CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC
2.1. T ổng quan về Công ty TNHH Kiểm toán CPA Việt Nam
2.2.1. Quy trình ki ểm toán khoản mục tiền của Công ty TNHH Kiểm toán CPA Việt Nam
Giai đoạn lập kế hoạch
Bước 1: Tìm hiểu khách hàng
Sau quá trình chấp nhận hợp đồng với các điều kiện nêu ở trên, Công ty TNHH Kiểm toán CPA Việt Nam tiến hành giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán cho khách hàng.
Đối tượng khách hàng của công ty có thể chia làm ba nhóm là: công ty nước ngoài, công ty niêm yết và công ty không niêm yết. Các khách hàng trong danh sách
đã kiểm toán của công ty cũng kinh doanh nhiều lĩnh vực khách nhau như ở lĩnh vực xây dựng, may mặc, điện lực, … Vì vậy, đối với từng khách hàng khách nhau, đơn vị cũng có các cách tiếp cận riêng biệt để có thể có đầy đủ thông tin cần thiết về khách hàng sao cho phù hợp.
CPA VIETNAM sử dụng hệ thống bảng hỏi để tìm hiểu khách hàng chung khi kiểm toán khoản mục tiền của đơn vị. Những thông tin tìm hiểu khách hàng gồm:
- Tìm hiểu ngành nghề, loại hình kinh doanh của khách hàng
- Chính sách ghi nhận và chế độ kế toàn của khách hàng liên quan đến khoản mục tiền.
- Kiểm tra hồ sơ kiểm toán năm trước của khách hàng xem năm trước khoản mục tiền có bất thường không, nếu có thì năm nay đã thực hiện những biện pháp để giải quyết vấn đề hay không.
Hình 2.1. Bảng hỏi tìm hiểu khách hàng
Nguồn: Hồ sơ kiểm toán của CPA VIETNAM
Bước 2: Xác định và đánh giá rủi ro
Sau khi đã có câu trả lời cho những vấn đề trên, nhóm KTV sẽ tiến hành phân tích sơ bộ mức độ rủi ro và đánh giá chúng. Với khoản mục tiền, KTV cần phân tích sơ bộ BCTC của khách hàng về khoản mục tiền năm trước đã được kiểm và dữ liệu năm nay để lấy số dư đầu kỳ và cuối kỳ. Việc làm tiếp theo là xác định rủi ro sơ bộ trọng yếu trong hoạt động kinh doanh của khách hàng xem dòng tiền có thể có bất thường ở đâu. Tiếp đó là xác định sơ bộ mức rủi ro trọng yếu của khoản mục tiền trong việc đánh giá KSNB để xác định khả năng có thể xảy ra thất thoát tiền.
CPA VIETNAM cũng có đưa ra những tiêu chuẩn cụ thể cho việc đánh giá và xác định mức rủi ro và độ tin cậy để KTV có thể dễ dàng xác định. Đối với độ tin cậy, KTV thường chọn từ 65% - 95%.
Bảng 2.3. Bảng xác định giảm rủi ro được yêu cầu
Bảng 2.4. Bảng hướng dẫn xác định độ tin cậy
Nguồn: Hồ sơ kiểm toán của CPA VIETNAM
Bước 3: Thiết kế chương trình kiểm toán
Sau khi đã có những đánh giá sơ bộ trên, KTV đã có cái nhìn chung về những rủi ro tiềm tàng đối với khoản mục tiền. KTV tổng hợp lại các thông tin về khách hàng đã thu thập được để lên bảng tổng quát thông tin. Tiếp đó, KTV bắt đầu thiết kế chương trình kiểm toán chi tiết khoản mục tiền sao cho hiệu quả và phù hợp với đặc điểm của khách hàng như đã tìm hiểu được. Chủ nhiệm kiểm toán sẽ thiết kế chương trình kiểm toán khác nhau sao cho phù hợp với đặc điểm của khách hàng, công việc kiểm toán diễn ra thuận lợi, suôn sẻ và dựa trên chương trình mẫu của công ty. Tổng thể, chương trình kiểm toán khoản mục tiền chung của Công ty TNHH Kiểm toán CPA Việt Nam được thiết kế như sau:
Hình 2.2. GTLV chương trình kiểm toán chi tiết của CPA VIETNAM
Nguồn: Hồ sơ kiểm toán của CPA VIETNAM
Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Bước 1: Công việc ban đầu
Để bắt đầu giai đoạn thực kiểm toán, KTV cần yêu cầu khách hàng cung cấp
đủ những chứng từ, hợp dồng, thông tin cần thiết liên quan đến khoản mục tiền và thực hiện các biện pháp để thu thập bằng chứng kiểm toán. Một số chứng từ thiết yếu KTV cần khi kiểm toán khoản mục tiền:
- Bảng tổng hợp số liệu của khách hàng;
- Giấy làm việc phục vụ cho thuyết minh báo cáo tài chính;
- Giấy ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi của từng ngân hàng;
- Giấy thu và giấy chi tiền mặt VNĐ và ngoại tệ của khách hàng;
- Các chứng từ sao kê, truy vấn và sổ phụ ngân hàng đối với từng loại tài khoản ngân hàng mà khách hàng đang sử dụng.
