CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG
2.2 Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Hòa Phú
- Công ty TNHH Hòa Phú là công ty họat động chính trong lĩnh vực kinh doanh, là một hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại là bán buôn, bán lẻ:
máy móc, thiết bị xây dựng và phụ tùng cho máy xây dựng, máy khai thác đá, thép xây dựng, thép hộp…
Đặc thù của mặt hàng: Sản phẩm thường có kích thước lớn, nhiều chủng loại gây khó khăn cho việc sắp xếp trong kho cũng như vận chuyển. Hàng dễ bị rò rỉ, hư hỏng do thời tiết vận chuyển nên đòi hỏi phải có biện pháp bảo quản để đảm bảo chất lượng sản phẩm.
- Phương thức bán hàng và hình thức bán hàng: Công ty TNHH Hòa Phú hiện sử dụng đồng thời phương thức bán buôn hàng hóa qua kho và phương thức bán lẻ.
Trong đó hình thức bán lẻ là phương thức chủ yếu.
Đối với phương thức bán buôn: công ty bán hàng hóa cho các tổ chức, doanh nghiệp khác để tiếp tục lưu chuyển hàng hóa. Phương thức thanh toán chủ yếu là thanh toán bằng hình thức chuyển khoản. Công ty áp dụng hình thức bán buôn qua
kho: Bán hàng trực tiếp tại kho hoặc chuyển hàng theo hợp đồng. Công ty sẽ xuất hàng trực tiếp từ kho, nhân viên bán hàng chuyển phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT và nhận đủ hàng vận chuyển giao cho người mua.
Đối với phương thức bán lẻ: Công ty bán trực tiếp hàng hóa đến tay người tiêu dùng cuối cùng. Phương thức thanh toán chủ yếu là thanh toán bằng tiền mặt.Theo hình thức này khách hàng đến mua hàng tại các cửa hàng của công ty, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao cho khách hàng. Trong trường hợp khách hàng yêu cầu, công ty sẽ vận chuyển hàng hóa bằng phương tiện vận tải thuê ngoài đến địa điểm bên mua yêu cầu , cước vận chuyển sẽ do bên bán hoặc bên mua chịu tùy theo thỏa thuận giữa hai bên trong hợp đồng.
- Chính sách bán hàng:
+ Công ty có áp dụng chính sách riêng về hình thức chiết khấu thương mại khi khách hàng mua với số lượng lớn. Khi khách có nhu cầu mua hàng, công ty sẽ gửi báo giá để bên mua xét duyệt giá hàng cần mua. Sau khi duyệt giá, bên mua thông báo cho Hòa Phú biết, nếu Hòa Phú đồng ý thì tiến hành giao hàng và các chứng từ kèm theo.
+ Khách hàng khi mua buôn được hưởng ưu đãi của Đại lý bao gồm cả việc được cung cấp miễn phí các tài liệu liên quan đến hàng hóa, các dịch vụ tư vấn và trợ giúp ký thuật…
- Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Hòa Phú:
Thời điểm ghi nhận doanh thu là khi Công ty đã bàn giao hàng hóa cho khách hàng và khi khách hàng chấp nhận khoản nợ hoặc thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng.
- Các phương thức thanh toán tại Công ty TNHH Hòa Phú:
+ Phương thức thanh toán trả ngay: Phần lớn các mặt hàng thường có giá trị lớn và khách hàng thường mua với tổng giá trị lớn (>20 triệu đồng) nên phương thức chủ yếu ở đây là chuyển khoản. Sau khi khách hàng kiểm tra và nhận hàng đầy đủ thì khách hàng chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng của công ty.
+ Phương thức thanh toán trước: Trong một số trường hợp, khách hàng sẽ đặt cọc trước một phần tiền hàng cho công ty hoặc thanh toán đầy đủ, sau khi nhận được tiền đặt cọc, công ty sẽ chuyển hàng cho khách theo thỏa thuận trong hợp đồng. Khi khách hàng mua hàng nhận đầy đủ số lượng hàng thì thanh toán nốt số tiền hàng còn lại.
+ Phương thức thanh toán trả chậm: Do quy mô của công ty không lớn, vốn kinh doanh không nhiều nên trong trường hợp làm việc với khách lớn, uy tín, khách hàng quen biết có kí hợp đồng lâu dài. Trên cơ sở hợp đồng đã ký kết, khi hàng hóa đã được chuyển giao quyền sở hữu, khách hàng sẽ thanh toán cho công ty. Khách hàng có thể trả nợ một lần hoặc nhiều kì Đối với những khách hàng quen và mua hàng với giá trị lớn thường được nợ trong khoảng thời gian dài hơn.
