PHẦN 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
2.3 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRÊN MỘT SỐ PHẦN HÀNH CHỦ YẾU
2.3.2 Kế toán nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu ở công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại và quy cách. Công tác phân loại nguyên vật liệu liên quan đến kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp và công tác quản lý nguyên vật liệu do đó công ty rất chú trọng đến việc phân loại nguyên vật liệu một cách hợp lý nhất.
Nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST được chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: để hình thành nên các sản phẩm, công ty phải sử dụng một lượng lớn các loại nguyên vật liệu chính, phần làm nên thực thể của các sản phẩm gọi chung là nguyên vật liệu chính và được hạch toán vào tài khoản 152.1. Việc quản lý nguyên vật liệu được tiến hành trên phần mềm kế toán KTSYS bằng việc mã hóa theo từng nguyên liệu.
Cụ thể: các loại nguyên vật liệu chính của công ty: Nhựa hạt; Kim;
Gioăng.
- Vật liệu phụ: là các loại sản phẩm dùng để hoàn thiện và bao gói sản phẩm, được hạch toán vào tài khoản 152.2.
Nguyễn Thị Quỳnh Dương Lớp: Kế toán 47C
Chứng từ tiền mặt
Nhập dữ liệu vào máy
Sổ chi tiết
TK 111 Sổ chi tiết các TK liên quan
Sổ Nhật
ký chung Sổ cái TK
111 Sổ cái các TK liên
quan Sổ quỹ
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp25
Các loại vật liệu phụ như: hộp đựng nhỏ duplex (hộp đựng 100 bơm tiêm); thùng đựng lớn carton (thùng đựng 100 hộp duplex); mực in; giẻ lau; các vật liệu khác như băng keo, đề can…
- Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất như: dầu Diezen, ga.. dùng để tiệt trùng bơm tiêm. Nhiên liệu được công ty hạch toán vào tài khoản 152.3
- Phế liệu: phế liệu sau quá trình sản xuất: như nhựa cục bẩn, các phế phẩm từ bán thành phẩm hoặc phế phẩm từ thành phẩm. Phế liệu được công ty theo dõi trên tài khoản 152.6.
Công ty đã sử dụng giá thực tế để hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình nhập xuất kho.
Nguyên tắc đánh giá vật tư:
- Nguyên tắc giá gốc: vật tư được đánh giá theo giá gốc, tức là toàn bộ chi phí mà công ty đã bỏ ra để có được vật tư ở trạng thái và địa điểm hiện tại.
- Nguyên tắc thận trọng: Thực hiện nguyên tắc thận trọng công ty có trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Nguyên tắc nhất quán: Phương pháp hạch toán vật tư nhập xuất kho được công ty áp dụng thống nhất trong niên độ kế toán.
Ở Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST nguyên vật liệu nhập kho chủ yếu do mua ngoài hoặc do thu hồi phế liệu. Do đó, để đánh giá trị giá nguyên vật liệu, kế toán sử dụng giá vốn thực tế để đánh giá.
- Giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài:
Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho từ mua ngoài bao gồm:
Trị giá mua, chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ, thuế không được hoàn lại ( nếu có). Nếu chi phí vận chuyển, bốc dỡ do bên bán chịu thì trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho chỉ bao gồm:
+ Trị giá mua – là giá bán ghi trên hóa đơn (giá chưa có thuế GTGT) + Thuế không được hoàn lại (nếu có).
+ Chi phí mua hàng( chi phí vận chuyển bốc dỡ....) + Trừ đi các khoản giảm giá, chiết khấu nếu có.
Nguyễn Thị Quỳnh Dương 26 Lớp: Kế toán 47C
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
Đối với các chi phí mua mà liên quan đến nhiều loại vật tư hàng hóa, kế toán tiến hành phân bổ theo giá mua của từng loại hàng hóa.
- Giá vốn thực tế của phế liệu nhập kho: là giá ước tính có thể bán được của phế liệu tại thời điểm nhập kho (giá trị thị trường tại thời điểm nhập kho), đối với những phế liệu nhập kho không có khả năng bán được thì coi giá trị nhập kho bằng 0, chỉ nhập đơn thuần về mặt số lượng.
Còn nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Nhựa Y Tế MEDIPLAST xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất, cũng có những trường hợp xuất kho NVL để bán nhưng những nghiệp vụ đó xảy ra không thường xuyên, ngoài ra còn có xuất phế liệu đem bán. Trị giá vốn của nguyên vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ.
Phần tính giá vốn xuất kho được tiến hành tự động trên phần mềm kế toán. Cuối tháng, sau khi nhập hết tất cả số lượng và đơn giá của nguyên vật liệu nhập kho và số lượng của từng nguyên vật liệu xuất kho, kế toán tiến hành tính giá vốn xuất kho.
