CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIÊN HƯNG
3.3. Phân tích thực trạng về tuyển dụng nhân lực tại công ty cổ phần Tiên Hưng
3.3.2. Thực trạng tuyển dụng nhân lực tại công ty cổ phần Tiên Hưng
Sơ đồ 3.2: Quy trình tuyển dụng nhân lực tại công ty cổ phần Tiên Hưng Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính Quy trình tuyển dụng gồm các bước cụ thể như sau:
Bước 1: Thông báo tuyển mộ
Tuyển dụng nhân lực giữ vai trò hết sức đặc biệt và vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp vì nó quyết định số lượng, chất lượng của cán bộ công nhân viên trong công ty có hợp lý hay không. Nhận thức được vấn đề quan trọng đó nên công ty cổ phần Tiên Hưng tuyển dụng nhân viên là xuất phát từ nhu cầu lao động. Đặc biệt trong những năm gần đây, mạng lưới sản xuất kinh doanh của công ty được mở rộng do việc liên doanh liên kết, công nhân trực tiếp sản xuất tăng lên rất nhanh để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng của công ty.
Hằng năm sau khi ban giám đốc đưa ra quyết định về chiến lược kinh doanh của những năm tới công ty sẽ tiến hành kế hoạch hóa nguồn nhân lực cần tuyển dụng. Vào đầu năm các phòng ban sẽ nhận được công văn đề nghị đánh giá nhu cầu cần tuyển dụng. Khi nhu cầu cần bổ sung nhân lực, trưởng các bộ phận đưa ra các yêu cầu tuyển
Thông báo tuyển mộ
Quá trình tuyển chọn
Thẩm tra lại trình độ và tiểu sử làm việc
Lãnh đạo trực tiếp phỏng vấn
Kiểm tra sức khỏe
Tham quan trực tiếp công việc cụ thể
Ra quyết định tuyển dụng
dụng và trình tổng giám đốc xem xét, phê duyệt. sau khi phê duyệt giám đốc sẽ giao cho phòng Tổ chức – Hành chính chuẩn bị và xác lập nhu cầu tuyển dụng lao động.
Nhu cầu tuyển dụng phát sinh từ các nguồn theo yêu cầu của Giám đốc, phòng Tổ chức – Hành chính đề nghị, theo yêu cầu của các bộ phận sử dụng. Các bộ phận căn cứ nhu cầu công việc để lập kế hoạch tuyển dụng bao gồm các nội dung sau:
- Tuyển dụng phục vụ yêu cầu cho công việc gì?
- Điều kiện đòi hỏi người ứng tuyển phải đáp ứng được về: Tay nghề, trình độ chuyên môn, kỹ thuật và những điều kiện khác tùy theo tính chất công việc.
- Số lượng cần tuyển dụng?
- Loại lao động: chính thức hay thời vụ?
- Thời gian nào cần nhân lực?
Sau đó chuyển nhu cầu người ứng tuyển cho Trưởng phòng nhân sự, Trưởng phòng nhân sự có trách nhiệm lập sơ bộ kế hoạch tuyển dụng, đưa ra ý kiến thảo luận với bộ phận có nhu cầu, nếu thấy hợp lý thì trình Giám đốc duyệt.
Bảng 3.4: Kế hoạch tuyển dụng nhân lực ( Xem chi tiết phụ lục 1).
Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính Bắt đầu quá trình tuyển dụng, nhân viên tuyển dụng lập bảng kế hoạch tuyển dụng nhân lực, trong bảng này bao gồm thông tin liên quan đến kế hoạch tuyển dụng cho vị trí cần tuyển ( chức danh, số người cần tuyển, thời gian, lý do tuyển dụng).
Nhân viên tuyển dụng thông qua bảng này để biết được bộ phận nào đang thiếu nhân lực cần bổ sung.
