CHƯƠNG 3. NHẬN XÉT VÀ CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VẬN DỤNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN VÀO KIỂM TOÁN NỢ PHẢI THU
3.2. Các giải pháp hoàn thiện vận dụng quy trình kiểm toán vào kiểm toán
Quy trình kiểm toán được xây dựng là cách thức các công ty kiểm toán tiếp cận và thực hiện kiểm tra đối với các khoản mục được trình bày trên BCTC.
Nếu quy trình kiểm toán công ty đang áp dụng có những hạn chế thì tất yếu sẽ ảnh hưởng lớn đến kết quả cũng như chất lượng cuộc kiểm toán. Phải thu khách hàng một trong những khoản mục chiếm tỷ trọng lớn trong BCTC, do đó việc hoàn thiện công tác kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng có ý nghĩa rất lớn đối với các công ty kiểm toán.
Các khoản phải thu nói chung và khoản phải thu khách hàng nói riêng là một phần tài sản của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể thu được trong tương lai, do vậy việc hạch toán đầy đủ và hợp lý các khoản phải thu trên Báo cáo tài chính vô cùng quan trọng đối với người sử dụng các thông tin tài chính.
Các khoản phải thu khách hàng không những là một phần tài sản quan trọng của Công ty mà còn có quan hệ chặt chẽ với khoản mục doanh thu trên Báo cáo KQKD, các sai phạm trên các khoản phải thu có thể được bắt nguồn từ các sai phạm về doanh thu, tiền mặt,… do vậy việc hoàn thiện chương trình kiểm toán khoản phải thu khách hàng là cần thiết để từ đó có thể phát hiện ra các sai phạm liên quan đến khoản mục doanh thu.
Các khoản phải thu khách hàng thường bị ghi khống hoặc ghi thiếu trong kỳ, để ghi nhận một khoản doanh thu không có thật hay không phản ánh một khoản doanh thu, do đó làm ảnh hưởng tới lợi nhuận trong kỳ của đơn vị và vì thế có thể làm ảnh hưởng tới các quyết định của người sử dụng thông tin trên Báo cáo tài chính của đơn vị, chính vì vậy không chỉ Công ty CPA Việt Nam mà các Công ty kiểm toán khác cũng không ngừng hoàn thiện chương trình kiểm toán khoản phải thu khách hàng kết hợp với việc hoàn thiện chương trình kiểm
toán doanh thu để thu được các bằng chứng kiểm toán làm cơ sở đưa ra các ý kiến kiểm toán tin cậy nhất.
Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng trong kiểm toán Báo cáo tài chính do CPA VIỆT NAM thực hiện tại khách hàng:
• Hoàn thiện việc thu thập thông tin về khách hàng
Việc thu thập đầy đủ thông tin về khách hàng rất quan trọng trong một cuộc kiểm toán. Đối với các khách hàng lâu năm, KTV không nên chủ quan chỉ xem xét hồ sơ của các năm trước mà phải cập nhật thông tin của khách hàng qua các kờnh khác nhau. Khi thực hiện kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng, KTV nên tìm hiểu kỹ thông tin về thị trường và đặc điểm của khách hàng của đơn vị được kiểm toán, khả năng bán hàng của doanh nghiệp, thông tin về chỉ tiêu lợi nhuận, doanh thu, chi phớ,… trung bình của ngành, ngoài ra các thông tin liên quan đến các DN trong cùng ngành cũng giúp KTV đánh giá được tình hình tài chính của khách hàng và vị trí trong ngành của đơn vị được kiểm toán.
