Về tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB
Để nâng cao chất lƣợng và hiệu quả cho kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động nói chung cũng nhƣ công tác đánh giá hệ thống KSNB nói
riêng.Công ty SPT đã sử dụng các kỹ thuật kiểm tra tài liệu, quan sát, phỏng vấn và xây dựng bảng „ Câu hỏi về kiểm soát nội bộ‟ theo một trình tự
logic,khoa học,và tƣơng đối đầy đủ,tuy nhiên biểu câu hỏi về chi phí còn rất ít và sơ sài và cũng không xây dựng đƣợc câu hỏi riêng đối với các phần hành chi phí khác nhau. Do đó Công ty có thể bổ sung thêm Bảng câu hỏi về KSNB đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nhƣ sau:
Bảng 3.1:Câu hỏi về KSNB đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Nội dung Có (Đúng) Không (Sai) Mô tả, ghi chú Đánh giá
1.Đơn vị có quy định về định mức của các khoản CPBH và CPQLDN không?
2.Đơn vị có quy định về thẩm quyền phê duyệt các khoản CPBH và CPQLDN không?
3.Các khoản CPBH và CPQLDN có đầy đủ chứng từ chứng minh và các chứng từ có hợp lệ,có đầy đủ chữ ký không?
4.Việc phê chuẩn và tính toán,đánh giá CPBH và CPQLDN có đảm bảo tính độc lập theo đúng trình tự ?
5.Đơn vị có quy định và kiểm tra chặt chẽ về việc sử dụng tỷ giá ngoại tệ đúng quy định để hạch toán CPBH và CPQLDN.đảm bảo tính thống nhất không?
6.Các khoản CPBH và CPQLDN có đảm bảo đƣợc ghi nhận đầy đủ,kịp thời,có hệ thống và có sự phân loại rõ rang không?
7.Đơn vị có thực hiện thủ tục cut-off CPBH và CPQLDN không?
Bên cạnh việc sử dụng các câu hỏi đóng, KTV nên thiết kế các câu hỏi mở để thu đƣợc những thông tin đa dạng hơn. Các thông tin thu đƣợc kiểm toán viên nên tóm tắt và ghi trong giấy làm việc để lƣu trong hồ sơ kiểm toán giúp công tác kiểm tra và quản lý đƣợc thuận lợi.
Mặt khác, KTV có thể sử dụng lƣu đồ, bản tƣờng thuật để làm phong phú hơn sự hiểu biết về hệ thống KSNB của khách hàng. Lƣu đồ KSNB là sự trình bày các tài liệu và sự vận động liên tiếp của chúng bằng các ký hiệu và biểu đồ, phƣơng pháp này có ƣu điểm là giúp có thể nhìn khái quát. Logic và xúc tích về hệ thống KSNB của khách hàng,dễ dàng phát hiện những thiếu sót trong thiết kế và vận hành của các quá trình và thủ tục kiểm toán.Bản tƣờng thuật là một loại tài liệu bằng văn bản mô tả về cơ cấu KSNB của đơn vị đƣợc kiểm toán, bao gồm 4 điểm chính: Mô tả nguồn gốc của mọi chứng từ và sổ sách; Mô tả tất cả các quá trình đã xảy ra; Mô tả việc luân chuyển, xử lý và lƣu trữ chứng từ; Mô tả những dấu hiệu để cho thấy những nguyên tắc, thủ tục kiểm soát đã đƣợc thực hiện. Bản tƣờng thuật có ƣu điểm là đơn giản, phù hợp với những đơn vị có cơ cấu kiểm soát đơn giản và dễ mô tả, nhƣợc điểm là khó diễn đạt và mô tả chi tiết. Do vậy khó áp dụng đối với các đơn vị đƣợc kiểm toán có cơ cấu kiểm soát phức tạp.
Đánh giá đƣợc hệ thống KSNB để từ đó KTV quyết định nên hay không nên dựa vào hệ thống KSNB của khách hàng,nếu hệ thống KSNB của khách hàng đƣợc đánh giá là tồn tại và hoạt động có hiệu quả, KTV có thể dựa vào, từ đó giảm đƣợc khối lƣợng công việc của KTV rất nhiều.
3.2.2.Giai đoạn thực hiện kế hoạch kiểm toán
3.2.2.1.Về thự c hiện thủ tục phân tích
Khi thực hiện thủ tục phân tích sơ bộ, ngoài việc sử dụng các thông tin định lƣợng, KTV có thể sử dụng các thông tin định tính để phân tích nhƣ: các thay đổi về trong điều kiện ngành nghề kinh doanh đơn vị khách hàng, thay đổi
trong cơ cấu quản lý và hoạt động kinh doanh của đơn vị, trong chính sách kế toán mà công ty mới áp dụng…, đánh giá ảnh hƣởng của những thay đổi đó đến khoản mục CPBH và CPQLDN.
Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán,KTV có sử dụng các thủ tục phân tích nhƣ: so sánh CPBH và CPQLDN,tỷ trọng CPBH trên doanh thu,
CPQLDN trên doanh thu kỳ này với số kế hoạch, số dự đoán đã điều chỉnh theo sản lƣợng tiêu thụ, doanh thu… Xem xét sự biến động của từng khoản mục chi phí trong CPBH, CPQLDN giữa các tháng trong năm. Mọi sự biến động cần đƣợc tìm hiểu nguyên nhân cụ thể để xem xét tính hợp lý hay những nghi ngờ về khả năng sai phạm. Bên cạnh đó, KTV có thể phân tích theo mô hình ƣớc lƣợng của KTV, đó là so sánh CPBH và CPQLDN trên BCTC kỳ này với số ƣớc tính của KTV(ƣớc tính dựa trên CPBH, CPQLDN kỳ trƣớc và tỷ lệ tiêu thụ,doanh thu bán hàng của kỳ này so với kỳ trƣớc)nhằm phát hiện biến động bất hợp lý (nếu có)
Trong giai đoạn kết thúc kiểm toán,việc thực hiện các thủ tục phân tích có vai trò rất quan trọng. Khi đã kiểm toán và có kết luận về từng bộ phân cấu thành BCTC, để có mức thỏa mãn trong kiểm toán càng cao và tăng them độ tin cậy cho kiểm toán viên thì cần phải một lần nữa thực hiện thủ tục phân tích đê đánh giá tổng quát về những thông tin cần kiểm toán và bằng chứng thu thập đƣợc để củng cố thêm cho các bằng chứng và kết luận của KTV, kể cả việc thử lại khả năng tiếp tục hoạt động của doanh nghiệp trƣớc khi KTV ký vào báo cáo kiểm toán.
3.2.2.2. Về phương pháp chọn mẫu
Để khắc phục những hạn chế của phƣơng pháp chọn mẫu phi xác suất, KTV có thể sử dụng các kỹ thuật chọn mẫu của phƣơng pháp chọn mẫu xác suất nhƣ:chọn mẫu theo quy trình máy vi tính hay chọn mẫu hệ thống.
Khi chọn mẫu theo chƣơng trình máy vi tính, KTV cần phải đánh số cho các phần tử trong tổng thể và xây dựng đƣợc mối quan hệ giữa các con số của tổng thể với các con số ngẫu nhiên đƣợc tạo thành từ máy tính.Nhƣ vậy, đầu vào chƣơng trình cần có số nhỏ nhất và số lớn nhất trong số dãy số thứ tự của đối tƣợng kiểm toán, số lƣợng các con số ngẫu nhiên cần có và có thể cần một số ngẫu nhiên làm điểm xuất phát. Còn đầu ra thƣờng là một bảng kê số ngẫu nhiên theo trật tự lựa chọn hoặc theo dãy số tăng dần hoặc cả hai. Việc chọn mẫu này có thể loại bỏ đƣợc những số không thích hợp, tự động loại bỏ những phần tử bị trùng lặp và tự động phản ánh kết quả vào giấy làm việc, có thể lựa chọn các mẫu chọn đa dạng,có tính đại diện cao, theo các phƣơng pháp khác nhau với thời gian ngắn,quan trọng hơn là nó giảm sai sót chủ quan của con ngƣời trong quá trình chọn mẫu, từ đó nâng cao hiệu quả là việc của KTV. Tuy nhiên phí tổn cho việc thiết lập chƣơng trình chọn mẫu này là khá cao.
Chọn mẫu hệ thống là cách chọn để sao cho chọn đƣợc các phần tử trong tổng thể có khoảng cách đều nhau (khoảng cách mẫu). Nguyên tắc của phƣơng pháp này là kể từ một điểm xuất phát ngẫu nhiên đƣợc chọn, sẽ lựa chọn các phần tử cách nhau một khoảng cách cố định hay khoảng cách mẫu.Khoảng cách mẫu đƣợc tính bằng cách chia số phần tử của tổng thể cho số phần tử của mẫu. Phƣơng pháp này đơn giản và dễ làm. Tuy nhiên nó có hạn chế là mẫu chọn thƣờng bị thiên lệch, không đại diện cho tổng thể nếu các phần tử trong tổng thể không đƣợc sắp xếp hoàn toàn ngẫu nhiên. Để khắc phục hạn chế này có thể sử dụng nhiều điểm xuất phát ngẫu nhiên.
