CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ẢNH HƯỞNG CỦA SỰ KHÁC BIỆT ĐA VĂN HÓA ĐẾN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
3.3. Thực trạng ảnh hưởng của sự khác biệt văn hóa đến hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu phụ tùng ô tô sang thị trường Mỹ tại Công ty TNHH
3.3.1. Ảnh hưởng của sự khác biệt văn hóa Hàn Quốc, Nhật Bản và Việt Nam đến hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu phụ tùng ô tô sang thị trường Mỹ của công ty Kwang Jin Việt Nam
Tại công ty Kwang Jin Việt Nam, ban lãnh đạo gồm 1 tổng giám đốc, 1 giám đốc kinh doanh,1 phó giám đốc kinh doanh và 2 nhân viên kỹ thuật là người Hàn Quốc; 2 nhân viên kỹ thuật tại bộ phận kiểm tra chất lượng đến từ Nhật Bản, còn lại là toàn bộ đội ngũ công nhân, nhân viên và trưởng bộ phận như hành chính nhân sự, sản xuất, kế
chính sự khác biệt đó cũng tạo nên ảnh hưởng trong hoạt động quản trị quá trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế của công ty
3.3.1.1. Quan niệm về thời gian
Hàn Quốc và Nhật Bản đều là quốc gia có quan niệm thời gian đơn tuyến. Trong mọi vấn đề, họ luôn có những kế hoạch đã được lên trước và không thích rời xa những kế hoạch đã định sẵn. Hàn Quốc có mức độ e ngại cao, nên mọi quyết định của họ đều có kế hoạch từ trước và cần có phương án dự trù. Họ có rất e ngại những điều bất trắc, những điều vượt ra ngoài hay đi lệch hướng với những kế hoạch đã đề ra của họ.
Việt Nam là quốc gia có quan niệm thời gian đa tuyến. Các nền văn hóa đa tuyến có xu hướng làm việc đồng thời, vì vậy cơ bản, đó là một nền văn hóa được xây dựng dựa trên sự đa nhiệm. Nhìn chung, người Việt Nam được đánh giá cao trong việc quản lý tốt sự gián đoạn và linh hoạt hơn khi thay đổi. Tại đây cũng là một nền văn hóa coi trọng các mối quan hệ lâu dài.
Trên thực tế, công ty KJVN có xu hướng có quan niệm thời gian đơn tuyến. Khi lên kế hoạch, ban lãnh đạo người Hàn Quốc luôn yêu cầu bộ phận XNK cần lên kế hoạch với từng nhiệm vụ cho từng công việc cụ thể kèm những danh sách đầu mục công việc để đánh dấu, kiểm tra và trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận cùng thời hạn về mặt thời gian. Đặc biệt, khi lập kế hoạch, thường được yêu cầu lên phương án dự trù rủi ro để tránh đi xa rời những kế hoạch ban đầu. Khi diễn ra việc tổ chức thực hiện hợp đồng, từng bước trong kế hoạch luôn được thực hiện tuần tự, theo đúng và bám sát kế hoạch nhất có thể. Có thể dễ hiểu khi công ty KJVN đã hình thành và phát triển được 16 năm, với 16 năm hoàn thiện quy trình nên có thể phối hợp nhịp nhàng, mỗi một bộ phận có thể tập trung vào nhiệm vụ của mình. Việc kiểm soát quá trình thực hiện hợp đồng tại công ty Kwang Jin Việt Nam cũng rất chú trọng đến tiến độ.
