm được thời gian cũng như công ty có thể đáp ứng được một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng .

Mặt khác yêu cầu mua hàng của khách hàng cũng là một đối tượng để kiểm soát hoạt động bán hàng có đúng đối tượng và có thể xảy ra gian lận hay không.

Yêu cầu mua hàng sẽ bao gồm các yếu tố sau:

- Tên khách hàng, địa chỉ

- Thời gian yêu cầu và thời gian dự định nhận hàng.

- Các loại sản phẩm yêu cầu, số lượng yêu cầu.

- Xác nhận của khách hàng

b. Phân định rõ ràng trách nhiệm đối với hoá đơn, chứng từ bán hàng Lưu trữ hoá đơn chứng từ được thực hiện theo qui định của Luật kế toán, chứng từ là những bằng chứng để chỉ rõ sự phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế. Vì thế mà trách nhiệm của người lưu giữ chứng từ phải được phân định rõ ràng, khi có sự mất mát, thất lạc chứng từ sẽ xác định đâu là người chịu trách nhiệm. Sự phân định như vậy sẽ làm cho người giữ chứng từ có trách nhiệm hơn đối với việc bảo quản và lưu giữ chứng từ.

Mặt khác, khi giao nhận chứng từ nên ghi rõ các chứng từ đã giao, số lượng. Vì các chứng từ được đánh số thứ tự sẵn cho nên có thể không cần liệt kê từng chứng từ, mà có thể ghi seri chứng từ đó bắt đầu từ số nào và kết thúc tại đâu, số lượng . Khi có những chứng từ sai cần huỷ bỏ thì cũng cần phải ghi lại để theo dõi xem thật sự các chứng từ đó đã được huỷ một cách nghiêm túc hay chưa?

Luận văn thạc sĩ Kinh tế

Kiểm tra kỹ chứng từ khi luân chuyển giữa các phòng ban cũng là cách để ngăn ngừa khả năng mất hoá đơn, hoặc những hoá đơn, chứng từ bị sử dụng với mục đích gian lận.

Việc phân quyền cần được thực hiện nghiêm túc. Đối với mỗi phần hành đều có người chịu trách nhiệm về phần hành đó, do vậy không thể không thực hiện việc phân quyền sử dụng đối với phần hành thực hiện trên phần mềm.

Khi thực hiện sự phân quyền sử dụng phần mềm, thì khả năng có Bệnh viện khác vì gian lận mà chỉnh sửa số liệu sẽ khó thực hiện.

c. Áp dụng những chính sách tín dụng hợp lý và tổ chức tốt công tác thu hồi công nợ

Chúng ta đều biết những rủi ro là không thể tránh khỏi khi áp dụng chính sách tín dụng cho khách hàng. Tuy nhiên, để tiêu thụ được sản phẩm và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng thì không thể không áp dụng chính sách tín dụng. Vấn đề là phải quyết định áp dụng chính sách tín dụng cho khách hàng nào để rủi ro là nhỏ nhất. Đây không phải là vấn đề đơn giản.

Vì thế nên có sự đánh giá tình hình tài chính của khách hàng trước khi quyết định có áp dụng chính sách tín dụng cho khách hàng nào đó hay không.

Đối với những khách hàng lâu năm thì có thể dựa vào kinh nghiệm để có thể đánh giá, có thể thông qua lịch sử thanh toán các khoản nợ của khách hàng trước đây. Nếu khách hàng nào có lịch sử giao dịch tốt thì công ty có thể áp dụng các chính sách tín dụng thông thoáng hơn, còn nếu khách hàng này trước đây đã từng nợ thời gian lâu, hoặc không giao dịch trong một thời gian và nay trở lại tiếp tục giao dịch thì cần qui định chặt chẽ hơn các chính sách tín dụng, hoặc nên có các yêu cầu ràng buộc như ký cược… Đối với những khách hàng mới, bộ phận xét duyệt tín dụng nên tìm hiểu kỹ thông tin về khách hàng. Có thể ban đầu lúc ký hợp đồng phân phối sẽ yêu cầu khách hàng ký cược một khoản để đảm bảo khả năng thanh toán trong tương lai. Mặt

Luận văn thạc sĩ Kinh tế

khác, thì người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm phê duyệt tín dụng và hạn mức tín dụng nên được tách biệt khỏi bộ phận chịu trách nhiệm bán hàng.

Công ty nên có một bộ phận chuyên kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng, công việc phải được tiến hành một cách thường xuyên và thật sự nghiêm túc. Nhìn chung công ty nên áp dụng hạn mức bán chịu chặt chẽ hơn đối với những khách hàng nhỏ, ít giao dịch so với các khách hàng lớn và thường xuyên.

