- Đoăng thời ghi giá vôn: Nợ TK
Chương III: NHAƠN XÉT, KIÊN NGHỊ VAØ KÊT LUAƠN
3.1.3.2 Những toăn tái và kiên nghị:
Beđn cánh những ưu đieơm cụa cođng ty như đã trình bày ở phaăn tređn, cođng ty còn có moơt sô khó khaín còn toăn đĩng ở moơt sô khađu lieđn quan đên kê toán. Theo em nêu khaĩc phúc kịp thời sẽ giúp cho boơ phaơn kê toán hốt đoơng hoàn thieơn hơn, mang lái hieơu quạ tôi đa. Cú theơ là:
Veă tình hình toơ chức boơ máy kê toán và cođng tác kê toán tái cođng ty:
Toơ chức chứng từ và lưu chuyeơn chứng từ giữa các phòng ban chức naíng:
Những toăn tái:
- Vieơc luađn chuyeơn chứng từ giữa phòng kinh doanh nhaơp khaơu, phòng đaău tư xuât nhaơp khaơu với phòng tài chính kê toán chưa nhanh chóng và kịp thời. Ở bạng keđ chi tiêt hàng mua nhaơn thây có moơt sô maịt hàng có hoá đơn phát sinh ở tháng trước nhưng tháng sau mới được ghi nhaơn làm cho vieơc hách toán chaơm lái và khođng phạn ánh đúng giá trị hàng nhaơp xuât trong kì.
- Đôi với hàng nhaơp khaơu, sau khi hàng nhaơp kho, cán boơ thu mua hàng thường khođng chuyeơn ngay boơ chứng từ cho boơ phaơn kê toán. Vì vaơy, làm cho vieơc tính giá thành khođng kịp thời, đođi khi thât lác chứng từ. Theđm vào đó, trong các laăn thanh toán cođng nợ ngay, kê toán khođng đính kèm phiêu thu hay phiêu chi vào các hoá đơn thực hieơn sai nguyeđn taĩc kê toán.
- Đôi với maịt hàng mua trạ chaơm, đođi khi cán boơ thu mua hàng chưa chuyeơn chứng từ cho kê toán thì người bán đã sang đôi chiêu với cođng nợ, đieău này gađy khó khaín cho kê toán hàng hoá và cođng nợ.
Kiên nghị:
- Noơi boơ phòng kê toán và các phòng ban lieđn quan phại có sự phôi hợp chaịt chẽ và giúp đỡ lăn nhau đeơ chân chưnh những toăn tái khođng caăn thiêt giúp cođng tác kê toán ngày càng hoàn chưnh hơn. Cú theơ:
- Sau khi hàng nhaơp kho, cán boơ phòng kinh doanh neđn giao ngay chứng từ cho kê toán và tích cực tính toán cođng nợ với kê toán, khođng đeơ tình tráng kéo dài.
- Đôi với bán hàng trạ chaơm có thê châp thì hoá đơn phại có giá trị thâp hơn giá trị thê châp, đođi khi vì mang tính cánh tranh cho neđn Cođng ty cũng caăn duyeơt những trường hợp có gía trị cao hơn giá trị thê châp nhưng caăn phại có sự lựa chĩn khách hàng (những
khách hàng quen thuoơc với cođng ty, làm aín lađu dài với cođng ty, đáng tin caơy và có uy tín).
- Khi laơp chứng từ xuât hàng, cán boơ thu mua hàng caăn lieđn heơ chaịt chẽ với kê toán kho hoaịc kê toán cửa hàng đeơ naĩm tình hình hàng toăn kho, đeơ khaĩc phú tình tráng người mua xuông nhaơn hàng mà khođng có hàng xuât.
- Đôi với các hoá đơn đã thanh toán tieăn, kê toán khođng đính kèm vào hóa đơn phiêu thu, phiêu chi; đieău này gađy khó khaín hơn cho vieơc kieơm tra. Có theơ thực hieơn như sau: hóa đơn neđn tiên hành tách rieđng giữa hóa đơn đã thanh toán và hóa đơn chưa thanh toán. Các hóa đơn đã thanh toán, caăn phại kép theđm phiêu thu hay phiêu chi, các hóa đơn chưa thanh toán thì saĩp xêp theo thứ tự thời gian.
