CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
2.2. Thực trạng công tác kế toán hàng hóa tại công ty TNHH Thương mại Hoàng Hiến
2.2.1 Thủ tục nhập , xuất kho hàng hóa trong công tác kế toán tại công ty
Hạch toán chi tiết hàng hóa là việc hạch tóa kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập , xuất , tồn kho cho từng thứ , từng loại hàng hóa cả về số lượng , chất lượng và giá trị , chủng loại . Kế toán chi tiết ở công ty sử dụng phương pháp thẻ song song và có một số điều chỉnh cho phù hợp với chương trình quản lý hàng hóa .
Nhập hàng hoá:
-Trước hết, căn cứ vào tình hình kinh doanh thực tế, lượng hàng hoá dự trữ trong kho và đơn đặt hàng của các khách hàng, bộ phận kinh doanh sẽ lập kế hoạch mua hàng hoá. Khi đã tham khảo bằng báo giá hợp lý, bộ phận kinh doanh trình đưa kế hoạch mua hàng để giám đốc ký xét duyệt. Sau khi thông qua quyết định mua hàng, Giám đốc trực tiếp ký kết hợp đồng mua hàng.
-Hàng hoá mua về phải có hoá đơn GTGT và giấy báo nhận hàng.
-Căn cứ vào số liệu thực tế và hoá đơn GTGT hoặc giấy báo nhận hàng, phiếu nhập kho hàng hoá được lập thành 2 liên:
Liên 1: Lưu tại cuống
Liên 2: Thủ kho ghi thẻ sau đó chuyển lên phòng kế toán
-Trong trường hợp hàng hoá không đúng quy cách phẩm chất thì phải thông báo ngay cho bộ phận kinh doanh cùng bộ phận kế toán lập biên bản xử lý (Có xác nhận của người giao hàng). Thông thường bên bán giao ngay tại kho nên sau khi kiểm tra chỉ nhập kho số hàng hoá đúng phẩm cấp đã ký kết lúc
mua, số còn lại không đủ tiêu chuẩn thì trả lại cho người bán.
Giá thực tế hàng hoá nhập kho được tính như sau:
Trong đó:
-Giá mua ghi trên hóa đơn là giá chưa có VAT
-Chi phí thu mua là những chi phí phát sinh trong quá trình mua bao gồm:
vận chuyển, xếp dỡ, hao hụt tự nhiên,..
-Các khoản thuế không được hoàn lại thường là thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt của hàng nhập khẩu.
-Chiết khấu thương mai, giảm giá hàng mua được hưởng là những khoản được giảm giá từ khi mua hàng phát sinh sau khi đã phát hành hóa đơn.
Xuất hàng hóa
Công ty TNHH Thương mại Hoàng Hiến xuất kho để phục vụ hoạt động kinh doanh thương mại. Hàng hóa sau khi được kiểm tra theo đúng quy định sẽ bắt đầu tiến hành làm thủ tục xuất kho.
-Khách hàng đến mua hàng, bộ phận kinh doanh nhận đơn hàng và chuyển cho kế toán kho. Kế toán kho kiểm tra xem hàng hóa có đủ không và tiến hành lập phiếu xuất kho cho khách hàng.
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu tại cuống
Liên 2: Thủ kho ghi thẻ kho sau chuyển lên phòng kế toán ghi sổ Liên 3: Người nhận vật tư hàng hóa theo dõi ở bộ phận sử dụng
-Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để xuất kho hàng hóa. Kế toán căn cứ phiếu xuất kho để lập hóa đơn GTGT (Giám đốc ký duyệt) và biên bán giao nhận hàng hóa.
-Nhân viên giao nhận hàng hóa nhận hàng và chứng từ gồm: Hóa đơn GTGT và biên bản giao nhận hàng hóa giao cho người mua. (Công ty vận chuyển hay khách hàng tự vận chuyển).
