Lấy cơ sở pháp lý là hồ sơ thiết kế được phê duyết, các tiêu chuẩn, qui phạm, qui chuẩn kỹ thuật liên quan và hợp đồng kinh tế làm tiền đề để xác định nhiệm vụ của tư vấn giám sát và xây dựng qui trình tư vấn giám sát cho toà nhà Kinh Đô.
Tham chiếu đến
Tham chiếu đến
THAM CHIẾU ĐẾN
THAM CHIẾU ĐẾN (Cấp thứ nhất)
Các Quy trình
quản lý chất lượng, Các Quy chế nội bộ
( Cấp thứ hai )
Các Biểu mẫu, các Hướng dẫn công việc, các Biểu mẫu, các Bản vẽ... và các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài như tài liệu, bản vẽ khách hàng cung cấp, các tiêu chuẩn, văn bản pháp quy...)
(Cấp thứ ba)
Các hồ sơ (Cấp thứ tư)
tự thi công của đơn vị nhận thầu, đảm bảo tiến độ công trình và chất lượng công trình, khống chế giá thành công trình. Trình tự giám sát chất lượng công trình, giám sát tiến độ công trình và giám sát giá thành công trình được thể hiện trong các sơ đồ sau:
Nhà thầu xin phép khởi công
Kiểm tra nguyên vật liệu, thiết bị, nhân công.
Duyệt công nghệ thi công
Kỹ sư giám sát trưởng duyệt và báo cáo
Chủ đầu tư
Đạt Không đạt
Khởi công từng trình tự công việc
Nhà thầu tù kiÓm tra chất lượng
Đạt Không đạt
Kỹ sư giám sát chuyên ngành
nghiệm thu
Đạt Không đạt
Kỹ sư giám sát ký xác nhận chuyển đoạn trung gian
Sơ đồ trình tự giám sát chất lượng
Hình 3.4. Sơ đồ trình tự giám sát chất lượng
Hình 3.5. Sơ đồ trình tự giám sát tiến độ
Kỹ sư giám sát xét duyệt
Đạt
Không Không đạt
Sơ đồ trình tự giám sát tiến độ Nhà thầu đề xuất
kế hoạch tiến độ Kỹ sư giám sát
đề nghị khởi công
Công trình khởi công
KiÓm tra theo dâi thực thi kế hoạch
Kế hoạch kéo dài
Nguyên nhân do nhà thầu
Cã
Cã Nhà thầu điều chỉnh
kế hoạch
KS giám sát xem xÐt
Cần điều chỉnh
Điều chỉnh kế hoạch tiến độ
Ký xác nhận chuyển giao
Theo dõi sửa chữa kế hoạch Công bố trách nhiệm sai sót
Không cần
điều chỉnh Không
Bước 1: Khởi xướng và quản lý hồ sơ gốc
Trong khi thực hiện các nhiệm vụ. Tư vấn sẽ áp dụng hệ thống lập tài liệu để bảo đảm kiểm soát chính tắc tất cả các hoạt động trong tất cả các giai đoạn thi công. Công việc này bao gồm tăng cường bảo quản các sổ lưu giữ, ghi chú, nhật ký, ghi nhớ, thư từ...liên quan đến dự án và ghi nhật ký tất cả các tài liệu đi và đến liên quan đến dự án. Các báo cáo kiểm tra, thí nghiệm, báo cáo kỹ thuật cũng sẽ được ghi chép, phân loại, đánh ký hiệu tham khảo và lưu trữ một cách thích hợp.
Tư vấn cũng sẽ lập thành hồ sơ tiến độ thi công bằng hình ảnh được phân loại theo ngày tháng và vị trí với lời bình tại chỗ công việc thi công.
Bước 2:Thành lập và quản lý sổ lưu bản vẽ
Việc quản lý bản vẽ và các sửa chữa là rất quan trọng vì Nhà thầu cần phải được cung cấp bản vẽ mới nhất. Tư vấn sẽ lập hệ thống lưu giữ cho gói thầu. Công việc này bao gồm lưu giữ thư Nhà thầu yêu cầu cung cấp bản vẽ và ngày tháng ban giao.
