III. Phương án tái cấu trúc VINAINCON giai đoạn 2013-2017, định hướng đến 2020
3. Tái cấu trúc quản lý
Để hiện thực hóa chiến lược kinh doanh, có thể hoạt động hiệu quả hơn cả về mặt vận hành và cơ cấu tổ chức, chương trình tái cấu trúc mang tính thực tế và khả thi, thì tái cấu trúc về tổ chức VINAINCON cần phải được triển khai đồng bộ, toàn diện:
(1) Mục tiêu của tái cấu trúc về tổ chức của VINAINCON
- Cơ cấu tổ chức mới được xây dựng theo các đơn vị kinh doanh hợp nhất, phân chia theo từng phân khúc khách hàng, trong đó các nhóm phát triển kinh doanh đóng vai trò là đầu mối khách hàng chính, và có quy định trách nhiệm tài chính rõ ràng, để tăng quy mô.
- Thúc đẩy và phát huy chuyên môn và năng lực nguồn lực con người từ cấp VINAINCON đến các Công ty cấp II, thành lập các phòng ban mới dựa trên những thiếu hụt năng lực chính, như:
Chiến lược; Quản trị rủi ro; Quản trị chuyển đổi. Các chức năng trung tâm sẽ hỗ trợ liên tục sáng tạo và nâng cao kiến thức.
- Tăng cường chuẩn hóa quy trình và thúc đẩy việc chia sẻ các thông lệ tốt nhất: Các chức năng trung tâm sẽ đóng vai trò là cầu nối truyền thống và phổ biến các thông lệ tốt nhất cũng như cung cấp các quy trình vận hành chuẩn trong toàn VINAINCON;
- Đảm bảo ưu tiên cao nhất cho việc triển khai dự án của nhân viên trực tiếp nhanh chóng và kịp thời.
- Xác định trách nhiệm cơ cấu tổ chức rõ ràng, các nhóm triển khai dự án sẽ trực thuộc các Công ty cấp II, trong khi chức năng hỗ trợ kinh doanh được tập trung tại VINAINCON.
- Giảm thiểu các cấp trung gian, để tinh gọn hơn và cắt giảm chi phí: Cơ cấu tổ chức mới làm giảm số lượng cấp quản lý, các phòng ban chức năng được tập trung vào đơn vị kinh doanh cấp trên, giúp giảm nhân lực dư thừa ở các cấp dưới và giảm chi phí quản lý.
- Đảm bảo mối liên kết và phối hợp nhịp nhàng giữa VINAINCON và các Công ty cấp II:
Các đơn vị kinh doanh đồng thời có quan hệ mật thiết với Công ty mẹ - VINAINCON và các đơn vị kinh doanh cùng cấp trong VINAINCON, nhưng thông thường mối quan hệ giữa các đơn vị cùng cấp mang tính chất trực tiếp và chủ yếu; Vai trò của các phòng ban trung tâm được mở rộng và đóng vai trò là cầu nối với các nhiệm vụ giữa các đơn vị với nhau.
- Xây dựng mô hình tổ chức linh hoạt để nhanh chóng thích ứng với các biến động của thị trường.
- Đảm bảo tính khả thi và dễ dàng triển khai.
(2) Tiếp tục tái cấu trúc về tổ chức Công ty mẹ - VINAINCON
Mục tiêu đến cuối năm 2017 sẽ hoàn thành cơ cấu tổ chức các ban tham mưu. Các Ban chức năng của Công ty mẹ phải được xây dựng, thiết lập không chỉ phù hợp với điều kiện thực tiễn mà còn tích hợp tối đa trong môi trường mới, năng động và hiệu quả.
- Chức năng, nhiệm vụ của Công ty mẹ - VINAINCON:
Công ty mẹ - Tổng công ty vừa quản lý chiến lược vừa quản lý vốn đầu tư vào các Công ty con, Công ty liên kết; trực tiếp sản xuất kinh doanh và quản lý các dự án đầu tư. Cụ thể:
+ Với tư cách nhà đầu tư vốn, quản lý chiến lược tại các Công ty con:
Quản lý vốn đầu tư tại các Công ty con, Công ty liên kết thông qua người đại diện vốn, đảm bảo hiệu quả sử dụng vốn và định hướng phát triển chung toàn VINAINCON trên các khía cạnh:
+ Quản lý chiến lược và danh mục đầu tư.