3.3.1.2. Định hướng thời gian
Cả ba quốc gia Hàn Quốc, Nhật Bản và Việt Nam đều có quan điểm định hướng quá khứ. Họ thường tôn trọng những giá trị truyền thống và tiếp nối chúng. Mọi quyết định, mọi hoạt động đều dựa trên những kết quả đã đạt được trong quá khứ. Trên thực tế, truyền thống được đánh giá cao và những nỗ lực phá vỡ truyền thống đó bị coi là không tin tưởng và nghi ngờ. Kết quả là những người hướng về quá khứ có xu hướng
bảo thủ trong quản lý và chậm thay đổi những điều gắn liền với quá khứ. Họ có thể thích tuổi già hơn tuổi trẻ, những thói quen cũ hơn những tòa nhà mới, cũ hơn kiến trúc hiện đại, v.v. Những nền văn hóa này có khả năng là không thích rủi ro. Đặc biệt đối với Việt Nam, Người Việt Nam có xu hướng tập trung vào quá khứ thông qua sự tôn kính đối với truyền thống và hiện tại thông qua sự tương tác với gia đình và bạn bè. Vì thế nền kinh tế "con hổ" gần đây của Việt Nam cũng đã tạo ra một thế hệ doanh nhân trẻ hướng tới tương lai và coi thời gian là cơ hội kiếm tiền với nhịp độ nhanh.
Ở cả 3 nền văn hóa Hàn Quốc, Nhật Bản và Việt Nam đều có định hướng thời gian quá khứ nên rất dễ lý giải khi công ty KJVN cũng có định hướng về quá khứ.
Việc lên kế hoạch thực hiện hợp đồng thường căn cứ và dựa nhiều vào các hợp đồng đã đi trước đó. Với kinh nghiệm tồn tại 16 năm cùng với lượng đơn hàng lớn mỗi năm, công ty thường làm theo những quy trình từ trước đến nay đã làm. Khi thực hiện quy trình thực hiện hợp đồng, đôi khi chính những quyết định dựa trên kinh nghiệm trong quá khứ lại tạo ra sự thiếu linh hoạt và chậm điều chỉnh khi hoạt động. Cụ thể mỗi năm công ty Kwang Jin thực hiện hàng nghìn hợp đồng thương mại quốc tế, đặc biệt là hàng trăm hợp đồng xuất khẩu sang thị trường Mỹ, các hợp đồng thường có yếu tố lặp lại về thông tin nên khi thực hiện hợp đồng thường ít chú trọng tới các yếu tố như quy định hiện hành, yếu tố môi trường vĩ mô, thị trường xuất khẩu mà dựa nhiều vào kinh nghiệm đã có trước đó từ các hợp đồng trước để tiến hành. Với những trường hợp bất ngờ xảy ra chưa từng gặp phải, các bộ phận sẽ thường lúng túng và thiếu linh hoạt khi giải quyết vấn đề vì thiếu đi sự quan sát, sự thích ứng nhanh các tình huống trong tương lai. Trong quá trình giám sát và kiểm soát, người giám sát luôn được yêu cầu phải chiếu theo từng bước của kế hoặc để đánh giá và luôn dựa trên mục tiêu đề ra để tiến hành.
3.3.1.3. Quyền lực
Trong văn hóa Hàn Quốc, thường tồn tại hệ thống cấp bậc. Nhân viên thường làm theo những gì quản lý vạch ra và phân công cho. Hàn Quốc cũng là một quốc gia có khoảng cách quyền lực tương đối cao vì vậy có sự phân cấp giữa những người cấp trên, cấp dưới khá rõ ràng. Những người quản lý thường là người giám sát, quan sát,
Với yếu tố quyền lực, Nhật Bản có sự giao thoa giữa hệ thống cấp bậc và bình đẳng nhưng vẫn có thiên hướng nghiêng về hệ thống cấp bậc hơn. Hệ thống cấp bậc được thể hiện khi Nhật Bản là quốc gia có khoảng cách quyền lực ở mức độ trung bình. người Nhật luôn ý thức về vị trí thứ bậc của họ trong bất kỳ môi trường xã hội nào và hành động phù hợp. Họ luôn có thái độ coi trọng thứ bậc và có xu hướng nghe theo sự chỉ dẫn của cấp trên. Tuy nhiên, hệ thống bình đẳng được thể hiện khi nó không có thứ bậc như hầu hết các nền văn hóa châu Á khác mà trong khi làm việc, mỗi người sẽ được phân công nhiệm vụ và chịu trách nhiệm cho từng công việc mà mình đảm nhận, mọi người đều có tiếng nói và được chủ động thể hiện ý kiến riêng của mình.
