CHƯƠNG II: GIỚI THIỆU DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY LẮP HỆ THỐNG ĐIỆN MẶT TRỜI CÔNG TY CỔ PHẦN NƯỚC SẠCH VINACONEX 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NƯỚC SẠCH VINACONEX
3. QUẢN LÝ CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN
+ Tổng mức đầu tư ----> Các dự toán xây dựng công trình ----> Tổng dự toán xây dựng công trình
+ Trong trường hợp có những phát sinh làm tăng chi phí ngoài dự kiến, mang tính bất khả kháng do những nguyên nhân sau đây:
+ Những yếu tố bất khả kháng như thời tiết bất lợi (hạn hán, bão lụt, sóng thần...) hay chiến tranh hoặc nguy cơ chiến tranh.
+ Biến động bất thường của giá nguyên vật liệu, biến động tỷ giá hối đoái với phần vốn ngoại tệ, hay những thay đổi trong chính sách của Nhà nước quy định mặt bằng giá đầu tư xây dựng công trình.
+ Sự thay đổi của quy hoạch đã được duyệt có liên quan trực tiếp đến dự án
- Nếu những yếu tố này làm chi phí thực hiện dự án vượt tổng mức đầu tư đã được duyệt thì chủ đầu tư phải trình người có thẩm quyền quyết định đầu tư thẩm định lại những nội dung thay đổi.
- Về nguồn vốn đầu tư sử dụng cho dự án, lãnh đạo Công ty, phòng Tài chính kế toán và Ban quản lý dự án đã xác định nguồn vốn đầu tư xây dựng và đưa ra kế hoạch phân bổ vốn cho dự án. Cụ thể, các nguồn vốn của dự án bao gồm:
+ Vốn tự có, huy động cổ đông (lãi suất 15%/năm)
+ Vốn ứng trước của khách hàng (bắt đầu huy động sau khi xây dựng xong phần móng công trình)
+ Vốn vay thương mại trung hạn lãi suất 10%/6 tháng
- Quản lý chi phí dự án bao gồm những quy trình yêu cầu đảm bảo cho dự án được hoàn tất trong sự cho phép của ngân sách bao gồm:
+ Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên: xác định nguồn tài nguyên cần thiết và số lượng để thực hiện dự án.
+ Ước lượng chi phí: ước tính chi phí về các nguồn tài nguyên để hoàn tất một dự án.
+ Dự toán chi phí: phân bổ toàn bộ chi phí ước tính vào từng hạng mục công việc để thiết lập một đường mức cho việc đo lường thực hiện
+ Kiểm soát và Điều chỉnh chi phí: điều chỉnh thay đổi chi phí dự án.
- Phòng Đầu tư và ban quản lý dự án sẽ tổ chức giám sát hoạt động chi phí. Trong đó cần phải đảm bảo và ghi nhận sự thay đổi chi phí hợp lý trong phạm vi cho phép, đồng thời có trách nhiệm thông báo những thay đổi đến những người có thẩm quyền. Để đảm bảo các công việc không bị chậm trễ, bộ phận quản lý trong quá trình giám sát sẽ tiến hành cập nhật lịch trình dự án, thực hiện theo các bước :
+ Tính toán chi phí dự toán của việc được thực hiện + Tính toán chi phí thực của công việc đã thực hiện
+ Tính biến động chi phí: để xác định xem dự án này chưa sử dụng triệt để kinh phí (kết quả mang số dương +) hoặc vượt quá kinh phí (kết quả mang số âm -).
+ Tính toán hiệu suất chi phí: là tỷ số xác định xem dự án sử dụng kinh phí chưa triệt để (tỷ số lớn hơn 1), hay vượt quá chi phí dự toán (tỷ số nhỏ hơn 1).
- Trên cơ sở tính toán, Giám đốc dự án và các thành viên quản lý sẽ đưa ra biện pháp xử lý kịp thời giúp dự án được hoàn thành theo đúng kế hoạch dự toán ngân sách đặt ra.
- Quy trình vay vốn được diễn ra như sau:
+ Lập phương án nhận khoán: Căn cứ vào hợp đồng ký kết với Bên A, đơn vị làm việc với phòng Kinh tế thị trường lập phương án nhận khoán theo đúng những chi phí vật liệu, nhân công, máy móc, chi phí chung và đề nghị lãnh đạo công ty quyết định mức giao khoán.
+ Kiểm tra báo cáo: Căn cứ phương án nhận khoán của đơn vị lập, phòng Kinh tế thị trường kiểm tra định mức, đơn giá theo đúng quy định của Bộ Xây dựng, sau đó trình Giám đốc Công ty phê duyệt hợp đồng giao khoán.
+ Duyệt hợp đồng giao khoán: Sau khi xem phương án nhận khoán, kết quả kiểm tra và đề xuất của phòng Kinh tế thị trường, Giám đốc Công ty ra quyết định giao khoán cho đơn vị thực hiện.
+ Thực hiện hợp đồng giao khoán: Căn cứ hợp đồng giao khoán, phòng Kinh tế thị trường, phòng Kỹ thuật thi công, phòng Tài chính kế toán, đơn vị giao nhận khoán có trách nhiệm thực hiện hợp đồng giao khoán.
