2.3. TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CỤ THỂ
2.3.6. TỔ CHỨC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM, BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH
- Khái niệm thành phẩm: Thành phẩm là những sản phẩm đã kết thúc toàn bộ quy trình công nghệ sản xuất ra sản phẩm đó do doanh nghiệp tiến hành hoặc thuê ngoài gia công chế biến và đã được kiểm tra đạt tiêu chuẩn kỹ thuật quy định được nhập kho thành phẩm hoặc giao trực tiếp cho khách hàng.
- Công thức :
+ Giá gốc thành phẩm do công ty sản xuất hoàn thành nhập kho phản ánh theo giá thành sản xuất thực tế của thành phẩm hoàn thành trong kỳ.
Thành phẩm do DN sản xuất ra nhập kho= CP NVLTT+ CP NCTT+ CP SXC
+ Giá gốc thành phẩm xuất kho:
Giá gốc thành phẩm xuất kho = Số lượng thành phẩm * Đơn giá thành phẩm xuất kho xuất kho
Trong đó đơn giá thành phẩm xuất kho: Đơn giá thành phẩm xuất kho tính theo phương pháp đích danh.
- Khái niệm về bán hàng: Bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình hoạt động kinh doanh trong các doanh nghiệp thương mại .Đây là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá người mua và doanh nghiệp thu tiền về hoặc được quyền thu tiền.
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu được hoặc sẽ thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như: bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có). Doanh thu bán hàng chỉ được ghi nhận khi đồng thời thoả mãn tất cả 5 điều kiện sau:
DN đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua.
DN không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc kiểm soát hàng hoá.
Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
DN đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
- Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng:
Chiết khấu thương mại là khoản DN bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn.
Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho khách hàng do hàng kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu.
Giá trị hàng bán bị trả lại là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là bán hoàn thành bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán.
- Chi phí bán hàng: là toàn bộ các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Chi phí bán hàng gồm: Chi phí nhân viên bán hàng, chi phí vật liệu bao bì, chi phí dụng cụ đồ dùng, chi phí khấu hao TSCĐ,chi phí bảo hành, chi phí dịch vụ mua ngoài ,chi phí bằng tiền khác.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: Bao gồm : chi phí nhân viên quản lý; chi phí vật liệu quản lý; chi phí đồ dùng văn phòng; chi phí khấu hao TSCĐ; thuế,phí,lệ phí; chi phí dự phòng; chi phí dịch vụ mua ngoài; chi phí bằng tiền khác.
- Chứng từ, sổ sử dụng
- Phiếu nhập kho thành phẩm, Phiếu xuất kho thành phẩm.
- Hóa đơn VAT đầu ra, hóa đơn bán hàng ,…
- Phiếu báo nhập hàng trả lại, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý
- Sổ kế toán tổng hợp, chi tiết…
- Nhật ký bán hàng, sổ chi tiết bán hàng
- Các chứng từ liên quan khác như hóa đơn tiền điện, tiền điện thoại,…
- Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 511: “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
- Tài khoản 632: “giá vốn hàng bán”
- Tài khoản 911: “Xác định kết quả kinh doanh”
- Tài khoản 821: “Chi phí thuế TNDN”
- Tài khoản 421: “Lợi nhuận chưa phân phối”
- Tài khoản 155: “Thành phẩm”
- Quy trình luân chuyển chứng từ Kế toán thành phẩm:
Sơ đồ 2.3..6.1: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập thành phẩm vào kho
Người thực hiện Lưu đồ quá trình Mô tả
GSKT, trưởng ca sản xuất thủ kho thành phẩm
(1)
Kế toán HTK (2)
Kế toán HTK (3)
Kế toán trưởng, giám đốc
(4)
Cụ thể hóa quá trình:
(1) Sau khi ca sản xuất hoàn thành, GSKT kiểm tra số lượng, hình ảnh, chất lượng thành phẩm, cân đối lượng NVL đầu vào với lượng thành phẩm đầu ra và lập báo cáo sản xuất.
(2) Kế toán tổng hợp tiếp nhận, kiểm tra báo cáo sản xuất, đối chiếu hao hụt định mức và chuyển báo cáo cho Kế toán HTK.
(3) Kế toán HTK căn cứ báo cáo sản xuất lập phiếu nhập kho 2 liên chuyển cho thủ kho thành phẩm. Sau khi kiểm đủ hàng thủ kho ký phiếu nhập và chuyển trả lại Kế
Lập báo cáo sản xuất
Biên bản bàn giao thành phẩm 3 bên
Kiểm tra đối chiếu chất lượng NVL đầu vào với lượng thành phẩm.Đối
chiếu định mức hao hụt
Lập phiếu nhập Ký kiểm soát, duyệt nhập
toán HTK 1 liên (còn 1 liên thủ kho giữ lại để cuối ngày đối chiếu với kế toán tổng hợp).
