CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KDQT FINGROUP
3.3. Đánh giá thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty cổ phần KDQT Fingroup
3.3.1. Thành công đạt được
Sau nhiều năm hoạt động trên thị trường giao nhận vận tải tuyến Á, Fingroup đã đạt được những thành công nhất định về danh tiếng, doanh thu, lợi nhuận, trở thành một trong những công ty giao nhận vận chuyển có tiếng trên thị trường với hơn 300 khách hàng đang hợp tác và 100% mức độ tin tưởng của khách hàng. Trong các dịch vụ cung cấp, dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty luôn được coi là thế mạnh, mang lại nguồn thu cho doanh nghiệp. Trong đó, công tác quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty đã đạt một số thành công nhất định:
Xây dựng được quy trình nhận hàng nhập khẩu hoạt động hiệu quả, phù hợp với nguồn lực của công ty. Các nhân sự cấp quản lý của công ty đều có kinh nghiệm làm việc lâu năm, thông thạo các quy trình và thủ tục nhập khẩu, kinh nghiệm phong phú trong việc xử lý các phát sinh, quản lý nhân sự nên việc lập và triển khai kế hoạch hợp
41
lý, đảm bảo đúng tiến độ hoạt động. Công ty tận dụng tối đa nguồn lực mình sẵn có, kết hợp thuê ngoài để không ngừng nâng cao dịch vụ, đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Quy trình nhận hàng nhập khẩu đường biển diễn ra nhanh chóng, đảm bảo vận chuyển hàng hóa tới tay khách hàng. Việc tạo lập nhóm làm việc, thông tin nhanh tới các bộ phận chịu trách nhiệm xử lý đơn hàng khiến quy trình nhận hàng nhập khẩu diễn ra trơn tru, nhanh chóng, các vấn đề phát sinh được sửa đổi linh hoạt.
Xây dựng quy trình kiểm tra giám sát chéo nâng cao tính chính xác của công việc. Tại Fingroup các bộ phận chịu trách nhiệm chung 1 đơn hàng luôn phải phối hợp chặt chẽ với nhau, kiểm tra chéo công việc của nhau nhằm cho ra kết quả chính xác, đã được xác nhận bởi nhiều bên.
Các vấn đề phát sinh lớn được giải quyết xử lí nhanh chóng. Mặc dù Trưởng phòng XNK có vai trò lập kế hoạch nhận hàng, đồng thời giám sát và điều hành quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, nhưng quy trình diễn ra luôn có sự theo dõi, cập nhật của cả Trưởng phòng kinh doanh và Ban Giám đốc. Do vậy, khi có vấn đề phát sinh, sẽ tổ chức cuộc họp gấp nhiều bộ phận để đưa ra phương án xử lý thỏa đáng.
3.3.2. Tồn tại
Tuy hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Fingroup có nhiều ưu điểm và là thế mạnh của công ty nhưng cũng không tránh khỏi một số tồn tại:
Công tác nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển còn gặp khó khăn trong khâu tổ chức nhận hàng. Do những sai sót về bộ chứng từ sai thông tin, bị thiếu giấy tờ, áp thuế nhập khẩu sai, … hàng hóa bị bẻ luồng, kiểm hóa, thời gian thông quan lâu, thời gian nhận hàng bị delay,….
Công tác quản lý tại kho hàng gom chưa thực sự hiệu quả do nhân viên chịu trách nhiệm điều phối làm việc từ xa. Vẫn còn xảy ra hiện tượng thiếu hàng, mất hàng, giao nhầm hàng, hàng hóa bị hỏng hóc, giao sai địa chỉ khách,… Điều này gây ảnh hưởng xấu tới hình ảnh công ty, giảm độ uy tín trong mắt khách hàng và gây tổn thất lợi nhuận.
Cơ chế quản lý, điều hành chưa thực sự hiệu quả. Mặc dù theo cơ chế giám sát nhiều lớp, nhiều lần nhưng đôi khi các quản lý cũng không thể theo dõi toàn bộ chi tiết đơn hàng, thường là nhân viên trao đổi xử lý, đến khi có phát sinh vấn đề lớn quản lý mới cập nhật tình hình chi tiết và đưa ra phương án giải quyết.
42
Trình độ nhân viên còn chưa cao. Theo thống kê, lượng nhân viên dưới 25 tuổi của công ty chiếm tới gần 70%. Do lực lượng lao động trẻ nên dù tốt nghiệp ở các trường đại học, cao đẳng nhưng trình độ còn chưa cao do thiếu kinh nghiệm làm việc và xử lý vấn đề. Công ty cũng có nhiều chương trình tuyển dụng thực tập sinh là các sinh viên chưa ra trường hoặc lao động trái ngành nên chưa có kiến thức sâu về nghiệp vụ thực tế.
Công ty không có đội ngũ phương tiện vận tải, phải phụ thuộc vào thuê ngoài nên không chủ động được về giá cả, tình hình phương tiện, chất lượng lái xe,… dẫn tới khó kiểm soát được toàn bộ quy trình giao hàng.
3.3.3. Nguyên nhân
Do sự hạn chế về trình độ, kĩ năng nghiệp vụ của nhân viên. Công ty có đội ngũ nhân viên trẻ, trình độ cao, năng động nhưng thiếu kinh nghiệm nên vẫn còn để xảy ra sai sót trong vấn đề kiểm tra bộ chứng từ, thông quan hàng hóa. Đồng thời, nhân viên tại kho của công ty còn chưa cẩn thận, chú ý kiểm tra tình trạng, số lượng hàng hóa, khâu bốc dỡ hàng còn xảy ra tình trạng quăng quật.
Cơ sở vật chất của công ty còn hạn chế, số lượng nhân sự chưa nhiều, công ty chưa thể đầu tư phát triển đội xe của riêng mình do nguồn vốn đầu tư lớn. Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển đôi khi còn bị chậm trễ vào các mùa cao điểm hàng hóa do các nhân viên bị quá tải công việc.
Do khách hàng và đối tác nước ngoài không cung cấp đúng và đủ các chứng từ cần thiết cho việc nhận hàng khiến công ty mất nhiều thời gian chỉnh sửa, bổ sung, xác nhận để có thể tiến hành làm thủ tục thông quan hàng hóa.
Do yếu tố bất khả kháng như thời tiết xấu, mưa bão, tàu gặp tai nạn,… gây tổn thất về hàng hóa, tốn kém thời gian và chi phí, ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận cũng như uy tín của công ty.
Do môi trường pháp lý của Việt Nam, Nhà nước ban hành nhiều bộ luật và quy định liên quan đến nhập khẩu hàng hóa, các quy định cũng được thay đổi và cập nhật thường xuyên khiến công ty gặp khó khăn trong việc nắm bắt cũng như triển khai hoạt động.
Do hạ tầng phục vụ cho hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Việt Nam chưa cao, vẫn còn xảy ra ùn ứ ở khu vực giao thông quanh cảng, cảng biển có hệ thống thiết bị xếp dỡ container còn ít, …
43
Do ảnh hưởng của dịch bệnh Covid 19 làm gián đoạn chuỗi cung ứng và hoạt động xuất nhập khẩu trên toàn thế giới nói chung, dịch vụ vận tải biển bị ảnh hưởng khiến giá cước tăng cao, tình trạng khan hiếm container, … khiến công ty phải có những phương án ứng phó trước đại dịch, không dư dả nguồn vốn để đầu tư mới.