PHẦN 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
2.3 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRÊN MỘT SỐ PHẦN HÀNH CHỦ YẾU
2.3.1 Kế toán tiền mặt
Tại công ty cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST, tiền mặt được giữ tại quỹ theo một hạn mức nhất định, chủ yếu là để chi dùng cho những nhu cầu thường xuyên của công ty. Phòng kế toán của công ty có một kế toán tiền mặt theo dõi tình hình thu chi quỹ tiền mặt tại công ty và một thủ quỹ trực tiếp quản lý quỹ tiền mặt.
Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ thu chi quỹ tiền mặt, kế toán tiền mặt sẽ hạch toán vào Sổ chi tiết tài khoản 111, sổ này được tự động ghi bằng phần mềm kế toán và thủ quỹ vào Sổ quỹ tiền mặt sổ này được viết bằng tay.
Cuối ngày, kế toán tiền mặt và thủ quỹ tiến hành đối chiếu Sổ chi tiết tiền mặt và Sổ quỹ tiền mặt nhằm tránh sai sót và nhầm lẫn.
Công ty tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt vào cuối năm tài chính. Thành phần Ban kiểm kê bao gồm : Kế toán trưởng, Kế toán tiền mặt, Thủ quỹ. Nếu có chênh lệch xảy ra Ban kiểm kê tiến hành làm rõ nguyên nhân ngay, thường là do lỗi của máy tính trong quá trình vào sổ, hoặc là do lỗi ghi chép của kế toán và thủ quỹ do đó chênh lệch quỹ tiền mặt phát hiện được sau kiểm kê sẽ được sửa chữa bằng bút toán đỏ hoặc bút toán bổ sung.
Trên thực tế, do có sự đối chiếu hàng ngày giũa Kế toán tiền mặt và Thủ quỹ nên ít có chênh lệch xảy ra. Tuy nhiên, trong mỗi lần xuất quỹ đều có sự chênh lệch giữa số thực chi và số chi trên sổ sách do mệnh giá tiền VNĐ không
Nguyễn Thị Quỳnh Dương 22 Lớp: Kế toán 47C
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
đủ để chi ra. Những chênh lệch nhỏ này sẽ cộng dồn vào cuối năm tài chính khi tiến hành kiểm kê, theo quy định của luật pháp để hợp lý hoá sai lệch này cũng như tránh tham ô, công ty đặt ra một mức sai lệch có thể chấp nhận được. Kết quả kiểm kê có sai lệch nằm trong mức này thì được coi là hợp lý và được chấp nhận.
Kế toán quỹ tiền mặt được tổ chức thực hiện như sau:
Thứ nhất, tổ chức chứng từ: bao gồm phiếu thu và phiếu chi tiền mặt.
Việc thu tiền vào quỹ phải có lệnh thu, giấy đề nghị nộp tiền (hoặc các văn bản, quyết định… có giá trị tương đương). Khi có nghiệp vụ thu tiền xảy ra trên cơ sở lệnh thu kế toán tiền mặt lập phiếu thu. Phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ, trực tiếp thu tiền vào quỹ, ghi vào sổ quỹ và đóng dấu “Đã thu tiền” lên phiếu thu. Sau đó chuyển lại cho kế toán tiền mặt ghi sổ, kế toán trưởng ký duyệt, cuối cùng kế toán tiền mặt kẹp chứng từ và lưu trữ. Quy trình luân chuyển phiếu thu được tóm tắt theo như sau:
Sơ đồ 6: Quy trình luân chuyển phiếu thu:
Còn khi chi tiền từ quỹ tập trung của đơn vị phải có lệnh chi (Giấy đề nghị thanh toán, Giấy đề nghi tạm ứng) có chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng.
Trên cơ sở đó kế toán tiền mặt lập phiếu chi. Phiếu chi được chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt. Sau đó chuyển cho thủ quỹ chi tiền và ghi vào sổ quỹ. Phiếu thu được chuyển trả lại kế toán tiền mặt để hạch toán, ghi sổ và kẹp chứng từ.
Quy trình :
Sơ đồ 7: Quy trình luân chuyển phiếu chi
Nguyễn Thị Quỳnh Dương 23 Lớp: Kế toán 47C
Người nộp tiền:
Đề nghị nộp tiền
KT tiền mặt:
Lập phiếu thu
Người nộp tiền:
Đề nghị nộp tiền mặt:
Lập phiếu thu
Thủ quỹ:
Thu tiền
Kế toán trưởng:
Ký phiếu thu KT tiền mặt:
Lưu trữ KT tiền mặt:
Ghi sổ
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
Thứ hai, tài khoản sử dụng. Tài khoản chính được sử dụng là tài khoản 111 “Tiền mặt”. Tài khoản này có số dư bên nợ, trong kỳ khi có nghiệp vụ làm tăng quỹ tiền mặt kế toán tiền mặt ghi vào bên nợ, giảm tiền mặt ghi vào bên có TK này.
Sau khi thu thập đầy đủ chứng từ thì kế toán phần hành kế toán tiền mặt tiến hành hạch toán quỹ tiền mặt. Do thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty là khối lượng thanh quyết toán lớn do đó mọi giao dịch thanh toán chủ yếu là qua các tài khoản ở ngân hàng, các nghiệp vụ thường xuyên làm tăng quỹ tiền mặt chủ yếu là: rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ, vay ngắn hạn nhập quỹ…
Quỹ tiền mặt của công ty dùng để chi những nhu cầu thường xuyên như chi mua văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng giá trị nhỏ, chi tạm ứng cho cán bộ công nhân viên, chi tiếp khách, hội họp, chi tiền điện, điện thoại….Ngoài ra, khi trên TK TGNH không đủ để chi trả thì cũng có thể xuất quỹ tiền mặt, thường trong những trường hợp: trả lãi ngân hàng, trả phí chuyển tiền…và các khoản chi khác….
Về tổ chức sổ kế toán công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung, tuy nhiên do có sử dụng phần mềm kế toán nên khi nhận được chứng từ tiền mặt, kế toán tiền mặt nhập số liệu vào máy và phần mềm kế toán tự động hạch toán vào các tài khoản liên quan và lên sổ kế toán. Trình tự ghi sổ kế toán tiền mặt như sau:
Nguyễn Thị Quỳnh Dương Lớp: Kế toán 47C
Đề nghị chi tiền
KT trưởng:
Duyệt chi
KT trưởng:
Ký phiếu chi KT tiền mặt:
Viết phiếu chi
KT tiền mặt:
Ghi sổ KT tiền mặt:
Kẹp chứng từ
Thủ quỹ:
Xuất quỹ
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp24
Sơ đồ 8: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán quỹ tiền mặt