CHƯƠNG IV. QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
I. Mô tả hoạt động nghiệp vụ của quy trình quản lý tài sản cố định
2. Quy trình quản lý tài sản cố định
2.1 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ mua mới tài sản cố định
Hình 4.1: Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ Mua mới tài sản cố định Mã
hoạt động
Tên hoạt động
Kiểu thực hiện
Thực hiện
Mô tả chi tiết
FA01.01 Yêu cầu mua TSCĐ
Chương trình
Các phòng ban có
Các phòng ban có nhu cầu sử dụng TSCĐ, lập yêu cầu đƣợc cấp phát TSCĐ dựa trên sự tham khảo với phòng hành chính,
nhu cầu mua TSCĐ
phòng kế toán, phòng kỹ thuật về mức độ cấp thiết, tính năng kỹ thuật gồm các thông tin sau: Số CT yêu cầu mua TSCĐ, Ngày CT, Phòng ban yêu cầu, Tên TSCĐ, Loại tiền tệ, Tỷ giá, Đơn giá, Số lượng...
FA01.02 Phê duyệt yêu cầu
Chương trình
Ban lãnh đạo
Ban lãnh đạo căn cứ nhu cầu thực tế, tình hình tài chính... để quyết định có mua mới TSCĐ hay không? Phiếu phê duyệt gồm các thông tin: Số CT yêu cầu mua TSCĐ, Người phê duyệt, Ngày phê duyệt, Kết quả phê duyệt...
Nếu yêu cầu đƣợc phê duyệt thì chuyển sang bước FA01.03 ngược lại thì kết thúc nghiệp vụ.
FA01.03 Mua TSCĐ
Thủ công
Phòng HCTH
Nghiên cứu phiếu yêu cầu, tập hợp báo giá của các NCC. Lập đơn đặt vật tƣ cho NCC đƣợc chọn.
FA01.04 Kiểm tra TSCĐ
Thủ công
Phòng HCTH
Nhận TSCĐ từ NCC, tiến hành kiểm tra chất lƣợng, số lƣợng, và tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ liên quan tới TSCĐ đƣợc mua.
Nếu TSCD đạt yêu cầu thì chuyển sang bước FA01.05 ngược lại thông báo cho NCC và quay lại bước FA01.03
FA01.05 Nhập giao dịch mua mới TSCĐ
Chương trình
Phòng HCTH
Lập giao dịch mua mới TSCĐ với các thông tin: Số CT yêu cầu mua TSCĐ, Số CT giao dịch mua TSCĐ, Ngày mua, Phòng ban mua, NCC, Loại tiền tệ, Tỷ giá, Mã TSCĐ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thuế, Tổng tiền…
FA01.06 Tạo thẻ TSCĐ
Chương trình
Phòng HCTH
Tạo mới thẻ TSCĐ để theo dõi bao gồm các thông tin: Mã TSCĐ, Tên TSCĐ, Loại TSCĐ, Đơn vị tính, Công dụng, Nguyên giá(1), Ngày mua, Số năm sử dụng(2), Mức khấu hao 1 năm ((3)=(1)/(2)), Mức khấu hao 1 tháng (=(3)/12), Giá trị còn lại, Hoạt động, Ghi chú
FA01.07 Nhập giao dịch bàn giao
Chương trình
Phòng HCTH
Chuyển TSCĐ và lập chứng từ bàn giao TSCĐ cho các phòng ban nhận TSCĐ, gồm các thông tin: Số CT giao dịch bàn
TSCĐ giao TSCĐ, Phòng ban nhận TSCĐ, Mã TSCĐ, Ngày nhận, Ngày tính khấu hao (là căn cứ để tính khấu hao thường trùng với ngày sử dụng), Hoạt động, Ghi chú
FA01.08 Chuyển chứng từ
Thủ công
Phòng HCTH
Chuyển các chứng từ liên quan tới mua sắm, bàn giao TSCĐ cho phòng kế toán 2.2 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ khấu hao tài sản cố định
Hình 4.2: Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ Khấu hao tài sản cố định Mã
hoạt động
Tên hoạt động
Kiểu thực hiện
Thực
hiện Mô tả chi tiết
FA02.01 Yêu cầu trích khấu hao TSCĐ
Chương trình
Kế toán TSCĐ
Lập yêu cầu trích khấu hao TSCĐ gồm các thông tin sau: Số CT yêu cầu khấu hao, Ngày CT, Phòng ban yêu cầu, Tên TSCĐ, Loại tiền tệ, Tỷ giá, Đơn giá, Số lượng, Loại khấu hao (theo tháng, theo năm)...