Tổ chức công tác truy thu công nợ là việc làm cần thiết. Cuối tháng, kế toán công nợ cần xác định số dư nợ của các khách hàng sau đó lọc ra những khách hàng có số dư nợ vượt quá mức tín dụng cho phép:

Trong nền kinh tế thị trường, chất lượng sản phẩm là yếu tố quan trọng hàng đầu để chinh phục người tiêu dùng do đó nó góp phần quyết định sự thành công của doanh nghiệp.

Đối với Công ty TNHH Dược phẩm Hưng Việt, sự thành công trên thương trường phụ thuộc vào sự duy trì nâng cao chất lượng và giá cả hợp lý, điều kiện mua bán cũng như dịch vụ sau bán hàng. Trong đó, cạnh tranh về chất lượng sản phẩm là mạnh mẽ , quan trọng nhất. Vì sản phẩm thuốc chữa bệnh là sản phẩm khách hàng bỏ tiền ra mua không chỉ để thỏa mãn nhu cầu bảo vệ mà quan trọng hơn , giá trị hơn nhiều chính là nhu cầu chữa bệnh và nhu cầu khẳng định giá trị thẩm mỹ, vị thế của mình trong xã hội. Để giữ vững, nâng cao uy tín của mình trong xã hội. Để giữ vững và nâng cao uy tín , xâm nhập thị trường nội địa cũng như thị trường thuốc chữa bệnh thế giới thì chất lượng sản phẩm là yếu tố quan trọng và cơ bản nhất trong bất cứ mặt hàng nào. Để luôn có được sản phẩm có chất lượng cao, Công ty TNHH Dược phẩm Hưng Việt cần phải thực hiện đồng bộ các biện pháp sau:

Xây dựng chính sách sản phẩm hợp lý và luôn đặt vấn đề nâng cao chất lượng làm trọng tâm.

Luận văn thạc sĩ Kinh tế

Chính sách sản phẩm chính là nền tảng cơ bản của chiến lược sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Chỉ khi xây dựng được chính sách sản phẩm hợp lý và xác định được mặt hàng chiến lược làm xương sống thì doanh nghiệp mới có thể xác định được phương hướng đầu tư, nghiên cứu thiết kế, tổ chức sản xuất rồi từ đó tạo ra thị trường vững chắc.

Trong thời gian qua, Công ty TNHH Dược phẩm Hưng Việt đã thực hiện được chính sách đa dạng hóa sản phẩm thuốc chữa bệnh. Công ty đã phát triển sang loại sản phẩm thuốc chức năng. Do nhu cầu của thị trường luôn thay đổi nên các mặt hàng thuốc chữa bệnh của công ty cũng phải thay đổi theo. Tuy nhiên, trên cơ sở đa dạng hóa các mặt hàng để đáp ứng nhu cầu thị trường, tận dụng công suất máy móc , nhân công, Công ty cũng đã xác định được mặt hàng chủ chốt. Hiện nay, mặt hàng có uy tín hàng đầu trên thị trường trong nước cũng như quốc tế là thuốc ATROPIN của Công ty khoảng 90% xuất khẩu sang Lào và Camphuchia), sản phẩm này chiếm phần lớn doanh thu xuất khẩu và các bạn hàng khi có nhu cầu mua thuốc ATROPIN đều đến với công ty trước vì công ty đã có uy tín rất tốt với bạn hàng quốc tế về sản phẩm này. Tuy nhiên, hiện nay mặt hàng này đang bị cạnh tranh gay gắt, đứng trước tình hình đó, công ty cần phải xác định mặt hàng đang được ưa chuộng , có khả năng đem lại lợi nhuận lớn nhất , đóng góp vào việc duy trì, ổn định hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, hiện nay có thể đó là thuốc ATROPIN và Blouson. Nhưng song song với việc tiếp tục sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm của mặt hàng này, công ty cần phải xác định thêm mặt hàng nào là mặt hàng có tiềm năng, đó là dấu hỏi lớn đối với công ty hiện nay mà có thể đem lại lợi nhuận lớn thay thế cho những mặt hàng truyền thống, đã có chỗ đứng vững chắc trên thị trường mà hiện nay đang bị cạnh tranh gay gắt, để từ đó tập trung nghiên cứu tìm thị trường, đầu tư thích đáng cho việc sản xuất ra những mặt hàng đó. Bên cạnh đó, công ty cũng phải

Luận văn thạc sĩ Kinh tế

xác định mặt hàng nào hiện nay đang có xu hướng xuống dốc, từ đó ngừng đầu tư, nhanh chóng chuyển hướng sang sản xuất mặt hàng khác.

