CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG VÀ VẬN CHUYỀN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BỘ CỦA CÔNG TY TNHH&XNK GIA HÂN HOLDINGS
3.4. Thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng và vận chuyển hàng nhập khẩu bằng đường bộ của công ty TNHH&XNK Gia Hân Holdings
3.4.2. Phân tích và đo lường rủi ro trong quy trình nhận hàng và vận chuyển hàng nhập khẩu bằng đường bộ của công ty TNHH&XNK Gia Hân Holdings
Phân tích rủi ro
* Phân tích mối hiểm họa
- Công ty chưa quan tâm đúng mực đến đào tạo nhân viên giỏi về nghiệp vụ, tăng cường các kĩ năng chuyên môn để phục vụ cho hoạt động giao nhận hàng hóa.
- Công ty chưa có bộ phận riêng nghiên cứu về quản trị rủi ro, việc quản trị rủi ro còn nhiều hạn chế do nhân viên phải kiêm nhiều công việc. Đồng thời việc thiếu nguồn nhân lực liên quan đến kiểm tra chất lượng sản phẩm khi dỡ hàng. Điều này dẫn đến một số trường hợp quá tải và không thể kiểm tra kĩ càng dẫn đến hàng hóa bị thiếu và không đạt đúng chất lượng.
- Sự ảnh hưởng từ các yếu tố khách quan về thời tiết hay thiếu cập nhật về tình hình thời tiết trong thời gian vận chuyển, các yếu tố kĩ thuật xe vận chuyển còn lạc hậu không chống chịu được ảnh hưởng lớn của gió, bão khiến cho thời gian giao hàng bị kéo dài.
* Phân tích các nguyên nhân dẫn đến rủi ro
Các nguyên nhân rủi ro xuất phát từ các yếu tố khách quan và chủ quan :
- Nguyên nhân gây ra rủi ro từ các chủ thể đối tác : do một phần đội ngũ nhân viên của công ty Gia Hân Holdings không tìm hiểu kĩ các thông tin liên quan đến đối tác của mình mà vội vàng kí hợp đồng. Hiện nay có nhiều người xấu làm ăn bất chính, sử dụng thủ đoạn, mánh khóe lợi dụng sơ hở, nhân viên ít kinh nghiệm trong nghề để lừa lọc.
- Nguyên nhân dẫn đến rủi ro về hàng hóa, mua bảo hiểm hàng hóa : đầu tiên do bản thân hàng hóa đã bị lỗi hay hư hỏng mà nhân viên không kiểm tra kĩ vẫn giao hàng, tiếp theo là do các yếu tố kĩ thuật, máy móc bảo quản trong khi vận chuyển kém chất lượng hay gặp phải biến động về thời tiết.
- Nguyên nhân dẫn đến rủi ro về thời gian giao hàng : bao gồm cả yếu tố chủ quan và khách quan. Về yếu tố chủ quan thì do hai bên không đồng nhất về điều khoản thời gian giao hàng, nhà xuất khẩu giao hàng chậm trễ cho bên vận chuyển, chủ xe trì trệ giao hàng. Nguyên nhân khách quan dẫn đến giao hàng chậm là do các yếu tố về thời tiết như lũ lụt, gió, bão,.. làm chậm tiến độ giao hàng, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của các bên.
- Nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong quá trình vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản : quá trình bốc dỡ hàng hóa không cẩn thận, công ty còn sử dụng các thiết bị, máy móc cũ, kém chất lượng, các xe, công cụ hỗ trợ xếp dỡ hàng hóa còn ít và công nghệ lạc hậu, trên xe chưa trang bị đầy đủ các thiết bị bảo quản hàng tốt dẫn đến những lỗi hư hỏng và giảm chất lượng hàng hóa.
- Nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong khâu kiểm tra giám định hàng hóa : công ty thuê bên trung gian để giám định hàng hóa thiếu uy tín, các máy móc công cụ hỗ trợ còn cũ và chưa tiên tiến cho kết quả chưa đúng về chất lượng hàng hóa. Thêm vào đó, bản thân các nhân viên hiện trường phụ trách việc kiểm tra hàng hóa còn thiếu chuyên nghiệp, không hiểu biết đầy đủ thông tin về hàng hóa mà vẫn nhận và giao hàng cho khách. Cho nên công ty cần chú trọng hơn vào công tác đào tào huấn luyện cho nhân viên.
- Nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong quá trình khai thuê hải quan : Các quy định kiểm tra hàng hóa của hải quan thường rất khắt khe, đồng thời có nhiều thủ tục, giấy tờ nên quá trình vận chuyển và nhận hàng diễn ra chậm trễ, ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình kinh doanh của công ty.