Một kiến nghị nữa có thể đề ra, đó là đối với các khách hàng quen thuộc Công ty nên sắp xếp các khách hàng này vào một nhóm và giao cho một trưởng nhóm chịu trách nhiệm kiểm toán. Với việc thực hiện công việc kiểm toán của các khách hàng khác nhau trong cùng một lĩnh vực sẽ giúp KTV đó có cái nhìn bao quát về ngành nghề kinh doanh mà mình đang thực hiện kiểm toán. Ngoài ra, KTV biết trước danh mục các công ty mà mình sẽ làm thì vào thời gian từ tháng 9 đến tháng 10 trong năm là thời gian rảnh rỗi, KTV đó có thể lựa chọn các trợ lý cho mình và tiến hành thu thập trước các thông tin về ngành nghề được giao. Như vậy sẽ đảm bảo thông tin về khách hàng được thu thập một cách đầy đủ và chi tiết trước khi tiến hành kiểm toán.
Hoàn thiện mô hình đánh giá hệ thống KSNB của khách hàng
Mặc dù đã thiết kế sẵn các bảng câu hỏi để đánh giá hệ thống KSNB đối với khoản mục phải thu của khách hàng, tuy nhiên khi áp dụng vào thực tế mỗi đơn vị lại không phù hợp với các đơn vị đặc thù kinh doanh. Do đó, CPA Việt Nam nên tiến hành xây dựng các bảng câu hỏi tương ứng với từng ngành nghề kinh doanh cụ thể, như vậy sẽ giúp KTV tiến hành bước công việc này được nhanh hơn và đạt hiệu quả cao hơn.
Việc xây dựng Bảng câu hỏi đánh giá với các câu hỏi mở về hệ thống KSNB đối với khoản mục phải thu khách hàng sẽ mang lại hiệu quả cao hơn, nhờ vào đó KTV có thể thu thập được thông tin nhiều hơn mức mong muốn.
Ngoài ra, KTV nên kết hợp phương pháp Bảng câu hỏi với lưu đồ hay bảng tường thuật để có được hình ảnh rõ nét nhất về hệ thống KSNB của khách hàng.
Công ty nên thay thế các chỉ tiêu đánh giá Có/ Không/ Không áp dụng trên bảng câu hỏi đánh giá hệ thống KSNB đối với khoản mục phải thu khách hàng nói riêng và các khoản mục khác trên BCTC nói riêng bằng hệ thống cho điểm.
Tổng số điểm sau quá trình đánh giá thuộc vào khung điểm nào thì sẽ phản ánh hệ thống KSNB của khách hàng là yếu, trung bình và khá là tương ứng. Dựa vào mô hình chấm điểm này, việc đánh giá hệ thống KSNB của KTV sẽ có độ chính xác cao hơn.
Xây dựng mô hình ước lượng mức trọng yếu linh hoạt và đề ra các quy định áp dụng mức trọng yếu
CPA Việt Nam nên xây dựng mô hình xác định mức trọng yếu linh hoạt đối với các ngành nghề kinh doanh của Công ty Cổ phần kinh doanh khí hóa lỏng Miền Bắcằng cách điều chỉnh các Hệ số cho từng khoản mục trên BCTC.
Ngoài ra, hệ số này có thể được điều chỉnh bởi KTV sau khi thu được kết quả đánh giá hệ thống KSNB của đơn vị, cũng như đánh giá các rủi ro trong lĩnh vực kinh doanh của khách hàng. Như vậy, mức trọng yếu phân bổ cho từng khoản mục sẽ chính xác hơn.
Sau khi xây dựng được mô hình phân bổ mức trọng yếu chính xác, Công ty nên đưa ra quy định bắt buộc về áp dụng mức trọng yếu này trong quá trình thực hiện kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng cũng như các khoản mục khác đối với tất cả các KTV chịu trách nhiệm thực hiện kiểm toán phần hành này.
Tăng cường áp dụng các thủ tục phân tích đối với kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng
Các thủ tục phân tích mà các kiểm toán viên sử dụng chủ yếu chỉ phục vụ việc chon mẫu các nghiệp vụ để kiểm tra chi tiết, thông qua vịờc đánh giá các phát sinh theo thời gian hoặc theo đối ứng tài khoản mà chưa có sự xem xét về tính phù hợp giữa các khoản mục phát sinh. Do vậy, Công ty cần xây dựng một mô hình phân tích các chỉ tiêu dựa vào các thông tin tài chính và thông tin phi tài chính của khách hàng để không chỉ phục vụ cho việc chọn mẫu mà còn phục vụ cho việc đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty khách hàng.