Công việc này rất quan trọng để tránh hoặc giảm thiểu những khiếu nại từ phía Nhà thầu.
Bước 3:Trao đổi thư từ công văn với Nhà thầu Các thư từ quan trọng do Tư vấn soạn thảo bao gồm:
Phát hành hướng dẫn bắt đầu công việc.
Thông báo cho Nhà thầu và Chủ đầu tư bằng thư về bổ nhiệm Trưởng đoàn Tư vấn giám sát, các thành viên tham gia.
Chấp thuận đại diện có thẩm quyền của Nhà thầu.
Phê duyệt chương trình công tác của Nhà thầu và các điểm sửa đổi.
Xem xét và trình Chủ đầu tư phê duyệt các Nhà thầu phụ.
Đo đếm công việc.
Chuẩn bị các chứng từ thanh toán tạm thời.
Đảm bảo tuân thủ các điều kiện thanh toán.
Thông báo cho Chủ đầu tư và Nhà thầu nếu thay đổi đại diện Tư vấn giám sát.
Đảm bảo tất cả các thay đổi phải bằng văn bản và việc phát hành chúng phải phù hợp với các quy định.
Thủ tục cần thiết nếu tiến độ của Nhà thầu quá chậm để hoàn thành công việc theo đúng kế hoạch.
Quản lý việc di chuyển các thiết bị ra vào công trường.
Các yêu cầu đối với Nhà thầu phụ được chọn.
Đảm bảo rằng bất cứ công trình nào hoặc phần nào của công việc bị đình chỉ theo chỉ thị của Tư vấn giám sát thì những chỉ thị đó phải được lập thành văn bản "lệnh đình chỉ".
Trả lời các thư xin gia hạn kéo dài thời gian, quy định thời hạn trong đó thông tin phải được trình nộp.
Chuẩn bị chứng chỉ quyết toán.
Hoàn thành và trình nộp báo cáo hợp đồng.
Bên cạnh đó, Tư vấn giám sát cũng phải chịu trách nhiệm đối với thư từ tài liệu hàng ngày xử lý các thắc mắc của nhà thầu, phê duyệt và hướng dẫn.
Bước 4: Tư vấn cho Chủ đầu tư lập thư từ, công văn liên quan đến hợp đồng
Tư vấn cho Chủ đầu tư ra thông báo bắt đầu công việc: Trong vòng thời gian ấn định trong phụ lục đấu thầu, Chủ đầu tưphải phát hành thông báo cho nhà thầu khởi công và khi đó Nhà thầu phải bắt đầu thi công công trình càng sớm một cách hợp lý càng tốt. Việc ra thông báo này sẽ loại bỏ được rủi ro là việc huy động của Nhà thầu sẽ bị chậm trễ trong thời gian không xác định theo sự thuận lợi của Chủ đầu tư.
Cần phải phối hợp thông báo bắt đầu công việc với lưu ý Nhà thầu về các tài liệu mà họ phải phát hành trong tương lai gần, như bảo lãnh thực hiện, bảo hiểm và các tài liệu tương tự.
Chủ đầu tưcần phải bàn giao mặt bằng thi công sớm nhất có thể cho Nhà thầu thi công đề cho công việc được triển khai một cách chủ động.
Bước 5:Tổ chức buổi họp tiền thi công
Ngay sau khi trao đổi hợp đồng, TVGS đề nghị bố trí một buổi họp với Nhà thầu càng sớm càng tốt. Mục đích của buổi họp này trước nhất là cho phép đại diện của TVGS và đại diện của Nhà thầu gặp gỡ nhau, và sau đó là thảo luận các chi tiết thực hiện công trình.
Thông qua buổi họp này Nhà thầu có cơ hội thu thập kiến thức của TVGS về các điều kiện địa phương, về thiết kế. Ngược lại, buổi họp cho phép đối thoại về phương pháp và chương trình làm việc dự định của Nhà thầu.
