CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ẢNH HƯỞNG CỦA SỰ KHÁC BIỆT ĐA VĂN HÓA ĐẾN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
3.4. Đánh giá thực trạng ảnh hưởng của sự khác biệt văn hóa đến hoạt động quản trị
3.4.1. Thành công
Mặc dù tại công ty Kwang Jin có sự khác biệt văn hóa Hàn Quốc, Nhật Bản và Việt Nam, tuy nhiên vẫn có những nét tương đồng trong văn hóa dẫn do 3 nước đều thuộc các quốc gia Châu Á, có nhiều nét tương đồng về lịch sử, văn hóa, ... dẫn đến hoạt động quản trị có phần thuận lợi, không xảy ra nhiều xung đột và mâu thuẫn trong quá trình quản trị.
Với sự khác biệt văn hóa giữa Hàn Quốc, Nhật Bản và Việt Nam, công ty Kwang Jin VN đã xử lý tốt những vấn đề xoay quanh yếu tố văn hóa để đạt được sự hiệu quả cao trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu phụ tùng ô tô sang thị trường Mỹ. Theo phỏng vấn và thu thập thông tin từ trưởng phòng XNK, mức độ hiệu quả, thành công của mỗi lô hàng được thực hiện là 90%, 10% còn lại đến từ rủi ro về hàng hóa, như hàng hóa bị vỡ hỏng do đơn vị vận chuyển hoặc nhận được khiếu nại từ khách hàng khi hàng hóa không đáp ứng được mong muốn của khách hàng. Điều này thể hiện mức độ thành công của việc quản trị thực hiện hợp đồng của ban lãnh đạo công ty Kwang Jin Việt Nam. Một phần trong những thành công đó là do công ty Kwang Jin Việt Nam đã hoạt động được 16 năm vì vậy quy trình quản trị đã được đúc rút và điều chỉnh từ những kinh nghiệm trước đó nên mức độ hiệu quả cao.
Nhờ sự lựa chọn trung lập, kết hợp mềm mỏng, linh hoạt các quan niệm trong văn hóa như kết hợp hệ thống cấp bậc và bình đẳng, kết hợp sự cạnh tranh và sự hợp tác, sử dụng ngữ cảnh giao tiếp cao và thấp trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng đã tạo ra sự thoải mái cho đội ngũ nhân viên khi làm việc, các hoạt động được diễn ra mượt mà và hiệu quả hơn. Đặc biệt, tại công ty KJVN, vai trò của người lãnh đạo rất được đề cao và có vị trí rất quan trọng đến thành công của việc thực hiện quy trình hợp đồng xuất khẩu tại công ty. Theo khảo sát kín tại phòng Xuất Nhập Khẩu và phòng Hành Chính Nhân Sự của công ty Kwang Jin Việt Nam với số người tham gia là 10 người thì có 9/10 hài lòng về cách quản lý và đường hướng làm việc của ban quản trị, 8/10 người cảm thấy thoải mái khi làm việc nhóm và làm việc với cấp trên của mình. Điều này thể hiện tác động tích cực của văn hóa chung/cộng đồng đến hoạt động quản trị, khiến cho các nhân viên và các bộ phận có những mối quan hệ tốt và làm việc hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau.
3.4.2. Những vấn đề còn tồn tại và nguyên nhân
Mặc dù dưới tác động của sự khác biệt văn hóa, công ty KJVN đã giải quyết các vấn đề liên quan đến quản trị quy trình hợp đồng xuất khẩu phụ tùng sang thị trường Mỹ khá hiệu quả, tuy nhiên vẫn tồn tại những vấn đề chưa được giải quyết.
Thứ nhất, tại công ty KJVN vẫn tồn tại tình trạng mâu thuẫn do khác biệt văn
trong các quốc gia có ngữ cảnh giao tiếp cao, việc gây ra những hiểu lầm không đáng có rất dễ xảy ra. Hơn thế nữa, quy trình thực hiện hợp đồng TMQT của công ty KJVN luôn cần phải phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban với nhau, phối hợp nhịp nhàng giữa cấp trên và cấp dưới nhưng chính sự khác nhau giữa các quốc gia, sự chênh lệch về số lượng người Hàn Quốc, Nhật Bản và Việt Nam tại công ty cũng tạo nên sự khó khăn trong quá trình hoạt động và những bất đồng, xung đột trong vấn đề quản trị của ban lãnh đạo. Bên cạnh đó, việc lựa chọn giao tiếp ngữ cảnh cao trong cách các nhà quản lý, trưởng phòng trình bày ý kiến, khen thưởng, hay chê bai nhân viên của mình đôi khi là sự khéo léo ý nhị nhưng đôi khi tiềm ẩn sự gây hiểu lầm vì vốn dĩ giao tiếp ngữ cảnh cao không phải lúc nào một người có thể dễ hiểu ý mà đối phương đang nói, nó chỉ phù hợp khi giao tiếp giữa hai người có cùng nền văn hóa, nếu áp dụng giao tiếp ngữ cảnh cao giữa cấp trên và cấp dưới đến từ hai nền văn hóa khác nhau thì càng dễ ra tăng sự xung đột và hiểu lầm càng nghiêm trọng hơn. Một ví dụ thể hiện sự xung đột nhỏ trong giao tiếp, sau khi phỏng vấn phó phòng kinh doanh người Hàn Quốc, anh ấy chia sẻ rằng bản thân cảm thấy không thoải mái khi nhân viên người Việt Nam mỗi lần mắc lỗi sai thường gãi đầu, cười và nói lời xin lỗi. Trong khi đó, người Hàn Quốc thường xoa xoa tay và cúi đầu xin lỗi, chính sự khác biệt trong giao tiếp bằng lời nói và ngôn ngữ hình thể khiến cho anh ấy cảm thấy không được tôn trọng và nhìn nhận sự thiếu trách nhiệm ở nhân viên của mình. Đó chỉ là một xung đột nhỏ trong giao tiếp nhưng có thể dẫn đến việc khó khăn trong khi làm việc giữa cấp trên và cấp dưới.
