2.1 Giới thiệu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và một số dự án triển khai
2.1.2. Sơ đồ tổ chức Trung tâm tư vấn thiết kế & xây dựng
Trên cơ sở đó, Trung tâm tư vấn thiết kế & xây dựng, Viện khoa học công nghệ xây dựng đưa ra sơ đồ tổ chức sau:
Phó viện trưởng
Giám đốc TTTV
Ban kiểm soát Trưởng đoàn
TVGS
Bé phËn GS KÕt
cấu, Trắc đạc Bộ phận GS
M&E Bé phËn GS KiÕn
tróc Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức Trung tâm tư vấn thiết kế & xây dựng
Trung tâm Tư vấn Thiết kế & Xây dựng - Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng (Viện KHCNXD - IBST) là pháp nhân đại diện chịu trách nhiệm trước Chủ đầu tư về mọi hoạt động của Đoàn TVGS theo hợp đồng
kinh tế ký giữa Trung tâm Tư vấn Thiết kế & Xây dựng - Viện KHCNXD và Chủ đầu tư.
Trưởng Đoàn tư vấn giám sát chịu trách nhiệm trước Giám đốc TTTV về hoạt động của Đoàn TVGS tại công trình, chỉ đạo chung mọi mặt công tác của Đoàn TVGS. Trưởng Đoàn tư vấn giám sát có trách nhiệm đề ra các biện pháp và tổ chức thực hiện để đảm bảo tiến độ giám sát theo yêu cầu đã cam kết tại hợp đồng ký với Chủ đầu tư theo nguyên tắc tiến độ theo từng tháng không được kéo dài hơn tiến độ được duyệt.
Phó Trưởng đoàn TVGS và Trưởng các bộ phận thuộc Đoàn TVGS giúp Trưởng Đoàn tư vấn giám sát và chịu trách nhiệm trước Giám đốc TTTV và Trưởng Đoàn tư vấn giám sát trong việc chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tư vấn giám sát thi công.
Phó Trưởng đoàn TVGS và Trưởng các bộ phận thuộc Đoàn TVGS giúp Trưởng Đoàn tư vấn giám sát kiểm tra đôn đốc thực hiện tiến độ trong tháng và đệ trình kế hoạch tiến độ của tháng sau, đưa ra biện pháp nhằm đảm bảo công việc được thực hiện theo đúng kế hoạch và phấn đấu rút ngắn tiến độ hàng tháng như kế hoạch đề ra.
Kế hoạch thực hiện công tác hàng tháng của Đoàn TVGS sau khi đã được lập và thống nhất trong Đoàn tư vấn giám sát phải được đệ trình lên TTTV TK&XD.
Quyền hạn và trách nhiệmĐoàn tư vấn giám sát:
Đoàn tư vấn giám sát là bộ phận điều hành chung toàn bộ công tác tư vấn giám sát, được đặt dưới sự điều hành trực tiếp của Trưởng đoàn TVGS, Phó Trưởng đoàn TVGS và Trưởng các bộ phận thuộc Đoàn TVGS. Là đầu mối trực tiếp tiếp nhận mọi thông tin, các ý kiến của Chủ đầu tư và của Nhà thầu. Các thành viên trong đoàn TVGS có trách nhiệm thường xuyên nắm tình hình thực hiện công việc của tất cả các bộ phận chuyên môn để điều hành
chỉ đạo kịp thời theo chỉ thị của Trưởng Đoàn tư vấn giám sát. Đối với các vấn đề lớn cần có sự quyết định của các cơ quan có thẩm quyền, Trưởng Đoàn tư vấn giám sát phải báo cáo và được Giám đốc TTTV chấp thuận trước khi ký văn bản chính thức.
Trưởng Đoàn tư vấn giám sát:
Trưởng Đoàn tư vấn giám sát chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Đoàn TVGS theo hợp đồng đã ký với Chủ đầu tư về kỹ thuật, chất lượng, tiến độ; giải quyết các vấn đề kỹ thuật phức tạp; tư vấn cho Chủ đầu tư giải quyết các vấn đề tranh chấp giữa các bên trong quá trình triển khai dự án; là người đưa ra chủ trương và quyết định đối với vấn đề kỹ thuật quan trọng; xem xét và phê chuẩn báo cáo của Đoàn TVGS và các văn bản về quản lý hợp đồng.
Trưởng Đoàn tư vấn giám sát có thể uỷ quyền cho Phó Trưởng Đoàn TVGS, Trưởng các bộ phận thực hiện các công việc cụ thể, có quyền kiến nghị thay đổi nhân sự (kể cả nhân sự chủ chốt) của Nhà thầu khi các nhân viên đó có các hành động làm ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng của dự án.
Trưởng Đoàn TVGS là người chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Đoàn TVGS về công việc tư vấn giám sát:
- Giữ gìn quan hệ mật thiết với Chủ đầu tư, làm rõ yêu cầu và nguyện vọng của họ.
- Xác định cơ cấu tổ chức của Đoàn TVGS và chức trách các cán bộ chủ chốt.
- Quan hệ với người phụ trách và các nhà thầu, xác định các vấn đề cùng công tác giữa các bên; trao đổi các tài liệu có liên quan đến dự án.
- Quan hệ với các cơ quan hữu trách có liên quan đến việc triển khai dự án.
- Kiểm tra tiến độ công trình và chất lượng thi công, nghiệm thu từng phần việc hạng mục công trình và công trình, ký xác nhận khối lượng, hồ sơ thanh toán công trình.
