CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH QUÂN ĐỊNH
2.2 Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh
2.2.4 Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty TNHH Quân Định
2.2.4.1 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu ở Công
2.2.4.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng
Công ty TNHH Quân Định chủ yếu bán vật liệu thiết bị lắp đặt trong xây dựng: gạch ốp lát, gạch men, sơn, chống thấm và các thiết bị vệ sinh của các hãng dulux, jotun, kova, Maxilite... Các mặt hàng mang lại doanh thu chủ yếu cho công ty gồm: Sơn dulux, thiết bị vệ sinh kova
Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng - Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho - Thẻ kho, sổ chi tiết hàng hóa - Hợp đồng kinh tế
=
- Các chứng từ thanh toán (Phiếu thu, Séc chuyển khoản,Séc thanh toán, UNC,GBC…)
Tài khoản sử dụng và trình tự kế toán các nghiệp vụ chủ yếu tại công ty TNHH Quân Định
*Tài khoản sử dụng
Công ty TNHH Quân Định sử dụng TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán, mở chi tiết TK 5111-Doanh thu bán hàng hóa
- Các TK liên quan: TK 1111, TK 1121, TK 131,TK 33311 * Trình tự một số nghiệp vụ chủ yếu tại công ty:
- Bán hàng thu tiền ngay bằng tiền mặt Nợ TK 1111: Tổng tiền thanh toán
Có TK 5111: Giá bán chưa thuế GTGT Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra
- Bán hàng thu tiền ngay bằng chuyển khoản qua ngân hàng Nợ TK 1121 (chi tiết ngân hàng): Tổng số tiền thanh toán
Có TK 5111: Giá bán chưa thuế GTGT Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra - Khách hàng thanh toán sau
Nợ TK 131: Tổng số tiền thanh toán
Có TK 5111: Giá bán chưa thuế GTGT Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra phải nộp Khi khách hàng thanh toán tiền hàng:
Nợ TK 1111/1121 (chi tiết ngân hàng): Tổng số tiền thanh toán Có TK 131: Tổng số tiền thanh toán
Công ty không mở tài khoản chi tiết cho doanh thu bán hàng, mà hạch toán chung doanh thu của tất cả mặt hàng vào TK 5111.
Công ty không mở tài khoản chi tiết công nợ cho từng khách hàng mà theo dõi công nợ theo Mã khách hàng trên phần mềm nên Nợ phải thu của tất cả khách hàng công ty hạch toán chung vào TK 131.
Quy trình hạch toán nghiệp vụ phát sinh tại Công ty TNHH Quân Định
Ví dụ 1 ( bán hàng nhận thanh toán bằng chuyển khoản): Ngày 18/10/2018 Công ty TNHH xây dựng Thiện Minh mua 1 lô hàng tại Công ty TNHH Quân Định gồm: Sơn lót ngoài A936-18L; Sơn lót ngoài A936-5L;
Sơn ngoài G88A-5L; Sơn trong 66AB- AP-5L;Sơn lót trong A934-18L; Sơn chống thấm DSWSWP20K. Trị giá hàng hóa là 1.000.112.300(VNĐ), VAT 10%, tổng giá thanh toán là 1.100.123.530( VNĐ) Cùng ngày Công ty TNHH đầu tư xây dựng và thương mại Tuấn Phong đã thanh toán. Hình thức thanh toán: chuyển khoản.
Dù thanh toán cùng ngày, nhưng theo quy định của công ty, tại thời xuất hóa đơn nhưng chưa nhận được tiền ngay thì vẫn coi như chưa thanh toán, kế toán hạch toán vào Tk 131 để theo dõi, khi nào có thông báo đã thanh
toán thì mới hạch toán giảm TK 131. Nên dù chuyển khoản thanh toán cùng ngày vẫn được hạch toán vào công nợ.