FA02.02 Phê duyệt yêu cầu
Chương trình
Ban lãnh đạo
Ban lãnh đạo căn cứ tình hình tài chính và TSCĐ để quyết định có phê duyệt khấu hao TSCĐ hay không? Phiếu phê duyệt gồm các thông tin: Số CT yêu cầu khấu hao, Nhân viên phê duyệt, Ngày phê duyệt, Kết quả phê
duyệt...
Nếu yêu cầu đƣợc phê duyệt thì chuyển sang bước FA02.03 ngược lại thì kết thúc nghiệp vụ.
FA02.03 Thực hiện giao dịch trích khấu hao
Chương trình
Kế toán TSCĐ
Thực hiện giao dịch trích khấu hao với các thông tin: Số CT yêu cầu khấu hao, Số CT giao dịch khấu hao, Phòng ban khấu hao, Ngày khấu hao, Mã TSCĐ, Loại khấu hao, Giá trị khấu hao, Giá trị còn lại... Sau đó cập nhật giá trị còn lại của TSCĐ vào thẻ TSCĐ
FA02.04 Chuyển chứng từ
Chương trình
Kế toán TSCĐ
Chuyển chứng từ giao dịch trích khấu hao TSCĐ cho phòng kế toán tổng hợp và phòng HCTH theo dõi, lưu trữ
2.3 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ điều chuyển tài sản cố định
Hình 4.3: Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ Điều chuyển tài sản cố định
Mã hoạt động
Tên hoạt động
Kiểu thực hiện
Thực hiện
Mô tả chi tiết
FA03.01 Yêu cầu điều chuyển TSCĐ
Chương trình
Các phòng ban liên quan
Nhu cầu điều chuyển TSCĐ có thể phát sinh trong nhiều trường hợp khác nhau như:
+ Ban lãnh đạo thực hiện việc cân đối nhu cầu sử dụng TSCĐ của các phòng ban, phát hiện các phòng ban thừa TSCĐ. Từ đó xuất hiện nhu cầu điều chuyển TSCĐ.
+ Việc đóng của một phòng ban dẫn đến phải chuyển tất cả các TSCĐ từ phòng ban đó sang phòng ban khác...
Khi có nhu cầu điều chuyển TSCĐ các phòng ban lập yêu cầu điều chuyển với các thông tin sau: Số CT yêu cầu điều chuyển, Ngày yêu cầu, Phòng ban yêu cầu, Mã TSCĐ, Tình trạng TSCĐ, Lý do điều chuyển...
FA03.02 Phê duyệt yêu cầu
Chương trình
Ban lãnh đạo
Ban lãnh đạo căn cứ tình hình sử dụng TSCĐ của các phòng ban để quyết định có phê duyệt điều chỉnh TSCĐ hay không?
Phiếu phê duyệt gồm các thông tin: Số CT yêu cầu điều chuyển, Người phê duyệt, Ngày phê duyệt, Kết quả phê duyệt...
Nếu yêu cầu đƣợc phê duyệt thì thông báo quyết định đến phòng ban giao TSCĐ, phòng ban nhận TSCĐ và chuyển sang bước FA03.03 ngƣợc lại thì kết thúc nghiệp vụ.
FA03.03 Thực hiện giao dịch điều chuyển
Chương trình
Phòng HCTH
Thực hiện giao dịch điều chuyển với các thông tin: Số CT yêu cầu điều chuyển, Số CT giao dịch điều chuyển, Ngày điều chuyển, Mã TSCĐ, Phòng ban giao TSCĐ, Phòng ban nhận TSCĐ...
FA03.04 Ghi giảm TSCĐ
Chương trình
Phòng HCTH
Giảm TSCĐ cho phòng ban giao TSCĐ bằng cách gán trường Hoạt động=False trong giao dịch bàn giao TSCĐ tương ứng cho phòng ban giao TSCĐ.
