HƯƠNG ANH.
4.1 Định hướng và mục tiêu về hoàn thiện phân tích công việc tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh
4.1.1 Định hướng đối với hoàn thiện phân tích công việc tập đoàn tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh trong thời gian tới (2021)
Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh trong thời gian tới định hướng phát triển công ty lên một tầm cao mới. Ổn định đời sống nhân viên, đảm bảo lợi ích người lao động. Tập trung nguồn lực để thu hút tối đa số lượng khách mà chủ yếu là khách nước ngoài đến với khách sạn ngày một nhiều hơn nhằm nâng cao trình độ khả năng kinh doanh . Xây dựng phát triển thương hiệu A25 bền vững trên thương trường du lịch và lữ hành. Mở rộng thêm quy mô hoạt động như mở thêm nhiều các cơ sở khách sạn nhỏ A25 ở các tỉnh thành phố Việt Nam. Vì vậy định hướng hoàn thiện phân tích công việc của tập đoàn sẽ là: Nâng cao năng lực của đội ngũ phân tích công việc. Mở rộng sự phối hợp giữa các cấp phòng ban trong tập đoàn để thực hiện tốt công tác phân tích công việc. Ứng dụng những tiến bộ khoa học công nghệ vào công tác phân tích công việc để hoàn thiện hơn.
4.1.2 Mục tiêu đối với hoàn thiện phân tích công việc tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh
Thứ nhất là ứng dụng vào kế hoạch hoá nguồn nhân lực Thứ hai là ứng dụng vào tuyển mộ, tuyển chọn nhân sự Thứ ba là ứng dụng vào bố trí nhân lực
Thứ tư là ứng dụng vào đánh giá thực hiện công việc Thứ năm là ứng dụng vào thù lao lao động
Thứ sáu là ứng dụng vào đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Thứ bảy là ứng dụng vào kỷ luật lao động và an toàn lao động
4.2 Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh
4.2.1 Cải tiến quy trình phân tích công việc tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh
Trước khi phân tích công việc, người phân tích công việc của công ty phải có một cái nhìn tổng thể về tổ chức và công việc. Sự nhìn nhận tổng quan này cung cấp cho nhà phân tích một bức tranh toàn diện về sự sắp xếp, bố trí của các phòng ban, đơn vị và công việc. Công ty có thể thêm bước lập sơ đồ về tiến trình công việc, nó chỉ ra một tập hợp cụ thể của những công việc liên quan đến công việc khác như
thế nào, chức năng của từng bộ phận mà xác định ra các công việc cần thực hiện trong bộ phận đó
Vì vậy quy trình phân tích công việc tại công ty nên bổ sung thêm một số nội dung như phần xác định mục đích phân tích công việc tại bước một. Phòng hành chính nhân sự cần xác định rõ mục đích của công tác phân tích công việc, các thông tin trong văn bản phân tích công việc được áp dụng vào công tác quản lý nhân sự cụ thể gì tại tập đoàn. Từ mục đích của phân tích công việc giúp xác định loại thông tin liên quan đến công việc cần thu thập, mức độ chi tiết cần tìm hiểu của mỗi loại thông tin. Vì khi xác định được mục đích của phân tích công việc người lao động sẽ hiểu hơn về công việc mình đang làm.
Các bước tiến hành trong quy trình phân tích công việc tại công ty còn có một số thiếu sót như: mục đích của phân tích công việc chưa được xác định ngay từ đầu, những thông tin thu thập được không kiểm tra trao đổi lại với quản lý trực tiếp và người thực hiện công việc. Việc viết các văn bản phân tích công việc chưa có sự đầu tư riêng biệt, và khi đưa vào sử dụng thì các văn bản này ít được kiểm tra theo dõi.Các bước cụ thể trong quy trình phân tích công việc của công ty hoặc thiếu bước cụ thể hoặc thiếu thông tin trong từng bước. Điều này làm ảnh hưởng rõ rệt đến phân tích công việc cũng như các hoạt động quản trị nhân lực khác.
Vì vậy quy trình phân tích công việc tại công ty nên bổ sung thêm một số nội dung như: phần xác định mục đích phân tích công việc tại bước 1 và bước kiểm tra lại thông tin với các bên liên quan, chuẩn hóa các kết quả phân tích công việc, đưa vào sử dụng và kiểm tra xem xét định kỳ. Rà soát lại từng bước và bổ sung các thông tin cho các bước đó trên cơ sở các tài liệu chuẩn về phân tích công việc.
