Một số biện pháp trong tăng cường công tác quản lý khoản phải thu, hạn chế tối đa lượng vốn bị chiếm dụng mà Công ty có thể áp dụng là:
- Với những khách hàng mua lẻ với khối lượng nhỏ, công ty tiếp tục thực hiện chính sách “mua đứt bán đoạn”, không để nợ hoặc chỉ cung cấp chiết khấu ở mức thấp với những khách hàng nhỏ nhưng thường xuyên.
- Với những khách hàng lớn, trước khi ký hợp đồng, công ty cần phân loại khách hàng, tìm hiểu kỹ về khả năng thanh toán của họ. Hợp đồng luôn phải quy định chặt chẽ về thời gian, phương thức thanh toán và
hình thức phạt khi vi phạm hợp đồng. Cần yêu cầu phía khách hàng phải có ngân hàng đứng ra bảo lãnh trong việc thanh toán. Công ty nên dùng hình thức uỷ nhiệm thu trong thanh toán.
- Mở sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ, tiến hành sắp xếp các khoản phải thu theo tuổi. Như vậy, công ty sẽ biết được một cách dễ dàng khoản nào sắp đến hạn để có thể có các biện pháp hối thúc khách hàng trả tiền. Định kỳ công ty cần tổng kết công tác tiêu thụ, kiểm tra các khách hàng đang nợ về số lượng và thời gian thanh toán, tránh tình trạng để các khoản thu rơi vào tình trạng nợ khó đòi.
- Công ty nên áp dụng biện pháp tài chính thúc đẩy tiêu thu sản phẩm và hạn chế vốn bị chiếm dụng như chiết khấu thanh toán và phạt vi phạm quá thời hạn thanh toán. Sử dụng có hiệu quả các biện pháp thu hồi nhanh như chiết khấu bán hàng, giảm giá cho những đơn đặt hàng với số lượng lớn nhằm thúc đẩy khách hàng thanh toán nhanh. Ví dụ cuối năm 2011, số dư các khoản phải thu là 198.392.248.170 đồng. Giả sử trong năm công ty có chính sách trả chậm trong 1 tháng. Với lãi suất ngân hàng BIDV hiện nay là 19,5%/năm tương đương 1,62%/tháng. Nếu công ty đi vay đẻ bổ sung vốn bị chiếm dụng đó thì số lãi phải trả là 198.392.248.170 x 1,62% = 3.213.954.419 đồng. Mặt khác, nếu công ty áp dụng tỷ lệ chiết khấu 1,2% giá trị hàng thì có thể thu được tiền hàng ngay và chỉ phải mất khoản phí 198.392.248.170 x 1,2% = 2.380.706.977 đồng. Như vậy công ty đã tiết kiệm được 3.213.954.419 - 2.380.706.977 = 833.247.442 đồng.
- Nếu khách hàng thanh toán chậm thì công ty cần xem xét cụ thểđể đưa ra các chính sách phù hợp như thời gian hạn nợ, giảm nợ nhằm giữ gìn mối quan hệ sẵn có và chỉ nhờ có quan chức năng can thiệp nếu áp dụng các biện pháp trên không mang lại kết quả.
- Khi mua hàng hoặc thanh toán trước, thanh toán đủ phải yêu cầu người lập các hợp đồng bảo hiểm tài sản mua nhằm tránh thất thoát, hỏng
hóc hàng hóa dựa trên nguyên tắc “giao đủ, trả đủ” hay các chế tài áp dụng trong ký kết hợp đồng.
- Ngoài ra các công ty có thể chủ động liên hệ với khách hàng sớm để làm việc về các khoản phải thu thay vì chờ đến ngày hết hạn của hóa đơn mới liên hệ. Điều này không chỉ giúp cho công ty quản lý hiệu quả các khoản phải thu mà còn duy trì tốt mối quan hệ với khách hàng.