(4) Kế toán HTK lưu báo cáo sản xuất kèm phiếu nhập kho trình trưởng phòng kế hoạch, kế toán trưởng, giám đốc công ty ký duyệt sau đó trở ra lưu chứng từ tại nơi quy định.
Kế toán bán hàng
Sơ đồ 2.3.6.2: Luân chuyển chứng từ xuất hàng hóa bán lẻ thu tiền ngay
Người thực hiện Lưu đồ quá trình Mô tả
Kế toán HTK (1)
Kế toán thanh toán (2)
Thủ quỹ (3)
Trưởng phòng, GĐ (4)
Thủ kho thành phẩm (5)
Bảo vệ (6)
Cụ thể hóa quy trình:
(1) Khi khách mua hàng, kế toán HTK căn cứ bảng giá bán lẻ lập 3 liên hóa đơn bán lẻ.
(2) Sau hóa đơn bán lẻ chuyển cho kế toán thanh toán lập phiếu thu.
(3) Sau đó chuyển thủ quỹ thu tiền hàng của khách.
(4) Trình giám đốc, trưởng phòng ký phiếu.
(5) 3 liên hóa đơn được giao cho khách xuống kho lấy hàng, giao hàng xong thủ kho thành phẩm yêu cầu khách hàng ký nhận và giao cho khách hàng 1 liên hóa đơn.
(6) Bảo vệ có trách nhiệm kiểm tra lượng hàng ra so với hóa đơn bán lẻ của khách và đóng dấu xác nhận cho khách hàng. Cuối mỗi ngày, thủ kho tập hợp các hóa đơn bán lẻ chuyển kế toán 1 liên để kế toán làm cơ sở đối chiếu với hàng tồn thực tế của thủ kho.
Sơ đồ 2.3.6.3: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất hàng cho KH
Người thực hiện Lưu đồ quá trình Mô tả
Xuất hóa đơn bán lẻ Lập phiếu thu
Thu tiền hàng Duyệt hóa đơn, phiếu thu
Xuất hàng Kiểm tra hàng ra và đóng dấu xác nhận trên hóa đơn
bán lẻ
KT HTK, KT thanh toán
(1)
Trưởng phòng, GĐ (2)
Thủ kho, KT tổng hợp
(3)
Lái xe, bốc vác (4)
Khách hàng (5)
Lái xe (6)
KT tiền mặt, thủ quỹ (7)
Cụ thể hóa quy trình trên:
(1) Kế toán tiền nghe điện thoại nhận đơn đặt hàng của khách, sau đó báo cho kế toán HTK kiểm tra sổ sách và đối chiếu với thủ kho thành phẩm lượng hàng tồn thực tế.
- Nếu trong kho không còn hoặc không đủ hàng kế toán sản xuất lập phiếu báo sản xuất hàng chuyển quản đốc sản xuất.
- Nếu đủ hàng cho khách kế toán sản xuất lập phiếu xuất kho, kế toán thanh toán lập hóa đơn bán hàng.
(2) Trình kế toán trưởng, GĐ ký duyệt.
(3) Chuyển thủ kho thành phẩm xuất hàng và phân công lái xe đi giao hàng. Trong thời gian xuất hàng kế toán HTK phải có mặt tại kho giám sát việc giao nhận.
(4) Lái xe, bốc vác ký nhận hàng trên phiếu xuất. Thủ kho sau khi xuất hàng yêu cầu bốc vác ký vào vị trí người nhận 2 liên phiếu xuất, cuối ngày tập hợp phiếu xuất chuyển trả lại cho kế toán HTK 1 liên, còn 1 liên giữ lại vào thẻ kho. Sau đó nhận hóa đơn, sổ sách tương ứng với lượng hàng cần đem đi giao.
(5) , (6) Lái xe giao hàng, yêu cầu khách hàng ký nhận đủ hàng và thanh toán tiền trên hóa đơn bán hàng đối với thu tiền ngay hoặc yêu cầu khách hàng ký nhận nợ.
(7) Kế toán thanh toán căn cứ thông tin trên hóa đơn bán hàng lái xe mang về tiến hành lập phiếu thu tiền mặt và chuyển thủ quỹ thu. Nếu có sự khác biệt, chênh lệch giữa số liệu trên hóa đơn bán hàng do Kế toán thanh toán lập và số tiền lái xe thực nộp thì báo trưởng phòng, kế toán trưởng xử lý.
