Chương 2: Những vấn đề chung về hạch toán kế toán ở công ty TNHH Sản xuất và thương mại Q&G Việt Nam
2.1. Những vấn đề chung về hạch toán kế toán
2.2.1. Tổ chức hạch toán kế toán vốn bằng tiền
2.2.1.2. Hạch toán tiền gửi ngân hàng
- Chứng từ:
+ Giấy báo nợ, giấy báo có
+ Uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản.
- Sổ sách :
+ Sổ theo dõi chi tiết tiền gửi ngân hàng Sacombank + Sổ nhật ký chung , sổ cái tài khoản 112
+ Sổ phụ ngân hàng ,Vietcombank ,Sacombank, chi nhánh Hai Bà Trưng
Kế toán các khoản phải thu chi ngoại tệ được thu chi theo đồng Việt Nam, số thu chi ngoại tệ được theo dõi trên sổ chi tiết
Quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt nam để ghi sổ kế toán, các đơn vị có thể dùng tỷ giá hạch toán hoặc tỷ giá thực tế, bình quân gia quyền
Tỷ giá hạch toán ngoại tệ là tỷ giá do đơn vị quy định được ổn định trong một thời kì nhất định ít nhất là trong một kỳ kế toán.
Tỷ giá thực tế ngoại tệ là tỷ giá mua vào của ngân hàng nơi doanh nghiệp thường xuyên diễn ra giao dịch.
- Nguyên tắc của kế toán tiền gửi thu chi ngoại tệ.
+ Đối với chênh lệch do lỗ tỷ giá cho vào Tk 635 “ chi phí tài chính”:
Nợ TK 112
Nợ TK 635 (Số chênh lệch giảm) Có TK 331 (Tỷ giá ghi sổ.)
+ Đối với chênh lệch lãi tỷ giá hối đoái phản ánh vào Tk 515:
Nợ TK 156 (Tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng) Có TK 112 (Tỷ giá ghi sổ)
Có TK 515 (Số chênh lệch tăng)
+ Cuối kỳ nếu tỷ giá tăng thì số chênh lệch phản ánh:
Nợ Tk112 (Tiền gửi ngân hàng)
Có Tk 413 (Chênh lệch tỷ giá)
Ngoài ra: Khi đối chiếu số liệu trên sổ kế toán và số liệu trên sổ của ngân hàng có chênh lệch nhưng chưa xác định được nguyên nhân:
- Số liệu của ngân hàng > số liệu của kế toán ghi tăng tiền gửi ngân hàng:
Nợ TK 112(chênh lệch tăng ) Có TK 338(1)
- Khi xác định được nguyên nhân
Nợ TK 338( 1)
Có TK 112( do ghi thừa)
Có TK 511,512,711( do ghi thiếu)
- Số liệu của NH < số liệu của kế toán ghi giảm tiền gửi ngân hàng : Nợ TK 1381
Có TK 112( chênh lệch giảm) - Khi xác định được:
Nợ TK 112 - do ghi thiếu
Nợ TK 511,512,515,711 - do ghi thừa Có TK 138(1)
Từ chứng từ gốc là báo nợ ,báo có, sec... kế toán tiền gửi ngân hàng căn cứ vào đó để nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán vào các mục tương ứng. Sau đó phần mềm kế toán sẽ xử lý số liệu và lên các sổ kế toán chi tiết và sổ cái tiền mặt,tiền gửi ngân hàng.
2.2.2. Tổ chức kế toán nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ - Tại công ty NVL được phân loại thành:
+ Nguyên vật liệu chính:bông trắng. hạt nhựa pp, hạt nhự màu,màng co POF 380, hạt tăng trong,que đùn
+ Nguyên vật liệu phụ:keo se bông ướt ,card giấy…
+ Nhiên liệu: xăng, dầu máy ,dầu DO 0.05S…
- Công cụ dụng cụ tại công ty gồm: quần áo lao động, khẩu trang, mũ bảo hộ,bàn làm việc của bộ phận quản lí…
- Phương pháp ghi nhận ban đầu: ghi theo giá gốc.
