CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NGUYÊN VẬT LIỆU PHỤC VỤ SẢN XUẤT TRANG THIẾT BỊ Y TẾ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH B. BRAUN VIỆT NAM
3.3. Thực trạng quy trình nhận hàng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất trang thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển của công ty B.Braun Việt Nam
Qua quá trình thực tập tại công ty, bản thân tác giả đã có cơ hội đảm nhiệm trực tiếp các mặt hàng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất trang thiết bị y tế cho nhà máy Thanh Oai và tham gia sâu vào quy trình nhận hàng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất trang thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển, do đó với những kinh nghiệm, kiến thức, sự chủ động tìm tòi nghiên cứu của bản thân tác giả cùng với sự trao đổi với các nhân sự đã có thâm niên trong lĩnh vực này tại công ty thì quy trình nhập khẩu hàng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất trang thiết bị y tế bằng đường biển của công ty B.Braun Việt Nam về cơ bản được diễn ra như hình mô tả phía dưới:
Nguồn: Phòng XNK công ty B.Braun Việt Nam Hình 3. 3. Quy trình nhập khẩu nguyên vật liệu phục vụ sản xuất trang thiết bị y tế
bằng đường biển của công ty B.Braun Việt Nam
Quy trình nhận hàng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất trang thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển của công ty B.Braun Việt Nam được tiến hành lần lượt theo các bước sau:
Bước 1: Nhận kế hoạch nhập khẩu hàng và chứng từ nhập khẩu hàng.
Bộ phận kế hoạch (PMS) sẽ gửi thông tin về kế hoạch nhập khẩu hàng hóa và chứng từ nhập khẩu cho bộ phận xuất nhập khẩu thông qua thư điện tử và điện thoại.
Đối với các lô hàng nhập khẩu bằng đường biển, hiện nay công ty B.Braun Việt Nam hiện nay đang sử dụng công cụ Outlook để trao đổi thông tin giữa các phòng ban và với cả các đối tác, khách hàng, nhà cung cấp và nhà thầu logistics…, do đó, phòng PMS sẽ gửi thông tin trực tiếp của các lô hàng qua công cụ này cho bộ phận
30
xuất nhập khẩu và nhà thầu logistics của B. Braun Việt Nam phụ trách thực hiện làm thủ tục hải quan nhập khẩu. Kế hoạch nhập khẩu của lô hàng khi được chuyển sang đều phải tuân thủ quy tắc là cần ghi rõ số lô, tên nhà cung cấp, ngày cập cảng dự kiến và phương thức vận tải.
Đối với lô hàng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển thì quy định tên của lô hàng bắt buộc phải có ký hiệu “EX + số lô”, điều này giúp cho nhân viên phụ trách chính có thể kiểm soát và theo dõi được tình trạng của lô hàng một cách hiệu quả.
Hình 3. 4. Kế hoạch nhập khẩu được chuyển từ bộ phận PMS sang bộ phận XNK Đối với các chứng từ nhập khẩu, phòng PMS sẽ gửi các chứng từ liên quan.
Trong đó bộ chứng từ hàng nguyên vật liệu nhập khẩu bằng đường biển gồm có gồm:
✓ Hóa đơn thương mại
✓ Vận đơn đường biển
✓ Phiếu đóng gói hàng hóa
✓ Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ (nếu có)
✓ Giấy chứng nhận phân tích.
31
Nguồn: Phòng XNK công ty B.Braun Việt Nam
Hình 3. 5. Chứng từ (Packing List và Commercial Invoice) cho hàng nguyên vật liệu nhập khẩu bằng đường biển
Sau khi nhận được đầy đủ bộ chứng từ từ phòng PMS, nhân viên phụ trách chính tại bộ phận Xuất Nhập Khẩu sẽ kiểm tra thông tin giữa các chứng từ có đang khớp với nhau, trong trường hợp xảy ra những sai sót, nhân viên phụ trách sẽ cần báo lại cho phòng PMS liên lạc với các nhà cung cấp, hãng tàu,.. có phương án xử lý để đảm bảo tập hợp được đầy đủ bộ chứng từ đúng với kế hoạch đặt và chuẩn bị cho các bước tiếp theo.