Trước hết để chương trình đạt hiệu quả như mong muốn, phòng hành chính nhân sự cần xây dựng một kế hoạch thật cẩn thận, chi tiết cụ thể về cán bộ chịu trách nhiệm thực hiện chương trình(số lượng, cơ cấu), thời gian tiến hành? Tiến hành trong bao lâu? Chi phí là bao nhiêu? Cần những phương tiện hỗ trợ gì? Do công ty cũng đã có các văn bản kết quả phân tích công việc, nên cũng có thể dựa thêm vào các văn bản đó để sử dụng các thông tin có sẵn nếu ta tiến hành phân tích lại công việc đó.
Về chủ yếu, công ty có các đối tượng khác nhau là cán bộ quản lý, nhân viên văn phòng và nhân viên khối khách sạn thì ta nên kết hợp chi tiết hơn đối với ba phương pháp thu thập thông tin: quan sát, phỏng vấn, bản câu hỏi như sau:
Phương pháp quan sát
Đối tượng: nhân viên văn phòng và nhân viên khối khách sạn
Thời gian tiến hành quan sát: ta tiến hành quan sát từ khi người nhân viên bắt đầu ca làm việc đến khi họ kết thúc. Nếu nhân viên hoặc những công nhân làm việc hành chính thì tiến hành quan sát từ lúc bắt đầu ngày làm việc đến khi kết thúc ngày làm việc và ghi chép đầy đủ tất cả thao tác, hành động của người thực hiện công việc.
Khi quan sát cần chú ý thái độ của người công nhân viên. Để đảm bảo tính khách quan, chính xác thì ta nên gặp gỡ nhân viên đó trước khi quan sát để giải thích rõ về tính chất công việc mà ta đang làm, tránh trường hợp họ nghi ngờ ta theo dõi làm giảm lợi ích của họ từ đó họ có thể thực hiện công việc không đúng theo trình tự như mọi ngày.
Trong trường hợp đang quan sát mà có những hoạt động bất thường xảy ra; thì ngay sau khi kết thúc buổi quan sát ta gặp gỡ người thực hiện công việc để trao đổi nhằm làm rõ thông tin về công việc như các yêu cầu về kỹ thuật, trang thiết bị hay những trường hợp bất thường xảy ra sự cố công nhân phải làm thế nào? Cán bộ chuyên trách cần ghi chép thông tin đầy đủ, trung thực để tiến hành tổng hợp, xử lý thông tin đưa vào nội dung của các văn bản kết quả phân tích công việc.
Phương pháp phỏng vấn
Đối tượng: áp dụng cho cán bộ quản lý và nhân viên khối khách sạn để thu thập thông tin chi tiết hơn về công việc.
Chúng ta nên tiến hành phỏng vấn vào những lúc nghỉ giải lao hoặc những khi ít việc. Thời gian phỏng vấn là từ 15 -30p tại không gian thoải mái và thân thiện.
Người phỏng vấn cần chuẩn bị một mẫu phiếu có những câu hỏi được chuẩn bị sẵn về những loại thông tin cần thu thập, tuy nhiên trong quá trình phỏng vấn cũng có thể có những thông tin mới được phát hiện trong cuộc phỏng vấn rất có ích cho thông tin phân tích công việc thì ta cũng có thể ghi chép lại được. Như vậy phương pháp này khá linh hoạt tạo cơ hội cho ta linh hoạt hơn trong phỏng vấn.
Để thành công thì cán bộ phân tích cần giải thích với người được phỏng vấn về mục đích của cuộc gặp gỡ và trao đổi này, không nên để người được phỏng vấn có tâm lý lo lắng, phỏng doán điều gì đó làm ảnh hưởng đến tính trung thực của kết quả phỏng vấn. Khi tiến hành phỏng vấn, cần phỏng vấn riêng các đối tượng quản lý và nhân viên khối khách sạn nhằm tránh tình trạng công nhân sợ sệt lo lắng sai lệch với câu trả lời của cán bộ quản lý.
Kết thúc phỏng vấn tập hợp các thông tin phù hợp thu được để tiến hành giai đoạn tiếp theo.
Phương pháp sử dụng bảng hỏi
Đối tượng áp dụng: cán bộ quản lý và nhân viên văn phòng
Thời gian tiến hành: có thể trong giờ làm việc, nên để việc trả lời bản hỏi tại công ty đảm bảo tính trung thực của nội dung thông tin.
Công ty xây dựng phiếu mô tả nhiệm vụ hoàn toàn là câu hỏi mở, điều này khiến ta không thể lượng hóa được các thông tin. Cần xây dựng cả câu hỏi mở và đóng để đảm bảo sự phong phú về thông tin cần thu thập.
