CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUY TRÌNH NHẬN HÀNG BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
2.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình nhận hàng bằng đường biển
• Môi trường chính trị, pháp luật
Sự ổn định chính trị, xã hội của mỗi quốc gia không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho quốc gia đó phát triển mà còn là một trong những yếu tố để các quốc gia khác và thương nhân người nước ngoài giao dịch và hợp tác với quốc gia đó. Những biến động trong môi trường chính trị, xã hội ở những quốc gia có liên quan trong hoạt động giao nhận sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển. Ví dụ như xung đột vũ trang thì sẽ không thể tiến hành nhận và giao hàng. Những biến động về chính trị, xã hội sẽ là cơ sở để xây dựng những trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận cũng như người chuyên chở.
Về yếu tố luật pháp: Bất kỳ một sự thay đổi nào ở một trong những môi trường luật pháp như sự ban hành, phê duyệt một thông tư hay nghị định của Chính phủ nước
16
nội địa hoặc nước đối tác; hay sự phê chuẩn, thông qua một Công ước quốc tế cũng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển.
Các bộ luật của các quốc gia cũng như các Công ước quốc tế không chỉ quy định về khái niệm, phạm vi hoạt động mà quan trọng hơn nó quy định rất rõ ràng về nghĩa vụ, trách nhiệm và quyền hạn của những người tham gia vào quy trình đó.
• Yếu tố văn hóa-xã hội
Mỗi quốc gia đều có nền văn hóa, phong tục tập quán riêng ảnh hưởng đến hành vi và thái độ mỗi người. Trong kinh doanh, giao thương buôn bán, đặc điểm này càng cần coi trọng hơn vì nó ảnh hưởng đến phong cách làm việc của các đối tác từ các quốc gia khác nhau. Trong hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển, các công ty nhập khẩu và giao nhận sẽ cần phải tìm hiểu sâu và kĩ hơn về cách thức hoạt động của hãng tàu, của đối tác để từ đó có kế hoạch phù hợp. Đôi khi, chỉ vì các bên hiểu nhầm ý nhau mà có thể làm hợp đồng thất bại gây ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình nhận hàng của các doanh nghiệp.
• Yếu tố tự nhiên
Các nhân tố ngoại cảnh như thời tiết ảnh hưởng rất lớn đến việc giao hàng, nhận hàng và quá trình chuyên chở hàng hoá bằng đường biển. Điều này sẽ ảnh hưởng đến tốc độ làm hàng và thời gian giao nhận hàng hoá. Ngoài ra, quá trình chuyên chở trên biển cũng chịu nhiều tác động của yếu tố thời tiết có thể gây thiệt hại hoàn toàn cho tàu hoặc làm chậm việc giao hàng, làm phát sinh hậu quả kinh tế cho các bên có liên quan chẳng hạn mưa bão, sóng thần, biển động...Yếu tố này là một trong những nguyên nhân gây ra tranh chấp và là cơ sở xây dựng trường hợp bất khả kháng và miễn trách cho người giao nhận.
• Yếu tố khoa học công nghệ
Việc ứng dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến luôn giúp cho hiệu quả công việc được nâng cao. Với hoạt động giao nhận hàng hóa, việc ứng dụng các trang thiết bị hiện đại phục vụ việc điều hành quá trình hoạt động giao nhận, giúp khả năng đáp ứng dịch vụ được nhanh chóng và chính xác hơn.