Theo kết quả thu thập dữ liệu sơ cấp ở công ty, nhu cầu tuyển dụng lao động của công ty cổ phần Tiên Hưng qua các năm như sau:
Biểu đồ 3.1: Nhu cầu tuyển dụng nhân lực của công ty qua các năm
Đơn vị: Người
Năm 20150 Năm 2016 Năm 2017
50 100 150 200 250
50 68
100 90
157
236
CBCNV Công nhân
Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra
Qua bảng số liệu trên ta thấy, hàng năm nhu cầu tuyển dụng lao động của công ty cổ phần Tiên Hưng là rất cao, nhưng chủ yếu là công nhân trực tiếp sản xuất, còn CBCNV có cũng tăng nhẹ, thường để lấp chỗ trống khi có nhân viên nghỉ việc.
Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân lực
Sau khi xác lập nhu cầu tuyển dụng thì công ty sẽ căn cứ vào đó để tiến hành xây dựng và lập kế hoạch tuyển dụng. Kế hoạch được trưởng phòng Tổ chức – Hành chính lập và gửi Giám đốc phê duyệt.
Kê hoạch tuyển dụng bao gồm các nội dung sau:
- Số lượng và điều kiện tuyển dụng lao động cho từng công việc.
- Xác định nguồn tuyển mộ và phương pháp tuyển mộ.
- Thời gian tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng.
- Thời gian phỏng vấn.
Nguồn tuyển dụng của công ty:
Công ty chủ yếu sử dụng nguồn tuyển dụng nội bộ, những năm gần đây Công ty chủ yếu tuyển dụng thêm công nhân vào các đội sản xuất, hầu như không có sự thay đổi trong ban quản lý.
Phương pháp tuyển dụng của công ty:
- Với những vị trí công việc xác định nguồn tuyển dụng từ bên trong công ty, công ty tuyển dụng thông qua sự giới thiệu của CBCNV trong công ty; thông qua hồ sơ của người lao động.
- Với nguồn tuyển dụng bên ngoài, công ty thường sử dụng rất nhiều phương pháp như: tuyển dụng thông qua phương tiện đại chúng, tuyển dụng thông qua hội chợ việc làm, thông qua băng rôn “Thông báo tuyển dụng” trước cổng công ty, qua văn phòng giới thiệu việc làm, và thông qua sự giới thiệu của cán bộ công nhân viên trong công ty.
Kể từ khi cán bộ chuyên môn xác định nhu cầu tuyển dụng để đưa cho phòng Tổ chức – Hành chính cho đến khi kết thúc, thời gian tuyển dụng của công ty thường kéo dài 02 tháng.
Sau đó, phòng Tổ chức – Hành chính trình lên Giám đốc phê duyệt kế hoạch tuyển dụng bao gồm chi phí tuyển dụng. Nếu Giám đốc chưa nhất trí thì dựa trên quan điểm của Giám đốc có sự trình bày của phòng Tổ chức – Hành chính để thống nhất kế hoạch.
Theo dữ liệu sơ cấp, em có đưa ra kết quả tuyển dụng thể hiện trong bảng sau:
Bảng 3.3: Kết quả một số phương pháp tuyển dụng áp dụng tại công ty Đơn vị: Người Phương pháp
tuyển mộ
Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Qua báo đài 5 3.3% 10 4.4% 13 4%
Qua băng rôn, banner
30 20% 50 22.2% 95 29.1%
Thông qua sự giới thiệu của CBCNV trong công ty
110 73.4% 158 70.3% 188 57.7%
Phương pháp khác
5 3.3% 7 3.1% 30 9.2%
Tổng số ứng viên tuyển dụng
150 100% 225 100% 326 100%
Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính Nhận xét: Qua bảng số liệu cho thấy công ty cổ phần Tiên Hưng áp dụng khá đa dạng những phương pháp tuyển mộ nhưng không phải tất cả đều mang lại kết quả cao.
Trong những phương pháp trên, phương pháp thông qua sự giới thiệu của CBCNV trong công ty và phương pháp treo băng rôn, banner luôn đạt kết quả cao. Nguyên nhân là trên địa bàn công ty hoạt động có mật độ dân cư khá đông , nguồn lao động trẻ dồi dào, bên cạnh đó việc treo bang rôn khiến ứng viên dễ dàng nhân thấy. Các phương pháp tuyển mộ khác cũng mang lại kết quả song chưa vẫn còn thấp.
