CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝTÀI CHÍNH TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG Y – DƯỢC ASEAN
4.1. Chiến lược phát triển của trường Cao đẳng Y – Dược ASEAN đến năm 2025 tầm nhìn 2030
4.2.2. Kiểm tra, giám sát thu chi
Hệ thống pháp luật, cơ chế quản lý kinh tế ngày càng đƣợc sửa đổi, bổ sung và hoàn thiện, đã đặt ra yêu cầu hết sức cấp bách cho việc quản lý tài chính trong nhà trường, đòi hỏi phải có những giải pháp để hoàn thiện công tác kiểm tra, kiểm soát tài chính chặt chẽ.
Kiểm tra tài chính là một trong những yêu cầu không thể thiếu trong việc tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán các trường đại học nói chung và với các trường cao đẳng, đại học tư thục nói riêng. Với các chính sách quy định của quản lý tài chính tự chủ, bên cạnh những yếu tố tích cực tác động đến sự phát triển của đơn
vị, còn không ít yếu tố tiêu cực tác động đến quá trình hoạt động sự nghiệp, đến việc quản lý tài sản và tình hình sử dụng kinh phí. Mặt khác, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày xảy ra thường xuyên, liên tục, chứng từ phát sinh ở nhiều địa điểm phản ánh các hoạt động ở các bộ phận, nhiều nhân viên thực hiện với tinh thần trách nhiệm và trình độ chuyên môn khác nhau, việc hạch toán nhầm lẫn, sai sót các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là khó tránh khỏi. Do đó, thông qua công tác kiểm tra có thể phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai phạm để có biện pháp xử lý theo đúng thẩm quyền đã đƣợc phân cấp. Vì vậy, công tác kiểm tra tài chính trong nội bộ đơn vị càng trở nên quan trọng và cấp thiết.
Trong tổ chức bộ máy kế toán ở trường Cao đẳng Y – Dược ASEAN hiện nay không có bộ phận kiểm tra kế toán riêng. Công tác kiểm tra kế toán nội bộ thường giao cho bộ phận kế toán tổng hợp kiêm nhiệm. Điều đó có thể chấp nhận đƣợc vì quá trình xem xét tổng hợp số liệu, kế toán tổng hợp có thể kiểm tra số liệu kế toán ở các bộ phận chuyển đến. Song, để nâng cao chất lƣợng công tác kiểm tra kế toán nội bộ, cần thực hiện tốt các vấn đề sau:
Một là,lập kế hoạch kiểm tra
Nhà trường phải xây dựng kế hoạch kiểm tra kế toán nội bộ cụ thể, rõ ràng ngay từ đầu năm.Kiểm tra nội bộ nhằm mục đích chủ yếu để đánh giá việc thực hiện các quy chế chi tiêu nội bộ, kiểm tra công tác kế toán, tài chính ở đơn vị và thực hiện bởi nhân viên kế toán chuyên trách hoặc kiêm nhiệm.
Hai là, xác định nội dung, phương pháp và cách thức tiến hành kiểm tra Nội dung kiểm tra bao gồm toàn bộ các khâu công việc liên quan đến công tác kế toán nhƣ: kiểm tra việc lập, thu thập, xử lý chứng từ kế toán, mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán, ghi chép các tài khoản kế toán, lập báo cáo tài chính, phân tích, nộp và sử dụng báo cáo tài chính, kiểm kê tài sản và lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán.
Với mỗi nội dung cần có phương pháp kiểm tra phù hợp, kiểm tra chứng từ phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán thông qua việc xem xét các yếu tố của chứng từ, đối chiếu với tình hình thực tế và các tài liệu có liên quan.
Kiểm tra việc mở sổ, ghi sổ kế toán và ghi chép các tài khoản kế toán phải chú ý kiểm tra việc sử dụng các tài khoản kế toán, việc tổ chức hệ thống sổ kế toán, nội dung ghi chép từng chứng từ vào sổ kế toán.
Kiểm tra việc lập Báo cáo tài chính tại đơn vị đã tuân thủ qui định của Luật kế toán chƣa, chế độ kế toán và các qui định có liên quan, bảo đảm tính trung thực, hợp lý các thông tin kinh tế, tài chính.