Điển hình, các chủ đề cần làm sáng tỏ bao gồm:
Tổng quan của TVGS về khái niệm dự án, chỉ dẫn kỹ thuật và các lĩnh vực cần làm sáng tỏ;
Chương trình và phươngpháp làm việc đề xuất của Nhà thầu;
Các công trình cần ký hợp đồng phụ;
Di dời các công trình tiện ích và xin giấy phép;
Mỏ đất, cát và đá;
Thủ tục giám sát và đặt hàng vật liệu dự tính;
Các điều khoản về điều kiện an toàn;
Uỷ quyền của Nhà thầu và TVGS, đường dây liên lạc;
Nhà cung cấp/nguồn đề xuất cho các thiết bị.
Bước 6:Tham gia các buổi họp giao ban hàng tuần, hàng tháng, họp đột xuất
Các buổi họp giao ban hàng tuần, hàng tháng
Trước cuộc họp 24 giờ các đơn vị Thi công và Tư vấn giám sát gửi báo cáo và bản photo các biên bản nghiệm thu – chứng chỉ vật liệu – các kết quả thí nghiệm ….đến Chủ đầu tư. Trong buổi họp các đơn vị cần trình bày ngắn gọn và rõ ràng các nội dung chủ yếu sau trong báo cáo thi công, bao gồm:
Khối lượng đã thực hiện theo nguyên tắc: khối lượng cộng dồn trên khối lượng tổng cộng; tình hình an ninh, an toàn lao động trên công trường; tình hình chất lượng của các công việc thi công; tiến độ thi công so với tổng tiến độ được các bên phê duyệt và tiến độ thi công kỳ tới; các ý kiến đề xuất….
Chủ đầu tư sẽ phát hành thông báo họp tháng cho các bên dựa trên nội dung cuộc họp đã được thống nhất ghi trong sổ nhật ký công trường.
Các buổi họp đột xuất
Những buổi họp này được triệu tập vào bất kỳ lúc nào để thảo lụân về một vấn đề nằm ngoài phạm vi các buổi họp thường kỳ. Người triệu tập phải phát hành một chương trình ghi rõ chủ đề của buổi họp và danh sách các thành viên được mời tham dự. Buổi họp sẽ do đại diện Chủ đầu tư hoặc TVGS chủ trì và do một nhân viên ghi biên bản.
Bước 7:Trợ giúpcác vấn đề về bảo hiểm Bảo hiểm chính mà Nhà thầu phải duy trì là:
Cung cấp hợp đồng và bằng chứng đóng tiền bảo hiểm cho bảo hiểm đối với bên thứ ba.
Cung cấp hợp đồng và bằng chứng đóng tiền bảo hiểm cho bảo hiểm tai nạn lao động.
Bước 8:Soát xét lịch làm việc của Nhà thầu
Nhà thầu phải soạn thảo chương trình làm việc theo "mẫu và chi tiết" do TVGS yêu cầu và cập nhật chương trình đó khi có yêu cầu của TVGS. Để đạt được mục đích này, Tư vấn sẽ đòi hỏi Nhà thầu soạn thảo và duy trì lịch dự án bằng phần mềm quản lý dự án hiện đại (MS Project);
Nhà thầu phải quan tâm đúng mức đến các nguồn lực yêu cầu cho dự án (nhân công, vật liệu, thiết bị và kinh phí) chứ không chỉ là logic và thời gian của các hoạt động. Đây là một nhiệm vụ phức tạp và để hoàn thành nhiệm vụ này Nhà thầu cần có một kỹ thuật hồ sơ lập kế hoạch có kinh nghiệm, và công việc duy nhất của anh ta là duy trì lịch trình dự án;
Tư vấn sẽ cử một nhân viên để liên lạc với Nhà thầu để duy trì lịch dự án để bảo đảm lịch trình này được thực hiện đúng và thực tế, đồng thời Chủ đầu tưsẽ nhận được các thông tin chính xác, cập nhật về tình trạng dự án;
Trong từng giai đoạn cụ thể Tư vấn cùng Nhà thầu rà soát lại tiến độ để phát hiện các yêu tố gây nên chậm chễ, các công việc nằm trên đường găng ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án. Vai trò của Tư vấn là bảo đảm rằng Nhà thầu sẽ áp dụng các biện pháp cần thiết để làm giảm các yếu tố bất lợi này.