Bảng 3.4: Hiệu quả tuyển dụng nhân lực của công ty qua các năm ST
T
Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
1 Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu 62.5% 41.2% 54.9%
2 Tỷ lệ nhân viên hoàn thiện hồ sơ 96.7% 98.0% 92.3%
3 Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc 6.9% 4.0% 6.94%
Nguồn: Phòng Tổ chức- Hành chính Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu tuyển dụng của công ty là tương đối cao, tỷ lệ nhân viên đến hoàn thiện hồ sơ đạt mức cao trên 90% và tỷ lệ nhân viên nghỉ việc sau khi sơ tuyển là tương đối thấp dưới mức 7% qua các năm.
Bảng 3.5: Hiệu quả quảng cáo tuyển dụng của công ty qua các năm STT Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
1 Chi phí tuyển dụng (triệu đồng)
10,525 13,774 17,825
2 Số hồ sơ nhận được
139 222 378
3 Hiệu quả quảng cáo tuyển dụng (triệu đồng/ hồ sơ)
0,0757 0,0620 0,0472
Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính Với 01 bộ hồ sơ nhận được thì công ty mất 0,0757 triệu đồng vào năm 2015 và là 0,0472 triệu đồng/ bộ vào năm 2017. Con số này cho thấy hiệu quả quảng cáo mà kênh tuyển dụng của công ty mang lại chưa cao. Số hồ sơ mà công ty nhận được tương đối ít, chính vì vậy nó kéo theo việc công ty ít có cơ hội tiếp xúc với nhiều ứng viên tiềm năng.
Thông báo tuyển mộ
Là quá trình thu hút người có khả năng nộp đơn xin việc. Bước này cần đưa ra các yêu cầu về công việc cần tuyển chọn một cách rõ ràng, chính xác, đầy đủ.
Nội dung của thông báo này phải đảm bảo 2 nội dung: Vị trí tuyển dụng và yêu cầu năng lực đối với vị trí tuyển dụng. Ví dụ: Thông báo tuyển dụng ( Xem chi tiết Phụ lục 2).
Bước 2: Quá trình tuyển chọn
Sau khi thông báo tuyển dụng, phòng Tổ chức- Hành chính sẽ tiến hành thu nhận hồ sơ và kiểm tra hồ sơ.
Quá trình này bao gồm các công việc sau:
- Nghiên cứu và xem xét hồ sơ dự tuyển cán bộ tuyển chọn có thể loại ngay hồ sơ của những người không phù hợp với yêu cầu của công việc. Phòng Tổ chức – Hành chính so sánh với các yêu cầu của các bộ phận, nếu chưa đủ đề nghị bổ sung hoặc loại bỏ. Theo quy định của công ty thì hồ sơ bao gồm: đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, các văn bằng chứng chỉ đào tạo ( nếu có), giấy khai sinh bản sao, giấy chứng nhận sức khỏe.
Bằng việc sử dụng phiếu điều tra khảo sát về lý do khiến ứng viên tham gia ứng tuyển tại công ty với số lượng phiếu phát ra là 50 phiếu, em đã thu được kết quả như sau:
05 1015 2025 3035
15
30
5
Người
Biểu đồ 3.2: Kết quả điều tra lý do ứng viên tham gia ứng tuyển
Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra Từ kết quả này, ta thấy ứng viên quan tâm nhiều nhất đến mức lương và chế độ đãi ngộ hấp dẫn tại công ty, chính yếu tố này giúp công ty thu hút đông đảo người lao động, đồng thời giữ chân được nhân tài. Đồng thời, công ty sẽ biết được động cơ của người lao động là gì để từ đó loại bỏ những hồ sơ không thích hợp.
Kết thúc quá trình tiếp nhận hồ sơ, cán bộ phòng Tổ chức – Hành chính sẽ tiến hành kiểm tra lựa chọn và phân loại các ứng viên thông qua hồ sơ. Sau đó, phòng Tổ chức – Hành chính sẽ lên thông báo cụ thể về thời gian và địa điểm phỏng vấn với ứng viên.