- Sai lầm trong việc lựa chọn chiến lược kinh doanh, cơ chế quản lí, thiếu thông tin về thị trường, về đặc tính các mặt hàng kinh doanh. Tuy nhiên đây chỉ là vấn đề mà công ty mới thành lập, mới bước chân vào thị trường và chưa tạo nhiều uy tín cũng như có nhiều đối tác tin cậy.
- Bản thân công ty chưa đầu tư nhiều vào việc đào tạo tạo đội ngũ nhân viên, sự chênh lệch về kĩ năng kinh nghiệm của mỗi nhân viên gây khó khăn cho việc đồng bộ hóa đào tạo và xây dựng công tác quản trị rủi ro trong từng khâu thích hợp.
- Công ty chưa hình thành một bộ phận về quản trị rủi ro trong khâu vận chuyển, chưa đào tạo nhân viên chuyên sâu có thể xử lí các rủi ro bất ngờ xảy ra.
* Phân tích nguy cơ rủi ro
Công ty sẽ chịu tổn thất do giao hàng thiếu, không đúng chất lượng, hàng bị hư hỏng một phần nhỏ làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của công ty như :
- Mất thêm nhiều chi phí bỏ ra để bù những sản phẩm hỏng, hay phụ phí về phương tiện trong quá trình vận chuyển.
- Giảm uy tín của công ty với khách hàng, gây ra bỏ lỡ nhiều khách hàng tiềm năng.
Đo lường rủi ro
Sau khi phân tích rủi ro thì sẽ tiến hành đo lường rủi ro xem tần suất xuất hiện rủi ro cao hay thấp và tìm ra biện pháp để khắc phục.
Bảng 3.7. Phân loại rủi ro dựa trên mức độ tổn thất và tần suất xuất hiện.
Tần suất xuất hiện Mức độ tổn thất
Cao Thấp
Cao
+ Rủi ro trong khâu kiểm tra, giám định hàng hóa
+ Rủi ro trong quá trình vận chuyển
+ Rủi ro về hàng hóa
Thấp
+ Rủi ro trong khai thuê hải quan
+ Rủi ro do giao hàng chậm
+ Rủi ro do hành vi lừa đảo của đối tác
(Nguồn : Tổng hợp từ phiếu điều tra) Rủi ro do hành vi lừa đảo của các đối tác
Trong hoạt động nhận hàng và vận chuyển hàng bằng đường bộ, các công ty gặp không ít các trường hợp lừa đảo, kí hợp đồng chứng từ giả để giao hàng mà không có hàng hoặc hàng hóa kém chất lượng, người nhận từ chối nhận hàng, Tuy nhiên trong 5
năm hình thành và phát triển, cùng với việc mở rộng các đại lý, chi nhánh ở nước ngoài và các mối quan hệ hợp tác với nhiều nước trong khu vực thì Gia Hân Holdings rất hiếm gặp phải các trường hợp lừa đảo.
Rủi ro do giao hàng chậm
Công ty Gia Hân Holdings luôn điều phối nhân lực và vật lực để giao hàng cho khách một cách chính xác và nhanh chóng. Với lợi thế có trụ sở đặt tại các nước như Trung Quốc, Nhât Bản, Hàn Quốc.. sẽ kết nối các đơn hàng để phân bổ phương tiện vận chuyển hàng cho khách một cách trơn tru. Ngoài ra, nguyên nhân của việc giao hàng chậm trễ cho khách cũng bởi vì yếu tố khách quan từ môi trường bên ngoài, như điều kiện về thời tiết như gió, bão làm đình trệ quá trình vận chuyển. Bởi vì là yếu tố khách quan nên rất khó để né tránh rủi ro mà cần hạn chế tổn thất ở mức thấp nhất. Cũng may, trong những năm qua công ty đặc biệt chú trọng đến yếu tố thiên nhiên trước khi thực hiện mỗi đơn hàng, để có thể đưa ra các biện pháp đề phòng và hạn chế rủi ro, cho nên số đơn hàng có tình trạng giao hàng chậm rất ít xảy ra, tính từ 2020-2022 chỉ có 1/10 số hợp đồng bị giao hàng chậm trễ.
Rủi ro về hàng hóa
Một số lỗi thường gặp về lỗi hàng hóa của công ty Gia Hân Holdings trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu là hàng hóa không đúng quy cách, sai kích cỡ, màu sắc mẫu mã, hoặc bản thân hàng hóa bị lỗi. Tuy nhiên, thiệt hại của rủi ro này khá lớn khi mà công ty phải liên hệ với công ty xuất khẩu để đổi hàng và tốn nhiều chi phí trong quá trình vận chuyển qua lại.