Bước 9:Soát xét hệ thống đảm bảo chất lượng của Nhà thầu
Nhà thầu sẽ được yêu cầu thiết lập một hệ thống chất lượng phù hợp với ISO 9001. Hệ thống này sẽ xác định các công trình sẽ được thực hiện như thế nào với mục đích giảm thiểu các khuyết tật và tối ưu hoá chất lượng. Một khía cạnh quan trọng của kế hoạch chất lượng do Nhà thầu đưa ra là tập hợp các thủ tục mô tả vận hành tiêu chuẩn được thực hiện như thế nào. Các thủ tục bao gồm:
Tiêu đề và mục đích của vận hành;
Ai được phép giám sát và duyệt công trình;
Vật liệu và thiết bị cần thiết;
Các tài liệu tham khảo;
Hiệu chuẩn hoặc các vận hành thử nghiệm;
Trình tự của vận hành phải thực hiện;
Cần có sự phê duyệt của TVGS hay không và nhân viên được phép phê duyệt;
Mục đích của ISO 9001 là thiết lập một hệ thống bảo đảm một thành viên của Nhà thầu biết rõ họ phải làm gì, biết rõ họ có đủ nguồn lực để làm việc đó và được trao quyền kiểm tra công việc của chính họ vào bảo đảm rằng công việc đó đáp ứng các yêu cầu đề ra. Bất kỳ sai sót nào trong thủ tục hoặc trong sản phẩm hoàn thành đều được ghi nhận và phản hồi cho người quản lý bảo đảm chất lượng để xác định biện pháp khắc phục. Biện pháp có thể là thực hiện huấn luyện nhân viên, cung cấp thêm các nguồn lực để vân hành hoặc sửa đổi thủ tục.
Vai trò của Tư vấn giám sát
Hệ thống quản lý chất lượng của Nhà thầu cũng không làm giảm vai trò và trách nhiệm của TVGS trong việckiểm tra giám sát;
Các vật liệu hoặc hạng mục công trình có thể được TVGS chỉ thị thí nghiệm theo quy định. Nhà thầu phải cung cấp sự trợ giúp cần thiết về Nhân công, điện, nhiên liệu, kho bãi và dụng cụ cần thiết cho công việc thí nghiệm;
Tư vấn sẽ lưu giữ các hồ sơ, các báo cáo thí nghiệm và các kết quả kiểm tra giám sát khác.
Bước 10:Soát xét tiến độ công việc của Nhà thầu Kế hoạch làm việc của nhà thầu
Các kế hoạch này sẽ tạo thành cơ sở để căn cứ vào đó kiểm soát tiến độ tương lai sẽ được đánh giá và do đó cần phải được nghiên cứu kỹ trước khi phê duyệt. Các nguồn lực do Nhà thầu đề xuất về nhân công, thiết bị và vật liệu sẽ được Tư vấn xem xét chi tiết, để thiết lập được các chương trình thực tế và phù hợp với các yêu cầu hoàn thành hợp đồng.
Chương trình làm việc chi tiết của Nhà thầu sẽ được kiểm tra về thiết bị và phương pháp luận đề xuất cho Dự án vào thời điểm đấu thầu. Nhà thầu sẽ
được thông báo ngay về các mâu thuẫn được phát hiện trong lúc đánh giá các thành phần thiết bị/vật liệu của hệ thống. Khi soát xét, kể cả việc thảo luận với Nhà thầu và các điều chỉnh sau đó được hoàn tất. Chương trình sẽ được phê duyệt, khi đó chương trình sẽ là cơ sở cho giám sát tiến độ trong quá trình thi công.