Bước 3: Thẩm tra lại trình độ và tiểu sử làm việc
Việc thẩm tra này có thể được thực hiện thông qua sự tiếp xúc với bạn bè, đồng nghiệp, lãnh đạo cũ của các ứng viên đó. Bằng cách yêu cầu ứng viên bổ sung thêm dấu xác nhận của địa phương nơi ứng viên đang sinh sống và làm việc; nếu bạn bè, người thân giới thiệu thì hỏi trực tiếp về hoàn cảnh, tính cách của ứng viên. Nếu nghỉ việc ở công ty khác, hỏi rõ ứng viên lý do nghỉ lưu ý khi phỏng vấn. Mục đích của quá trình này để tìm hiểu, xác định độ tin cậy của thông tin thu được.
Bước 4: Kiểm tra sức khoẻ
Các ứng cử viên có thể điền vào bản khai về tình hình sức khoẻ và sau đó bác sĩ sẽ thẩm tra lại tình hình thực tế của người được tuyển.
Một ứng viên có đầy đủ những điều kiện về kiến thức và kinh nghiệm nhưng không đảm bảo về sức khỏe cũng không thể làm được gì. Điều này sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ tới công việc,ảnh hưởng tới tiến độ, kế hoạch thực hiện công việc của công ty. Trong lĩnh vực may mặc, người lao động thường xuyên tiếp xúc với bụi bông, bụi sợi, phải chịu áp lực công việc rất lớn nên yếu tố sức khỏe đóng vai trò quan trọng, giúp họ hoàn thành công việc được giao. Nhận thức được tầm quan trọng của sức khỏe, công ty cổ phần Tiên Hưng đã thuê bác sỹ để tổ chức kiểm tra sức khỏe cho ứng viên trước khi có quyết định tuyển ứng viên đó vào công ty.
Bước 5: Lãnh đạo trực tiếp phỏng vấn
Khâu này nhằm đánh giá kỹ hơn khả năng thực hiện công việc, đồng thời để nâng cao trách nhiệm của người lãnh đạo đối với nhân viên trong tương lai.
Thành phần phỏng vấn của công ty bao gồm:
- Trưởng bộ phận yêu cầu tuyển dụng.
- Ban Giám đốc công ty (nếu cần).
- Trưởng phòng hành chính nhân sự.
Đối với vị trí lao động thời vụ, công nhân trực tiếp
Với vị trí này phương pháp phỏng vấn chỉ dừng lại ở phương pháp phỏng vấn sơ bộ và được thực hiện một cách đơn giản, gọn nhẹ, thậm chí do nhu cầu tuyển gấp công ty tuyển công nhân không yêu cầu trình độ, được đào tạo miễn phí.
Mục đích của cuộc phỏng vấn: Đánh giá tổng quát về các yếu tố hoàn cảnh, tính cách, sự năng động và nhạy bén, khả năng làm việc trong điều kiện áp lực công việc cao của từng ứng viên.
Phương thức tiến hành phỏng vấn: Đại diện của phòng Tổ chức – Hành chính chịu trách nhiệm tuyển dụng sẽ hỏi trực tiếp ứng viên, đồng thời căn cứ vào kinh nghiệm của cán bộ tuyển dụng để quyết định ứng viên có trúng tuyển hay không.
Sau khi phỏng vấn, hội đồng phỏng vấn sẽ họp để bình xét, lấy ý kiến chung trong thang điểm đánh giá của từng thành viên phỏng vấn để lựa chọn ứng viên trúng tuyển. Phòng Tổ chức – Hành chính sẽ thông báo cho các ứng viên trúng tuyển.
Đối với cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật
Với cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật sau khi phỏng vấn sơ bộ còn phải phỏng vấn chuyên sâu về trình độ chuyên môn và khả năng làm việc bằng một số bài thi viết và lý thuyết. Mục đích nhằm đánh giá về trình độ nghiệp vụ, chuyên môn, khả năng đáp ứng yêu cầu công việc của ứng viên.