FA03.05 Ghi tăng TSCĐ
Chương trình
Phòng HCTH
Tăng TSCĐ cho phòng ban nhận TSCĐ bằng cách lập mới giao dịch bàn giao TSCĐ FA03.06 Chuyển
chứng từ Thủ công
Phòng HCTH
Chuyển các chứng từ liên quan cho phòng kế toán
2.4 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ thanh lý tài sản cố định
Hình 4.4: Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ Thanh lý tài sản cố định Mã
hoạt động
Tên hoạt động
Kiểu thực hiện
Thực hiện
Mô tả chi tiết
FA04.01 Yêu cầu thanh lý TSCĐ
Chương trình
Các phòng ban liên quan
Phòng HCTH, phòng ban quản lý TSCĐ có trách nhiệm theo dõi xác định những tài sản đã hết thời gian sử dụng, không sử dụng, hỏng hóc, mất mát... để đƣa ra yêu cầu thanh lý nhằm phản ánh chính xác số lƣợng và giá trị TSCĐ đang quản lý.
Khi có nhu cầu thanh lý TSCĐ các phòng
ban lập yêu cầu với các thông tin: Số CT yêu cầu thanh lý, Ngày yêu cầu, Phòng ban yêu cầu, Mã TSCĐ, Lý do thanh lý...
FA04.02 Phê duyệt yêu cầu
Chương trình
Ban lãnh đạo
Ban lãnh đạo căn cứ tình hình sử dụng TSCĐ của các phòng ban để ra quyết định phê duyệt. Phiếu phê duyệt gồm các thông tin: Số CT yêu cầu thanh lý, Người phê duyệt, Ngày phê duyệt, Kết quả phê duyệt...
Nếu yêu cầu đƣợc phê duyệt thì chuyển sang bước FA04.03 ngược lại kết thúc nghiệp vụ.
FA04.03 Thành lập hội động thanh lý
Chương trình
Ban lãnh đạo
Ban lãnh đạo ra quyết định thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ gồm: Số quyết định, Ngày quyết định, Người quyết định, Danh sách hội đồng thanh lý (Mã nhân viên, Trách nhiệm (Chủ tịch, Thành viên))
FA04.04 Xác minh thông tin, lập tờ trình thanh lý TSCĐ
Chương trình
Thành viên hội đồng thanh lý
Kiểm tra, xác minh các tài sản trong danh mục cần thanh lý, lập tờ trình thanh lý dựa trên các thông tin từ phòng kế toán: Số CT yêu cầu thanh lý, Số CT trình thanh lý, Ngày trình, Người trình, Mã TSCĐ (Tên TSCĐ, Nguyên giá, Ngày mua, Giá trị còn lại), Tình trạng, Giá thanh lý, Ghi chú
FA04.05 Phê duyệt tờ trình
Chương trình
Chủ tịch hội đồng thanh lý
Chủ tịch hội đồng thanh lý xem xét phê duyệt tờ trình, phiếu phê duyệt gồm các thông tin: Số CT trình thanh lý, Người phê duyệt, Ngày phê duyệt, Kết quả phê duyệt...
Nếu yêu cầu đƣợc phê duyệt thì chuyển sang bước FA04.06 ngược lại quay lại bước FA04.04 để kiểm tra và xác minh lại.
FA04.06 Thực hiện giao dịch thanh lý
Chương trình
Hội đồng thanh lý
Thực hiện giao dịch thanh lý với các thông tin: Số CT trình thanh lý, Số CT giao dịch thanh lý, Ngày thanh lý, Mã TSCĐ (Giá trị còn lại), Giá thanh lý, Ghi chú...