+ Quản lý hiệu quả hoạt động của các Công ty.
+ Quản lý nhân sự cấp cao tại các Công ty.
+ Quản trị và quản lý tuân thủ để đạt được mục tiêu tăng trưởng và đúng định hướng.
Nhiệm vụ của Công ty mẹ:
Trực tiếp tham gia sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực tổng thầu xây dựng và tổng thầu EPC thông qua các nhiệm vụ:
+ Tiếp thị, đấu thầu và ký hợp đồng các gói thầu/công trình/dự án lớn thuộc lĩnh vực sản xuất kinh doanh của Tổng công ty.
+ Tổng thầu xây dựng và tổng thầu EPC.
+ Lựa chọn nhà thầu trong và ngoài VINAINCON có đủ năng lực để thực hiện các công việc của công trình/gói thầu. Tổ chức điều hành các nhà thầu tham gia thi công tại công trình đảm bảo mục tiêu, tiến độ, chất lượng công trình.
+ Tổ chức mua sắm vật tư, máy móc, thiết bị cho các công trình, dự án.
+ Quản lý tiến độ, chất lượng công trình, an toàn lao động, môi trường xây dựng.
+ Quản lý công tác thiết kế các công trình xây dựng.
+ Quản lý tổ chức sản xuất, thi công của các nhà thầu, việc huy động nhân lực, xe máy thiết bị của các đơn vị thi công tại các công trình.
+ Quản lý tài chính.
+ Quản lý các nhà thầu phụ là các công ty con, công ty liên kết của VINAINCON.
Tuỳ từng hợp đồng, VINAINCON sẽ có quy định riêng về chức năng, nhiệm vụ của Tổng công ty và nhà thầu.
+ Quản lý, đầu tư các dự án:
Nghiên cứu, tìm kiếm các dự án có hiệu quả thuộc các ngành nghề kinh doanh chính của Tổng công ty để thực hiện đầu tư.
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ đầu tư kể từ giai đoạn chuẩn bị dự án, thực hiện dự án đến khi nghiệm thu bàn giao đưa công trình vào khai thác sử dụng bảo đảm tính hiệu quả, tính khả thi của dự án và tuân thủ các quy định của pháp luật.
3.2. Hoàn thiện chức năng nhân sự - hành chính (1) Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị VINAINCON sẽ được thiết lập vững mạnh để quản lý hoạt động của VINAINCON quanh 03 lĩnh vực chính:
- Quản lý chiến lược và danh mục đầu tư:
Hội đồng quản trị VINAINCON sẽ:
+ Chỉ đạo phát triển và phê duyệt chính sách chiến lược của VINAINCON và cho các Công ty cấp II;
+ Thảo luận kế hoạch kinh doanh của các lĩnh vực khác nhau, phương thức hợp tác mới...;
+ Phê duyệt kế hoạch sát nhập, mua lại và thoái vốn để tối ưu hóa danh mục kinh doanh;
- Quản lý hiệu quả hoạt động thông qua việc:
+ Chỉ đạo phát triển và thiết lập mục tiêu của doanh nghiệp;
+ Phê duyệt ngân sách và phân bổ vốn đầu tư;
+ Giám sát đánh giá hiệu suất thực tế so với kế hoạch/mục tiêu đã đề ra và thực hiện các cuộc đối thoại trao đổi về hiệu suất;
- Quản lý nhân sự thông qua việc:
+ Phát triển chiến lược nhân sự (thu hút, giữ chân nhân tài, chế độ lương thưởng...);
+ Chỉ đạo xác định hiệu quả làm việc của các nhân sự chủ chốt và cân đối lương thưởng với hiệu quả làm việc;
+ Lựa chọn các ứng viên mới cho các vị trí điều hành cấp cao và các Ban chức năng,tham mưu, quản lý theo yêu cầu;
+ Quản trị và quản lý tuân thủ, để đạt được mục tiêu:
+ Đảm bảo tính minh bạch của các báo cáo kế toán, tài chính và các quy trình kiểm soát nội bộ;
+ Giám sát tuân thủ với các luật lệ và quy định áp dụng;
+ Rà soát rủi ro chính và xây dựng các kế hoạch giảm thiểu tác động của rủi ro;
- Hội đồng quản trị sẽ chuẩn hóa để đảm bảo tính minh bạch và mục tiêu rõ ràng cho các thành viên Hội đồng theo các bước chính như sau:
(Phụ lục 4, Phụ lục 5 kèm theo).