Cách tính giá hàng xuất kho
Do hàng hoá chính trong công ty không nhiều chủng loại và giá cả cũng tương đối ổn định nên kế toán đã áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cả
Giá thực tế hàng
hoá =
+
Giá mua ghi trên hóa đơn
của người bán
Chi phí thu
mua thực tế - Các khoản giảm trừ hàng
mua
kỳ dự trữ đểtính giá hoàng hoá xuất kho. Hàng hoá xuất kho được tính như sau:
Đơn giá BQ liên hoàn sau mỗi lần nhập
thứ i
=
Trị giá hàng
hóa xuất bán = Đơn giá bình quân
Sau lần nhập thứ i x Số lượng từng loại hàng hóa
a. Ví dụ minh họa về thủ tục nhâp kho
Nghiệp vụ 1 :HDGTGT số 1310 , PN 1307 ngày 09/12/2016 mua sản phẩm NGK Nước cam số lượng 100 thùng với đơn giá 124.182, Nước Yến số lượng 50 thùng với đơn giá 109.636 của công ty Lê Huy chưa thanh toán số tiền 17.900.000( chưa VAT)
Trị giá thực tế hàng tồn kho sau lần nhập thứ i Số lượng hàng hóa tồn kho sau lần nhập thứ i
Biểu số 1: HDGTGT số 1310
HOÁ ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2 : Giao cho khách hàng Ngày 09 tháng 12 năm 2016
Mẫu số:01GTKT3/002 Ký hiệu: TH/14P
Số: 0001310
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Lê Huy Địa chỉ: 13/4 Cát Linh,Đống Đa,Hà Nội
Số tài khoản: 000.1578.111 tại ngân hàng VP Bank,Phòng giao dịch Cát Linh,HN Điện thoại:0438234305 Fax:04 3 7339264 MST:100908959
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH Thương mại Hoàng Hiến Địa chỉ:Số 37-38 Lô 9 mở rộng –Hải Phòng
Số tài khoản:………
Hình thức thanh toán: CK...Mã số thuế:
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6 = 4 x 5
01 Nước Cam Thùng 100 124.182 12.418.200
02 Nước Yến Thùng 50 109.636 5.481.800
Cộng tiền hàng: 17.900.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.790.000
Tổng cộng tiền thanh toán 19.690.000
Số tiền viết bằng chữ: Mười chín triệu sáu trăm chín mươi nghìn đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đóng dấu (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,đóng dấu)
0 2 0 0 6 7 1 6 1 5
Biểu sổ 2: Phiếu nhập kho
Công ty TNHH TM Hoàng Hiến Mẫu số:01-VT Số 37-38 lô 9 mở rộng-Hải Phòng (Ban hàng theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC
Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO Số: 1307
Ngày 09 tháng 12 năm 2016
Họ và tên người giao: Công ty TNHH Lê Huy
Diễn giải :Nhập kho HĐGTGT 0001310 ngày 09 tháng 12 năm 2016 Nhập tại kho: kho công ty Địa điểm:
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Mã số Đơn vị
tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo
chứng từ
Thực nhập
A B C D 1 2 3 4
1 Nước Cam NCAM THÙNG 100 100 124.182 12.418.200
2 Nước Yến NYEN THÙNG 50 50 109.636 5.481.800
Cộng 17.900.000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười bảy triệu chín trăm nghìn đồng Chứng từ gốc kèm theo: 01 chứng từ gốc
Ngày 09 tháng 12 năm 2016 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
Nghiệp vụ 2:HDGTGT 0001322, PX1321 ngày 20/12/2016 , công ty xuất bán cho chi nhánh Công ty TNHH Thomas-Vinamilk tại HP số tiền:17.900.00 0(chưa VAT 10%) Công ty chưa thu tiền
Cách xác định đơn giá Nước Cam, Yến xuất kho như sau:
Số lượng tồn trước ngày 9/12/2016 : 0 thùng Đơn giá hàng tồn :
Ngày 9/12/2016 công ty mua nước cam, yến nhập kho số lượng tổng 150 thùng, đơn giá nhập kho nước cam là :124.182, nước yến : 109.636. Tổng giá trị nhập kho là 17.900.000. Đơn giá nước cam, yến xuất kho ngày 20/12/2016 là :
Đơn giá xuất kho nước cam : 124.182