Cần kết hợp với cán bộ quản lý trực tiếp phát và thu hồi bản hỏi. Cần ấn định một thời gian nhất định để thu hồi phiếu đảm bảo phiếu không bị thất lạc và lãng quên.
4.2.2 Đào tạo cán bộ thực hiện chương trình phân tích công việc
Trong việc thực hiện chương trình phân tích công việc, cán bộ phòng hành chính nhân sự là người trực tiếp tham gia vào chương trình phân tích công việc. Họ là người nắm được rõ nhất ý nghĩa, mục đích của phân tích công việc, là những người trực tiếp đi thu thập thông tin, thiết kế các văn bản mẫu cũng như thiết kế phiếu thu thập thông tin, thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn liên quan đến quản trị nhân lực. Điều kiện đầu tiên để chương trình phân tích công việc đạt hiệu quả thì các cán bộ nhân sự cần được đào tạo các kiến thức chuyên môn, các kỹ năng cần thiết như giao tiếp, thuyết phục, làm việc nhóm. Tập đoàn có thể tiến hành đào tạo các cán bộ nhân sự chuyên trách như cử đi học tại các trường chính quy, mở các lớp do doanh nghiệp tổ chức, tham gia các buổi hội thảo về phân tích công việc hoặc mời các chuyên gia hội thảo và cử các cán bộ , nhân viên tham dự học hỏi kinh nghiệm. Bên cạnh đó ban lãnh đạo tập đoàn phải quyết định có sự đầu tư hơn nữa về công sức, thời gian, tài chính cho công tác phân tích công việc, phải có sự chỉ đạo, yêu cầu phòng Tổ chức Nhân sự thực hiện nghiêm chỉnh, hoàn thiện công tác phân tích công việc và áp dụng các kết quả của phân tích công việc để phục vụ cho các công tác khác của hoạt động quản lý nhân sự của tập đoàn. Ban lãnh đạo đề nghị mọi phòng, ban khác, mọi người lao động trong tập đoàn hợp tác, phối hợp và cùng tham gia thực hiện công tác phân tích công việc
4.2.3 Nâng cao nhận thức của quản lý trực tiếp các phòng ban và nhân viên thực hiện công việc
Hạn chế của công ty: Cán bộ quản lý trực tiếp các phòng ban chưa nhận thức rõ được vai trò, ý nghĩa và mục đích của phân tích công việc, họ cho rằng phân tích công việc là công việc chỉ riêng của phòng nhân sự, họ không mấy quan tâm đến vấn đề này và thường chỉ cung cấp thông tin cho phòng nhân sự theo phiếu mô tả nhiệm vụ mà thôi.
Với nhân viên thực hiện công việc, có nhiều người họ vẫn chưa nắm được phân tích công việc là hoạt động gì? Điều này chứng tỏ thiếu từ phòng tổ chức hành chính và người lãnh đạo trực tiếp đã không phổ biến rõ cho nhân viên. Nguyên nhân này dẫn đến việc thiếu sự hợp tác của người thực hiện công việc như vậy ảnh hưởng rất lớn đến việc cung cấp thông tin cho phân tích công việc cũng như ảnh hưởng đến thái độ làm việc của người thực hiện công việc.
Do đó cần nâng cao nhận thức của những đối tượng này.
Cách thức thực hiện: Cán bộ phòng nhân sự cần có trách nhiệm kiến nghị với lãnh đạo cấp cao tổ chức buổi nói chuyện giữa nhân viên toàn tập đoàn, lãnh đạo các phòng ban chức năng, với cán bộ phòng hành chính nhân sự và lãnh đạo cấp cao nhằm phổ biến về công tác phân tích công việc nói riêng và các hoạt động quản trị nhân lực khác nói chung. Qua buổi nói chuyện đó người lao động có thể nói lên các nguyện vọng và khó khăn của công việc để tìm ra các biện pháp khắc phục cũng như hiểu
thêm về công việc, từ đó có được sự đồng nhất giữa các bên liên quan thì việc tiến hành phân tích công việc sẽ thuận lợi và hiệu quả hơn.
4.3 Các kiến nghị đối với công tác phân tích công việc tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh
Kiến nghị với cơ quan nhà nước
Cơ quan nhà nước thường xuyên bổ sung sửa đổi luật lệ, hoàn thiện các văn bản pháp luật. Tổ chức giao lưu giữa các ngành dịch vụ tạo mối quan hệ bền vững hỗ trợ trong ngành dịch vụ du lịch và lữ hành.
Phát triển kinh tế đối ngoại, mở rộng ngoại giao, củng cố và phát triển mối quan hệ với các nước trong khu vực Châu Á và các nước trên thế giới