Việt Nam cũng giống với Hàn Quốc, Nhật Bản và một số quốc gia Châu Á đều là những xã hội xu hướng quyền lực theo cấp bậc. Trong doanh nghiệp Việt Nam, họ rất đề cao các cấp bậc và phấn đấu làm việc để có cấp bậc cao. Trong đó, nhân viên thường làm việc dưới sự lãnh đạo và chỉ đạo của cấp trên vạch ra từ trước.
Với khía cạnh quyền lực, công ty KJVN có xu hướng kết hợp giữa hệ thống cấp bậc và bình đẳng. Bộ phận Xuất Nhập Khẩu sẽ lên kế hoạch sơ bộ và chi tiết trước khi thực hiện mỗi hợp đồng, sau đó trình với ban lãnh đạo và các bộ phận khác để cùng đưa ra ý kiến, đóng góp sửa đổi và điều chỉnh kế hoạch. Người lãnh đạo cấp cao không hẳn là người chuyên quyền và ra quyết định cá nhân cho tất cả mọi việc mà các phòng ban cùng đội ngũ nhân viên sẽ cùng nhau xây dựng kế hoạch và được sự phê duyệt và chỉ đạo từ các lãnh đạo cấp cao. Trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng, các cấp quản lý, trưởng bộ phận là người tập trung vào các công việc quan trọng, trực tiếp xử lý các vấn đề rủi ro xảy ra ngoài kế hoạch và cũng chính là người điều hành, chỉ đạo toàn bộ các hoạt động của cấp dưới mà không trực tiếp tham gia vào các công việc đó.
Tại công ty KJVN, đôi lúc có những nhân sự mới, trong quá trình làm việc, người quản lý sẽ là người trực tiếp quan tâm những nhân sự mới, hướng dẫn và chỉ việc cho họ. Bên cạnh đó, theo phỏng vấn kín một số bộ bận của công ty KJVN như bộ phận XNK, bộ phận HCNS thì có khoảng 12/15 người cho rằng người quản lý khá cởi mở với những ý kiến của nhân viên và có thái độ lắng nghe khi có những bất đồng quan điểm. Trong công việc giám sát và kiểm soát, người quản lý hay các trưởng/phó phòng
có vai trò rất quan trọng, họ thường là những người trực tiếp giám sát các đầu mục công việc và có những điều chỉnh kịp thời khi có vấn đề.
3.3.1.4. Tính cạnh tranh
Hàn Quốc và Việt Nam là một quốc gia có tính hợp tác. Trong công việc và trong cuộc sống, họ thường chú trọng vào việc tạo dựng và duy trì các mối quan hệ. Tại đây, trọng tâm là “làm việc để sống”, các nhà quản lý cố gắng đạt được sự đồng thuận, mọi người coi trọng sự bình đẳng, đoàn kết và chất lượng trong cuộc sống làm việc của họ.
Xung đột được giải quyết bằng thỏa hiệp và đàm phán. Các ưu đãi như thời gian rảnh và tính linh hoạt được ưu tiên.
Nhật Bản là một xã hội nam tính cao nhất trên thế giới. Vậy nên Nhật Bản có nhiều yếu tố mang tính cạnh tranh trong văn hóa. Tuy nhiên, kết hợp với chủ nghĩa tập thể và sự nhẹ nhàng trong văn hóa và giao tiếp, những hành vi cá nhân quyết đoán và cạnh tranh thường ít được thể hiện trong văn hóa nam tính thường thấy. Trong xã hội Nhật bản yếu tố nam tính không thể hiện ở một cá nhân nào mà thường được thể hiện qua sự cạnh tranh của các nhóm.
