CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI TẬP ĐOÀN KHÁCH SẠN A25 – CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ HƯƠNG ANH
3.3 Kết quả phân tích dữ liệu sơ cấp và thứ cấp về thực trạng phân tích công việc tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh
Tập đoàn khách sạn A25 – công ty TNHH quốc tế Hương Anh có quy trình phân tích công việc giống như lý thuyết bao gồm có bảy bước. Các bước phản ánh các công việc cần phải làm khi thực hiện dự án phân tích công việc của tổ chức doanh nghiệp. Tùy thuộc vào dự án phân tích công việc được thực hiện lần đầu hay dự án cập nhật mô tả công việc mà các bước công việc trong quy trình phân tích công việc có thể mở rộng hoặc thu hẹp, hoặc có sự khác nhau về mức độ chi tiết và phức tạp của từng bước công việc
3.3.1 Thực trạng xác định sự phù hợp của cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của bộ phận với chiến lược kinh doanh tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh
Chiến lược kinh doanh của công ty: Trước sự phát triển của ngành du lịch nói chung và ngành kinh doanh khách sạn nói riêng đang diễn ra hết sức sôi động khắp mọi nơi, Tập đoàn khách sạn A25 – công ty TNHH quốc tế Hương Anh đã và đang xây dựng chiến lược “ tập chung nguồn lực để thu hút tối đa số lượng khách mà chủ yếu là khách nước ngoài đến với khách sạn ngày một nhiều hơn nhằm nâng cao trình độ khả năng kinh doanh đồng thời mở rộng các dịch vụ của khách sạn”.
Chính vì vậy hoạt động phân tích công việc rất cần thiết để công ty thực hiện chiến lược kinh doanh này.
20.00%
63.00%
17.00%
Đánh giá của nhân viên về tầm quan trọng của hoạt động phân tích công việc
Rất quan trọng Quan trọng Bình thường Không quan trọng
Hình 3.2. Đánh giá của nhân viên về tầm quan trọng của hoạt động phân tích công việc
Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra
Qua kết quả điều tra thể thấy phản hồi tương đối tích cực của nhân viên, như vậy hầu hết nhân viên cũng đều đang nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động phân tích công việc. Chiếm phần đa là mức độ quan trọng với 65%, 20% là tỉ lệ nhân viên cho rằng phân tích công việc rất quan trọng trong công việc, thấp hơn một chút với 15% là bình thường và không có ai cho rằng phân tích công việc không quan trọng.
Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự Hình 3.3 Sơ đồ tổ chức Phòng Hành chính –Nhân sự tập đoàn khách sạn A25 Cơ cấu tổ chức phòng hành chính nhân sự cho thấy mỗi bộ phận đều có chức năng nhiệm vụ riêng để hoàn thành phân tích công việc . Dựa trên nhu cầu về nhân lực mà phòng hành chính nhân sự sẽ cùng phối hợp linh hoạt với các phòng ban khác để đưa ra những phân tích hiệu quả nhất
Trưởng phòng: Quản lý điều hành mọi hoạt động của Phòng trong lĩnh vực và nhiệm vụ được giao. Giúp việc cho Giám đốc và tham mưu cho Giám đốc trong công tác tổ chức và cán bộ. Kiểm tra, đôn đốc và xử lý những công việc như tổng hợp ý kiến về các bản phân tích công việc, phục vụ, quản lý tài sản, văn phòng, quản trị.., và các chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước để vận dụng vào đơn vị và người lao động thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của phòng.
Chuyên viên tuyển dụng : Lập các bản phân tích công việc dựa trên yêu cầu của từng vị trí công việc và triển khai các kế hoạch tuyển dụng nhằm đáp ứng yêu cầu nhân lực của các phòng ban về chất lượng cũng như số lượng. Xây dựng và thực hiện quy trình tuyển dụng như tạo nguồn tuyển dụng, thu nhận hồ sơ, phỏng vấn.
Trợ lý và đào tạo phát triển nhân lực: Bổ sung các bản phân tích công việc của từng vị trí chức danh công việc thông qua các khóa đào tạo, thực hiện công tác đào tạo nhân viên mới, đào tạo các nhân viên để phát triển năng lực.
3.3.2 Thực trạng lập danh sách các chức danh cần phân tích công việc tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh
Mỗi công việc sẽ tương ứng với một chức danh, trong khối văn phòng có các chức danh cần phân tích công việc như chức danh kế toán, nhân viên kinh doanh,
Trưởng phòng
Chuyên viên tuyển dụng
Trợ lý đào tạo và phát triển triển nhân lực
chuyên viên tuyển dụng,..Trong lĩnh vực du lịch và lữ hành kinh doanh khách sạn thì có các chức danh cần phân tích công việc như: Lễ tân, bảo vệ, buồng phòng, chức danh nhân viên sale, nhân viên marketing,...
Việc đưa ra các danh sách chức danh sẽ làm nổi bật lên tính chất công việc của từng chức danh, giúp cho nhân viên hiểu được chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận đã được giao.
