4.2 MỘT SỐ GỢI Ý CHÍNH SÁCH ĐỂ CHO CÔNG DÂN HÀI LÒNG HƠN ĐỐI VỚI CHẤT LƯỢNG CỦA DỊCH VỤ HÀNH CHÍNH CÔNG THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA TẠI UBND HUYỆN BÌNH TÂN
4.3.4 Về Cơ sở vật chất
Cơ sở vật chất là một trong những thành phần tạo nên chất lượng dịch vụ hành chính công và cũng là một trong những tiêu chí đánh giá chất lượng dịch vụ này. Một văn phòng hiện đại và năng động là một đòi hỏi cần thiết đối với một huyện, vì vậy bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cần sắp xếp khoa học hơn, phòng tiếp nhận hoàn trả kết quả cần được mở rộng, vì những lúc cao điểm phòng rất đông người và chật chội. Bố trí từng bộ phận hợp lý hơn, tạo môi trường thân thiện trong giao tiếp giữa công chức và người dân, trang bị thêm tủ để lưu trữ hồ sơ gọn gàng.
Đặc biệt ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý Nhà nước là một công cụ nhằm hạn chế giấy tờ, nâng cao chất lượng và hiệu quả trong quản lý điều hành của bộ máy Nhà nước và phục vụ nhân dân là giải pháp thúc đẩy cải cách hành chính đạt kết quả bền vững hơn. Thông qua mạng Internet, trang Web huyện đã cung cấp cho các người dân nhiều thông tin về pháp luật, nhất là những qui định liên quan đến thủ tục, qui trình, lệ phí hành chính qua mạng một cách thuận tiện, nhanh chóng và tham khảo các câu hỏi đáp thường gặp trên các lĩnh vực trên.
Như vậy, ứng dụng công nghệ thông tin và kỹ thuật hiện đại, mọi tổ chức, cá nhân đều có thể khai thác, tìm hiểu được nhiều thông tin cần thiết, được cung cấp một số dịch vụ về hành chính với chất lượng cao. Ðồng thời kiểm soát được tiến độ, kết quả, trách nhiệm của công chức và lãnh đạo chính quyền trong việc giải quyết các yêu cầu của người dân; qua đó tạo sự gần gũi, thân thiện giữa chính quyền với người dân và ngược lại.
Trong hướng tới, để nâng cao hơn nữa chất lượng hoạt động của bộ máy hành chính cần sớm hình thành kho lưu trữ điện tử. Ứng dụng công nghệ thông tin vào
quản lý nhà nước đã trở thành phổ biến trên tất cả các lĩnh vực trong hoạt động của cơ quan hành chính cấp huyện. Một trong những phương hướng nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động này là phải từng bước hiện đại hoá công tác điều hành và các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của lãnh đạo UBND huyện; tạo điều kiện để các đơn vị tra cứu tham gia giải quyết phần lớn công việc quản lý hành chính nhà nước thông qua quản lý văn bản và hồ sơ công việc theo hệ thống. Qua đó, tin học hoá các qui trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm xử lý thông tin, giải quyết công việc để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành cho lãnh đạo huyện.
Một yếu tố cơ bản trong quá trình hình kho lưu trữ điện tử là xây dựng hệ thống kho văn bản điện tử, khắc phục một cách cơ bản việc chậm trễ hoặc thất lạc các loại văn bản (đặc biệt là hồ sơ nhà đất, một số văn bản đã cũ mục rách); cung cấp thông tin cho lãnh đạo huyện, cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn một cách kịp thời, nhanh chóng, thuận lợi, chính xác và có hệ thống. Từ đó giúp nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ công nghệ thông tin, từng bước tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, nâng cao trình độ quản lý, tạo một bước thay đổi đột phá trong các qui trình xử lý thông tin, giải quyết công việc với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm hoạt động trên mạng, góp phần thực hiện cải cách hành chính. Ðồng thời phân rõ thẩm quyền quản lý và khai thác hệ thống mạng; thẩm quyền xử lý, quản lý các loại văn bản đi và đến.
Chuẩn hoá mẫu các văn bản hành chính thông thường để tiến tới chuẩn hoá về hình thức các loại văn bản hành chính nhà nước. Từng bước chuẩn hoá quy trình luân chuyển hồ sơ trong nội bộ để đảm bảo thời gian và tiến độ của từng loại công việc;
khắc phục sự chậm trễ ở từng bộ phận, kể cả bộ phận lãnh đạo trong suốt quá trình luân chuyển hồ sơ, xử lý văn bản các loại theo trình tự khoa học, rõ thẩm quyền và trách nhiệm thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại nhằm đạt yêu cầu ngày càng cao công tác quản lý toàn diện các mặt đời sống kinh tế xã hội.
Tóm tắt chương 4
Trong chương 4 trình bày quan điểm và mục tiêu của UBND huyện Bình Tân về chất lượng dịch vụ hành chính công đó là “Lấy sự hài lòng của người dân làm thước đo cải cách hành chính nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính công tại UBND huyện Bình Tân” với phương châm “Tận tâm, minh bạch, nhanh chóng và hiệu quả”. Dựa trên phần kết quả nghiên cứu ở chương 3, tác giả đưa ra 04 giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính công tại Ủy ban nhân dân huyện Bình Tân đó là: (1) giải pháp nâng cao về yêu cầu hồ sơ, (2) giải pháp nâng cao năng lực phục vụ, (3) giải pháp nâng cao sự tin cậy, (4) giải pháp nâng cao cơ sở vật chất; trong đó giải pháp về yêu cầu hồ sơ là quan trọng nhất vì thành phần đó đánh giá được hiệu quả công cuộc cải cách hành chính của huyện.
Chương 5