Ngoài ra, KTV có thể thực hiện phỏng vấn nhân viên thường xuyên xử lý các giao dịch về tiền để biết thêm một số thông tin về các giao dịch chưa được ghi nhận, các tài khoản ngân hàng mới lập hay các tài khoản ngân hàng đóng trong năm thì đã thực hiện đủ thủ tục đóng tài khoản của doanh nghiệp hay chưa.
Dựa vào những dữ liệu đã thu thập được, KTV đánh giá khoản mục tiền của đơn vị nhằm phát hiện ra xu hướng hoặc thay đổi bất thường của số dư tiền của năm nay so với năm trước. Từ đó KTV xác định và lập bảng chọn mẫu kiểm tra cụ thể với tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển (nếu có).
Bước 2: Thực hiện kiểm tra chi tiết.
Đánh giá KSNB
Chương trình kiểm toán của CPA VIETNAM thiết kế về việc đánh giá KSNB của doanh nghiệp bao gồm các nội dung:
- Quan sát môi trường kiểm soát của doanh nghiệp dựa trên tiêu chí: quy chế được thiết kế phù hợp, cách kiểm soát quy trình làm việc của nhân viên liên quan đến khoản mục tiền, ý thức và tính tuân thủ của toàn thể nhân viên nhân viên, nhà quản lý có năng lực, trình độ, đạo đức, …
- Xem xét tính hiệu lực của các thủ tục kiểm soát có đáp ứng tiêu chí: nguyên tắc phân công trách nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền, phê duyệt.
- Đánh giá về KSNB của doanh nghiệp: hiệu quả cao, hiệu quả trung bình, hiệu quả thấp.
Việc đánh giá KSNB sẽ do chủ nhiệm kiểm toán tiến hành thực hiện độc lập.
Đối với khách hàng truyển thống, việc đánh giá KSNB diễn ra nhanh chóng do
KTV đã quen thuộc với KSNB của khách hàng. Còn với khách hàng mới, chủ nhiệm sẽ tiến hành đánh giá và nhận xét KSNB của khách hàng.
Thực hiện thử nghiệm cơ bản
Thủ tục chứng kiến kiểm kê tiền mặt: Có điểm nhấn mạnh ở đây là KTV chỉ tham gia chứng kiến nhân viên của công ty khách hàng kiểm kê chứ không tham gia trực tiếp vào kiểm kê với khách hàng nhằm tránh những trường hợp xấu xảy ra.
Không chỉ vậy, trên giấy kiểm kê lưu hồ sơ kiểm toán cũng phải ghi rõ cum từ
“chứng kiến kiểm kê” và có chữ ký, họ tên của cả kiểm toán viên chứng kiến và nhân viên kiểm kê. KTV có thể liên hệ với khách hàng để thống nhất thời gian cụ thể để kiểm kê hoặc đột xuất kiểm kê trong thời gian đã thỏa thuận giữa hai bên để có thể có kết quả trung thực nhất. KTV chứng kiến kiểm kê toàn bộ tiền mặt tại két của đơn vị và chọn mẫu kiểm tra chi tiết nếu cần thiết nhằm đảm bảo đã đếm hết tiền mặt tại đơn vị và không có gian lận ở đây vì tiền là tài sản rất dễ xảy ra thất thoát cũng như gian lận.
Ngoài ra, ngoại tệ, vàng bạc và đá quý được lưu giữ tại doanh nghiệp cần được kiểm tra kỹ càng và đánh giá lại cẩn thận để xác định giá trị chính xác. Thường những tài sản này biến động liên tục nên sẽ có chênh lệch trong năm tuy nhiên KTV phải đưa ra giải thích hợp lý, trung thực dựa theo thông tin thị trường và doanh nghiệp cung cấp.
Hình 2.3. Phiếu chứng kiến kiểm kê tiền mặt của CPA VIETNAM
Nguồn: Hồ sơ kiểm toán của CPA VIETNAM Thủ tục gửi thư xác nhận: KTV gửi thư xác nhận tới từng ngân hàng một để xác định một cách chính xác các khoản tiền, tài khoản mà doanh nghiệp có và sử dụng trong năm kiểm toán. Đây là thủ tục vô cùng thiết yếu nhằm đảm bảo tính đầy đủ và chính xác tối ưu nhất. Sau khi tổng hợp và gửi thư xác nhận đi, KTV sẽ tiến hành theo dõi các thư xác nhận đó đã đến tay ngân hàng chưa và có được xác nhận không. Nếu quá thời gian xác nhận hoặc ngân hàng không xác nhận cho đơn vị thì KTV cần thực hiện các thủ tục kiểm toán khác phù hợp để thay thế cho thủ tục gửi thư xác nhận.
Thủ tục phân tích, so sánh: Đây là thủ tục KTV thường xuyên sử dụng để kiểm tra số dư của các khoản mục tiền. KTV lập bảng và so sánh số dư đầu kỳ và cuối kỳ nhằm phát hiện các bất thường. Ngoài ra, KTV cũng thực hiện so sánh dọc và ngang các giao dịch tiền mặt, tiền gửi ngân hàng phát sinh trong năm để có cái nhìn tổng quan về số tiền lưu chuyển trong các năm, các tháng và qua các tài khoản khác nhau. Dựa vào kết quả so sánh, KTV phân tích và đưa ra các nhận xét và thực hiện thủ tục bổ sung nếu phát hiện bất thường. Xem xét các rủi ro cụ thể được xác đinh từ việc thực hiện các thủ tục phân tích dẫn dến số dư tiền mặt và tiền gửi ngân hàng chứa đựng các rủi ro trọng yếu.
Thủ tục kiểm tra đối chiếu ngân hàng: KTV đối chiếu số dư đầu kỳ và cuối kỳ trên bảng cân đối của khách hàng với biên bản kiểm kê quỹ, xác nhận ngân hàng và đối chiếu chọn mẫu các giao dịch được ghi ở sổ chi tiết với các chứng từ liên quan, sổ nhật ký chung của doanh nghiệp.
Đánh giá lại số dư: đối với các khoản mục ngoại tệ, KTV tiến hành đánh giá lại giá trị cuối kỳ của các khoản ngoại tệ với tỷ giá của ngân hàng có tài khoản đó và so sánh với số khách hàng cung cấp. KTV phải xem xét doanh nghiệp đã áp dụng đúng các tỷ giá theo quy định đã ban hành hay không.
Kiểm tra tính đúng kỳ: KTV yêu cầu khách hàng cung cấp các sổ sách sau kỳ kế toán nhằm kiểm tra những giao dịch phát sinh trong 5 ngày trước và 5 ngày sau ngày kết thúc năm tài chính. Điều này đảm bảo các khoản tiền được ghi nhận đúng kỳ không bị ghi khống hay ghi thiếu.
Giai đoạn kết thúc kiểm toán
Nhóm trưởng nhóm KTV phải tổng hợp và lên bảng tổng hợp kết quả công việc của mọi người trong nhóm, đồng thời soát xét lại toàn bộ cuộc kiểm toán để tránh có những thiếu sót không đáng có. KTV sẽ đề nghị và giải thích ký do khách hàng cần chấp nhận điều chỉnh dữ liệu để thuyết phục khách hàng sửa đổi dữ liệu.
Nếu khách hàng không sửa đổi thì KTV nên cố gắng thuyết phục khách hàng sửa vì lợi ích của bản thân khách hàng. Vì đây là việc rất quan trọng bởi nó ảnh hưởng lớn tới việc đưa ra ý kiến kiểm toán của KTV, kết quả cuối cùng của cuộc kiểm toán.
Sau đó các KTV hoàn thiện các rà soát và giấy tờ cần thiết. KTV hoàn thiện hồ sơ kiểm toán và lưu trữ tại công ty. Kiểm toán viên đưa ra ý kiến kiểm toán, lập
báo cáo kiểm toán và thanh lý hợp đồng với khách hàng.