Mặc dù đây là bước đầu tiên trong quy trình nhận hàng nguyên vật liệu nhập khẩu bằng đường biển nhưng lại có ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ của các bước tiếp theo trong quy trình và là bước thường xảy ra nhiều vấn đề nhất trong quá trình thực hiện. Các vấn đề liên quan đến sai sót, thiếu thông tin trong các chứng từ, thông tin giữa các chứng từ không khớp nhau… thường xảy ra, ảnh hưởng không chỉ về mặt thời gian của các nhân viên thực hiện, đến tiến độ của công việc mà còn gây ra những thiệt hại về mặt chi phí cho công ty. Trong đó có những sai sót mà nhân viên ở cả bộ phận Xuất nhập khẩu, phòng PMS và nhà thầu logistics cần trao đổi với các nhà cung cấp, hãng tàu, người giao nhận vận chuyển kéo dài lên tới 3 tuần, dẫn đến chi phí cả về mặt thời gian, chi phí lưu kho, lưu bãi tại cảng tăng cao, hay các sai sót liên quan đến C/O khiến lô hàng không thể tận dụng được các ưu đãi từ các hiệp định mang lại.
Do đó việc kiểm soát và thực hiện tốt bước này là điều quan trọng đầu tiên trong việc đảm bảo cho quy trình nhập khẩu lô hàng được diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
32
Bước 2: Kiểm tra cước quốc tế, lịch tàu và chứng từ nhập khẩu
Khi nhận được kế hoạch nhập khẩu hàng từ phòng PMS, bộ phận Xuất nhập khẩu sẽ cần thường xuyên theo dõi tình trạng của lô hàng. Hiện nay, các lô hàng nhập khẩu nguyên vật liệu bằng đường biển của BBVN chủ yếu áp dụng 3 điều kiện cơ sở giao hàng chính: CIF, EXW, FOB. Trong đó, điều kiện CIF là điều kiện được áp dụng nhiều nhất, chiếm tới 89.53% trên tổng số các lô hàng nhập khẩu.
Điều kiện giao hàng Tỷ trọng
CIF 89.53%
EXW 10.18%
FOB 0.29%
Nguồn: Phòng XNK công ty B. Braun Việt Nam
Bảng 3. 3. Các điều kiện giao hàng phổ biến cho hàng nguyên vật liệu nhập khẩu bằng đường biển của công ty B. Braun Việt Nam năm 2021
Đối với trường hợp BBVN phải trả cước vận tải quốc tế, bộ phận xuất nhập khẩu sẽ yêu cầu bộ phận kiểm soát tài chính kiểm tra giá cước và hãng vận tải. Sau khi nhận được xác nhận từ bộ phận kiểm soát chi phí, bộ phận nhập khẩu kiểm tra lịch tàu, lấy lệnh cấp cont rỗng và tập hợp chứng từ nhập khẩu chuẩn bị cho thủ tục hải quan.
Bộ phận nhập khẩu kiểm tra lại độ chính xác của chứng từ nhập khẩu phía trên và các giấy phép (nếu có) trước khi gửi sang bên nhà thầu Logistics để khai báo hải quan. Tất cả các công việc giữa nhà thầu Logistics và bộ phận XNK, PMS chủ yếu được trao đổi trên Outlook, do đó, nếu có sai sót xảy ra trên chứng từ nhập khẩu, nhà thầu Logistics sẽ ngay lập tức gửi lại mail và yêu cầu các bộ phận, phòng ban phụ trách xử lý ngay các vấn đề trước khi tiến hành làm thủ tục khai báo hải quan để đảm bảo kế hoạch như đã cam kết giữa hai bên.
Bước 3: Thủ tục hải quan và thanh toán thuế nhập khẩu
Bộ phận nhập khẩu gửi đầy đủ chứng từ cho bên nhà thầu Logistics để kiểm tra thông tin lại một lần nữa và xác định mã thuế nhập khẩu cho những nguyên vật liệu mới trước khi khai báo hải quan.