Kế toán phải tiến hành sắp xếp lại các mục trong sổ chứng từ gốc, từ màn hình chức năng, ấn phím F8 để sắp xếp cố định bảng theo danh sách cột, theo thứ tự: loại chứng từ, ngày chứng từ, số chứng từ...
Sau đó, tiến hành chạy đơn giá xuất kho, chon mục: “nhập dữ liệu từ chứng từ gốc và xử lý” , sau đó từ màn hình vừa hiện ra chọn: ‘công cụ tiện ích cho nhập dữ liệu”, từ màn hình sẽ cho một danh mục các công cụ, chọn “ xử lý lại đơn giá các bút toán xuất kho” , chương trình sẽ hiện ra một cửa sổ hỏi: “ có sửa đơn giá thành tiền trong sổ chứng từ gốc không?” chọn “ Có”, chương trình sẽ tự động tính đơn giá xuất kho cho tất cả các loại nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ.
Để thực hiện tốt công tác quản lý nhập xuất vật tư hàng hoá tại công ty đồng thời nhằm đảm bảo thông tin kịp thời cho hạch toán kế toán phục vụ cho công tác quản lý chung, công ty quy định trình tự và thủ tục nhập kho và xuất kho, và kiểm soát quá trình thực hiện chặt chẽ.
Nguyễn Thị Quỳnh Dương 27 Lớp: Kế toán 47C
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến việc nhập xuất NVL đều phải có các chứng từ kế toán kèm theo theo quy định của BTC, các chứng từ này là căn cứ pháp lý để tổ chức hạch toán NVL và ghi sổ kế toán tại đơn vị.
Hiện nay công ty áp dụng các chứng từ kế toán để hạch toán NVL bao gồm các chứng từ sau:
- Phiếu xuất kho - Phiếu nhập kho
- Hoá đơn bán hàng (GTGT) - Thẻ kho
Trình tự và thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu tại công ty được thực hiện như sau:
* Thủ tục nhập kho
Trong kỳ căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, căn cứ vào kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, hoặc căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã được ký kết mà phòng kinh doanh tiến hành đặt mua nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Khi nguyên vật liệu mua về đến công ty, bộ phận KCS ( kiểm tra chất lượng) tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng và quy cách sản phẩm đảm bảo đúng số lượng, chủng loại, chất lượng như yêu cầu trong đơn đặt hàng hoặc trong hóa đơn GTGT. Các bên tham gia kiểm nhận vật tư lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa” để làm căn cứ nhập kho. Vật tư sau khi được kiểm định thì phải được tiến hành nhập kho nguyên vật liệu.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT do cán bộ thu mua mang về công ty và biên bản kiểm nghiệm nhập kho của hàng mua, phòng kinh doanh kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của hóa đơn và viết “Phiếu nhập kho”. Phiếu nhập kho được lập thành 4 liên bằng giấy than, có chữ ký của người giao hàng và cán bộ phòng kinh doanh. Sau đó vật tư được chuyển vào kho, thủ kho nhận hàng và ký vào cả 4 liên của phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sau khi đã có đầy đủ chữ ký thì được lưu giữ ở các bộ phận khác nhau.
Một liên : Được lưu ở phòng kinh doanh.
Một liên : Thủ kho giữ để làm căn cứ ghi vào thẻ kho.
Nguyễn Thị Quỳnh Dương 28 Lớp: Kế toán 47C
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
Một liên : Gửi lên phòng kế toán để kế toán vật tư làm căn cứ ghi sổ.
Một liên: giao cho bên giao hàng.
Nhân viên phòng kinh doanh dựa vào nhu cầu nguyên vật liệu của công ty tiến hành thỏa thuận về giá cả và số lượng với các nhà cung cấp vật tư. Bên cạnh đó còn thỏa thuận trước về phương thức thanh toán.
Đối với trường hợp mua nguyên vật liệu trả tiền ngay, công ty có thể ứng trước tiền cho cán bộ công ty để đi mua nguyên vật liệu. Trường hợp này, cán bộ mua vật tư lập “giấy đề nghị tạm ứng” để ứng trước tiền thanh toán cho người bán. Kế toán tiền mặt lập “phiếu chi” giao cho thủ quỹ chi tiền để tạm ứng mua vật tư. Khi vật tư về đến công ty, cán bộ đi mua vật tư đưa “Hóa đơn GTGT” của người bán kèm theo “phiếu nhập kho” và “giấy thanh toán toán tạm ứng” cho kế toán để thanh toán khoản tạm ứng. Nếu người đi mua vật tư không ứng trước tiền, khi vật tư về nhập kho, người mua vật tư nộp hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho để được thanh toán.
