CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG VÀ VẬN CHUYỀN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BỘ CỦA CÔNG TY TNHH&XNK GIA HÂN HOLDINGS
3.3. Thực trạng quy trình nhận hàng và vận chuyển hàng nhập khẩu bằng đường bộ của công ty TNHH&XNK Gia Hân Holdings
Qua thông tin khảo sát được và quá trình thực tập tại công ty thì Gia Hân Holdings thực hiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu theo 8 bước dưới đây :
Bước 1 : Tiếp nhận yêu cầu vận chuyển từ khách hàng
Tại bước này nhân viên kinh doanh của Gia Hân Holdings qua quá trình chào bán dịch vụ hoặc khách hỏi giá dịch vụ sẽ hỏi khách hàng các thông tin như : Thông tin về hàng hóa, chi tiết bao bì đóng gói, tuyến đường,… để có phương án lên báo giá cho khách hàng và xây dựng phương án vận chuyển để khách hàng tham khảo. Việc tiếp nhận thông tin khách hàng có thể qua nhiều nguồn khác nhau như email, tin nhắn, điện thoại hoặc gặp trực tiếp để trao đổi.
Bước 2: Sắp xếp phương án vận chuyển
Sau khi tiếp nhận yêu cầu nhập khẩu từ khách hang, công ty TNHH&XNK Gia Hân Holdings liên hệ với các bên vận chuyển để đặt xe và lái xe vận chuyển khi hàng được tập kết tại kho Trung Quốc ra đến cửa khẩu Hữu Nghị thuộc Lạng Sơn. Trong suốt hơn 5 năm hoạt động trong ngành, Công ty đã hợp tác và phối hợp với các hãng vận chuyển khá uy tín đầu Trung Quốc nên thời gian điều chỉnh xe hầu như là khá nhanh. Tuy nhiên, vào những dịp tháng 11, 12 âm lịch mỗi năm thì tình trạng tắc biên các đầu cửa khẩu dẫn đến tình trạng thiếu hụt nguồn xe, rơi vào trường hợp bị động ảnh hưởng đến quy trình giao nhận vận chuyển hàng về qua cửa khẩu.
Bước 3 : Báo giá vận chuyển
Sau khi đã tập hợp đầy đủ các thông tin cần thiết trên nhân viên kinh doanh của Công ty sẽ tiến hành làm báo giá và gửi cho khách hàng. Nội dung của bảo giá sẽ bao gồm:
- Chi phí nhập khẩu được tính bao gồm các chi phí như sau:
Chi phi nhập khẩu = Cước vận chuyển + Thuế nhập khẩu + Thuế VAT 10% + Phí ủy thác nhập khẩu
Dựa vào thông số, kích thước đóng thủng mà khách hàng đã cung cấp thì nhân viên kinh doanh sẽ tính ước chừng đơn hàng đó năng khoảng bao nhiêu kg và khối hàng để áp theo giá cước vận chuyển trong bảng giá.
Bước 4 : Ký hợp đồng vận chuyển
Qua thời gian trao đổi các dịch vụ, chính sách và bảng giá cước thì khách hàng nếu thấy phù hơp sẽ đồng ý ký hợp đồng hủy thác nhập khẩu cho Công ty. Công ty TNHH&XNK Gia Hân Holdings sẽ ký hợp đồng vận tải. Sau khi ký hợp đồng vận tài, khách hàng sẽ chuyển sang giai đoạn tiếp theo là giao nhận hàng hóa với đơn vị vận tài và thanh toán chi phí. Thực tế cho thấy, đối với những khách hàng mới, trước khi ký hợp đồng chính thức cũng như thiết lập mối quan hệ lâu dài khách hàng thường tiến hành làm trước một lô hàng để có thể đánh giá khả năng làm việc của Công ty. Và nếu khách hàng hài lòng thì sẽ ký kết hợp đồng dịch vụ theo tháng, theo quý hay theo từng lô hàng hóa.