Các mã hàng sẽ được xác định cụ thể mã thuế nhập khẩu dựa trên biểu thuế XNK của năm đó, lịch sử các lô hàng nhập khẩu trong năm đó hoặc các năm trước,
33
hoặc tra mã HS code trực tuyến. Đối với bước này, nhân viên phụ trách tại phòng XNK cần kiểm tra thật kỹ các mã HS code dựa trên các dữ liệu trước đó, tránh trường hợp xảy ra sai sót mã HS đối với các mã hàng, bởi việc khai nhầm mã HS code cho mã hàng sẽ vi phạm vào quy định tại Nghị định số 127/2013/NĐ, Thông tư 155/2016/TT-BTC, Nghị định số 45/2016/NĐ-CP của Chính phủ và quy định của các cơ quan Hải quan Việt Nam. Trong một vài năm gần đây, công ty đã từng xảy ra một số sai sót trong quá trình thực hiện và những sai sót này đều để lại những hậu quả không nhỏ cả về mặt chi phí lẫn uy tín cho công ty. Do đó, đây cũng là một bước rất quan trọng đòi hỏi người phụ trách tại phòng XNK cần phải kiểm tra thật kỹ và có sự trao đổi với nhà thầu Logistics trong quá trình thực hiện để tránh xảy ra các sai sót như trên.
Nguồn: Phòng XNK công ty B.Braun Việt Nam Hình 3. 6. Kiểm tra mã HS code cho các mã hàng nguyên vật liệu nhập khẩu
Sau khi xác định được mã thuế nguyên vật liệu cho các mã hàng, nhà thầu Logistics sẽ tiến hành mở tờ khai hải quan trên hệ thống phần mềm của hải quan. Nhà thầu Logistics sẽ gửi lại tờ khai bản in thử các thông tin trên tờ khai cho cho nhân viên phụ trách chính tại phòng Xuất nhập khẩu. Người phụ trách tại phòng Xuất nhập khẩu sẽ tiến hành kiểm tra các thông tin được khai trên tờ khai in thử về thông tin của
34
người xuất, nhập khẩu, số vận đơn, thông tin lô hàng, số hóa đơn, điều kiện giao hàng, trị giá tính thuế, thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng… Sau khi kiểm tra các thông tin đúng như chứng từ, người phụ trách sẽ xác nhận lại với bên nhà thầu logistics.
Nhà thầu logistics sau khi nhận được xác nhận từ nhân viên phụ trách chính tại phòng Xuất nhập khẩu sẽ tiến hành truyền tờ khai và gửi lại cho bộ phận nhập khẩu và bộ phận kế toán của BBVN tờ khai phân luồng để thanh toán nộp thuế nhập khẩu.
Nguồn: Phòng XNK công ty B.Braun Việt Nam Hình 3. 7. Tờ khai bản in thử cho các lô hàng nguyên vật liệu nhập khẩu bằng đường
biển
Các lô hàng nguyên vật liệu được mở tờ khai nhập khẩu của BBVN hiện nay gồm 2 loại mã loại hình: E31 - Nhập nguyên liệu sản xuất xuất khẩu và A12 - Nhập kinh doanh sản xuất
.
Biểu đồ 3. 5. Các mã loại hình tờ khai nhập khẩu hàng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất thiết bị y tế của BBVN năm 2021
54.96%
45.04%
Mã loại hình tờ khai nhập khẩu các lô hàng nguyên vật liệu của BBVN - năm 2021
E31 A12
35
Các lô hàng nguyên vật liệu nhập khẩu bằng đường biển của BBVN khi được mở tờ khai thuộc mã loại hình A12 – hàng được nhập với mục đích nhập kinh doanh sản xuất sẽ cần phải thanh toán thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng.