Thứ hai, việc quan niệm thời gian đơn tuyến của công ty KJVN tạo ra sự cứng nhắc, thiếu linh hoạt trong hoạt động thực hiện hợp đồng. Với quan niệm thời gian đơn tuyến, ban lãnh đạo luôn muốn làm mọi việc theo đúng tiến độ, đúng kế hoạch và không mong muốn rời xa kế hoạch. Tuy nhiên, hoạt động thương mại quốc tế vốn là một chuỗi các hoạt động có liên quan đến nhau, ẩn chứa nhiều vấn đề phát sinh và rủi ro khó lường trước. Việc thực hiện theo quan điểm thời gian đơn tuyến có thể làm cho các công việc được diễn ra có hệ thống, có tính khoa học và chắc chắn nhưng nó cũng khó thích ứng với những biến động bên ngoài.
Thứ ba, việc áp dụng sự cạnh tranh quá đà trong công ty sẽ dẫn đến sự mất kiểm soát và mâu thuẫn dẫn tới khó làm việc hiệu quả. Việc cạnh tranh nếu kiểm soát tốt sẽ
tạo ra sự công bằng, tích cực nhưng dần dần tại công ty Kwang Jin Việt Nam đang có xu hướng mất kiểm soát, đánh giá chưa đúng và chặt chẽ có thể sẽ dễ dẫn tới sự cạnh tranh không lành mạnh, sự ganh đua nhau trong tập thể và bệnh thành tích. Đặc biệt là sự kết hợp giữa tính cạnh tranh và tính hợp tác rất dễ khiến cho việc cạnh tranh đôi khi không còn công bằng, khi mọi người cùng hợp tác với nhau, xây dựng mối quan hệ với nhau sẽ dễ tạo bè phái trong công ty. Việc giám sát và đánh giá hiệu suất làm việc từ những người quản lý mang tính cảm quan cá nhân mà không dựa trên những tiêu chí và thang đo cụ thể mà kế hoạch đề đề ra. Họ thường đánh giá dựa trên kinh nghiệm và trải nghiệm của họ, đôi khi điều này không hoàn toàn đúng dễ dẫn đến đánh giá sai kéo theo kết quả công việc không đúng theo kế hoạch. Theo phỏng vấn kín và thu thập thông tin từ phòng xuất nhập khẩu với 10 người thì có 2/10 người cảm thấy họ bị đánh giá sai hoặc bị hiểu lầm trong quá trình làm việc từ cấp trên của mình. Có thể vì sự đánh giá chủ quan và thiếu cơ sở có thể dẫn đến sự bất công bằng trong các nhân viên hoặc kém hiệu quả trong công việc.
Thứ tư, việc xây dựng hoạt động quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu theo chủ nghĩa tập thể và định hướng quá khứ của công ty KJVN có thể ẩn chứa những tư tưởng lỗi thời, chưa phù hợp với thế hệ hiện nay. Trải qua 16 năm hoạt động, rất dễ hiểu khi công ty có định hướng quá khứ nhìn vào những bài học, kinh nghiệm, những hợp đồng đã thực hiện trong suốt 16 năm qua để thực hiện cho các kế hoạch tiếp theo.
Việc lập kế hoạch dựa nhiều trên kinh nghiệm và những hợp đồng trước đó mà thiếu đi tính linh hoạt, thiếu sự thích ứng với sự thay đổi liên tục của môi trường vĩ mô. Đặc biệt thị trường mà công ty KJVN đang xuất khẩu đó là Mỹ, Mỹ đang có nhiều thay đổi như thay đổi tổng thống. Điều này đồng nghĩa với việc thay đổi những chính sách hay những ảnh hưởng không thể ngờ tới từ chiến tranh thương mại Mỹ - Trung. Đối với vấn đề này tại công ty KJVN chưa trú trọng tới. Điều này giúp cho công ty dễ dàng kiểm soát các hoạt động nhưng thiếu tính cập nhật và hiện đại. Bên cạnh đó, với chủ nghĩa tập thể tại công ty luôn có những tiêu chuẩn chung cho tập thể, các lứa tuổi và thế hệ trong công ty cũng ở lứa tuổi có nhiều năm làm việc trong công ty nên ngại thay đổi và không coi trọng những khác biệt cá nhân. Tuy nhiên, với thế giới hiện nay - thế
bạn trẻ vào làm việc là điều tất yếu, khi thế hệ “gen Z” ngày nay có quá nhiều sự năng động, sáng tạo và tính cá nhân rất cao, đó là điều khó khăn cho công ty KJVN trong việc đổi mới, phát triển và nắm bắt các cơ hội mới phù hợp với thị trường cũng như nguồn nhân lực trẻ hóa hiện nay.