- Phương pháp tính giá trị hàng xuất kho tại Công ty TNHH Hòa Phú:
Công ty tính giá trị hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Theo phương pháp này, vào cuối kỳ kế toán tiến hành tính trị giá vốn của hàng hóa đã xuất ra trong tháng. Kế toán căn cứ vào lượng hàng hóa tồn đầu kỳ và số hàng hóa đã nhập kho trong kỳ để tính giá bình quân xuất kho:
Đơn giá xuất kho bình quân trong kỳ = (Giá trị thành phẩm tồn kho đầu kỳ + Giá trị thành phẩm nhập kho trong kỳ) / (Số lượng thành phẩm tồn đầu kỳ + Số lượng thành phẩm nhập kho trong kỳ)
2.2.2 Kế toán bán hàng tại công ty TNHH Hòa Phú
2.2.2.1 Khái quát vận dụng hệ thống kế toán trong kế toán bán hàng
a. Hệ thống chứng từ
Hiện nay công ty đang trong quá trình áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC dùng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành ngày 26/08/2016. Các chứng từ sử dụng trong kế toán bán hàng tại Công ty:
- Hóa đơn GTGT: khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng thì kế toán bán hàng căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết và Phiếu xuất kho, kế toán viết hóa đơn GTGT.
Trên hóa đơn GTGT ghi đầy đủ các nội dung: tên đơn vị mua, mã số thuế, địa chỉ, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá bán, thành tiền, tổng tiền thanh toán, tổng thuế GTGT, mức thuế suất. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
Liên 1: lưu tại quyển hóa đơn gốc Liên 2: giao cho khách hàng.
Liên 3: dùng làm chứng từ kế toán, được kẹp vào bộ chứng từ thuế đầu ra và lưu tại Công ty.
- Phiếu xuất kho: Dùng để làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng. Kế toán viết phiếu xuất kho, ghi rõ số lượng hàng bán mà không ghi giá bán. Số lượng hàng hóa trên phiếu xuất kho và trên hóa đơn GTGT phải trùng nhau để thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu. Phiếu xuất kho được lập làm 2 liên:
Liên 1: Lưu tại quyển
Liên 2: Giao cho thủ kho để xuất hàng, đồng thời làm căn cứ để ghi vào thẻ kho.
- Phiếu thu: Đối với các khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu. Thông thường kế toán sẽ lập làm 2 liên, 1 liên giao cho khách hàng làm chứng từ, 1 liên lưu lại công ty nhằm làm căn cứ thực tế.
- Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng (Sơ đồ 2.7):
Bước 1 : Căn cứ vào yêu cầu mua của KH, kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho.
Bước 2 : Kế toán trình lên cho Giám đốc ký duyệt.
Bước 3 : Phiếu xuất kho sau khi được ký duyệt sẽ được chuyển lại cho phòng kế toán.
Bước 4 : Kế toán chuyển phiếu xuất kho cho thủ kho, yêu cầu xuất kho số lượng hàng hóa như trong phiếu xuất.
Bước 5 : Phiếu xuất kho được in làm hai bản, một bản để lưu lại, một bản được đính kèm biên bản giao nhận hàng hóa chuyển cho khách hàng.
b. Tài khoản sử dụng
- TK 112-Tiền gửi ngân hàng, mở tài khoản chi tiết :
Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam BIDV - TK112.BIDV Ngân hàng công thương Vietinbank - TK112.VIB
- Tài khoản 133: “Thuế GTGT được khấu trừ”
- Tài khoản 131: “Phải thu của khách hàng”
- TK131-Phải thu của khách hàng, mở tài khoản chi tiết cho : + 131.559: Công ty CP Xây Dựng 559
+ 131.luanlan: Công ty TNHH sản xuất Luân Lan + 131.TNA: Công ty TNHH quảng cáo trẻ Nghệ An
- TK 156-Hàng hóa: Được theo dõi chi tiết theo từng loại mặt hàng bán và
mỗi mặt hàng có mã hàng xác định.
- Tài khoản 511-Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, chi tiết cho từng sản phẩm:
TK511.v- Doanh thu bán thép vuông TK 511.c: Doanh thu bán thép cuộn
TK 511.mt: Doanh thu bán máy trộn bê tông
- Tài khoản 632-Giá vốn hàng bán: Dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ.
b. Hạch toán một số nghiệp vụ phát sinh chủ yếu tại Công ty - Kế toán doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán
Quy trình bán hàng và nợ phải thu khách hàng bắt đầu từ khi khách hàng gửi yêu cầu mua hàng tới khi hàng hóa được giao đến tận tay khách hàng và nhận được tiền thanh toán của khách hàng.
Trong quá trình bán buôn hàng hóa qua kho, cần phải có đầy đủ các thành phần tham gia vào quy trình: Khách hàng, đội vận chuyển và thủ kho, kế toán bán hàng viết hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho, kế toán trưởng, giám đốc.
Bán hàng và nợ phải thu khách hàng gồm: bán hàng, ghi nhận doanh thu, thu hồi công nợ, báo cáo bán hàng và đối chiếu công nợ, hoa hồng bán hàng, hàng bán trả lại và giảm giá hàng bán.
Cuối tháng căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi nhận giá vốn hàng bán cho lô hàng đã bán trong kỳ: Nợ TK giá vốn hàng bán (632), ghi Có TK hàng hóa (156) theo giá trị thực tế của hàng xuất kho.