Heơ thông tài khoạn áp dúng :
Những toăn tái:
Hieơn nay, cođng nợ chư do moơt nhađn vieđn theo dõi, các khoạn phại thu, phại trạ cụa cođng ty. Với cùng moơt khách hàng, cođng ty khođng mở làm hai tài khoạn đeơ theo dõi: TK131, TK331 làm như vaơy có theơ xạy ra tình tráng gian laơn, rút tieăn làm thât thoát tài sạn chung cụa doanh nghieơp.
Kiên nghị:
Cođng ty neđn theo dõi làm hai tài khoạn 131 và 331, cho hai nhađn vieđn theo dõi rieđng, cùng nhau tiên hành đôi chiêu bù trừ thì sẽ deê hieơu hơn và đúng quy định hơn, ngaín chaịn tình tráng gian laơn.
Heơ thông soơ sách tái cođng ty:
- Soơ sách cụa cođng ty được chia cho nhieău người theo dõi, moêi kê toán theo dõi moơt sô tài khoạn rieđng, đieău này đođi khi dăn đên sự khođng đoăng nhât.
Ví dú: Khi kê toán thanh toán tieăn hàng cho cođng ty, kê toán theo dõi TK111 sẽ
ghi:
Nợ TK111
Có TK131
Trong khi đó kê toán cođng nợ, sẽ caín cứ hoá đơn ghi: Nợ TK131
Có TK511 Có TK3331
- Sự trùng laĩp trong vieơc ghi chép giữa kê toán tieăn maịt và kê toán cođng nợ dăn đên sự khođng đoăng nhât. Tuy nhieđn vieơc hách toán này beđn cánh những khuyêt đieơm cũng có moơt sô ưu đieơm nhât định.
- Ngoài ra, do quy mođ hốt đoơng cụa Cođng ty tương đôi lớn neđn có rât nhieău nhà cung câp hàng hoá. Do dó, thay vì theo dõi soơ chi tiêt cođng nợ toơng hợp cho nhieău nhà cung câp, kê toán neđn sử dúng lối soơ có theơ tách rời. Sau moơt quý kê toán sẽ tách soơ thành những phaăn tuỳ theo nhà cung câp và lưu vào soơ chung cụa quý trước theo thứ
tự thời gian. Moơt soơ sẽ được sử dúng chung cho moơt naím và sẽ làm cho vieơc theo dõi cođng nợ được deê dàng và lieđn túc hơn.
- Đaịc trưng cơ bạn cụa hình thức chứng từ ghi soơ là kê toán caín cứ vào “chứng từ ghi soơ” đeơ laơp “soơ đaíng ký chứng từ ghi soơ” ghi chép các nghieơp vú kinh tê theo trình tự thời gian và “soơ cái” đeơ ghi chép các nghieơp vú kinh tê phát sinh theo tài khoạn kê toán. Sô lieơu ghi tređn soơ cái dùng đeơ kieơm tra, đôi chiêu với sô lieơu ghi tređn soơ “đaíng ký chứng từ ghi soơ”.
- Tuy nhieđn trong cođng tác kê toán tái Cođng ty Thực Phaơm và Dịch Vú Toơng Hợp, kê toán khođng laơp “soơ đaíng ký chứng từ ghi soơ”. Soơ cái chư được laơp vào cuôi tháng.
- Những thay đoơi này có theơ gađy khó khaín cho cođng tác kieơm tra, đôi chiêu cụa kê toán, đoăng thời vieơc laơp soơ cái như vaơy khođng hợp lý vì soơ cái là lối soơ kê toán toơng hợp dùng đeơ ghi chép các nghieơp vú kinh tê tài chính phát sinh trong toán nieđn đoơ.
- Maịc dù ưu đieơm cụa phương pháp này là đơn giạn, deê hieơu. Tuy nhieđn trong đieău kieơn có sự hoê trợ cụa phaăn meăm kê toán, đeơ có theơ thuaơn lợi hơn trong vieơc ghi chép đaăy đụ và chính xác khôi lượng lớn nghieơp vú kê toán phát sinh trong tháng, giúp cho vieơc luađn chuyeơn sô lieơu được nhanh chóng và chính xác, cođng ty có theơ áp dúng hình thức nhaơt ký chung thay thê cho hình thức chứng từ ghi soơ.
Tình hình trang bị cođng ngheơ xử lý thođng tin hoê trợ cho cođng tác kê toán: - Beđn cánh những ưu đieơm veă tình trang bị cođng ngheơ, xử lý thođng tin hoê trợ cho cođng tác kê toán đã được neđu ở phaăn tređn, em xin có moơt sô kiên nghị veă phaăn meăn kê toán đang được áp dúng tái cođng ty. Cú theơ như sau: đôi với coơt dieên giại chứng từ khođng neđn ghi sô seri và sô hoá đơn mà sô seri và sô hoá đơn phại được laơp thành những coơt rieđng.
- Ngoài ra, ở coơt dieên giại chứng từ caăn phại chi tiêt đên từng đôi tượng cú theơ đeơ cho vieơc đôi chiêu kieơm tra được deê dàng
Ví dú:
Soơ chi tiêt TK131
Đvt: đoăng
Ngày Dieên giại chứng từ TK đôi ứng Ghi Nơï Ghi Có 09/07 HĐ Mua hàng(sô
seri:GM/04N-MSHD: 033628
6320001 6.742.484
Nêu được neđn viêt lái như sau:
Soơ chi tiêt TK131
Ngày Hoá đơn chứng từ Dieên giại Tk đôi Ghi Nợ Ghi Có Ký hieơu Sô 09/07 GM/04N 033628 HĐ mua hàng: cođng ty mía đường Sóc Traíng 6320001 6.742.484
- Ngoài ra có moơt sô soơ chi tiêt TK chư ghi teđn Tk mà khođng ghi rõ ký hieơu TK
Ví dú: đôi với TK156 chư ghi là: “giá mua hàng hoá” mà khođng ghi rõ sô hieơu TK là 156 beđn cánh đeơ cho vieơc theo dõi được deê dàng hơn.
Veă cođng tác bán hàng hoá tái Cođng ty:
Cođng ty Thực Phaơm và Dịch Vú Toơng Hợp là moơt doanh nghieơp thương mái. Quá trình luađn chuyeơn hàng hoá khá phức táp, các nghieơp vú mua bán hàng hoá dieên ra lieđn túc tái các cửa hàng, đái lý và vaín phòng Cođng ty. Theđm vào đó Cođng ty có rât nhieău hình thức mua hàng, bán hàng làm cho vieơc toơ chức cođng tác kê toán khođng mây đơn giạn.
Trong phám vi chuyeđn đeă nghieđn cứu cụa mình, em xin đưa ra moơt sô maịt còn toăn tái và kiên nghị cụa bạn thađn veă cođng tác bán hàng hoá tái Cođng ty như sau:
Cođng tác kieơm keđ hàng hoá bán ra:
- Hieơn nay hàng hoá tái cođng ty được quạn lý và theo dõi tređn soơ sách là chụ yêu. Cođng ty kieơm keđ hàng toăn kho thực tê rât ít được thực hieơn. Đieău này có theơ gađy khó khaín cho kê toán Cođng ty khi truy tìm nguyeđn nhađn cụa các trường hợp mât mát, thiêu hút do cheđnh leơch sô lượng tređn soơ sách với sô lượng toăn kho thực tê.
- Hốt đoơng giữa các phòng ban văn chưa có sự phôi hợp chaịt chẽ đeơ hoê trợ nhau trong cođng tác mua bán và dự trữ hàng hoá. Chẳng hán như phòng kinh doanh đođi khi khođng naĩm được sô lượng hàng toăn chính xác dăn đên vieơc thoạ thuaơn bán hàng cho khách vượt cạ sô thực. Khi đó khách hàng đã thanh toán tieăn và nghieơp vú được ghi nhaơn, đên khi khách hàng xuông kho nhaơn hàng thì khođng đụ hàng xuât gađy nhieău bât tieơn cho kê toán trong vieơc đieău chưnh giạm doanh thu và xử lý trạ lái tieăn hàng
- Ngoài ra, cũng caăn nói theđm veă vieơc dự trữ hàng hoá tái Cođng ty: hieơn văn chưa có moơt chiên lược dự trữ ngaĩn hay dài hán neđn đođi khi gađy ứ đĩng vôn do hàng toăn quá lớn lám hán hép khôi lượng vôn tham gia kinh doanh.
Cách tính giá vôn hàng bán :
Cùng lúc Cođng ty sử dúng cạ 03 phương pháp tính giá:
- Nhaơp trước xuât trước: cho maịt hàng biên đoơng giá. - Thực tê đích danh: hàng bán giao thẳng.
- Bình quađn gia quyeăn: những maịt hàng ít biên đoơng giá.
Vieơc tính giá vôn hàng bán như thê này thì chính xác tuy nhieđn lái gađy phức táp cho cođng tác kê toán. Theo em, kê toán neđn giạm bớt phương pháp tính giá đeơ cođng vieơc được deê dàng hơn và đơn giạn hơn trong vieơc tính toán và kieơm tra.
Tài khoạn sử dúng:
- Đôi với trường hợp bán hàng theo phương thức gửi hàng đi bán hoaịc bán hàng qua đái lý, Cođng ty khođng sử dúng TK157 đeơ phạn ạnh hàng gửi đi bán mà Cođng ty chư hách toán tương tự như trường hợp bán hàng thođng thường. Maịt dù vieơc hách toán như vaơy khođng làm ạnh hưởng đên doanh thu nhưng kê toán sẽ khó phađn bieơt đađu là hàng gửi bán, đađu là trường hợp bán hàng qua kho.
- Ngoài ra, theo ví dú 1 “trường hợp bán buođn vaơn chuyeơn thẳng” có neđu: Ngày 17/10/2004 Cođng ty nhaơn hàng tái Cođng ty Trà Vinh 150.000 kg ,đơn giá 4.675đ/kg, chi phí vaơn chuyeơn 100đ/kg, giao thẳng cho Cođng ty NAGAJUNA 80.000kg, kèm theo hoá đơn kieđm phiêu xuât kho, 70.000kg hàng còn lái đem veă nhaơp kho, thuê 5%.
Đôi với sô hàng đem veă nhaơp kho, kê toán ghi: Nợ TK156 327.150.000 đoăng Nợ TK641 7.000.000 đoăng Nợ TK133 16.362.500 đoăng Có TK331 350.612.500 đoăng
Như vaơy, đôi với chi phí mua hàng veă nhaơp kho doanh nghieơp sử dúng TK641 mà khođng sử dúng TK1562 theo quy định cụa chê đoơ kê toán hieơn hành đeơ phàn ành chi phí thu mua hàng hoá.
Vieơc hách toán như vaơy làm cho kêt quạ kinh doanh trong kỳ khođng có gì thay đoơi. Tuy nhieđn Cođng ty neđn hách toán rách ròi và sử dúng tài khoạn tách bieơt như quy định thì khođng những hách toán chính xác các nghieơp vú kinh tê phát sinh mà còn theơ hieơn đúng bạn chât cụa từng tài khoạn.
Hieơn Cođng ty tính giá vôn cho hàng bán ra khođng bao goăm chi phí thu mua hàng hoá mà nó chư được tính vào giá bán khi kê toán laơp phiêu xuât kho. Vieơc tính toán như vaơy deê gađy laăm tưởng trong khi thoạ thuaơn với khách hàng vì lúc này giá vôn nhỏ hơn giá vôn thực tê vì chưa coơng chi phí thu mua hàng hoá. Như vaơy tôt nhât neđn theo dõi khoạn chi phí thu mua hàng tređn TK1562, sau đó phađn boơ cho hàng bán ra.
Phương pháp hách toán kê toán quá trình bán hàng:
- Đôi với trường hợp bán hàng thu tieăn ngay, kê toán haqch5 toán như sau: + Kê toán cođng nợ ghi:
Nợ TK131
Có TK511 Có TK3331 + Kê toán tieăn lái ghi:
Nợ TK111
Có TK131
Rõ ràng trong 02 laăn hách toán tređn lái xuât hieơn theđn TK131, trong khi đó chư caăn hách toán:
Nợ TK111
Có TK511 Có TK3331
Vieơc ghi chép kê toán như Cođng ty đang thực hieơn tuy có thê deê dàng toơng hợp được doanh thu và keđ khai thuê tređn moơt TK 131, nhưng lái gađy khó khaín trong vieơc phađn bieơt đã thu và khoạn chưa thu, đođi khi lái xạy ra tình tráng ghi chép khođng đoăng nhât sô tieăn khi đôi chiêu. Vieơc ghi chép như vaơy còn làm cho tính chât cụa TK131 bị sai leơch. Đoăng thời gađy khó khaín trong vieơc laơp Báo cáo lưu chuyeơn tieăn teơ vào cuôi môi quý.
- Đôi với hàng nhaơn làm đái lý, cođng ty hách toán váo TK156 như đôi với các hàng mua khác, như vaơy khođng phù hợp với quy định vì TK156 chư ghi nhaơn hàng hóa nhaơp kho thuoơc quyeăn sở hữu cụa Cođng ty. Do đó, Cođng ty caăn xem xét và đieău chưnh cho phù hợp.