- Đa số thành viên Hội đồng quản trị có chuyên môn sâu về lĩnh vực kinh doanh chính của Tổng công ty, trong đó có 1-2 thành viên độc lập, là người ngoài VINAINCON.
- Thành lập các Ban chức năng hỗ trợ sẽ giúp HĐQT VINAINCON thực hiện hiệu quả sứ mệnh quản trị của mình: Ngoài Ban kiểm soát công ty đã có, nhưng mức độ tập trung vào các hoạt động chính còn hạn chế; do đó có thể sẽ thành lập các Ban: Ban kiểm soát nội bộ, Ban quản trị rủi ro, Ban chiến lược để từ đó có nhận thức sâu sắc hơn, thảo luận chuyên sâu, sử dụng thời gian hiệu quả hơn, dành nhiều thời gian hơn cho các vấn đề chiến lược.
- Hội đồng quản trị sẽ tập trung một nhiệm vụ sau:
+ Chỉ định ứng viên phù hợp cho các vị trí quan trọng (Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc, Giám đốc tài chính, nhân sự...) và đánh giá kế hoạch nhân sự kế nhiệm;
+ Giám sát hành vi và đặt ra mức lương thưởng cho quản lý cấp cao;
+ Phê chuẩn chiến lược VINAINCON, tài khoản, ngân sách, các dự án và đầu tư có giá trị cao;
+ Giám sát tuân thủ pháp luật của VINAINCON và từng Công ty cấp II;
+ Xem xét báo cáo tài chính và hệ thống kiểm soát nội bộ của VINAINCON;
Ban Kiểm soát nội bộ có nhiệm vụ:
- Hỗ trợ HĐQT giám sát hiệu suất hoạt động của VINAINCON;
- Giám sát và đánh giá quy trình báo cáo tài chính, lịch kiểm toán;
- Giám sát việc tuân thủ chính sách quy trình của các Công ty cấp II và các Ban chức năng;
- Giám sát tính chính xác của các báo cáo gửi HĐQT;
- Phát hiện dấu hiệu cảnh báo sớm từ kiểm toán thử và giảm thiểu rủi ro bằng các hành động phù hợp;
- Đồng thời, Ban kiểm soát phải là những thành viên có nền tảng tốt về kế toán tài chính và quản trị, có nền tảng chuyên môn tốt, hiểu biết rộng về các ngành xây dựng, EPC, đầu tư kinh doanh điện, bất động sản; có quan điểm độc lập và khách quan về các quy trình kiểm toán...
(2) Ban quản trị rủi ro có nhiệm vụ
- Xây dựng chiến lược và chính sách quản trị rủi ro về tài chính, tìm nguồn lực, rủi ro hoạt động;
- Phê duyệt hướng dẫn đánh giá và phương pháp quản trị rủi ro;
- Đánh giá hiệu quả quản trị rủi ro;
- Đồng thời, các thành viên của Ủy ban quản trị rủi ro phải là người hiểu biết sâu sắc về các yêu cầu pháp lý liên quan đến quản trị rủi ro; có nền tảng tốt về quản trị rủi ro để có thể hướng dẫn thiết kế các công cụ quản trị rủi ro và đưa ra những đề xuất khách quan; hiểu biết rộng về các ngành kinh doanh chính của VINAINCON và các ngành liên quan; có quan điểm độc lập và khách quan về các quy trình và chính sách quản trị rủi ro...
(3) Ban chiến lược có nhiệm vụ
- Phê duyệt chi phí đầu tư và khoản đầu tư cao của các dự án lớn;
- Giám sát quy trình lập kế hoạch chiến lược và bất cứ hoạt động sáp nhập, mua bán doanh nghiệp hoặc giảm vốn đầu tư để đảm bảo tuân thủ chiến lược và chính sách của Tổng công ty;
- Báo cáo định kỳ cho HĐQT về các chủ đề chiến lược, cập nhật lập kế hoạch chiến lược, kế hoạch mua bán sáp nhập doanh nghiệp...
