2.1. Đặc điểm kế toán tại Công ty TNHH một thành viên Thương mại và sản xuất cơ khí nội thất Thiên An Phát
2.1.3. Quy trình kế toán tại công ty
Công ty áp dụng hình thức Nhật Ký Chung trong điều kiện có sử dụng kế toán trên máy. Đây là hình thức kế toán khá đơn giản, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Báo cáo th c t p l n 1 ự ậ ầ 2016
căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ Nhật Ký Chung theo trình tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế. Phản ánh mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản). Việc hạch toán các nghiệp vụ vào sổ kế toán, lập các báo cáo kế toán đều được thực hiện trên máy. Các máy tính ở phòng kế toán và các máy tính của phòng kinh doanh được nối mạng với nhau nên đảm bảo việc chuyển số liệu lên phòng kế toán được thuận tiện, nhanh chóng và kịp thời. Việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán vừa giảm bớt công việc ghi chép đồng thời tránh được sự trùng lắp các nghiệp vụ, tăng tốc độ xử lý thông tin, lập các Báo cáo Tài chính nhanh chóng và cung cấp số liệu kịp thời cho yêu cầu quản lý.
Hình thức Nhật ký chung bao gồm các loại sổ kế toán sau:
- Sổ nhật kí chung - Sổ cái các tài khoản - Các bảng kê
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Trước khi áp dụng phần mềm kế toán, kế toán công ty tổ chức khai báo các tham số hệ thống phù hợp với tổ chức công tác kế toán của công ty và tuân thủ chế độ kế toán hiện hành. Đồng thời mã hoá các danh mục đối tượng cần quản lý một cách hợp lý, khoa học.
Lê Ng c Trinh – CQ50/21.02ọ 22
Chứng từ gốc, các bảng phân bổ
Ghi cuối ngày
Bảng tổng hợp, chi tiết
Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Sổ cái
Báo cáo tài chính Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo th c t p l n 1 ự ậ ầ 2016
Sơ đồ 4: Hình thức sổ kế toán được áp dụng tại công ty
Hiện nay tại Công ty đang đưa vào sử dụng “hệ thống phần mềm kế toán máy AC soft ” nhằm hỗ trợ và giúp cho công việc của các kế toán viên được giảm bớt, nhẹ nhàng hơn. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán viên sẽ kiểm tra chứng từ, phân loại chứng từ theo đối tượng, nghiệp vụ phát sinh rồi nhập liệu. Kế toán luôn phải kiểm tra tính chính xác, khớp đúng số liệu trên máy với chứng từ gốc. Máy tính sẽ thực hiện các bút toán hạch toán, phân bổ, kết chuyển. Đồng thời, các báo cáo kế toán sẽ được kết xuất từ các số liệu ban đầu sau một số thao tác nhất định trên phần mềm sử dụng.
Trước khi áp dụng phần mềm kế toán, kế toán công ty tổ chức khai báo các tham số hệ thống phù hợp với tổ chức công tác kế toán của công ty và tuân thủ chế độ kế toán hiện hành. Đồng thời mã hoá các danh mục đối tượng cần quản lý một cách hợp lý, khoa học.
Lê Ng c Trinh – CQ50/21.02ọ 23
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Các chứng từ kế toán
Tệp số liệu chi tiết
Tập hợp số liệu tổng hợp tháng
Lập chứng từ
Cập nhật vào máy
Lên báo cáo
Tổng hợp số liệu cuối tháng
Báo cáo th c t p l n 1 ự ậ ầ 2016
Sơ đồ 5: Trình tự hạch toán trên phần mềm kế toán
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Nhật ký chung) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập BCTC. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.