Ví dụ 1:
Ngày 5/11/2017, tại đơn vị phát sinh nghiệp vụ bán buôn cho Công ty TNHH quảng cáo trẻ Nghệ An bán mặt hàng
- Ống mạ 219.1, đơn giá 20,455, số lượng 2,143.02 kg
- Thép ống 141,3x6000, đơn giá 15,000, số lượng 2,291.48 kg Tổng giá trị lô hàng 78,207,674đ
VAT 10%. Khách hàng thanh toán bằng hình thức chuyển khoản (Phụ lục 1,2) Ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 112.BIDV: 86,028,442đ Có TK 511.TNA: 78,207,674d
Có TK 3331: 7,820,767đ
Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán phản ánh giá vốn.
Nợ TK 632: 75.750.000đ Có TK 156.c: 75.750.000đ
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu với HĐKT, theo thỏa thuận thống nhất của hai bên, kế toán kho tiến hành lập PXK và xuất hàng ra khỏi kho và bàn giao cho khách hàng.
Căn cứ vào PXK (lưu nội bộ Công ty), kế toán tiến hành ghi giảm hàng hóa trên Bảng kê phiếu nhập xuất kho.
Ví dụ 2:
Ngày 4/11/2017, tại đơn vị phát sinh nghiệp vụ bán hàng cho công ty CP đầu tư xây dựng và kiểm định Cường Thịnh:
- Thép hộp mạ 40x80x6000, đơn giá 16,909, số lượng 264.8 kg - Thép hộp mạ 25x50x6000, đơn giá 16,909, số lượng 220.05 kg Tổng giá trị lô hàng 8,198,329đ
VAT 10%. Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt ( Phụ lục 3,4,5) Ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 111: 9,018,162đ
Có TK 511.CT: 8,198,329đ Có TK 3331: 819,833đ Ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632: 7,882,633đ Có TK 156: 7,882,633đ
- Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu + Kế toán chiết khấu thương mại
Nhận thấy hình thức chiết khấu thương mại sẽ có tác động tốt, thúc đẩy việc bán hàng hàng nhưng lại giảm doanh thu của Công ty. Do mô hình và vốn kinh doanh của Công ty còn nhỏ nên công ty không áp dụng hình thức chiết khấu thương mại.
+ Kế toán bán hàng bị trả lại
Khách hàng được trả lại sản phẩm trong thời hạn cho phép nếu trong khi vận chuyển bị hư hỏng, móp méo. Trong trường hợp khách hàng thông báo trả lại hàng do bị lỗi sản xuất, công ty sẽ cử nhân viên kiểm tra. Nếu lỗi thuộc về nhà sản xuất ,
công ty sẽ nhận lại hàng và hoàn tiền cho khách. Thời hạn cho phép khách hàng báo lỗi sản phẩm không quá 30 ngày kể từ ngày bàn giao.
Căn cứ vào Biên bản trả lại hàng hóa, kế toán sẽ hạch toán và ghi vào sổ nhật ký chung hàng bán bị trả lại trong kỳ.
Từ 01/01/2017, theo Thông tư mới có hiệu lực là TT133/TT/2016-BTC công ty hạch toán hàng bị trả lại bằng cách ghi giảm trực tiếp vào tài khoản 511-Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Nợ TK 511, nợ TK 3331, đồng thời ghi có TK 111,112,131 Nợ TK155, có TK 632
Hàng bán bị trả lại này rất ít xảy ra tại Công ty. Trong thời gian nghiên cứu đề tài khóa luận, công ty không phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại.
Nếu phát sinh hàng bán bị trả lại, công ty xử lý theo quy định kế toán
Trường hợp Công ty đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng thì phải thông báo kịp thời tới bên bán và trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá bị lỗi. Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, bên mua hàng lập “Biên bản trả lại hàng” theo mẫu Công ty gửi ghi rõ lý do trả lại hàng, kèm thêm biên bản copy “Hoá đơn GTGT” của lô hàng đó, kế toán kho hàng sẽ lập “Phiếu nhập kho”. Sau đó kế toán đổi hàng cho bên mua và kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
+ Kế toán giảm giá hàng bán
Công ty không thực hiện giảm giá hàng bán. Trước khi các hợp đồng kinh tế được thực hiện, Công ty TNHH Hòa Phú đều đã gửi báo giá các loại sản phẩm mà bên khách hàng muốn được cung cấp.
2.2.2.3 Sổ kế toán
Cơ sở số liệu: Căn cứ vào hóa đơn GTGT và các hợp đồng kinh tế
Phương pháp lập: Để tiện cho việc theo dõi, đối với những khách hàng quan hệ thường xuyên với công ty, kế toán mở riêng cho mỗi khách hàng một quyển sổ.
Đối với những khách hàng có quan hệ không thường xuyên với Công ty thì mở cho nhiều khách hàng trên một quyển số.
Các sổ cái, sổ chi tiết có liên quan: Sổ cái nhật ký chung (phụ lục 6), sổ cái TK 131 (Phụ lục 7), sổ cái TK 331 (Phụ lục 8), sổ cái TK 632 (Phụ lục 9), Sổ cái TK 511 (Phụ lục 10), sổ chi tiết để theo dõi riêng cho từng khách hàng (Phụ lục 11, 12)