Với sự khác biệt văn hóa giữa nền văn hóa Hàn Quốc, Nhật Bản, Việt Nam, công ty KJVN thể hiện sự kết hợp linh hoạt giữa tính cạnh tranh và hợp tác. Tuy nhiên, tính cạnh tranh được thể hiện nhiều hơn tại công ty. Cụ thể, khi kế hoạch thực hiện hợp đồng được trình bày với ban lãnh đạo và các bộ phận, sự thảo luận sôi nổi luôn được khuyến khích, mọi người được thể hiện quan điểm cá nhân, ý kiến đóng góp xây dựng kế hoạch mà không cần quan tâm đến việc phải giữ hòa khí hay mối quan hệ. Vì theo quan điểm của ban lãnh đạo, trong công việc và trong cuộc họp cần có sự cạnh tranh tích cực, không đặt yếu tố mối quan hệ vào công việc mà phải vì mục tiêu chung.
Trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng, người quản lý thường có những tiêu chí đánh giá riêng cho việc thi đua khen thưởng giữa các cá nhân, có những trường hợp đặc biệt có thể thưởng nóng để kích thích sự cố gắng giữa các nhân viên. Các trường hợp thưởng nóng thường được áp dụng tại công ty Kwang Jin Việt Nam là khi các nhân viên có ý tưởng, sự sáng tạo mới hoặc giải quyết được các vấn đề bất trắc xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế, được ban lãnh đạo (hoặc cấp
phòng ban dựa trên mức độ hoàn thành công việc của từng bộ phận. Tuy nhiên, việc thực hiện quy trình hợp đồng xuất khẩu đòi hỏi sự kết hợp của nhiều bộ phận khác nhau như sản xuất, kho, kiểm tra chất lượng, xuất nhập khẩu.... vì vậy các nhân viên luôn được khuyến khích làm việc hợp tác với nhau để tạo ra hiệu quả công việc cao nhất.
3.3.1.5. Hoạt động
Với khía cạnh hoạt động, cả Hàn Quốc, Việt Nam và Nhật Bản đều có xu hướng
“being cultures”. Tại đó họ luôn có những tầm nhìn và sứ mệnh rõ ràng và luôn đặt nó làm tầm quan trọng hàng đầu. Mọi hướng đi, kế hoạch hay cách thức hoạt động luôn được nhìn theo hướng tổng thể và tập trung vào mục tiêu đã đặt ra. Người Nhật và Hàn thường tập trung vào kết quả cuối cùng đạt được là gì mà không quá đặt nặng về hiệu suất trong quá trình làm việc. Tại nền văn hóa thuộc nhóm “being culture”, coi trọng tầm nhìn trong tương lai và thường dựa vào đó để thực hiện các hoạt động mà không phụ thuộc nhiều vào các hành động cụ thể.