Phương thức tiến hành phỏng vấn: Sau khi được phòng Tổ chức – Hành chính thông báo danh sách ứng viên phỏng vấn lần hai, hội đồng phỏng vấn dựa vào yêu cầu công việc, dựa vào kết quả, những lưu ý của mỗi ứng viên trong phỏng vấn sơ bộ để chuẩn bị sẵn các câu hỏi cho mỗi ứng viên ở vòng này. Nhờ việc đưa tình huống mà hội đồng phỏng vấn có thể đánh giá một cách khách quan nhất có thể về những vấn đề thuộc khả năng chuyên môn nghiệp vụ và các kỹ năng nghề nghiệp của ứng viên, thấy được năng lực thực sự của họ. Sau khi quá trình phỏng vấn kết thúc, các thành viên trong hội đồng phỏng vấn tiến hành họp so sánh để đưa ra tổng số điểm cao nhất cho mỗi ứng viên sao cho khách quan, chính xác nhất. Tiếp đó, hội đồng sẽ chọn từ trên xuống những ứng viên có điểm cao nhất đến khi đủ chỉ tiêu.
Ngay sau khi có quyết định phỏng vấn, phòng Tổ chức – Hành chính sẽ lập quyết định thử việc cho ứng viên được chọn và trình lên giám đốc ký duyệt.
(Xem chi tiết phụ lục 3: Các tiêu chí đánh giá trong phỏng vấn)
Nhận xét: Nhìn chung các tiêu chí đánh giá của công ty khách quan, tương đối.
Công ty có chia ra làm 2 phần: một phần dành cho phỏng vấn sơ bộ với tổng số điểm
tối đa là 3 điểm ( gồm điểm hồ sơ và điểm phong cách). Hai là, phỏng vấn chuyên sâu với tổng số điểm cũng là 5 điểm ( gồm điểm về khả năng tư duy và về chuyên môn).
Còn 3 điểm về mức độ phù hợp với văn hóa công ty là điểm chung của 2 vòng. Đối với công nhân sẽ được tính ở vòng sơ bộ còn đối với CBCNV sẽ được tính ở vòng 2.
Bảng 3.6: Tổng hợp ứng viên tham gia phỏng vấn của công ty từ năm 2015- 2017 Đơn vị: Người Vị trí cần tuyển Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Nộp hồ sơ
Thực tế phỏng
vấn
Nộp hồ sơ
Thực tế phỏng
vấn
Nộp hồ sơ
Thực tế phỏng
vấn Nhân viên phòng
Tổ chức - Hành chính
11 7 21 8 30 13
Nhân viên Kế toán 7 3 12 7 25 9
Nhân viên phòng Kế hoạch xuất nhập
khẩu
6 2 10 4 12 5
Nhân viên Kỹ thuật 5 2 7 3 7 3
Nhân viên Kiểm tra chất lượng sản
phẩm
15 12 22 17 26 20
Công nhân 95 50 150 125 278 263
Tổng 139 76 222 164 378 313
Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính Thực tế, ứng viên phỏng vấn so với số nộp hồ sơ vào công ty có sự chênh lệch đáng kể. Năm 2015, số hồ sơ nộp vào là 139, nhưng thực tế phỏng vấn chỉ có 76 ứng viên, chiếm 54.68%. Năm 2016, số hồ sơ nộp vào là 222, thực tế phỏng vấn có 164 ứng viên, chiếm 73.87%. Năm 2017, trong số 378 hồ sơ đã nộp có 313 ứng viên tham gia phỏng vấn chiếm 82.8%.
Bước 6: Tham quan trực tiếp công việc cụ thể
Các ứng cử viên sẽ được giới thiệu về công việc mà mình sẽ đảm nhiệm, về trang thiết bị và điều kiện thực hiện công việc. Cụ thể là:
- Được giới thiệu về lịch sử hình thành và phát triển, về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty,…
- Các chính sách về lương, phúc lợi, an toàn – vệ sinh lao động,…
- Được tham quan các nơi liên quan đến công việc công tác, cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc,…
Theo phiếu điều tra em thu thập được thì tất cả các người lao động được điều tra đều cho biết được tổ trưởng và người phụ trách giới thiệu, hướng dẫn thực hiện công việc. Đối với cán bộ nhân viên được tham gia buổi học giới thiệu về công ty và được