- Phương pháp hạch toán: kê khai thường xuyên.
Chứng từ sử dụng:
+ Phiếu nhập kho mẫu số 01-VT + Phiếu xuất kho mẫu số 02-VT
+ Biên bản kiểm nghiệm mẫu số 03-VT
+ Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ mẫu số 04-VT + Biên bản kiểm kê mẫu số 05-VT
+ Bảng kê mua hàng mẫu số 06-VT
+ Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ mẫu số 07-VT Tài khoản sử dụng:
+ Tài khoản 152: Nguyên vật liệu + Tài khoản 153: Công cụ dụng cụ
+ Tài khoản 133: Thuế VAT đầu vào được khấu trừ + Tài khoản 331: Phải trả nhà cung cấp
Sơ đồ quá trình luân chuyển chứng từ mua nhập nguyên vật liệu
Người thực hiện
Lu đồ quá
tr×nh Thống kê PX
Kế toán vật tư
Kế hoạch nhập Kiểm tra hàng
tồn, giá nhập
Trởng phòng Giám đốc Kế toán vật tư
Lái xe, thủ kho, trùc c©n
điện tử
Kế toán vật tư
Kế toán tr- ởng
Kế toán vật tư
Kế toán bộ phận liên quan
Kế toán vật tư
2.2.3. Kế toán tài sản cố định
- Đặc điểm và tình hình quản lý tài sản cố định ở doanh nghiệp
Ký kiểm soát Duyệt nhập
Giao dịch với ngời bán
Nhập hàng vào
LËp phiÕu
Ký duyệt
Nhập vào máy tÝnh
Nhập vào máy tÝnh
Lu chứng từ
Tài sản cố định ở công ty gồm có tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình, đều được ghi theo giá gốc. Trong quá trình sử dụng, tài sản cố định thuê tài chính được ghi nhận nguyên giá theo giá trị hợp lý hoặc giá trị hiện tại của khoản thanh toán. Khấu hao cho tài sản cố định thực hiện theo khấu hao đường thẳng. Thời gian khấu hao được ước tính như sau:
+ Nhà cửa vật kiến trúc (từ 3 – 6 năm) + Máy móc thiết bị (từ 3 – 6 năm) + Phương tiện vận tải (từ 5 – 8 năm) + Thiết bị văn phòng (từ 2 – 5 năm)
Căn cứ vào các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ diễn ra mà các chứng từ được lập hay thu thập với quy trình luân chuyển phù hợp.
- Chứng từ sử dụng:
+ Biên bản giao nhận TSCĐ + Biên bản thanh lý TSCĐ
+ Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn đã hoàn thành + Biên bản kiểm kê TSCĐ
+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ
+ Bảng trích và tính khấu hao TSCĐ - Quy trình ghi sổ kế toán TSCĐ:
Chứng từ ghi sổ
Bảng tính và phân bổ KH TSCĐ SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ chi tiết TSCĐ
SỔ CÁI TK 211,214...
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ chi tiết TK 627, 641, 642
Bảng tổng hợp chi tiết
- Kế toán tổng hợp tăng, giảm TSCĐ
Chứng từ tăng giảm TSCĐ: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn đã hoàn thành, biên bản kiểm kê TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, bảng tính và trích khấu hao TSCĐ.
TK sử dụng:
+ Tài khoản 211: Tài sản cố định hữu hình
+ Tài khoản 214: Hao mòn tài sản cố định hữu hình + Và các tài khoản liên quan khác.
Sổ kế toán sử dụng: sổ cái tài khoản 211, các sổ kế toán chi tiết tài sản cố định hữu hình... sổ theo dõi tài sản cố định.