Tổng số tiền thuế mà BBVN phải nộp với mã loại hình này cho từng lô hàng được tính theo công thức:
Tổng số tiền thuế phải nộp = Tổng số tiền Thuế nhập khẩu + Tổng số tiền Thuế giá trị gia tăng (Tất cả các mã hàng trên tờ khai)
Trong đó thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng đối với từng mã hàng được tính theo công thức:
Thuế nhập khẩu = Số lượng * Đơn giá tính thuế * Thuế suất
Thuế giá trị gia tăng = (Trị giá tính thuế + Thuế nhập khẩu)* Thuế suất VAT = (Số lượng * Đơn giá tính thuế + Thuế nhập khẩu) * Thuế suất VAT
Nguồn: Phòng XNK công ty B.Braun Việt Nam Hình 3. 8. Tờ khai phân luồn thuộc mã loại hình A12
Bộ phận kế toán của BBVN phối hợp cùng với Ngân hàng để thanh toán thuế nhập khẩu ngay rồi gửi lại Ủy nhiệm chi cho bộ phận nhập khẩu để hoàn thành nốt
36
thủ tục hải quan nhập khẩu và nhận được tờ khai thông quan phục vụ cho việc lấy hàng về.
Nguồn: Phòng Kế toán công ty B. Braun Việt Nam
Hình 3.9. Uỷ nhiệm chi thanh toán thuế nhập khẩu
Bước 4: Giao hàng và xử lý hàng có sự cố (nếu có)
Nhà thầu Logistics làm việc với hải quan tại cửa khẩu và với hãng tàu đề nhận được hàng tại cảng sau đó nhà thầu logistics phối hợp cùng với bộ phận kho của BBVN để sắp xếp việc giao hàng. Trước khi giao hàng, nhà thầu logistics sẽ gửi thông tin về thời gian giao hàng và địa điểm giao theo yêu cầu của phòng PMS.
Bộ phận kho kiểm tra và xác nhận tình trạng hàng hóa tại thời điểm nhận hàng từ bên nhà thầu Logistics.
Bộ phận kho thông báo cho bộ phận xuất nhập khẩu và kiểm soát chất lượng nếu phát hiện thấy tình trạng hàng hóa hư hỏng và phối hợp với hai bộ phận này để xử lý vấn đề xảy ra. Trường hợp các lô hàng có hư hỏng xảy ra, bộ phận kho và nhà thầu logistics sẽ gửi các thông báo hàng bị hư hỏng cho bên bô phận xuất nhập khẩu, sau đó nhân viên phụ trách chính sẽ tiến hành liên hệ với bộ phận QC để xác định mức độ thiệt hại sau đó sẽ tiến hành trao đổi với vendor về chi phí thiệt hại cần thanh toán.
Đối với phần nguyên vật liệu thực tế bị dư thừa so với đơn đặt hàng và chứng từ nhập khẩu, bộ phận kho chỉ lập biên bản xác nhận và không thực hiện xác nhận phần nguyên liệu này trên hệ thống SAP.
37
Bộ phận kho lưu trữ và theo dõi toàn bộ các tài liệu để trình hải quan và kiểm toán sau này.
Nguồn: Phòng XNK công ty B.Braun Việt Nam Hình 3. 10. Báo cáo tổn thất/hao hụt của lô hàng nhập khẩu
Bước 5: Theo dõi chứng từ gốc và điền đầy đủ các thông tin hàng nhập khẩu theo ngày, tuần, tháng
Sau khi thủ tục hải quan nhập khẩu hoàn thành, Bộ phận nhập khẩu phải lưu trữ đầy đủ chứng từ nhập khẩu liên quan và điền đầy đủ các thông tin của lô hàng nhập khẩu vào file theo dõi để kiểm soát tiến độ của các lô hàng sau mỗi kỳ.
Bộ phận nhập khẩu yêu cầu bên nhà thầu Logistics gửi lại danh mục nguyên liệu nhập khẩu, danh sách các lô hàng nhập khẩu… để theo dõi và báo cáo hải quan khi hải quan yêu cầu.
Bước 6: Thực hiện thanh toán chi phí dịch vụ hàng nhập khẩu và các chi phí phát sinh khác (nếu có)
38
Bộ phận nhập khẩu nhận bảng tổng hợp chi phí từ phía nhà thầu Logistics cho hàng nhập khẩu trong tháng, sau đó kiểm tra và xác nhận lại thông tin trước khi gửi dữ liệu sang cho bộ phận kế toán
Bộ phận kế toán kiểm tra lại thông tin và thực hiện xác nhận chi phí thanh toán trên hệ thống trước khi phối hợp với Ngân hàng thực hiện thanh toán.