Công ty KJVN thường được có xu hướng trung lập giữa “being cultures” và
“doing cultures”, tuy nhiên vẫn thiên về phía “being cultures” hơn. Mặc dù việc lên kế hoạch thường được lên chi tiết các bước cùng nhiệm vụ cụ thể nhằm dễ dàng kiểm soát và thực hiện nhưng ban lãnh đạo thường quan tâm nhiều hơn đến mục tiêu mong muốn, có đáp ứng mục tiêu tầm nhìn của công ty hay không hơn là vào từng công việc chi tiết. Ví dụ mục tiêu dài hạn của công ty vào năm 2021 là duy trì mối quan hệ với đối tác hiện tại, đẩy mạnh phát triển sản phẩm vì vậy khi xem xét một bản kế hoạch được trình lên, ban lãnh đạo thường chú trong các bước kiểm soát chất lượng chặt chẽ để hạn chế những rủi ro không đáng có và công tác giải quyết khiếu nại nhanh chóng, kịp thời. Mọi mối quan tâm, mọi hoạt động, và cách xử lý vấn đề đều thực hiện linh hoạt đáp ứng mục tiêu ban đầu đó là duy trì mối quan hệ với đối tác và đưa đến chất lượng sản phẩm tốt nhất. Trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ, các bộ phận luôn thấm nhuần triết lý làm việc của người lãnh đạo đến từ Hàn Quốc đó là “Xây dựng tác phong chuyên nghiệp, khuyến khích sự sáng tạo”. Điều này ảnh hưởng đến cách thức hoạt động của nhân viên đó là luôn coi trọng mục tiêu và thực hiện mọi công việc theo triết lý kinh doanh của lãnh đạo. Chính vì sự chú trọng vào mục tiêu nên trong hoạt thương mại quốc tế vốn phức tạp, đòi hỏi sự thích ứng cao nên kiểm soát không nhất
thiết bám theo tiêu chí của kế hoạch miễn là đáp ứng mục tiêu. Tuy nhiên với hoạt động này rất dễ dẫn đến tình trạng thiếu chuyên nghiệp, đánh giá mang tính chủ quan.
3.3.1.6. Không gian
Hàn Quốc, Nhật Bản và Việt Nam đều là quốc gia thường coi trọng cộng đồng/
không gian chung. Họ thường xây dựng kế hoạch và phát triển ý tưởng dựa trên các quyết định nhóm. Người Hàn Quốc thường tôn trọng các quyết định của đội nhóm, các quyết định thường được tham khảo ý kiến từ các thành viên. Nhật Bản là quốc gia có chỉ số cá nhân là 46 điểm (cao hơn so với các quốc gia trong khu vực). Ở đây vẫn tồn tại xã hội tập thể và đề cao làm việc nhóm trong kinh doanh. Đó là những kinh nghiệm tập thể theo tiêu chuẩn phương Tây và kinh nghiệm cá nhân theo tiêu chuẩn châu Á.
Việt Nam cũng là một điển hình cho một xã hội có không gian chung. Người Việt Nam luôn đề cao các mối quan hệ và coi kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng không thể thiếu khi làm việc. Vì vậy, tại các doanh nghiệp Việt Nam, không gian thường theo hướng tập thể để thuận tiện cho việc trao đổi và làm việc nhóm. Đôi khi trong công việc, sự cá nhân hóa không được thể hiện tại Việt Nam, thay vào đó là cách thức tổ chức và lên kế hoạch thường dựa trên các quyết định nhóm.
Cả ba nền văn hóa Hàn Quốc, Nhật Bản và Việt Nam đều có xu hướng coi trọng không gian chung/cộng đồng vì vậy trên thực tế công ty KJVN cũng có xu hướng tương tự khi coi trọng không gian chung/ cộng đồng. Cụ thể, việc lập kế hoạch là thành quả của tập thể. Từ khi lên kế hoạch, bộ phận XNK cùng lập nên một bản kế hoạch hoàn chỉnh sau đó đều được bàn bạc, thảo luận với lãnh đạo cùng các bộ phận khác tạo ra bản kế hoạch và được phê duyệt bởi ban lãnh đạo. Việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu là một chuỗi các hoạt động có liên quan tới nhau vì vậy trước và trong khi làm việc các mối quan hệ bất hòa hay những mâu thuẫn cá nhân cần được giải quyết ngay lập tức, giải quyết triệt để để không ảnh hưởng tới công việc. Mỗi bộ phận đều có nhiệm vụ và chức năng riêng nhưng không gian thì đều được giới hạn trong một không gian chung, chỉ phân chia ngăn cách khu vực để các bên tiện trao đổi và phối hợp trong công việc. Việc đánh giá và kiểm soát hoạt động thực hiện hợp đồng xuất khẩu thường dựa trên kinh nghiệm và quan điểm cá nhân của người giám sát, đôi khi sử