Chương trình được phê duyệt sẽ gồm các số liệu cụ thể về đầu vào nhân công, vật liệu và thiết bị mà Nhà thầu sẽ sử dụng. Thông tin này sẽ được dùng sau này để đánh giá mọi khiếu nại và gián đoạn. Đề nghị là các chương trình đã được chấp thuận sẽ được soạn thảo dưới dạng phân tích mạng đường găng trên vi tính, dùng phần mềm đã được công nhận mà cả Tư vấn và Nhà thầu đều có sẵn (MS Project, Primavera, hoặc tương đương). Việc này sẽ cho phép giám sát tiến độ và cập nhật được thuận lợi.
Đánh giá sự đầy đủ đầu vào cho công tác quản lý kế hoạch làm việc của Nhà thầu
Trong khi thực hiện dự án, tổ giám sát sẽ thương xuyên đánh giá sự đầy đủ của các đầu vào như vật liệu, thiết bị và nhân công do nhà thầu cung cấp và phương pháp làm việc theo những điều đã được đưa ra trong chương trình làm việc đã được phê duyệt. Lưu ý sao cho thiết bị máy móc duy trì được năng suất yêu cầu trong suốt thời gian thi công.
Khi thiết bị trở nên quá cũ không thể vận hành hiệu quả, Nhà thầu sẽ được thông báo để nâng cấp hoặc thay thế. Trường hợp thiết nguồn lực làm chậm trễ công việc tại hiện trường, Nhà thầu sẽ được thông báo để điều chỉnh ngay.
Áp dụng biện pháp thích hợp để đẩy nhanh tiến độ
Trong khi thi công, Nhà thầu phải trình nộp chương trình làm việc hàng tuần, ghi chú rõ dự kiến làm việc cho hai tuần tới. Các tổ giám sát sẽ giám sát hoàn thành tiến độ thực tế so với tiến độ tuần. Việc báo cáo này sẽ được thực
hiện trong các buổi họp tiến độ hiện trường hàng tháng với nhà thầu, ban QLDA và đại diện TVGS.
Công việc giám sát tiến độ cần được thực hiện theo các mục tiêu đã thoả thuận và rõ ràng. Bằng cách ước tính chi phí cho chương trình bằng số tiền theo bảng tiên lượng cho mỗi tháng của thời gian hoàn thành và tích luỹ. Sự tích luỹ này sau đó được so sánh với giá trị hoá đơn tích luỹ thực tế không kể các tiền tạm ứng. Tỷ lệ "thực tế" với "theo chương trình" cho biết tỷ lệ hoàn thành.
Tổ giám sát sẽ thảo luận sớm với Nhà thầu nếu có dấu hiệu không hoàn thành kế hoạch. Khi sự chậm trễ là do các hoàn cảnh trong phạm vi kiểm soát của Nhà thầu, Nhà thầu sẽ được chỉ thị để đề xuất các biện pháp mà Nhà thầu có ý định sử dụng để khắc phục sự chậm trễ và nộp chương trình thi công đã được sửa đổi, chỉ ra ngày hoàn thành trong thời gian hợp đồng.
Nhà thầu phải cập nhật phân tích mạng đường găng bất cứ khi nào được tổ giám sát yêu cầu để xác định các lãnh vực công việc nằm trên đường găng là nguyên nhân gây lên sự chậm trễ, Việc này cho phép đánh giá sớm được các biện pháp cần thiết để đối phó với nguyên nhân chậm trễ.
Bước 11: Quản lý an toàn hiện trường
TVGS sẽ soát xét các khía cạnh về an toàn thi công, cải tiến công việc và biện pháp để bảo đảm rằng chúng là đầy đủ và theo đúng hợp đồng nhằm bảo đảm mỗi một biện pháp hợp lý phải được áp dụng để bảo vệ tính mạng và tài sản.
Tư vấn cũng ý thức đầy đủ trách nhiệm của mình đối với các mặt kỹ thuật của dự án và cũng nhấn mạnh đến nhiệm vụ của Nhà thầu bảo đảm an toàn và không thực hiện bất cứ một tập tục không an toàn nào.
Các vấn đề liên quan đến an toàn công cộng cũng như y tế công cộng cũng phải được nghiên cứu với tầm quan trọng tương tự. Các thao tác thi công