Kế toán hạch toán doanh thu
Nợ tk 131:1.100.123.530 ( chi tiết Cty Thiện Minh) Có tk 5111: 1.000.112.300
Có tk 33311: 100.011.230
Phần mềm tự tính giá vốn theo phương pháp bình quân cuối kì:
Nợ tk 632: Giá vốn của hàng hóa Có TK 156:
Hóa đơn GTGT
Khi bán hàng thì kế toán công ty TNHH Quân Định xuất hóa đơn hồ sơ kèm theo: Hợp đồng kinh tế, Phiếu xuất kho, biên bản bàn giáo, hóa đơn GTGT,biên bản thanh lý hợp đồng
Căn cứ vào hóa đơn GTGT đầu ra kế toán Công ty TNHH Quân Định hạch toán nghiêp vụ phát sinh vào phần mềm như sau:
B1: Mở phần mềm MISA
B2: Vào phân hệ bán hàng chọn chứng từ bán hàng
B3: Nhập các thông tin: chọn mã khách hàng trong DM khách hàng có sẵn, điền diễn giải, ngày CT, số CT, chọn mã hàng trong mã vậ tư hàng hóa, điền số lượng hàng vào mẫu chứng từ bán hàng như hình sau để hạch toán doanh thu bán hàng và thuế GTGT hàng hóa:
Hạch toán doanh thu bán hàng
Phần thuế GTGT10% của hàng hóa khi ta hạch toán phần mềm sẽ tự động cập nhập sang như hình sau:
Hạch toán thuế GTGT B4: Cuối cùng ta chọn Cất để lưu lại.
Ví dụ 2 ( Bán hàng nhận thanh toán ngay bằng tiền mặt):
Ngày 02/03/2019 anh Năm ở Quảng Ninh mua xi măng trắng PCW40I của công ty TNHH Quân Định. Trị giá hàng hóa là 14.500.000(VNĐ)
và thuế GTGT 10%, tổng giá trị đơn hàng là 15.950.000(VNĐ) hạch toán: Nợ tk1111 :15.950.000
Có tk 5111: 14.500.000 Có tk 33311: 1.450.000
Phần mềm tự tính giá vốn theo phương pháp bình quân cuối kì:
Nợ tk 632:
Có tk 156:
Hóa đơn GTGT liên 1
Phiếu thu tiền mặt
Căn cứ vào hóa đơn GTGT đầu ra kế toán Công ty TNHH Quân Định hạch toán nghiêp vụ phát sinh vào phần mềm như sau:
B1: Mở phần mềm MISA
B2: Vào phân hệ bán hàng chọn chứng từ bán hàng
B3: Nhập các thông tin vào mẫu chứng từ bán hàng để hạch toán doanh thu và thuế GTGT
Đầu tiên ta tích vào mục thu tiền ngay ở trên đầu mẫu chứng từ bán hàng và nhập các thông tin như hình sau: Chọn Mã khách hàng trong danh mục khách hàng đã tạo đầu kì, điền vào ô diễn giải, điền ngày CT ngày hạch toán, số chứng từ ở góc chứng từ bán hàng. Sau đó chọn mã vật tư trong danh mục vật tư để điền vào bảng ấn enter để phần mềm tự cập nhập đơn giá đơn vị tính của mã hàng đó, tiếp theo ta chỉ cần nhập số lượng và ấn enter.
Hạch toán doanh thu bán hàng
Hạch toán thuế GTGT
B4: Sau khi làm xong kiểm tra lại và chọn “ Cất “ để lưu.
Sổ cái Tk 511 của Công ty TNHH Quân Định năm 2018
2.2.4.1.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Công ty TNHH Quân Định sử dụng các chính sách bán hàng như chính sách chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán cho khách hàng của mình. Khi có khách hàng quen, có quan hệ mua bán với công ty lâu năm và mua với số lượng lớn thì công ty cũng thực hiện việc chiết khấu cho khách hàng đó.
Chiết khấu thương mại
Khi khách hàng mua với số lượng lớn thì được hưởng chiết khấu thương mại. Mức chiết khấu thương mại của công ty: Với hợp đồng mua thiết bị lắp đặt trong nhà vệ sinh có trị giá từ 400 triệu đồng trở lên, khách hàng sẽ được hưởng 1% chiết khấu thương mại.