Sơ đồ 9: Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho:
* Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh trong kỳ, căn cứ vào định mức tiêu hao NVL cho từng loại sản phẩm, NVL sẽ được xuất kho phục vụ sản xuất ở các phân xưởng. Phụ trách phân xưởng sẽ làm phiếu đề nghị xuất vật tư gửi lên phòng kế hoạch kinh doanh, phòng kế hoạch kinh doanh viết phiếu xuất kho, lập làm 4 liên. Nhân viên lập phiếu xuất kho ký vào phiếu xuất kho, sau đó
Nguyễn Thị Quỳnh Dương 29 Lớp: Kế toán 47C
Đề nghị nhập hàng
P.Quản lý VT: mua hàng, lập phiếu
nhập Cán bộ P.Quản lý
VT, Giám đốc: ký
Thủ kho: Nhập kho Kế toán vật tư: Ghi
sổ, kẹp chứng từ
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
chuyển xuống kho, thủ kho xuất vật tư cho phân xưởng theo số lượng chủng loại ghi trên phiếu xuất kho. Nhân viên phân xưởng và thủ kho sau khi kiểm tra số lượng và quy cách NVL thì ký vào cả 4 liên của phiếu xuất kho.
Một liên: được giữ ở phòng kế hoạch kinh doanh.
Một liên: giao cho thống kê phân xưởng nhận vật tư.
Một liên: Thủ kho giữ để làm căn cứ ghi thẻ kho.
Một liên: gửi lên phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Trên phiếu xuất kho không ghi đơn giá thành tiền mà chỉ theo dõi số lượng thực xuất của các loại vật tư.
Sơ đồ 10: Trình tự luân chuyển phiếu xuất kho
Hiện nay công ty hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song. Phương pháp này được tiến hành như sau:
* ở kho:
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ theo chỉ tiêu số lượng (ghi theo từng chứng từ). Mỗi loại nguyên vật liệu được ghi trên một thẻ kho, sau đó thủ kho sắp xếp thẻ kho theo nhóm loại, thứ nguyên vật liệu cho tiện sử dụng và kiểm tra đối chiếu.
Thẻ kho do kế toán lập, sau đó chuyển xuống cho thủ kho quản lý, sử dụng. Hàng ngày sau khi thực hiện nghiệp vụ nhập, xuất vật tư thủ kho ghi số lượng thực nhập, xuất vào chứng từ là các phiếu nhập kho và phiếu xuất kho.
Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất đó thủ kho ghi vào thẻ kho theo số lượng nhập, xuất của từng thứ vật tư. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho, cuối ngày thủ kho tính ra số lượng tồn kho để ghi vào cột tồn của thẻ kho. Sau khi được sử dụng để ghi thẻ kho, các chứng từ nhập, xuất kho được sắp xếp hợp lý để chuyển lên cho kế toán.
* ở phòng kế toán :
Nguyễn Thị Quỳnh Dương 30 Lớp: Kế toán 47C
Giám đốc,P.Vật tư:
ký duyệt
P.Vật tư: Lập phiếu xuất
Thủ kho: Xuất kho KT Vật tư: Ghi sổ,
bảo quản Đề nghị xuất hàng
Giám đốc,KT trưởng: Ký phiếu
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
Định kỳ, sau khi nhận được các chứng từ gốc, kế toán vật tư tiến hành nhập liệu cho từng chứng từ nhập, xuất. Quá trình nhập liệu được tiến hành cho từng loại vật tư và từng chứng từ. Phần mềm kế toán sẽ tự động chạy chương trình, cho phép kết xuất in ra “sổ kế toán chi tiết vật tư” với từng mã vật tư có trong danh mục được khai báo.
Cuối mỗi tháng, kế toán vật tư in sổ tổng hợp số nhập xuất tồn kho của từng loại vật tư và đối chiếu với thủ kho về số lượng nhập xuất tồn kho.
Sơ đồ 11: Trình tự kế toán chi tiết tại công ty
Chú thích:
Ghi chép, vào sổ Đối chiếu
Kế toán NVL công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, hình thức kế toán Nhật ký chung .
Mọi sự biến động về NVL đều được theo dõi trên tài khoản sau: TK 152 gồm TK152.1( Nguyên vật liệu chính), TK 152.2( Nguyên vật liệu phụ),
TK 152.3( Nhiên liệu), TK 152.6( Phế phẩm, phế liệu).
Kế toán công ty tiến hành hạch toán nhập kho nguyên vật liệu như sau:
Tuỳ thuộc vào từng nguồn nhập mà kế toán sử dụng các chứng từ và có cách hạch toán khác nhau.