- Xem xét, chỉnh lý, phê duyệt các văn bản, hồ sơ, tài liệu có liên quan đến công tác tư vấn giám sát.
- Cung cấp cho Chủ đầu tư tất cả các tài liệu phân tích về hiệu quả, tình trạng của dự án, đề xuất ý kiến có tính quyết định về phía tư vấn quản lý thực hiện dự án.
- Phối hợp với các bên có liên quan tổ chức nghiệm thu hạng mục công trình và công trình theo quy định hiện hành.
- Báo cáo định kỳ các việc thực hiện cho TTTV và Chủ đầu tư.
Chế độ báo cáo:
Trưởng Đoàn tư vấn giám sát phải báo cáo định kỳ với Giám đốc TTTV, trên cơ sở tổng hợp các báo cáo của Đoàn TVGS;
Trưởng các bộ phận thuộc Đoàn TVGS phải tổng hợp và chịu trách nhiệm về tính chính xác của báo cáo định kỳ về các công việc do thành viên thuộc bộ phận của mình thực hiện, để báo cáo Trưởng Đoàn tư vấn giám sát vào các thời điểm quy định.
Chế độ kiểm tra:
Trưởng Đoàn tư vấn giám sát có quyền kiểm tra toàn bộ công việc của Đoàn TVGS vào bất kỳ thời điểm nào khi thấy cần thiết;
Theo định kỳ, Trưởng Đoàn tư vấn giám sát (hoặc người được uỷ quyền bằng văn bản của Trưởng Đoàn tư vấn giám sát) sẽ kiểm tra công việc của Đoàn TVGS. Khi cần, Trưởng Đoàn tư vấn giám sát có quyền yêu cầu bất kỳ thành viên nào của Đoàn TVGS báo cáo công việc do mình phụ trách, hoặc các sự việc có liên quan.
Trên cơ sở đó, Ban Quản lý dự án phối hợp với Đoàn Tư vấn giám sát, thống nhất quy trình giám sát, nghiệm thu chất lượng thi công. Phân công thời gian, chuyên môn để đáp ứng được chất lượng công việc, từ khâu soát xét bản vẽ, kiểm tra vật liệu đầu vào, kết quả thí nghiệm, nghiệm thu công việc xây dựng đến khi kết thúc hạng mục xây dựng, công trình xây dựng. Cụ thể như sau:
Công tác kiểm tra bản vẽ kỹ thuật thi công: Ngay sau khi Ban QLDA chuyển cho TVGS bản vẽ thi công, TVGS tập trung rà soát, kiểm tra các nội dung bản vẽ, phát hiện kịp thời các lỗi và đồng thời góp ý với Ban QLDA, trường hợp có vấn đề kĩ thuật lớn thì TVGS có thể trao đổi trực tiếp với Tư vấn thiết kế và cùng đưa ra ý kiến thống nhất.
Công tác bàn giao mặt bằng thi công: Tư vấn giám sát trắc đạc kiểm tra các mốc chuẩn quốc gia được bàn giao từ Ban quản lý dự án, cùng với Đơn vị thi công tiến hành xây dựng hệ thống lưới trắc đạc trên công trường, xây dựng và bảo quản các mốc thứ cấp để phục vụ trong quá trình thi công.
Công tác kiểm tra vật liệu đầu vào: Tư vấn giám sát tiến hành kiểm tra hồ sơ năng lực của đơn vị cung cấp, kiểm tra CO/CQ nhà sản xuất, kiểm tra năng lực phòng Las. Tiến hành lấy mẫu thí nghiệm vật liệu và mang đi thí nghiệm theo tiêu chuẩn hiện hành. Trường hợp kết quả thí nghiệm không đạt yêu cầu kĩ thuật đặt ra, vật liệu đó coi như không đạt yêu cầu kỹ thuật và phải trả về nơi sản xuất. Chỉ đến khi mẫu vật liệu đạt yêu cầu kỹ thuật thì mới được đưa vào sử dụng trong dự án. Tất cả các công tác trên đều có sự chứng kiến của các bên tham gia.
Công tác trắc đạc: Khi Đơn vị thi công chuẩn bị thi công công việc xây dựng, giám sát trắc đạc của TVGS và giám sát trắc đạc của ĐVTC cùng tiến hành kiểm tra, định vị vị trí cần thi công, tiến hành bật mực, gửi mốc vào các vị trí cố định để làm căn cứ thực hiện các thao tác sau.
Công tác nghiệm thu công việc xây dựng: Tiến hành giám sát quá trình ĐVTC, nhắc nhở kịp thời khi có sai sót, nghiệm thu công việc xây dựng theo đúng các tiêu chuẩn hiện hành được áp dụng. Trường hợp nhắc nhở nhiều lần mà ĐVTC vẫn tiếp tục sai sót thì TVGS sẽ xin chỉ thị Ban QLDA áp dụng quy chế phạt.
Ngoài công tác ngoại nghiệp, việc thông tin trao đổi thư từ với ĐVTC là rất quan trọng, bao gồm việc đưa ra các thông báo về quyết định bổ nhiệm, phê duyệt các công tác của ĐVTC, xem xét và phê duyệt các nhà thầu phụ, đảm bảo các điều kiện thanh toán. Đưa ra các thủ tục cần thiết khi không đảm bảo tiến độ hoặc đạt tiến độ yêu cầu. Quản lí thiết bị đưa ra khỏi công trường, trả lời các thư xin gia hạn…