Đối với thủ tục phân tích áp dụng cho khoản mục phải thu khách hàng, KTV nên kết hợp sử dụng các tài liệu liên quan bên ngoài của các DN có quy mô trong cùng ngành, số liệu toàn ngành để phân tích. Ngoài ra, KTV nên sử dụng phân tích chỉ tiêu vòng quay khoản phải thu khách hàng và đối chiếu với số liệu năm trước của đơn vị cũng như số liệu trung bình của ngành để đánh giá thực trạng thu hồi công nợ của đơn vị được kiểm toán. Việc thực hiện hữu ích các thủ tục phân tích sẽ giúp KTV giảm bớt các thủ tục kiểm tra chi tiết.
Sau khi BCTC của khách hàng được kiểm toán, KTV nên sử dụng mô hình phân tích để đánh giá các chỉ tiêu về khả năng thanh toán trên BCTC đã được kiểm toán, từ đó đưa ra kết luận về khả năng hoạt động liên tục của khách hàng, để trỏnh gõy hiểu lầm cho người sử dụng BCTC.
Hoàn thiện việc thiết kế và thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết đối với khoản mục phải thu khách hàng
Công ty đã xây dựng một chương trình kiểm toán chi tiết cho khoản mục phải thu, tuy nhiên không phải khách hàng nào chương trình kiểm toán đó cũng phù hợp. Do đó, KTV cần có sự hiểu biết về khách hàng để có thể lập kế hoạch kiểm toán cụ thể dựa trên mẫu chung có sẵn, hướng dẫn cho các KTV thiếu kinh nghiệm các công việc cần thực hiện khi kiểm toán đối với khách hàng cụ thể để thu thập được các bằng chứng có độ tin cậy cao, làm giảm rủi ro kiểm toán.
Đối với việc thu thập Bảng phân tích tuổi nợ và kiểm tra việc trích lập dự phòng, KTV ngoài việc phỏng vấn khách hàng cần thu thập các hợp đồng để xem xét thời gian của các khoản nợ, làm cơ sở cho việc trích lập dự phòng được chính xác hơn. Đối với việc trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi, KTV nên áp dụng linh hoạt giữa quy định tại thông tư 228 với đặc điểm ngành nghề kinh doanh của khách hàng. Ví dụ, đối với doanh nghiệp xây lắp thời gian thu hồi các khoản phải thu này sẽ lớn hơn, do vậy không thể áp dụng đúng theo thông tư 228 điều đó sẽ gây ra sự bất hợp lý.