Công tác kiểm tra kế toán không chỉ đƣợc tiến hành trong toàn đơn vị theo định kỳ mà phải làm hàng ngày và thường xuyên. Công nhân viên, nhân viên kế toán phải tự kiểm tra công việc hạch toán do mình phụ trách, đề phòng trường hợp có sai sót để điều chỉnh kịp thời.
Ngoài công tác kiểm tra kế toán, nhà trường cần thiết phải tiến hành công tác kiểm soát nội bộ, để đánh giá việc thực hiện các quy chế nội bộ, kiểm tra tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ và thực thi công tác kế toán, tài chính ở đơn vị.
Việc xây dựng quy chế kiểm soát nội bộ trong nhà trường là cần phải cụ thể hóa các chính sách, chế độ của nhà nước cũng như các quy định của ngành hệ thống của giáo dục, nhằm đảm bảo cho hoạt của nhà trường tuân thủ nghiêm chỉnh các chính sách, chế độ của nhà nước. Ngoài ra, quy chế kiểm soát nội bộ của nhà trường còn là cơ sở, chuẩn mực để hệ thống kiểm soát này hoạt động có hiệu lực. Trong quy chế, ngoài việc quy định các vấn đề chung, các vấn đề phân cấp trong quản lý kinh tế tài chính và hạch toán nội bộ cũng cần phải được quy định cụ thể. Trước hết, cần nêu rõ vai trò, trách nhiệm của hệ thống kiểm soát nội bộ, của các đơn vị thuộc và trực thuộc trong đơn vị cũng nhƣ các cá nhân, các bộ phận đối với hoạt động kiểm soát nội bộ. Quy định cụ thể các lĩnh vực hoạt động của đơn vị; cơ cấu tổ chức quản lý: các quy định về thời gian làm việc của các bộ phận chức năng, định mức lao động, quy định về an toàn lao động, về mối quan hệ giữa các bộ phận trong toàn đơn vị; quy chế về quản lý tiền mặt; quy chế về quản lý vật tƣ; quy chế về quản lý tài sản cố định; quy chế về quản lý công nợ.
Về công tác kế hoạch, dự toán cần tổ chức lập dự toán trong toàn đơn vị theo quy định, phạm vi hạch toán; chế độ luân chuyển chứng từ, ghi chép ban đầu.
Trên cơ sở các quy chế kiểm soát nội bộ đối với bộ phận kiểm tra tại phòng, ban kế toán tài chính có chức năng, nhiệm vụ kiểm tra tất cả các hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị. Theo đó, bộ phận kiểm tra kế toán và kiểm soát nội bộ lập kế hoạch kiểm tra định kỳ nhƣ: kiểm tra tình hình ghi chép của kế toán trong các tài liệu, báo cáo do máy in ra. Nếu có sai soát phải tiến hành yêu cầu kế toán viên phụ trách sửa chữa kịp thời; tổ chức thực hiện kế hoạch kiểm tra việc thực hiện chế độ, chính sách, các chế độ về thu chi nhƣ thu phí, lệ phí, thu các khoản nợ, thu các chương trình hợp tác thực hiện dự án, chi tiền phải trả cho công nhân viên và các đối tƣợng khác,…; phân công, phân nhiệm cho từng cá nhân trong phòng, khoa, bộ phận kế toán, tài chính của nhà trường một cách cụ thể.
Ngoài ra, để thực hiện tốt công tác kiểm tra kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ phải được tiến hành thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ. Trong điều kiện kinh tế hiện nay, nhà trường nên tổ chức bộ phận kiểm soát nội bộ được biên chế từ 2 đến 3 người trong đó có một người chuyên trách có đủ tiêu chuẩn về phẩm chất và năng lực của kiểm soát viên.
Thực hiện đồng bộ các giải pháp trên đây sẽ góp phần nâng cao đƣợc chất lƣợng công tác kiểm tra kế toán và kiểm soát nội bộ trong hoạt động của toàn đơn vị , đáp ứng yêu cầu phát huy quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các đơn vị trong điều kiện hiện nay.