- Đánh giá và phê duyệt các phương pháp do tư vấn độc lập thuê ngoài đề xuất về chiến lược, pháp chế và tài chính;
- Giám sát hiệu quả hoạt động của các Công ty cấp II để đảm bảo thống nhất với chiến lược chung của Tổng công ty;
- Các thành viên của Ban sẽ là những người giàu kinh nghiệm về xây dựng chiến lược kinh doanh, mua lại và sáp nhập doanh nghiệp, thoái vốn, định giá tài sản; hiểu biết sâu sắc về cơ cấu tổ chức các đơn vị kinh doanh liên quan đến các ngành nghề kinh doanh chính và môi trường pháp lý;
kiến thức rộng về thị trường của các ngành kinh doanh chính; có khả năng tổng hợp và đưa ra đề xuất từ kết quả tìm hiểu được.
(4) Ban Tổng giám đốc tập trung các nhiệm vụ sau
- Xem xét và kiểm soát tổ chức thực hiện chiến lược của các Công ty cấp II;
- Giám sát và định hướng triển khai chiến lược;
- Xem xét, thực hiện và giám sát hoạt động hàng ngày của các Công ty cấp II và các Ban chức năng của Tổng công ty;
- Phê duyệt các dự án, đầu tư và phân bổ vốn theo thẩm quyền;
- Chỉ định các ứng viên cho các vị trí quản lý như Phó Tổng giám đốc, Giám đốc các Ban chức năng...
(5) Các Ban chức năng và tổ chức liên quan
Xét điều kiện thực tế hiện tại và những thách thức của việc tái cấu trúc danh mục kinh doanh trong thời gian tới, VINAINCON sẽ tăng cường vai trò là nhà kiểm soát chiến lược đối với các nội dung chính: (1) về Lựa chọn danh mục kinh doanh và phân bổ vốn để quản lý vốn thận trọng hơn và đảm bảo đúng mục đích sử dụng; (2) về Chiến lược để đảm bảo việc chuyển đổi danh mục thống nhất với những phương án chiến lược của lãnh đạo đứng đầu và các đơn vị cần tuân thủ theo chiến lược đó; (3) về Nhân sự - tái cấu trúc sẽ có sự dịch chuyển về nhân sự lãnh đạo và quản lý. VINAINCON sẽ đảm bảo giữ chân và đào tạo bổ sung nhân lực tiềm năng; (4) về Vận hành để
xây dựng được một quy trình quản lý hiệu quả hoạt động chặt chẽ, các quyết định liên quan đến vận hành cần phù hợp với chiến lược đã lựa chọn và thống nhất.
Về cơ cấu tổ chức, VINAINCON sẽ xoay quanh 4 quy trình trọng yếu và đối với mỗi quy trình trọng yếu sẽ được bố trí hoặc tuyển chọn nhân sự phù hợp như: Giám đốc tài chính; Giám đốc Nhân sự; Giám đốc Chiến lược và Giám đốc Vận hành:
* Giám đốc tài chính:
- Về nguồn vốn:
+ Cung cấp hướng dẫn về quản lý nguồn vốn, bao gồm rủi ro giao dịch ngoại tệ, rủi ro lãi suất và rủi ro thanh khoản;
+ Giám sát tình hình thanh khoản của VINAINCON.
- Lập kế hoạch và phân tích tài chính:
+ Xác định chỉ tieu doanh nghiệp và chỉ tiêu tài chính kinh doanh, thống nhất với chiến lược;
+ Rà soát và kiểm tra kế hoạch tài chính của các đơn vị;
+ Đánh giá hiệu quả tài chính thực tế so với chỉ tiêu;
+ Đánh giá mức độ khả thi của đầu tư;
+ Củng cố năng lực tài chính của các đơn vị;
+ Phát triển quy trình chia cổ tức các ngành kinh doanh để huy động vốn cho hoạt động của VINAINCON.
- Kế toán quản trị và kế toán tài chính:
+ Thiết lập tiêu chuẩn và quy trình chính sách hạch toán tài chính cấp VINAINCON và hỗ trợ triển khai;
+ Chuẩn bị báo cáo tài chính hợp nhất cho VINAINCON.