Trình tự kế toán: căn cứ vào các chứng từ tăng giảm TSCĐ ở trên, kế toán TSCĐ sẽ nhập liệu vào máy tính, ghi lại các thông tin về ngày ghi sổ, số chứng từ, ngày chứng từ, nội dung và định khoản hợp lý Nợ - Có theo nguyên tắc kế toán và tương ứng số tiền cũng như chi tiết từng TK, rồi sau đó máy sẽ tự động chuyển số liệu sang các sổ cái, sổ chi tiết và sổ nhật ký chung.
- Kế toán khấu hao TSCĐ
Phương pháp tính khấu hao: phương pháp khấu hao đường thằng.
2.2.4. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
- Nội dung: Tiền lương là số tiền thù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp cho doanh nghiệp, để tái sản xuất sức lao động và bù đắp hao phí lao động của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh
- Phân loại công nhân viên:
Dựa vào chức năng, lao động tại công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Q&G Việt Nam được phân loại như sau:
+ Bộ phận Quản lý: Bao gồm ban lãnh đạo công ty như Tổng Giám Đốc, Phó Giám Đốc,..
+ Bộ phận phòng kế toán : Trưởng phòng kế toán, các nhân viên kế toán,
…
+ Bộ phận kinh doanh :bao gồm bộ phận kinh doanh kênh MT-kênh bán hàng qua các siêu thị,và kênh GT-kênh bán hàng truyền thống
+ Bộ phận nhà máy : gồm có bộ phận quản lí,bộ phận kĩ thuật và công nhân sản xuất.
- Hình thức trả lương: trả lương theo thời gian.
Là hình thức tiền lương theo thời gian làm việc, cấp bậc kỹ thuật và thang lương của người lao động. Theo hình thức này:
Tiền lương phải trả = Thời gian làm việc thực tế * mức lương thời gian
Để phục vụ cho công tác hạch toán và phân tích tiền lương, công ty chia ra tiền lương chính và tiền lương phụ.
+ Tiền lương chính: là tiền lương trả cho thời gian người lao động làm nhiệm vụ chính của họ, gồm: tiền lương trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo.(như phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ, phụ cấp độc
hại…)
+ Tiền lương phụ: là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện các nhiệm vụ khác do doanh nghiệp điều động như hội họp, nghỉ phép năm theo chế độ.
Trong công ty hình thức trả lương này áp dụng cho toàn bộ công nhân viên và được tính như sau :
Lương tháng = * *
Trong đó:
+ Mức lương cơ bản: là mức lương thỏa thuận theo hợp đồng lao động giữa công nhân viên trong công ty và chủ công ty.
Lương cơ bản + phụ cấp theo lương
26
Số ngày công làm việc thực tế
+ Các khoản phụ cấp trợ cấp theo lương: bao gồm tiền trợ cấp đi lại, trợ cấp ăn trưa, , trợ cấp môi trường, trợ cấp điện thoại.
- Các chứng từ sử dụng: Bảng chấm công, bảng thanh toán lương.
Hàng ngày số công nhân và nhân viên quản lý nghỉ hay đi làm đều được theo dõi chặt chẽ trên bảng chấm công.
Bảng thanh toán lương cho người lao động được căn cứ vào bậc lương và số công làm việc, và các khoản trừ vào lương như BHYT, BHXH mà người lao động phải nộp theo tỷ lệ phần trăm:
+ Quỹ BHXH: Tỉ lệ tính BHXH 26%, trong đó 18% tính vào chi phí của doanh nghiệp, và 8% do người lao động nộp trừ vào lương.
+ Quỹ BHYT: tỉ lệ BHYT là 4.5%, trong đó 3% là chi phí của doanh nghiệp, và 1,5% do người lao động nộp trừ vào lương.
+ Kinh phí công đoàn: Tỉ lệ tính KPCĐ là 2% tính toàn bộ vào chi phí của doanh nghiệp.
+ Quỹ BHTN: Tỉ lệ tính là 2%, trong đó 1% là chi phí của doanh nghiêp và 1% do người lao động nộp trừ vào lương
- Tài khoản sử dụng: TK 334, TK 338(2,3,4,9)…và các TK liên quan khác.