Bảng 3.8. Rủi ro về hàng hóa trong quá trình vận chuyển của Gia Hân Holdings
Rủi ro Số phiếu Tỉ lệ (%)
Không đúng số lượng, kích cỡ 0/10 0
Không đúng mẫu mã 0/10 0
Không đúng chất lượng 1/10 10
Hàng hóa bị hư hỏng, mất mát 9/10 90
(Nguồn : Tổng hợp từ phiếu điều tra)
Qua bảng trên nhận thấy hầu như cán bộ, nhân viên trong phòng xuất nhập khẩu của công ty Gia Hân Holdings đều chọn rủi ro về hàng hóa trong khi vận chuyển là hàng hóa bị hư hỏng, mất mát. Đây là vấn đề mà công ty đặc biệt quan tâm và phòng ngừa do nội tại của doanh nghiệp, cần có những biện pháp để hạn chế triệt để tổn thất mà rủi ro này gây ra.
Rủi ro trong quá trình vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản của công ty
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường bộ của công ty Gia Hân Holdings thường xảy ra một số vấn đề về hàng hóa như bị hư hỏng do bảo quản không đúng với đặc tính của sản phẩm hay do xếp hàng không đúng quy cách, chuyển tải hàng hóa. Đây là những hành vi do con người gây ra, do xếp hàng không đúng với quy định và không phù hợp với đặc tính của hàng hóa gây đổ, vỡ, xước hàng, thấm nước,.. Thường thì các sản phẩm mà Gia Hân Holdings vận chuyển hàng nhập khẩu đều là các máy móc, thiết bị y tế, sản phẩm linh kiện và điện tử nên chúng có khối lượng và giá trị lớn đòi hỏi phải cẩn trọng trong tất cả các khâu để quá trình vận chuyển suôn sẻ không ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa. Rủi ro này thường xuất hiện ở kì đầu khi công ty mới bước chân vào thị trường, nhân viên còn non nớt chưa có nhiều kinh nghiệm tác nghiệp, không cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa dẫn đến tình trạng sản phẩm bị lỗi. Nhưng vài năm trở lại đây thì công ty rất ít khi gặp phải tình trạng hàng lỗi do đội ngũ nhân viên đã có nhiều kinh nghiệm và trang bị những thiết bị bảo quản, cảnh báo nguy hiểm tiên tiến, hiện đại hơn. Qua khảo sát có thể thấy đa số nhân viên đều tích chọn rủi ro trong khi vận chuyển, bốc dỡ bảo quản hàng hóa là do máy móc, yếu tố kĩ thuật phục vụ bốc dỡ, bảo quản kém chất lượng (9/10 phiếu chiếm 90%), do phương tiện di chuyển đã cũ, khả năng chuyên trở kém (1/10 phiếu chiếm 10%) và không có ai chọn do nhà xưởng kho bãi chưa đạt tiêu chuẩn chất lượng.
Rủi ro trong khai thuê hải quan
Khi công ty có hoạt động giao nhận vận chuyển hàng hóa nhập khẩu, được ủy thác cả dịch vụ làm thủ tục hải quan thuê và trong bước này sẽ gặp phải một số rủi ro. Ví dụ như bộ chứng từ không đầy đủ, chứng từ thiếu thông tin cần thiết, nhân viên khai báo khai nhầm thông tin, không thống nhất mã HS với hàng hóa, nếu gửi cho cổng thông tin hải quan mà trả về thì sẽ tốn chi phí để sửa chữa khai lại thông tin trong tờ khai. Thêm
vào đó, thủ tục hải quan yêu cầu nhiều giấy tờ nên trong quá trình làm thủ tục hải quan tốn nhiều thời gian gây ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng. Đối với Gia Hân Holdings, công ty có đội ngũ làm thủ tục hải quan dày dặn kinh nghiệm, có thể xử lý kịp thời các sai sót nhưng chính sách hải quan liên tục thay đổi khiến cho công việc làm thủ tục giấy tờ hay gặp rủi ro nhỏ.
Rủi ro trong khâu kiểm tra, giám định hàng hóa
Đây là rủi ro thường gặp và cũng gây ra tổn thất lớn yêu cầu công ty đặc biệt chú trọng vào công tác này. Theo ước tính của công ty thì có 2/10 hợp đồng khi giao cho khách hàng hóa bị hư hỏng và không đạt tiêu chuẩn chất lượng như trong hợp đồng. Nguyên nhân chính là do đội ngũ nhân viên hiện trường chưa có kinh nghiệm nhiều, chủ quan kiểm tra hàng không kĩ, khâu bốc dỡ hàng sơ suất, kết quả giám định hàng hóa độ chính xác không cao. Một phần do sự thiếu quan tâm của ban giám đốc điều hành, chưa đào tạo đội ngũ nhân viên kiểm tra chất lượng hàng có kỹ năng cao. Rủi ro này vừa mang lại tổn thất lớn cho công ty, làm chậm tiến độ giao nhận hàng vừa ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.