Bảng 3.1. Một số chức danh của công ty
STT Chức danh STT Chức danh
1 Trưởng phòng 7 Nhân viên lễ tân
2 Phó phòng 8 Nhân viên buồng phòng
3 Kế toán 9 Nhân viên bảo vệ
4 Nhân viên kinh doanh 10 Nhân viên bellman
5 Nhân viên kỹ thuật 11 Nhân viên giặt là
6 Nhân viên giám sát hình ảnh 12 Nhân viên tạp vụ
Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự 3.3.3 Thực trạng xác định đối tượng tham gia phân tích công việc tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh
Tổng giám đốc tập đoàn khách sạn A25 – công ty TNHH quốc tế Hương Anh đã chỉ đạo cho phòng Hành chính - Nhân sự phối hợp với các phòng, ban khác trong tập đoàn thực hiện công tác phân tích công việc để đảm bảo sự phân công rõ ràng trong nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạngiữa những người lao động làm các công việc khác nhau, để giúp cho người lao động hiểu rõ mình cần phải thực hiện những nhiệm vụ gì. Thực hiện chỉ đạo của Tổng Giám đốc tập đoàn, phòng Hành chính - Nhân sự đã có công văn đề nghị các trưởng phòng, ban khác trong tập đoàn thực hiện công tác phân tích công việc cho tất cả các công việc trong phòng mình. Trong đó có hướng dẫn, tại mỗi công việc cần nêu rõ người lao động cần phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì và có những quyền hạn nào. Các Trưởng phòng, ban chủ yếu bằng kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, bằng sự hiểu biết về các công việc, bằng kinh nghiệm bản thân trong lĩnh vực của phòng, ban mình; một phần kết hợp với thông qua hàng ngày làm việc cùng người lao động trong phòng, ban mình nên có thể quan sát quá trình thực hiện công việc của họ.
3.3.4 Thực trạng thu thập thông tin phân tích công việc tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh
Tập đoàn thu thập yêu cầu đối với người thực hiện công việc như: học vấn, trình độ chuyên môn, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết liên quan đến các vị trí bên khối văn phòng như kế toán, chuyên viên tuyển dụng, nhân viên kinh doanh. Bên khối văn phòng như như lễ tân, buồng phòng, nhân viên sale,... Thu thập thông tin về điều kiện thực hiện công việc như: điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, đồng phục,...
Các phương pháp mà tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh thu thập thông tin là:
Phương pháp bàn hỏi: phòng nhân sự sẽ thiết kế các câu hỏi liên quan đến các vị trí công việc, đến chế độ lương thưởng, gửi đến các nhân viên để nhân viên hoàn thành trả lời câu hỏi rồi gửi về phòng nhân sự thông qua mail.
Phương pháp phỏng vấn: Cán bộ nhân sự sẽ chuẩn bị sẵn những câu hỏi đặt ra trong quá trình phỏng vấn. Đây là phương pháp được sử dụng nhiều nhất tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh vì thu thập được nhiều thông tin khác nhau .
3.3.5 Thực trạng xây dựng sản phẩm phân tích công việc Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh
Sản phẩm của phân tích công việc là bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Các trưởng phòng bàn giao bản phân tích công việc cho phòng hành chính nhân sự và từ những thông tin thu thập được phòng nhân sự sẽ viết bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc hoàn chỉnh. Mỗi chức danh sẽ có một bản tiêu chuẩn công việc và mô tả công việc riêng phù hợp với tính chất công việc. Phòng hành chính nhân sự sẽ photo thành nhiều bản một bản giữ ở phòng hành chính nhân sự,bản còn lại sẽ được đưa lên các bộ phận liên quan để lấy ý kiến đóng góp một lần nữa sao cho hoàn chỉnh.
Các phiếu mô tả này sẽ được sử dụng vào các việc khác nhau tùy theo yêu cầu của từng thời kỳ.
3.3.6 Thực trạng ban hành và sử dụng kết quả phân tích công việc Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh.
Sau khi các sản phẩm phân tích công việc được gửi tới những người lao động và các phòng ban liên quan để lấy ý kiến đóng góp. Cán bộ phân tích công việc tập hợp các ý kiến đóng góp lại, dựa trên đó sửa các sản phẩm sao cho hợp lý tập hợp lại để xem xét và các cán bộ nhân sự viết văn bản kết quả phân tích công việc, sau đó trưởng phòng hành chính nhân sự sẽ ký duyệt, và trình lên tổng giám đốc xem xét và ký duyệt.
3.3.7 Thực trạng điều chỉnh phân tích công việc tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh.
Sau khi được ban tổng giám đốc xem xét và ký duyệt trưởng phòng hành chính nhân sự thẩm định những thông tin thu thập với những người thực hiện khác và người quản lý công việc này về tính chính xác và hợp lý của bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc. Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh định kỳ tổ chức phải kiểm tra, rà soát lại các công việc để xác định những thông tin trong văn bản phân tích công việc có còn chính xác và phù hợp với công việc hiện tại không, hay đã lạc hậu, lỗi thời, cần phải điều chỉnh và bổ sung thông tin nào cho đúng với thực tế công việc của mỗi chức danh.