- Sơ đồ luân chuyển chứng từ:
Giấy nghỉ ốm phép, họp Bảng chấm công Bảng nghiệm thu sản phẩm
Bảng thanh toán lương của tổ (bảng chia lương)
Bảng tính phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội
Ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Hàng ngày căn cứ vào giấy nghỉ ốm, phép và họp để kế toán tổng hợp lên bảng chấm công. Cuối tháng từ bảng chấm công và bảng nghiệm thu sản phẩm để lập bảng thanh toán lương của tổ , kế toán tổng hợp lại từ các tổ khác nhau để làm bảng thanh toán lương của đội. Từ đó lập ra bảng kê chi phí nhân công.
- Trình tự luân chuyển:
Bảng chấm công: Kiểm tra bảng chấm công sử dụng cho lao động và kế toán bảo quản lưu trữ
Kế toán tiền lương dựa vào bảng chấm công cho tuỳ công nhân viên của từng bộ phận để tính lương.
Nhưng trước khi tính lương phải kiểm tra xem xét để tính lương và đưa lên giám đốc và kế toán trưởng xem xét và ký, lúc này đưa bảng chấm công vào bảo quản để sau này đối chiếu thời gian lao động của công nhân viên trên bảng chấm công và bảng tính lương và đưa vào lưu trữ, huỷ.
- Thủ tục thanh toán tiền lương:
Bảng thanh toán tiền lương Kế toán duyệt giám đốc duyệt thủ quỹ chi tiền nhân viên ký vào bảng lương tiến hành thanh toán lương.
Kế toán tiền lương của công ty dựa trên bảng chấm công theo từng ngày lao động của từng công nhân viên trong các phòng ban và tiền lương, vào bảng thanh toán tiền lương xong đưa lên cho giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt đưa xuống cho thủ quỹ mở két chi tiền, lúc này nhân viên phải ký tên vào bảng lương và nhận tiền công lao động của mình.
2.2.5. Kế toán thành phẩm, hàng hóa
Thành phẩm, hàng hóa của công ty sản xuất ra hoặc mua về nhập kho trước khi tiêu thụ thì sẽ được bảo quản ở hệ thống kho tiêu thụ đảm bảo các tiêu chuẩn và an toàn. Công ty có bố trí thủ kho làm công tác quản lý tại kho.Hiện tại công ty có hai kho ,một kho ở nhà máy Đông Anh,một kho ở Trương Định Hà Nội
Việc quản lý hàng hóa của công ty luôn tuân thủ chặt chẽ các yêu cầu về quản lý mặt hiện vật lẫn quản lý mặt giá trị.
- Đánh giá hàng hóa nhập – xuất kho
+ Đối với hàng hóa nhập kho: phản ánh theo giá gốc. Việc tính giá nhập kho được xác định theo nguyên tắc sau:
Giá gốc hàng nhập kho = Giá mua + Chi phí mua (vận chuyển,bốc dỡ)+ Chi phí gia công – Các khoản giảm giá.
+ Đối với hàng hóa xuất kho: do chủ yếu là xuất bán ngay tại kho của công ty nên trị giá vốn thực tế xuất kho của hàng hóa được tính theo phương pháp bình quân gia quyền:
Trị giá hàng xuất kho = Đơn giá bình quân hàng xuất * Số lượng hàng xuất kho
Đơn giá bình quân Trị giá hàng tồn ĐK + Trị giá hàng nhập trong kỳ hàng xuất kho SL hàng tồn Đk + SL hàng nhập trong kỳ
- Thủ tục nhập xuất và chứng từ:
Thành phẩm, hàng hóa nhập kho được bộ phận kiểm tra chất lượng kiểm tra về mặt quy cách, chất lượng, khối lượng. Nếu đạt tiêu chuẩn, hàng hóa sẽ được thủ kho tiến hành kiểm tra chính xác số lượng nhập để đối chiếu với số lượng trên hóa đơn, bảng kê. Kế toán nhập liệu vào máy để lập phiếu nhập kho. Phiếu này gồm 2 liên, liên 1 được lưu tại phòng kế toán, liên 2 giao cho thủ kho.
Về việc xuất bán, sau khi bộ phận tiêu thụ, thị trường phê chuẩn việc mua hàng của khách hàng thì phòng kế toán lập phiếu xuất kho (Phiếu này gồm 3 liên, liên 1 do phòng kế toán giữ, liên 2 giao cho khách hàng để xuống kho nhận hàng, liên 3 giao khách hàng giữ). Cùng với Phiếu xuất kho là hóa đơn GTGT (hóa đơn GTGT có 3 liên, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao khách hàng và liên 3: nội bộ).
- Tổ chức kế toán chi tiết và hệ thống sổ chi tiết:
Công ty đang hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp ghi thẻ song song. Tại kho, thủ kho dùng “Thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn theo chỉ tiêu số lượng. Tại phòng kế toán, kế toán dùng sổ kế toán chi tiết hàng hóa để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng hóa trên cả 2 mặt số lượng và giá trị. Cuối tháng, kế toán lập
=
Bảng kê Nhập - Xuất - Tồn, sau đó đối chiếu với thủ kho và với số liệu kiểm kê thực tế.
- Kế toán tổng hợp và hệ thống sổ kế toán tổng hợp:
Công ty hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Do dùng phần mềm theo hình thức Nhật ký chung nên kế toán nhập liệu vào máy tính các thông tin liên quan tới nhập, xuất kho hàng hóa , vào giao diện chính của phần mềm, và chi tiết cho từng mặt hàng. Các thông tin này sẽ tự động chạy vào các sổ nhật ký chung, sổ chi tiết hàng hóa,thành phẩm và sổ cái tài khoản 155,156.
- Tài khoản sử dụng chủ yếu là TK 155,TK 156 ngoài ra còn sử dụng các tài khoản như TK 632,…và các sổ kế toán là : sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 155,156 sổ chi tiết TK 155,156
-
TK 155
Nợ: Có:
-Trị giá của thành phẩm nhập kho. – Trị giá thực tế của thành phẩm xuất kho
- Trị giá của thành phẩm thừa khi KK – Trị giá của thành phẩm thiếu khi KK
Tài khoản 155 có số dư bên Nợ.
TK 156
Nợ:
- Trị giá mua vào của hàng hoá theo hoá đơn mua hàng (Bao gồm các loại thuế không được hoàn lại);
- Chi phí thu mua hàng hoá;
- Trị giá của hàng hoá thuê ngoài gia công (Gồm giá mua vào và chi phí gia công);
- Trị giá hàng hoá đã bán bị người mua trả lại;
- Trị giá hàng hoá phát hiện thừa khi kiểm kê;
Có:
- Trị giá của hàng hoá xuất kho để bán
- Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá đã bán trong kỳ;
- Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng;
- Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng;
- Trị giá hàng hoá trả lại cho người bán;
- Trị giá hàng hoá phát hiện thiếu khi kiểm kê;
- TK 156 có số dư bên Nợ
2.2.6. Kế toán bán hàng, xác định kết quả kinh doanh
2.2.6.1. Các phương thức bán hàng tại công ty TNHH sản xuất và thương mại Q&G Việt Nam
Công ty có hình thức bán hàng chủ yếu là thông qua các nhà phân phối ở các khu vực Tây Bắc ,Đông Bắc ,Duyên Hải, Miền Trung là những nhà trực tiếp phân phối sản phẩm cho các nhân viên bán hàng của công ty, ở mỗi khu vực sẽ có một giám đốc bán hàng chịu trách nhiệm làm việc với nhà phân phối và các nhân viên bán hàng thực hiện quá trình bán hàng và báo cáo doanh số bán hàng ở từng khu vực cho Admin kinh doanh.Việc thanh toán được thực hiện ngay khi Nhà phân phối lên đơn hàng ,thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng căn cứ vào hợp đồng kinh tế mà hai bên đã thỏa thuận.