CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN DOANH THU CHI PHÍ VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
1.2. Những vấn đề chung về doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại
1.2.2. Khái niệm và phân loại chi phí trong doanh nghiệp thương mại
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 “Chuẩn mực chung” định nghĩa về chi phí như sau:
Chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản, hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm các khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu.
Chi phí được nhìn nhận như những khoản phí tổn đã phát sinh gắn liền với hoạt động của doanh nghiệp bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp và các chi phí khác. Những chi phí này phát sinh dưới dạng tiền, các khoản tương đương tiền, hàng tồn kho, khấu hao máy móc, thiết bị, được kế toán ghi nhận trên cơ sở chứng từ, tài liệu bằng chứng chứng minh việc phát sinh của chúng.
Vậy chi phí hoạt động của doanh nghiệp được hiểu là toàn bộ hao phí về lao động sống, lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp đã chi ra
trong quá tình hoạt động kinh doanh, biểu hiện bằng tiền và tính cho một thời kỳ nhất định. Trong đó các chi phí về giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí chính trực tiếp ảnh hưởng đến việc tạo ra doanh thu, ngoài ra còn có chi phí tài chính và chi phí khác trong doanh nghiệp.
1.2.2.2. Phân loại chi phí
Trong quá trình kinh doanh có rất nhiều loại chi phí kinh doanh khác nhau cả về nội dung, tính chất, công dụng cũng như về vai trò, vị trí…Việc phân loại chi phí theo những tiêu thức khác nhau phù hợp với lĩnh vực sản xuất kinh doanh, đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong công tác quản lý và hạch toán.
* Phân loại chi phí theo nội dung chi phí Bao gồm các loại:
"Chi phí nguyên vật liệu: bao gồm toàn bộ giá trị nguyên, vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, công cụ, dụng cụ sử dụng vào sản xuất kinh doanh"
"Chi phí tiền lương, phụ cấp lương và các khoản trích theo lương: Bao gồm toàn bộ chi phí về lương, phụ cấp mang tính chất lương và các khoản trích theo lương phải trả cho toàn bộ cán bộ nhân viên của công ty"
“Chi phí khấu hao tài sản cố định: Phản ánh tổng số tiền khấu hao tài sản cố định trích trong kỳ sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh.”
"Chi phí dịch vụ mua ngoài: phản ánh toàn bộ chi phí dịch vụ mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh như tiền điện nước, điện thoại, fax,…mà doanh nghiệp phải trả cho các nhà cung cấp"
Chi phí khác bằng tiền: là các chi phí bằng tiền ngoài các chi phí kể trên được dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh như chi phí tiếp khách, chi phí hội nghị,…
Việc phân loại theo cách này cho ta thấy rõ kết cấu và tỷ trọng của từng yếu tố chi phí sản xuất, từ đó có thể phân tích, đánh giá tình hình chi phí thực tế theo yếu tố chi phí so với kế hoạch đã đề ra. Phân loại theo cách này đồng thời là bước đầu tạo cơ sở cho công tác lập, kiểm tra và phân tích dự toán chi phí sản xuất nhằm cung ứng các yếu tố đầu vào phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh
Cách phân loại này là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng các định mức chi phí cần thiết, lập dự toán chi phí, lập báo cáo chi phí theo yếu tố trong kỳ. Ngoài ra, đây cũng là cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư, tiền vốn, huy động sử dụng lao động, xây dựng kế hoạch khấu hao TSCĐ... là cơ sở để phân tích, đánh giá tình hình thực hiện chi phí sản xuất kinh doanh.
* Phân loại theo khoản mục chi phí
"Chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp: là toàn bộ những chi phí về nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho việc cung ứng dịch vụ. Trong hoạt động dịch vụ sở hữu trí tuệ, chi phí này bao gồm chi phí giấy in, mực in, và các đồ dùng văn phòng phẩm khác… "
"Chi phí nhân công trực tiếp: là toàn bộ tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên trực tiếp cung cấp dịch vụ tại các bộ phận nghiệp vụ."
"Chi phí sản xuất chung: Gồm toàn bộ những chi phí dùng cho hoạt động cung ứng dịch vụ trong phạm vi doanh nghiệp (không bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp)."
"Chi phí bán hàng: Là chi phí phát sinh liên quan đến tiêu thụ sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp. Loại chi phí này bao gồm: chi phí quảng cáo, chi phí giao hàng, giao dịch, hoa hồng bán hàng, chi phí nhân viên bán hàng và chi phí khác gắn liền đến bảo quản và tiêu thụ sản phẩm."
"Chi phí quản lý doanh nghiệp: Là các khoản chi phí liên quan đến việc quản lý hành chính, điều hành hoạt động chung của doanh nghiệp (chi phí văn phòng, khấu hao máy móc thiết bị… dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp."
Đây là cách phân loại khá phổ biến trong nhiều doanh nghiệp vì cách phân loại này căn cứ vào công dụng của chi phí để phân tích chi phí thành các khoản mục.
Nhờ đó, cung cấp số liệu cho công tác tính giá thành dịch vụ.
*Phân loại chi phí mối quan hệ giữa chi phí và tập hợp chi phí
Theo cách phân loại này, chi phí phát sinh tại doanh nghiệp được chia làm 2 loại:
"Chi phí trực tiếp: Là những chi phí trực tiếp liên quan đến đối tượng chịu chi phí như từng loại sản phẩm, công việc, hoạt động… nhất định. Trong hoạt động dịch vụ cung cấp dịch vụ sở hữu trí tuệ, chi phí trực tiếp là chi phí liên quan đến các hoạt động nộp đơn, tư vấn, bổ sung tài liệu, dịch tài liệu…"
"Chi phí gián tiếp: Chi phí gián tiếp là những chi phí phát sinh liên quan đến nhiều đối tượng chịu chi phí khác nhau, liên quan đến nhiều công việc, sản phẩm…
Do đó, kế toán phải tiến hành phân bổ chi phí này cho các đối tượng liên quan theo những tiêu thức thích hợp. Trong hoạt động kinh doanh dịch vụ sở hữu công nghiệp, chi phí gián tiếp là các chi phí phát sinh không liên quan trực tiếp đến việc tư vấn như chi phí quảng cáo trên các phương tiện truyền thông."
Tuy nhiên, mỗi đối tượng chịu chi phí thường chỉ phù hợp với một tiêu thức phân bổ nhất định. Mặt khác, mỗi loại chi phí gián tiếp có thể chỉ liên quan đến đối tượng chịu chi phí khác. Và cũng chính vì điều này mà việc tính toán, phân bổ chi phí chung theo cùng một tiêu thức hay dẫn đến những sai lệch chi phí trong từng loại sản phẩm, từng bộ phận, từng quá trình sản xuất kinh doanh và có thể dẫn đến Quyết định khác nhau của nhà quản trị. Vì vậy, cách phân loại này đặt ra yêu cầu về việc lựa chọn các tiêu thức phân bổ chi phí (có thể sử dụng đồng thời nhiều tiêu thức phân bổ áp dụng cho từng loại chi phí khác nhau theo từng đối tượng chịu chi phí) để đảm bảo thông tin chính xác về chi phí, lợi nhuận của từng loại hoạt động, từng loại sản phẩm dịch vụ.