* Trường hợp nhập kho do mua ngoài :
Phần lớn NVL ở công ty được nhập kho là do mua ngoài, thông thường khi mua NVL về nhập kho có hóa đơn GTGT kèm theo. Công việc kế toán thường hạch toán trong trường hợp đơn giản hàng và hóa đơn cùng về. Khi NVL đã được nhập kho, kế toán cập nhật dữ liệu về tình hình nhập NVL do
Nguyễn Thị Quỳnh Dương 31 Lớp: Kế toán 47C
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Nhập dữ liệu vào máy
Thẻ kho
Bảng tổng hợp N-X -T
_T
Sổ chi tiêt vật tư
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
mua ngoài dựa trên cơ sở hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho do bộ phận kho, hoặc phòng kinh doanh chuyển đến để định khoản. Trong một số trường hợp, NVL về nhập kho mà hóa đơn chưa về, thì kế toán định khoản dựa vào phiếu báo giá của bên bán, hoặc giá thỏa thuận theo hợp đồng giữa hai bên. Việc định khoản như sau :
Nợ TK 152 ( TK152.1, TK 152.2, TK152.3) Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.
Có TK 331
* Trường hợp nguyên vật liệu không sử dụng hết nhập lại kho
Căn cứ và phiếu nhập kho của NVL thừa và phiếu xuất kho nội bộ của NVL thừa đó để ghi theo định khoản:
Nợ TK 152.1( hoặc TK 152.2, TK152.3) Có TK 154
Đơn giá nhập kho là đơn giá đầu kỳ của NVL nhập lại kho.
* Trường hợp nhập kho phế liệu.
Sau quy trình công nghệ, phế liệu nhập kho chủ yếu của công ty là nhựa cục bẩn, và các phế phẩm bơm tiêm và phế phẩm khác. Phế phẩm được làm thủ tục nhập kho và hạch toán vào tài khoản 152.6 : phế phẩm, phế liệu.
Nợ TK 152.6 Có TK 154
Đơn giá nhập kho là đơn giá có thể bán được của phế liệu.
Các chi phí mua NVL, thuế không được hoàn lại và các chi phí khác được kế toán ghi sổ chi tiết và phản ánh vào TK 152 - nguyên liệu vật liệu.
Đối với nguyên vật liệu ở công ty Cổ phần Nhựa Y tế xuất kho chủ yếu phục vụ cho sản xuất sản phẩm và cho quản lý. Bởi vậy kế toán xuất vật liệu phải phản ánh kịp thời, tính toán phân bổ chính xác. Các trường hợp xuất vật liệu được kế toán hạch toán như sau:
* Xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất.
Định kỳ kế toán nhập liệu từ các phiếu xuất kho vào máy tính, tuy nhiên, khi nhập kế toán chỉ phải nhập phần số lượng mà không phải nhập phần đơn giá và thành tiền. Đến cuối kỳ, sau khi đã xác định được giá thực tế của vật
Nguyễn Thị Quỳnh Dương 32 Lớp: Kế toán 47C
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
liệu tồn đầu kỳ và vật liệu nhập trong kỳ, phần mềm kế toán sẽ tự động tính ra đơn giá của vật liệu xuất kho trong kỳ.
Căn cứ vào các phiếu xuất kho, trong trường hợp xuất kho cho phân xưởng ép nhựa, kế toán ghi :
Nợ TK 621- Chi phí NVL trực tiếp
Có TK 152.1 ( hoặc TK 152.2, TK152.3) - NL, VL
Số liệu trên sau khi được nhập vào máy sẽ tự động chuyển vào các sổ kế toán và bảng liên quan theo đúng trình tự xử lý thông tin đã được xây dựng.
Máy sẽ tiến hành ghi vào các sổ chi tiết vật tư ( theo từng loại vật tư cụ thể ), Sổ chi tiết tài khoản 621( theo từng phân xưởng), các bảng kê xuất vật tư, bảng kê nhập xuất tồn NVL.
* Trường hợp xuất NVL cho quản lý doanh nghiệp.
Căn cứ vào các phiếu xuất kho, kế toán tiến hành định khoản như sau : Nợ TK 6422
Có TK 152.1( hoặc TK 152.2, TK 152.3)
* Trường hợp xuất kho cho quản lý ở phân xưởng : Kế toán tiến hành nhập liệu vào máy theo định khoản :
Nợ TK 6272
Có TK 152.1( hoặc TK 152.2, TK 152.3)
* Xuất bán phế liệu :
Trong quá trình sản xuất thường sinh ra phế liệu, một số phế liệu bị thải loại, còn một số vẫn có giá trị thu hồi và được nhập kho. Khi có điều kiện công ty có thể xuất bán các phế liệu trên. Về cơ bản các bước hạch toán vẫn như các trường hợp trên. Tuy nhiên điều khác biệt là, khi xuất bán phế liệu thì hạch toán qua tài khoản 642.2 – chi phí quản lý doanh nghiệp.