FA04.07 Ghi giảm TSCĐ và cập nhật thẻ
TSCĐ
Chương trình
Hội đồng thanh lý
Giảm TSCĐ cho phòng ban thanh lý TSCĐ bằng cách gán trường Hoạt động=False trong giao dịch bàn giao TSCĐ tương ứng cho phòng ban thanh lý TSCĐ. Ghi giảm theo dõi TSCĐ bằng cách gán trường Hoạt động=False trong thẻ TSCĐ tương ứng FA04.08 Chuyển
chứng từ Thủ công
HĐTL Chuyển các chứng từ liên quan cho phòng kế toán
3. Tổng hợp các chức năng của quy trình quản lý Tài sản cố định
Tham chiếu Chức năng
R4.1.1 Cập nhật phiếu Yêu cầu mua TSCĐ
R4.1.2 Cập nhật phiếu Phê duyệt yêu cầu mua TSCĐ R4.1.3 Cập nhật chi tiết phiếu Phê duyệt yêu cầu mua R4.1.4 Cập nhật giao dịch Mua TSCĐ
R4.1.5 Cập nhật chi tiết giao dịch Mua TSCĐ R4.1.6 Cập nhật danh mục Nhà cung cấp R4.1.7 Cập nhật danh mục Nhóm nhà cung cấp R4.1.8 Cập nhật danh mục Loại nhà cung cấp R4.1.9 Cập nhật danh mục Tỉnh thành
R4.1.10 Cập nhật danh mục Loại tiền tệ R4.1.11 Cập nhật danh mục Chức danh R4.1.12 Cập nhật danh mục Loại TSCĐ R4.1.13 Cập nhật danh mục Đơn vị tính R4.1.14 Cập nhật danh mục Công dụng R4.1.15 Cập nhật Thẻ TSCĐ
R4.1.16 Cập nhật giao dịch Bàn giao TSCĐ
R4.1.17 Cập nhật chi tiết giao dịch Bàn giao TSCĐ R4.2.1 Cập nhật phiếu Yêu cầu khấu hao TSCĐ R4.2.2 Cập nhật chi tiết Yêu cầu khấu hao
R4.2.3 Cập nhật phiếu Phê duyệt yêu cầu khấu hao TSCĐ R4.2.4 Cập nhật danh mục Loại khấu hao TSCĐ
R4.2.5 Cập nhật giao dịch Khấu hao TSCĐ
R4.2.6 Cập nhật chi tiết giao dịch Khấu hao TSCĐ R4.3.1 Cập nhật phiếu Yêu cầu điều chuyển TSCĐ R4.3.2 Cập nhật chi tiết Yêu cầu điều chuyển TSCĐ R4.3.3 Cập nhật danh mục Lý do điều chuyển R4.3.4 Cập nhật danh mục Tình trạng TSCĐ
R4.3.5 Cập nhật phiếu Phê duyệt yêu cầu khấu hao TSCĐ R4.3.6 Cập nhật giao dịch Điều chuyển TSCĐ
R4.3.7 Cập nhật chi tiết giao dịch Điều chuyển TSCĐ
R4.3.8 Cập nhật giao dịch Bàn giao TSCĐ
R4.3.9 Cập nhật chi tiết giao dịch Bàn giao TSCĐ R4.4.1 Cập nhật phiếu Yêu cầu thanh lý TSCĐ R4.4.2 Cập nhật chi tiết Yêu cầu thanh lý TSCĐ R4.4.3 Cập nhật danh mục Lý do thanh lý
R4.4.4 Cập nhật phiếu Phê duyệt yêu cầu thanh lý TSCĐ R4.4.5 Cập nhật Quyết định thành lập hội đồng thanh lý R4.4.6 Cập nhật Phiếu trình thanh lý
R4.4.7 Cập nhật chi tiết Phiếu trình thanh lý R4.4.8 Cập nhật phiếu Phê duyệt trình thanh lý R4.4.9 Cập nhật giao dịch Thanh lý TSCĐ
R4.4.10 Cập nhật chi tiết giao dịch Thanh lý TSCĐ
II. Phát triển mô hình ca sử dụng 1. Xác định tác nhân
Xem xét quy trình quản lý nhân sự- tiền lương, ta xác định được 5 tác nhân chính gồm:
Các phòng ban – tác nhân này tham gia hệ thống với công việc cập nhật: Yêu cầu mua TSCĐ, Yêu cầu điều chuyển TSCĐ, Yêu cầu thanh lý TSCĐ
Ban lãnh đạo – tác nhân này tham gia hệ thống với công việc cập nhật: Phê duyệt yêu cầu mua TSCĐ, Phê duyệt yêu cầu khấu hao TSCĐ, Phê duyệt yêu cầu điều chuyển TSCĐ, Phê duyệt yêu cầu thanh lý TSCĐ, Thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ
Phòng HCTH – tác nhân này tham gia hệ thống với công việc cập nhật: Giao dịch mua TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Giao dịch bàn giao TSCĐ, Giao dịch điều chuyển TSCĐ
Kế toán TSCĐ – tác nhân này tham gia hệ thống với công việc cập nhật: Yêu cầu trích khấu hao TSCĐ, Giao dịch trích khấu hao TSCĐ
Hội đồng thanh lý TSCĐ - tác nhân này tham gia hệ thống với công việc cập nhật giao dịch Thanh lý TSCĐ
2. Xác định ca sử dụng
Xuất phát từ các tác nhân hệ thống ta xác định đƣợc các ca sử dụng sau:
Ca sử dụng cập nhật phiếu Yêu cầu mua TSCĐ
Ca sử dụng cập nhật phiếu Phê duyệt yêu cầu mua TSCĐ
Ca sử dụng cập nhật chi tiết phiếu Phê duyệt yêu cầu mua
Ca sử dụng cập nhật giao dịch Mua TSCĐ
Ca sử dụng cập nhật chi tiết giao dịch Mua TSCĐ
Ca sử dụng cập nhật danh mục Nhà cung cấp
Ca sử dụng cập nhật danh mục Nhóm nhà cung cấp
Ca sử dụng cập nhật danh mục Loại nhà cung cấp
Ca sử dụng cập nhật danh mục Tỉnh thành
Ca sử dụng cập nhật danh mục Loại tiền tệ
Ca sử dụng cập nhật danh mục Chức danh
Ca sử dụng cập nhật danh mục Loại TSCĐ
Ca sử dụng cập nhật danh mục Đơn vị tính
Ca sử dụng cCập nhật danh mục Công dụng
Ca sử dụng cập nhật Thẻ TSCĐ
Ca sử dụng cập nhật giao dịch Bàn giao TSCĐ
Ca sử dụng cập nhật chi tiết giao dịch Bàn giao TSCĐ
Ca sử dụng cập nhật phiếu Yêu cầu khấu hao TSCĐ
Ca sử dụng cập nhật chi tiết Yêu cầu khấu hao
Ca sử dụng cập nhật phiếu Phê duyệt yêu cầu khấu hao TSCĐ
Ca sử dụng cập nhật danh mục Loại khấu hao TSCĐ
Ca sử dụng cập nhật giao dịch Khấu hao TSCĐ
Ca sử dụng cập nhật chi tiết giao dịch Khấu hao TSCĐ
Ca sử dụng cập nhật phiếu Yêu cầu điều chuyển TSCĐ
Ca sử dụng cập nhật chi tiết Yêu cầu điều chuyển TSCĐ
Ca sử dụng cập nhật danh mục Lý do điều chuyển
Ca sử dụng cập nhật danh mục Tình trạng TSCĐ
Ca sử dụng cập nhật phiếu Phê duyệt yêu cầu khấu hao TSCĐ
Ca sử dụng cập nhật giao dịch Điều chuyển TSCĐ
Ca sử dụng cập nhật chi tiết giao dịch Điều chuyển TSCĐ
Ca sử dụng cập nhật giao dịch Bàn giao TSCĐ
Ca sử dụng cập nhật chi tiết giao dịch Bàn giao TSCĐ
Ca sử dụng cập nhật phiếu Yêu cầu thanh lý TSCĐ
Ca sử dụng cập nhật chi tiết Yêu cầu thanh lý TSCĐ
Ca sử dụng cập nhật danh mục Lý do thanh lý
Ca sử dụng cập nhật phiếu Phê duyệt yêu cầu thanh lý TSCĐ
Ca sử dụng cập nhật Quyết định thành lập hội đồng thanh lý
Ca sử dụng cập nhật Phiếu trình thanh lý
Ca sử dụng cập nhật chi tiết Phiếu trình thanh lý
Ca sử dụng cập nhật phiếu Phê duyệt trình thanh lý
Ca sử dụng cập nhật giao dịch Thanh lý TSCĐ
Ca sử dụng cập nhật chi tiết giao dịch Thanh lý TSCĐ 3. Mô hình ca sử dụng mức gộp
3.1 Mô hình ca sử dụng mức gộp quản lý quy trình Mua mới TSCĐ
Hình 4.5: Mô hình ca sử dụng mức gộp Mua mới TSCĐ
3.2 Mô hình ca sử dụng mức gộp quản lý quy trình Khấu hao TSCĐ
Hình 4.6: Mô hình ca sử dụng mức gộp Khấu hao TSCĐ
3.3 Mô hình ca sử dụng mức gộp quản lý quy trình Điều chuyển TSCĐ
Hình 4.7: Mô hình ca sử dụng mức gộp Điều chuyển TSCĐ
3.4 Mô hình ca sử dụng mức gộp quản lý quy trình Thanh lý TSCĐ
Hình 4.8: Mô hình ca sử dụng mức gộp Thanh lý TSCĐ