Phát triển, tạo chỗ đứng vững chắc trên thị trường nội địa cũng là một hướng đi mà công ty quan tâm,Tuy nhiên, công ty cần tăng cường sáng tạo mẫu mã để phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng.

Tiếp tục đầu tư và đổi mới thiết bị công nghệ hiện đại, đồng bộ có trọng tâm nhằm tạo nên sự đổi mới căn bản về chất lượng măt hàng của công ty.

Đây là yếu tố then chốt nhằm tạo nên những măt hàng có chất lượng cao thực sự mang lại sức cạnh tranh mạnh mẽ cho sản phẩm của công ty. Hiện nay, ngành thuốc chữa bệnh ở nước ta đang phải đối mặt với rất nhiều khó khăn khi mà các nước thuộc tổ chức WTO xóa bỏ hạn ngạch thuốc chữa bệnh cho các nước thành viên. Khó khăn lớn nhất chính là sự tràn ngập hàng thuốc chữa bệnh Ấn Độ với chất lượng, giá cả cạnh tranh vào các nước thuộc thị trường chính của các doanh nghiệp thuốc chữa bệnh Việt Nam nói chung cũng như Công ty TNHH Dược phẩm Hưng Việt nói riêng như Mĩ, EU, Nhật Bản, Hàn Quốc… Để có thể thực sự cạnh tranh được với những hàng thuốc chữa bệnh các nước khác, công ty cần đầu tư dây chuyền công nghệ cao mà hiện nay các doanh nghiệp Trung Quốc đang sử dụng rất thành công, để nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm.

Nhưng cũng cần phải tránh cần tránh đầu tư ồ ạt tạo nên sự mất cân đối giữa các thiết bị máy móc. Sự dư thừa giả tạo có thể dẫn đến sự ứ đọng vốn đầu tư và làm giảm hiệu suất năng lực sử dụng tài sản. Trong việc chuyển giao công nghệ nói chung , thiết bị máy móc nói riêng, công ty cần phải nắm bắt được thông tin khoa học công nghệ để đầu tư dây chuyền thích hợp. Việc nhập công nghệ phải được cân nhắc và được lựa chọn kỹ lưỡng về đặc điểm kỹ thuật cũng như tính kinh tế, tránh hiện tượng nhập các thiết bị lạc hậu,

Luận văn thạc sĩ Kinh tế

thiết bị được tân trang lại. Như đã đề cập được nêu ở trên thì công ty có thể đầu tư thông qua các tổ chức cho thuê tài chính. Công ty không cần bỏ vốn quá nhiều Mà vẫn có những thiết bị công nghệ tiên tiến hiện đại.

Phải thực thực hiện được tốt công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm được tiến hành tốt thì mới có thể hạn chế được những tổn thất do sản phẩm không đạt chất lượng trả lại, tạo điều kiện mở rộng khả năng sản xuất và tăng khả năng cạnh tranh của Công ty trên thị trường quốc tế. Quan trọng hơn hết là phải giữ vững uy tín và niềm tin khách hàng đối với Công ty. Do đó, Công ty cần phải coi trọng công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm, phải coi nó là bộ phận không thể thiếu được trong chính sách sản phẩm của Công ty.

Trước hêt, Công ty phải đảm bảo đáp ứng tốt hơn những quy định và tiêu chuẩn của thị trường nhập khẩu thông qua các khách hàng của doanh nghiệp.

Đó chính là cơ sở để Công ty phấn đấu nâng cao trình độ sản xuất, chất lượng sản phẩm.

Hiện nay, Công ty đã áp dụng các tiêu chuẩn ISO 14000, 9001: 2008, điều này đã tạo thuận lợi cho Công ty khi ký kết hợp đồng với các đối tác khó tính như Nhật Bản , EU, Mỹ.

3.2.3.3. Điều kiện thực hiện giải pháp

Để thực hiện giải pháp này, Công ty nên có những hệ thống kiểm soát bán hàng hiệu quả, hệ thống kiểm soát chứng từ hiện đại và tăng cường đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ làm công tác kiểm tra, kiểm soát bán hàng.

3.2.3.4. Lợi ích của giải pháp

Áp dụng giải pháp này, hiện tượng tiêu cực trong hoạt động như hàng bán bị trả lại, hàng hỏng, hàng kém chất lượng hay tình trạng sai hóa đơn, khống hóa đơn trong tiêu thụ hoặc hiện tượng đổi hàng sai sẽ giảm.

Luận văn thạc sĩ Kinh tế