Bước 5 : Nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải
Sau khi tiếp nhận được thông báo từ khách hàng về tiến độ sản xuất và thu mua hàng, công tác bao gói, và mã ký hiệu hàng hóa. Sau khi sản xuất hàng xong nhà cung cấp sẽ gửi qua cho khách hàng các thông tin và chuyển tới nhân viên kinh doanh của Công ty Packing list- phiếu đóng gói chi tiết hàng hóa, cần đầy đủ, rõ ràng và chuẩn số cân nặng mét khối. Ngoài ra, bên ngoài mỗi kiện còn đầy đủ tên hàng tiếng anh, kích thước kiện, số lượng hàng trong mỗi kiện, tên người xuất khẩu và nguồn gốc xuất xử.
Nhân viên kinh doanh sẽ sắp xếp và nắm tình hình phương tiện vận tải để đăng ký chuyến để kịp tiến độ với thời gian đơn hàng được hoàn thiện để xưởng giao.
Bước 6 : Chuẩn bị chứng từ và nhận hàng nhập khẩu
Nhân viên kinh doanh phụ trách của Công ty sẽ liên hệ với khách hàng về bộ chứng từ có liên quan đến hàng nhập khẩu và chuyển về bộ phận chứng từ của Công ty. Bao gồm các chứng từ sau đây :
- Hợp đồng ủy thác nhập khẩu
- 1 Packing list (bên khách hàng sẽ cung cấp) - 1 Invoice (bên khách hàng cung cấp)
Có bộ chứng từ nhân viên chứng từ của Công ty sẽ phải kiểm tra những thông tin trên các chứng từ đã trùng khớp về các thông tin tên người gửi, người nhận, ngày hàng kí nhận, chi tiết hàng hóa hay chưa để thực hiện quá trình khai hải quan nhanh chóng và thuận lợi. Kiểm tra các thông tin trên hợp đồng, invoice, packing list... có khớp với nhau không. Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ để có thể hoàn thành công việc nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chi phí lưu kho, lưu bãi. Trong quá trình kiểm tra, nếu thấy sai sót, nhầm lẫn, nhân viên chứng từ và nhân viên kinh doanh sẽ báo lại với khách hàng để kịp thời điều chỉnh. Một số trường hợp không kịp bổ sung chứng từ hoặc khai sai thì Công ty phải chịu trách nhiệm về các khoản chỉ phi điều chỉnh.
Bước 7: Nhận hàng hóa tại điểm quy định
Hàng hóa sau khi đã được đơn vị vận chuyển nhà cung cấp giao đến kho tập kết của Công ty ở Bằng Tưởng (Trung Quốc), phía Công ty sẽ kết hợp với các thông tin về lô hàng nhập khẩu, thời gian đóng hàng từ chủ hàng, kiểm tra hàng hóa, kích thước, số lượng kiện hàng sắp xếp lên xe container của Công ty. Sau đó hàng sẽ được tiến hành làm hồ sơ thông quan để chuẩn bị đưa hàng hóa về. Công ty chủ yếu vận chuyển hàng nhập khẩu chính ngạch qua cửa khẩu Hữu Nghị nên nhân viên khai báo hải quan sẽ làm thủ tục xuất khẩu và thông quan tờ khai tại cửa khẩu Bằng Tưởng (Trung Quốc) và sau đó làm thủ tục nhập khẩu và thủ tục hải quan tại cửa khẩu Hữu Nghi (Việt Nam).
Khi hàng về đến cửa khẩu Lạng Sơn, Cục Hải Quan cửa khẩu Hữu Nghị sẽ thông báo cho công ty biết, nhân viên phụ trách cầm lệnh giao hàng (D/O) đến để nhận hàng (D/O do hãng vận tải cấp).
Bước 8 : Quyết toán chi phí
Công ty TNHH&XNK Gia Hân Holdings quyết toán chi phí với nhà cung cấp hàng bao gồm Hải Quan, chi phí vận chuyển hàng ra cửa khẩu, chi phí thuê xe chở từ kho tập kết ra đến cửa khẩu. Công ty sẽ giữ các chứng từ gốc và xuất hóa đơn VAT 10% gửi cho chủ hàng. Ngoài ra, Công ty mang toàn bộ chứng từ cùng với giấy báo nợ đến để quyết toán với khách hàng, khách hàng thanh toán xong và hoàn thành thương vụ.