+ Đơn vay: Đơn vị lập đơn vay vốn để thi công công trình đúng tiến độ, chi tiết khoản mục vật liệu, nhân công, chi phí máy, chi phí chung, phòng Kỹ thuật thi công kiểm tra số đã vay và lũy kế các khoản phải trả các công trình để xem xét khả năng trả, đồng thời kiểm tra chứng từ chi phí hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của phần đã vay. Trên cơ sở đó Phó giám đốc phụ trách công trình ký xác nhận trước khi trình Giám đốc ký duyệt.
+ Duyệt vay: Giám đốc Công ty căn cứ xem xét đề nghị của phòng Kỹ thuật thi công, phòng Tài chính kế toán và thực tế thi công, chứng từ chi phí hoàn ứng để duyệt vay.
+ Giảm nợ: Khi Bên A trả tiền, phòng Tài chính kế toán lập phiếu giảm nợ và căn cứ mức khoán ghi giảm nợ cho đơn và trình Giám đốc ký giảm nợ.
+ Thanh lý hợp đồng giao khoán: Sau khi dự án hoàn thành và có hồ sơ quyết toán với Bên A, bên A trả hết tiền, đơn vị làm phiếu đề xuất thanh lý hợp đồng giao khoán có xác nhận của phòng Kinh tế thị trường, phòng Tài chính kế toán, trình Giám đốc Công ty ký.
+ Lưu hồ sơ: hồ sơ vay vốn bản gốc được lưu trữ tại phòng Tài chính kế toán. Với quy trình này, vốn sẽ đáp ứng tốt yêu cầu của dự án trong giai đoạn thực hiện.
- Trong quá trình quản lý chi phí dự án, Công ty luôn tuân thủ các nguyên tắc, quy trình quản lý cũng như các điều khoản quy định quyền và trách nhiệm của chủ đầu tư trong các văn bản quy phạm pháp luật.[7]
- Quyền và trách nhiệm của chủ đầu tư:
+ Tổ chức lập dự án đầu tư xây dựng công trình và đưa ra các chỉ dẫn, yêu cầu, giới hạn vốn đầu tư làm cơ sở cho việc lập dự án. Lựa chọn phương án thiết kế, công nghệ, thiết bị, vật liệu xây dựng chủ yếu trình người quyết định đầu tư xem xét, chấp thuận;
+ Được phép điều chỉnh và phê duyệt tổng mức đầu tư điều chỉnh trong các trường hợp điều chỉnh cơ cấu các khoản mục chi phí trong tổng mức đầu tư hoặc các trường hợp điều chỉnh tổng mức đầu tư theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Nghị định này nhưng không làm vượt tổng mức đầu tư đã được phê duyệt;
+ Tổ chức lập, quyết định áp dụng các định mức mới chưa có trong hệ thống định mức đã được công bố hoặc áp dụng, sử dụng các định mức điều chỉnh, định mức xây dựng tương tự ở các công trình khác trừ các định mức quy định tại khoản 6 Điều 13 Nghị định này;
+ Bảo đảm vốn, thanh toán và quyết toán hợp đồng đúng tiến độ và các quy định trong hợp đồng đã ký kết với nhà thầu;
+ Tổ chức kiểm soát chi phí đầu tư xây lắp theo quy định;
+ Quyết định và chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp lý của giá trị đề nghị cơ quan thanh toán vốn đầu tư thanh toán vốn cho nhà thầu;
+ Được phép thuê các tổ chức, cá nhân tư vấn công tác quản lý chi phí để thực hiện các công việc về quản lý chi phí và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc lựa chọn các tổ chức, cá nhân tư vấn này;
+ Được quyền đòi bồi thường hoặc khởi kiện ra Tòa hành chính hoặc Tòa kinh tế đòi bồi thường các thiệt hại do việc chậm chễ của cơ quan thanh toán vốn đầu tư;
- Trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư, công tác quản lý chi phí dự án của công ty chủ yếu tập trung vào việc lập kế hoạch chi phí thực hiện dự án. Dự toán chi phí thực hiện dự án trong giai đoạn này đóng vai trò vô cùng quan trọng, nó quyết định phần lớn chi phí trong tất cả các khâu còn lại của một dự án. Nếu có bất kì một sai sót nhỏ nào trong công tác quản lý chi phí ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư sẽ để lại hậu quả nghiêm trọng. Do các dự án đầu tư của Tổng công ty thường là trong lĩnh vực công nghiệp nặng nên công nghệ sử dụng vào dự án thường có giá trị rất lớn. Nếu đánh giá hoặc sử dụng sai quy trình công nghệ thì tổn thất chi phí cho khoản mục này rất lớn.
- Chủ thể thực hiện: Chủ thể trực tiếp lập kế hoạch chi phí thực hiện dự án lại là các đơn vị lập báo cáo đầu tư, thiết kế kỹ thuật thi công và thiết kế kỹ thuật cơ sở. Đó chính là đơn vị tư vấn thiết kế kết hợp với các cán bộ chuyên môn trong Ban quản lý dự án (cán bộ của Ban Tài chính - Kế toán, phòng Kỹ thuật, phòng Kế hoạch, phòng Đầu tư tham gia vào Ban quản lý dự án).