- Nhóm giao dịch:
+ Xác định các mục tiêu mua bán & sát nhập hay thoái vốn;
+ Tiến hành phân tích mức độ khả thi/giá trị;
+ Hỗ trợ đàm phán giao dịch.
- Quan hệ với nhà đầu tư: Quản lý mối quan hệ với các bên liên quan và hướng dẫn đơn vị.
* Giám đốc nhân sự:
- Quản lý nhân sự cấp cao:
Phát triển chiến lực xây dựng đội ngũ quản lý cấp cao trên toàn Tổng công ty bao gồm chiến lược tìm nguồn, quy hoạch nhân sự kế nhiệm, đào tạo và phát triển.
- Quản lý nhân sự:
+ Xây dựng các hướng dẫn quy trình và phương pháp cho các nghiệp vụ nhân sự khác nhau để có thể áp dụng trên toàn VINAINCON;
+ Xây dựng kế hoạch nhân sự chiến lược chung và chỉ đạo các đơn vị thuộc ngành kinh doanh lập kế hoạch nhân sự;
+ Rà soát kế hoạch nhân sự của ngành kinh doanh.
- Thực hiện các nghiệp vụ nhân sự thuộc VINAINCON như: quản lý lương, đánh giá,…
- Quan hệ lao động:
+ Xây dựng các chương trình khuyến khích cán bộ công nhân viên trong toàn VINAINCON tham gia;
+ Tổ chức các hoạt động để kết nối cán bộ công nhân viên;
* Giám đốc chiến lược:
- Quản lý chiến lược:
+ Giúp lãnh đạo cấp cao xây dựng chiến lược doanh nghiệp tổng thể và chuyển đổi thành các chỉ tiêu tài chính và hoạt động;
+ Hướng dẫn và rà soát chiến lược kinh doanh của các đơn vị đảm bảo tính thống nhất với chiến lược của VINAINCON;
+ Hỗ trợ bộ phận tài chính rà soát tính khả thi của đầu tư đối với các khoản đầu tư ngoài kế hoạch.
- Quản lý thông lệ tốt nhất:
+ Hệ thống hóa thông lệ tốt nhất trong nội bộ;
+ Truyền tải xuống các đơn vị/phòng ban chức năng để áp dụng các thông lệ tốt nhất.
- Quản lý thương hiệu:
+ Xây dựng chiến lược thương hiệu tổng thể đồng bộ và xuyên suốt trong toàn VINAINCON;
+ Triển khai chiến lược thương hiệu thông qua nhiều kế hoạch và chiến dịch marketing;
+ Truyền thông nội bộ nhằm đảm bảo thống nhất với chiến lược thương hiệu.
* Giám đốc vận hành:
- Quản trị rủi ro:
+ Xây dựng hướng dẫn quản trị rủi ro cho toàn VINAINCON;
+ Cung cấp chuyên môn quản trị rủi ro cho bộ phận quản trị rủi ro của ngành.
- Quản lý hiệu quả hoạt động:
+ Xây dựng hệ thống quản lý hiệu quản hoạt động doanh nghiệp cho từng ngành kinh doanh đồng bộ với hiệu quả và chỉ tiêu chung của VINAINCON;
+ Giám sát hiệu quả kinh doanh thông qua các chỉ số đánh giá hoạt động;
+ Báo cáo rà soát kinh doanh định kỳ;
+ Thiết lập văn hóa hiệu quả hoạt động trong toàn VINAINCON thông qua nhiều sáng kiến khác nhau.
- Nghiên cứu phát triển:
+ Nghiên cứu và cập nhật các xu hướng công nghệ chính trong ngành;
+ Thúc đẩy triển khai và vận hành công nghệ chính trong các ngành kinh doanh;
+ Hỗ trợ lập kế hoạch nghiên cứu phát triển tại từng đơn vị.
- Công nghệ thông tin:
+ Cung cấp tổng quan danh mục về triển khai công nghệ thông tin cấp ngành kinh doanh.
+ Hỗ trợ nhu cầu về công nghệ thông tin tại VINAINCON.
* Pháp chế và Ban thư ký:
- Xử lý các vấn đề về pháp lý cho cơ quan VINAINCON;