Nhận đơn hàng, lập phiếu xuất, lập hóa đơn bán hàng
Ký duyệt
Xuất hàng, giám sát xuất
Nhận hàng, hóa đơn, sổ sách Nhận hàng, giao tiền, ký nhận nợ
Thu tiền về nộp quỹ
Lập phiếu, thu tiền
(8) Sau đó kế toán thanh toán chuyển hóa đơn cho kế toán bán hàng lưu chứng từ.
Cuối ngày, kế toán HTK chủ động đối chiếu với thẻ kho về số lượng hàng xuất, kế toán thanh toán đối chiếu về tiền thu khách hàng trong ngày. Kế toán thanh toán đặc biệt lưu ý trường hợp khách nợ tiền hàng. Tất cả những trường hợp có nợ đều được kế toán thanh toán gọi điện đối chiếu với khách hàng chậm nhất vào sáng ngày hôm sau. Ngoài ra bộ hồ sơ nợ phải đầy đủ bao gồm:
- Thông tin đặt hàng trên sổ.
- Phiếu xuất kho, có đầy đủ chữ ký đã được kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt
- Hóa đơn bán hàng được duyệt có xác nhận của khách hàng đã nhận đủ hàng và còn nợ lại tiền hàng.
Quy trình ghi sổ:
Công ty Cổ phần May xuất khẩu Ninh Bình là một doanh ngiệp sản xuất, lĩnh vực sản xuất chủ yếu của công ty là sản xuất, gia công các sản phẩm may mặc phục vụ cho người tiêu dùng.
Sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng, cân đối với lượng thành phẩm có trong kho, tiến hành phân hàng, báo lái xe biết về kế hoạch đưa hàng tới đại lý. Khi việc giao hàng hoàn tất, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan tiến hành ghi sổ chi tiết bán hàng, nhật ký bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua.
Theo từng tháng, căn cứ vào sổ kế toán và các tài liệu liên quan kế toán tiến hành xác định kết quả kinh doanh cho tháng đó dựa trên cở sở doanh thu và các khoản chi phí.
2.3.7 Kế toán lập và phân tích báo cáo tài chính.
Nội dung, yêu cầu phần hành kế toán lập và phân tích báo cáo tài chính.
Báo cáo tài chính là : Phương pháp tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp, phản ánh có hệ thống tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản của doanh nghiệp, tình hình và hiệu quả SXKD, tình hình lưu chuyển tiền tệ và tình hình quản lý, sử dụng vốn…. của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định vào một hệ thống mẫu biểu quy định thống nhất.
Báo cáo tài chính bao gồm một hệ thống số liệu kinh tế tài chính được tổng hợp, được rút ra từ các sổ kế toán tổng hợp, các sổ kế toán chi tiết và những thuyết minh cần thiết bằng văn bản về những số liệu đó. Báo cáo tài chính là phương pháp quan trọng để chuyển tải thông tin kế toán tài chính đến người ra quyết định, đó là những thông tin công khai về sản nghiệp, kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp…. phục vụ các đối tượng bệ trong và bên ngoài doanh nghiệp.
Việc lập và trình bày báo cáo tài chính doanh nghiệp phải tuân thủ các yêu cầu đa được quy định tại chuẩn mực kế toán số 21 “ Trình bày báo cáo tài chính” gồm:
+ Trung thực và hợp lý
+ Lựa chọn và áp dụng các chính sách kế toán phù hợp với quy định của từng chuẩn mực kế toán nhằm đảm bảo cung cấp thông tin thích hợp với nhu cầu ra quyết định kinh tế của người sử dụng và cung cấp được các thông tin đáng tin cậy, khi:
• Trình bày trung thực, hợp lý tình hình tài chính, tình hình và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp
• Phản ánh đúng bản chất kinh tế của các giao dịch và sự kiện không chỉ đơn thuần phản ánh hình thức hợp pháp của chúng
• Trình bày khách quan, không thiên vị
• Tuân thủ nguyên tắc thận trọng
• Trình bày đầy đủ trên mọi khía cạnh trọng yếu
Những nguyên tắc cơ bản lập báo cáo tài chính:
+ Kinh doanh liên tục
+ Nguyên tắc cơ sở dồn tích + Nguyên tắc nhất quán + Tính trọng yếu và tập hợp + Nguyên tắc bù trừ
+ Nguyên tắc có thể so sánh