Kỹ thuật gửi thư xác nhận là một kỹ thuật quan trọng trong kiểm toán tài chính nói chung và trong kiểm toán khoản phải thu khách hàng nói riêng, góp phần thu được bằng chứng kiểm toán có độ tin cậy cao, giúp các kiểm toán viên đưa ra các ý kiến thích đáng về khoản mục phải thu khách hàng. Vì vậy, nhà nước ta phải có cơ sở pháp lý rõ ràng trong việc quy định các bên có liên quan có trách nhiệm cung cấp các thông tin cần thiết, kịp thời cho kiểm toán viên khi họ cần đến, có quy định xử phạt nghiêm minh đối với các trường hợp thông đồng giữa bên thứ ba và đơn vị được kiểm toán. Nâng cao trách nhiệm của kiểm toán viên bằng cách gắn trách nhiệm của họ với ý kiến mà họ đưa ra có nghĩa là kiểm toán viên phải có trách nhiệm với ý kiến của mình, và Công ty kiểm toán phải có trách nhiệm trước báo cáo kiểm toán đã phát hành, do đó các Công ty kiểm toán có ý thức hơn trong việc thu thập bằng chứng kiểm toán đủ về số lượng và đảm bảo về chất lượng. Do đó, các kỹ thuật thu được các bằng chứng kiểm toán có độ
tin cậy cao như kỹ thuật gửi thư xác nhận sẽ được xử dụng hợp lý hơn. Tăng cường kiểm soát hơn nữa đối với quá trình gửi thư xác nhận, để đảm bảo rằng thu thập được các bằng chứng kiểm toán có tính thuyết phục cao trong việc đưa ra các ý kiến kiểm toán. Công ty nên thực hiện việc xác nhận đối với các số phát sinh lớn hoặc các số phát sinh không hợp lý, không đầy đủ chứng từ…do mức độ rủi ro trong các phát sinh này lớn, có thể làm ảnh hưởng liên đới đến số dư của các khoản mục khác trong báo cáo tài chính. Do đó để có được cái nhìn tổng quan hơn về số dư các khoản mục kiểm toán, kiểm toán viên cần phải thu thập các bằng chứng kiểm toán có độ tin cậy cao, làm cơ sở cho việc đưa a các ý kiến kiểm toán. Cần hạn chế tối đa việc không thu hồi kịp các thư xác nhận đã mà nguyên nhân là do giới hạn về thời gian phát hành báo cáo kiểm toán cho đơn vị được kiểm toán. Thông thường, các trưởng nhóm kiểm toán sẽ thoả thuận với khách hàng về thời gian phát hành báo cáo kiểm toán. Trong một khoảng thời gian nhất định đó nhóm kiểm toán phải hoàn thành cuộc kiểm toán và phát hành báo cáo kiểm toán cho khách hàng nên việc không thu hồi được các thư xác nhận trong khoảng thời gian này không thể tránh khỏi. Việc không thu hồi đủ các thư xác nhận cần thiết ảnh hưởng tới độ tin cậy của các bằng chứng kiểm toán thu thập được.
Mặt khác, việc không thu hồi kịp các thư xác nhận sẽ được đưa vào giới hạn của cuộc kiểm toán để giảm rủi ro kiển toán cho Công ty, tuy nhiên việc này ảnh hưởng tới tính chính xác của các khoản mục kiểm toán. Gửi thư xác nhận trước đối với số dư các tài khoản trước khi cuộc kiểm toán chính thức bắt đầu, điều này sẽ giúp cho kỹ thuật gửi thư xác nhận được thực hiện theo đúng trình tự chung khi gửi thư xác nhận, do không bị giới hạn về thời gian kiểm toán, kiểm toán viên có thể gửi thư xác nhận lần hai, hoặc nếu vẫn không nhận được thư xác nhận thì khi tiến hành cuộc kiểm toán chính thức, kiểm toán viên sẽ thực hiện các thủ tục kiểm toán bổ sung đầy đủ để thu thập bằng chứng kiểm toán đối với
các khoản mục này. Vì thế nâng cao độ tin cậy của bằng chứng kiểm toán thu được từ phương pháp kỹ thuật này.Cần có kế hoạch gửi thư xác nhận hợp lý để thu được bằng chứng kiểm toán có độ chính xác cao nhưng với chi phí thấp nhất.
Kiểm toán viên phải có kế hoạch liên hệ với Ban Giám đốc Công ty khách hàng để việc thu hồi thư xác nhận được thực hiện thuận lợi nhất.
Đối với kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng, KTV nên tăng cường các thủ tục kiểm tra chi tiết. Kiểm toán viên nên tiến hành chọn mẫu các nghiệp vụ để kiểm tra chi tiết theo các phương pháp khoa học như chọn mẫu xác suất và chọn mẫu phi xác suất để chọn được mẫu có tính đại diện cao cho tổng thể các nghiệp vụ xảy ra, trong một số trường hợp, kiểm toán viên có thể chọn thêm vào mẫu một số nghiệp vụ mà kiểm toán viên cho rằng nó chứa nhiều sai phạm theo kinh nghiệm của mình.