2.3.2. Các nhân tố bên trong
Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng phương thức vận tải biển của công ty còn chịu ảnh hưởng bởi các nhân tố như: nguồn vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật, cơ chế quản
17
lý hoạt động sản xuất kinh doanh, nguồn nhân lực... Đây được coi là các nhân tố nội tại của công ty. Nhóm nhân tố này được coi là có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của quy trình:
• Yếu tố về cơ sở vật chất kỹ thuật
Yếu tố về cơ sở vật chất kỹ thuật là một trong các yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự hiệu quả của quy trình nhận hàng của công ty, bao gồm cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của doanh nghiệp như văn phòng, kho hàng, phương tiện vận tải, phương tiện bốc dỡ hàng hóa, công nghệ bảo quản và lưu kho, các thiết bị công nghệ thông tin quản lý… Nếu thiếu các cơ sở hạ tầng và trang thiết bị đó thì hoạt động giao nhận, nhập khẩu hàng hóa sẽ trở nên khó khăn trong tình hình ngoại thương phát triển như hiện nay. Khi có đầy đủ trang thiết bị sẽ thuận lợi hơn trong việc gom hàng, làm hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng, giúp chủ động về thời gian và chi phí, từ đó có được chi phí thấp trong khâu làm hàng giúp cho lợi nhuận được tăng cao. Đồng thời, với sự phát triển của công nghệ thông tin, các công ty có thể quản lý mọi hoạt động của mình, thông tin khách hàng, thông tin của các nhà cung cấp dịch vụ logistics và hàng hóa thông qua các hệ thống máy tính.
• Yếu tố về cơ chế quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh
Cơ chế quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh là việc doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kiểm tra, giám sát, đánh giá mức độ hiệu quả của quy trình cũng như những nhân sự tham gia trực tiếp hay gián tiếp vào quy trình đó, các hoạt động này sẽ giúp cho quá trình nhận hàng này trở lên thuận lợi hơn rất nhiều, các hoạt động được diễn ra theo từng bước, nâng cao mức độ hiệu quả và giảm bớt rủi ro trong quá trình thực hiện hoạt động nhập khẩu.
• Yếu tố về nhân sự
Hoạt động nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển của công ty còn chịu ảnh hưởng sâu sắc bởi các nhân tố con người. Trình độ của người tổ chức, điều hành hoạt động nhập khẩu cũng như nhân viên tham gia trực tiếp quá trình nhập khẩu sẽ tác động không hề nhỏ đối với quy trình chung của toàn bộ quá trình từ giao hàng đến nhận hàng. Để quá trình này diễn ra thuận lợi đòi hỏi nhân sự của công ty phải có nghiệp vụ chuyên môn sâu về luật pháp, thủ tục thương mại quốc tế, kiến thức và kinh nghiệm về nghiệp vụ, đồng thời kỹ năng tin học và ngoại ngữ rất cần thiết đối với nhân sự
18
phụ trách. Các kiến thức và kỹ năng đó sẽ giúp cho họ thực hiện thành thạo chuyên nghiệp các nhiệm vụ được giao, tránh những sai sót không đáng có, làm giảm các thao tác công việc, góp phần giảm thời gian vận chuyển, tăng khả năng xử lý tình huống bất thường xảy ra. Có thể nói, nhân tố con người sẽ quyết định sự thành công hay thất bại của công ty và để có nhân sự đảm bảo có đủ các kiến thức, năng lực về chuyên môn nghiệp vụ đảm bảo được yêu cầu của công việc, công ty cũng cần phải có chính sách đãi ngộ tốt, đào tạo trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân sự đó một cách hiệu quả và có chiến lược.
• Yếu tố về nguồn vốn
Đây là một trong các yếu tố rất quan trọng quyết định không chỉ đến sự hiệu quả của hoạt động nhập khẩu mà còn ảnh hưởng rất lớn đến khả năng sản xuất kinh doanh của công ty và đây cũng là chỉ tiêu hàng đầu để đánh giá quy mô của doanh nghiệp. Yếu tố này có ảnh hưởng và liên quan trực tiếp đối với các yếu tố trên, như để việc xây dựng cơ sở hạ tầng, các trang thiết bị, quản lý sản xuất kinh doanh hay đào tạo trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân sự đều cần một lượng vốn đầu tư lớn. Vì vậy, với nguồn vốn dồi dào cùng với việc sử dụng có hiệu quả sẽ giúp công ty tối ưu hóa khả năng quản lý, phát triển và nâng cao sự hiệu quả không chỉ trong quy trình nhập khẩu hàng hóa mà còn cả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.