Với những đơn hàng khi phát sinh khoản chiết khấu thương mại, thì khoản chiết khấu được phản ánh trên hóa đơn GTGT, trên hóa đơn GTGT phải ghi rõ tỷ lệ % hoặc mức giảm giá, giá bán chưa có thuế GTGT (giá bán đã giảm giá), thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế GTGT thì kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT tiến hành định khoản như sau:
Nợ TK 511: Theo số chiết khấu cho khách hàng
Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Có TK 111/TK 112: Nếu công ty trả bằng tiền Có TK 131: Nếu công ty trừ vào nợ của khách hàng
Giảm giá hàng bán
Khi người mua phản ánh về số lượng hàng đã bán ra do kém chất lượng, phẩm chất, sai quy cách ghi trong hợp đồng và yêu cầu bên bán giảm giá thì bên mua cần lập giấy đề nghị giảm giá hàng bán. Căn cứ vào giấy đề nghị giảm giá của bên mua thì hai bên bán và mua lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ số lượng, quy cách hàng hóa, mức giá giảm theo hóa đơn GTGT( số, ký hiệu, ngày, tháng, của hóa đơn, thời gian), lý do giảm giá, đồng thời bên bán lập hóa đơn điều chỉnh mức giá được điều chỉnh. Hóa đơn ghi rõ điều chình giá cho hàng hóa tại đơn số, ký hiệu…Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh giá, bên bán sẽ kê khai điều chỉnh doanh số bán, thuế đầu ra.
Căn cứ vào các chứng từ giảm giá kế toán tiến hành định khoản:
Nợ TK 511: Giảm giá hàng bán (theo giá bán chưa có thuế GTGT) Nợ TK 3331: Thuế GTGT (tính trên trị giá hàng bị giảm giá)
Có TK 111/TK112/TK 131 (theo tổng giá thanh toán).
Hàng bán bị trả lại
Khi công ty đã xuất hóa đơn GTGT, bên mua đã nhận được hàng, nhưng sau đó bên mua phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa, khi xuất hàng trở lại cho công ty.
Hai bên thống nhất về số lượng hàng trả lại và lập biên bản trả lại hàng, bên mua sẽ lập hóa đơn GTGT gửi lại cho công ty, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại công ty do không đúng quy cách, chất lượng và tiền thuế GTGT. Sau đó, bên mua xuất kho trả lại hàng và làm biên bản bàn giao hàng hóa cho công ty. Căn cứ vào hóa đơn GTGT mà bên mua xuất trả, công ty điều chỉnh doanh số bán, số thuế GTGT đã kê khai.
Khi công ty chấp nhận thanh toán với người mua hàng về số tiền của hàng bán bị trả lại, kế toán vào sổ Nhật ký chung, ghi giảm tài khoản 511 theo giá bán chưa có thuế GTGT, ghi giảm số thuế GTGT phải nộp (số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại) cuối tháng kế toán lập Tờ khai điều chỉnh thuế GTGT và điều chỉnh trên Tờ khai thuế GTGT (theo số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại) để nộp cho Cơ quan thuế. Khách hàng được thanh toán theo các hình thức khác nhau hoặc bằng tiền mặt, séc hoặc trừ vào số tiền mà khách hàng còn nợ công ty tùy theo việc thỏa thuận giữa khách hàng và công ty. Căn cứ vào các chứng từ hàng hóa bị trả lại kế toán tiến hành định khoản như sau:
Nợ TK 511: Hàng bán bị trả lại theo giá bán lô hàng bị trả lại Nợ TK3331: Thuế GTGT tính trên trị giá hàng bị trả lại
Có TK 111/TK 112/TK 131: Tổng giá thanh toán của lô hàng bị trả lại.
Đồng thời, khi nhận lại số hàng hóa bị trả lại, thủ kho kiểm tra và kế toán lập phiếu Nhập kho hàng hóa. Căn cứ vào Phiếu nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 156: Giá trị hàng hóa bị trả lại Có TK632: Hàng bán bị trả lại
Căn cứ vào các chứng từ phát sinh, kế toán sẽ vào sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết TK 156. Từ sổ Nhật ký chung, kế toán sẽ vào sổ Cái các tài khoản 511.
Do đặc điểm của mặt hàng thiết bị máy công nghiệp có các thông số kỹ thuật rất rõ ràng, khách hàng cũng rất dễ tìm các thông số này qua các phương tiện truyền thông. Mặt khác, trước khi nhập kho cũng như xuất kho, các thiết bị máy công nghiệp được kiểm tra kỹ càng để luôn đảm bảo chất lượng hàng hóa cung cấp, nhằm tạo lòng tin cho khách hàng. Vì vậy, trong công ty rất hiếm khi xảy ra trường hợp giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại do hàng kém chất lượng và sai quy cách chủng loại.
Trong năm 2018 công ty TNHH Quân Định không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu.