CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BCTC
1.1. ĐẶC ĐIỂM KHOẢN MỤC TIỀN
1.1.4. KSNB đối với khoản mục Tiền và tương đương tiền
Với khoản mục tiền của doanh nghiệp, yêu cầu của KSNB là:
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng - Thu đủ: Mọi khoản tiền đều phải được thu đầy đủ, nộp vào quỹ hay gửi ngân hàng trong khoản thời gian quy định;
- Chi đúng: Tất cả các khoản chi đều phải đúng mục đích, phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt, và được ghi chép đúng đắn;
- Phải duy trì số dư tiền hợp lý: Xây dựng hạn mức dư tiền riêng cho đơn vị theo từng loại tiền
1.1.4.2. Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ (KSNB) được lập ra với mục đích giúp các nhà quản lý kiểm soát các hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp. Để KSNB hoạt động tốt thì phải có khả năng ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai phạm hay gian lận trong doanh nghiệp. Để thực hiện tốt nhiệm vụ trên, KSNB phải tuân thủ và thực hiện các nguyên tắc cơ bản sau:
- Nhân viên có đủ năng lực chuyên môn và phải liêm chính.
- Phân công, phân nhiệm rõ ràng. Tiến hành phân công, phân nhiệm trong quá trình xử lý nghiệp vụ thanh toán bao gồm xét duyệt nghiệp vụ, ghi chép sổ kế toán, và quản lý, bảo quản tiền. Nguyên tắc này đảm bảo an toàn cho hoạt động thu – chi tiền, tránh tình trạng gian lận khi một người có quyền hành bỏ sót, ghi khống hoặc tạo chứng từ giả để rút tiền.
- Ghi chép kịp thời và đầy đủ số tiền thu được; đồng thời nộp ngay số tiền thu được trong ngày vào quỹ hay ngân hàng.
- Các nghiệp vụ thu, chi phải có đầy đủ chứng từ.
- Thực hiện tối đa những khoản chi qua ngân hàng. Với phương thức thanh toán qua ngân hàng, nếu doanh nghiệp có KSNB đối với việc ký duyệt các khoản chi hữu hiệu thì sẽ có khả năng kiểm soát tốt luồng tiền ra của doanh nghiệp. Do việc thực hiện thanh toán qua ngân hàng sẽ độc lập hoàn toàn giữa người ký duyệt chi, người ghi sổ kế toán và người thực hiện chi. Thiết lập chế độ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Vận dụng nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn. Đối với khoản mục tiền, khả năng xảy ra sai phạm rất cao do đó việc phân công cụ thể chức năng ký duyệt chi là cần thiết và hiệu quả nhằm ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro. Thông thường, chức năng này do người đứng đầu doanh nghiệp chịu trách nhiệm. Và khi người có thẩm quyền quyết định không ở tại doanh nghiệp.
- Xây dựng quy chế chi tiêu, định mức tồn quỹ tiền mặt. Nguyên tắc này nhằm
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng nghiệp. Trong xây dựng định mức tồn quỹ cần chú ý tránh tình trạng dự trữ thiếu so với yêu cầu thực tế dẫn đến ảnh hưởng tới khả năng thanh toán của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, nếu để tiền tồn quỹ quá nhiều sẽ gây ứ đọng vốn, không hiệu quả trong sử dụng tài sản của doanh nghiệp.
- Cuối kì, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận quản lý độc lập. Định kỳ tiến hành kiểm kê quỹ và đối chiếu với sổ phụ ngân hàng nhằm phát hiện gian lận hoặc sai sót trong quá trình hạch toán tăng giảm khoản mục tiền tại doanh nghiệp. Phát hiện các sai phạm để tìm hiểu nguyên nhân và có biện pháp khắc phục kịp thời.
1.1.4.3. KSNB đối với thu – chi tiền:
a. Đối với thu tiền:
Với các hoạt động thu tiền từ bán hàng và cung cấp dịch vụ tại doanh nghiệp những thủ tục kiểm soát thường được vận dụng là:
Đánh số trước và kiểm tra sự liên tục của các dẫy số trên các phiếu thu, biên lai nhận tiền… ngăn ngừa khả năng ghi khống hay bị bỏ sót.
Ghi chép, tính toán và đối chiếu số lượng tiền thu được cuối mỗi ngày để ngăn ngừa khả năng bị biển thủ.
Khi thu nợ của khách hàng, cần phải ghi chép cụ thể đối tượng, thời gian thanh toán, đồng thời tính toán lại công nợ với khách hàng ngay tại thời điểm khách hàng thanh toán nhằm mục đích tránh khả năng người thu tiền sử dụng thủ thuật gối đầu để biển thủ.
Thủ thuật gối đầu: là thủ thuật được thực hiện bằng cách ghi nhận trễ các khoản tiền đã thu được và bù đắp bằng những khoản tiền thu được sau đó. Tiền đã thu được của khách hàng nhưng nhân viên đi thu tiền chưa kịp thời nộp đầy đủ vào quỹ tiền mặt, hoặc nộp vào TK tiền gửi ngân hàng mà sử dụng vì mục đích cá nhân.
Điều này làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của đơn vị.
Đối với thủ thuật gối đầu, đơn vị có thể thiết lập kiểm soát nhằm ngăn chặn, phát hiện thủ thuật này bằng biện pháp sau: Đối với nhân viên kinh doanh (hoặc nhân viên khác) nhận nhiệm vụ đi thu hồi nợ cho đơn vị cần mang theo một số phiếu thu kèm theo. Đồng thời, khi giao nhận phiếu thu, kế toán phải có lập biên bản giao nhận phiếu thu, biên bản cần ghi rõ số của những chứng từ bàn giao. Cùng với đó, định kỳ đơn vị luôn cần phải đối chiếu công nợ với khách hàng.
Ngoài ra, kiểm soát đối với thu tiền, cũng cần đặc biệt chú ý đến trường hợp bán hàng thu tiền ngay. Các đơn vị cần có sự phân công, phân nhiệm cho nhiều người cùng thực hiện nhằm tránh trường hợp nhân viên biển thủ tiền. Đơn vị có thể
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng phân công nhân viên quản lý hàng độc lập với nhân viên giao hàng, độc lập với người thu tiền.
b. Đối với chi tiền:
Với nghiệp vụ chi tiền, kiểm soát nội bộ tập trung hơn vào các thủ tục kiểm soát sau:
- Vận dụng triệt để nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn trong hoạt động chi tiền. Khi thực hiện việc chi tiền thông thường đơn vị có các văn bản quy phạm hạn mức, điều kiện chi tiết và có sự kiểm soát, phê duyệt của các cấp quả lý. Sự phê chuẩn này phải để lại dấu vết.
- Hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán. Ngăn chặn những gian lận và sai sót trong thanh toán sẽ hiệu quả hơn khi doanh nghiệp thực hiện nhiều việc thanh toán điện tử, thanh toán qua các ngân hàng.
- Thực hiện đánh số trước các chứng từ chi tiền. Trong quá trình chi tiền nếu có những chứng từ nào sai sót, phải viết lại, phải được lưu trữ làm căn cứ kiểm tra tính liên tục của chứng từ nhằm phát hiện các nghiệp vụ bị ghi khống hay bỏ sót.
- Thực hiện đối chiếu định kỳ đối với ngân hàng, nhà cung cấp. Những khoản chênh lệch phải được tìm ra nguyên nhân và điều điều chỉnh thích hợp.