Trị giá xuất kho nước cam :100 x 124.182 = 12.418.200 đồng Đơn giá xuất kho nước yến : 109.636
Trị giá xuất kho nước yến : 50 x 109.636 = 5.481.800 đồng
Từ phiếu xuất kho số 1321 ( biếu số 3 ) thủ kho tiến hành khi vào thẻ kho biểu số (9) kế toán ghi vào sổ chi tiết hàng hóa ( biểu số 11)
Cuối kỳ lập bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa ( biểu số 9) và đối chiếu số liệu ở bảng với sổ cái TK 156 ( biểu số 15), đối chiếu số liệu ở thẻ kho với biểu số (9)
Biểu số 3 : Phiếu xuất kho
Công ty TNHH TM Hoàng Hiến Mẫu số:02-VT
Số 37-38 Lô 9 mở rộng-Hải Phòng (Ban hàng theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC
Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO Số: 1321
Ngày 20 tháng 12 năm 2016
Họ và tên người nhận hàng: Vũ Hồng Hạnh
Công ty/Bộ phận:Bộ phận kiểm soát hàng Địa chỉ:
Lý do xuất: Xuất bán
Xuất tại kho: kho công ty Địa điểm:
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Mã số Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo
chứng từ
Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
1 Nước cam NCAM thùng 100 100 124.182 12.418.200
2 Nước yến NYEN thùng 50 50 109.636 5.481.800
Tổng cộng 150 150 17.900.000
-Tổng số tiền (viết bằng chữ):Mười bảy triệu chín trăm nghìn đồng -Số chứng từ kèm theo: 01 chứng từ gốc
Ngày 20 tháng 12 năm 2016 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
NGUYỄN THỊ THU – QT1801K Page 41 Biểu số 4 : Biên bản giao nhận hàng hóa
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA
Hải phòng , ngày 20 tháng 12 năm 2016 BÊN GIAO HÀNG : CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HOÀNG HIẾN
Người đại diện : ÔNG NGUYỄN VĂN TRÀO Chức vụ : Nhân viên giao hàng Địa chỉ: 37,38 , Lô 9 mở rộng, P. Đằng Hải, Q.Hải An, Tp Hải Phòng.
BÊN NHẬN HÀNG : Chi nhánh Công ty TNHH Thomas-Vinamilk
Người đại diện: Bà Vũ Hồng Hạnh Chức vụ : Nhân viên kiểm hàng Địa chỉ : Phòng 16 tầng 4, tòa nhà Thành Đạt, số 3 Lê Thánh Tông,Hải Phòng Hai bên cùng thống nhất lập biên bản giao nhận hàng hóa với nội dung sau :
1 Hàng hóa : Nước cam x 30 Nước yến x 15 2 Số container Số seal
STT Tên hàng hóa Đơn vị tính Số lượng
1 NCAM Thùng 100
2 NYEN Thùng 50
Kèm theo chứng từ : 01 hóa đơn GTGT Hàng hóa mới 100%
Biên bản kết thúc vào 10h cùng ngày . Hai bên đều thống nhất ký tên.
Biên bản được lập thành 02 bản , mỗi bên giữa 01 bản có giá trị phát lý như nhau ĐẠI DIỆN BÊN GIAO HÀNG ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN HÀNG
Nghiệp vụ 3: HDGTGT số 1390, PN 1308 ngày 10/12/2016 mua bia Hà Nội số lượng 100 với đơn giá 212.000, nước ICE số lượng 80 với đơn giá 194.400…tại công ty cổ phần bia rượu nước giải khát Hà Nội chưa thanh toán số tiền:
36.752.000 ( chưa VAT)
Biểu sổ 5: Phiếu nhập kho
Công ty TNHH TM Hoàng Hiến Mẫu số:01-VT Số 37-38 lô 9 mở rộng, HP (Ban hàng theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC
Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO Số: 1308
Ngày 10 tháng 12 năm 2016
Họ và tên người giao: Công ty CP bia rượu HN
Diễn giải :Nhập kho HĐGTGT 0001390 ngày 10 tháng 12 năm 2016 Nhập tại kho: kho công ty Địa điểm:
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo
chứng từ
Thực nhập
A B C 1 2 3 4
1 Bia lon HN Thùng 100 100 212.000 21.200.000
2 Nước ICE đào Thùng 80 80 194.400 15.552.000
Cộng 36.752.000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba mươi sáu triệu bảy trăm lăm mươi hai nghìn đồng
Chứng từ gốc kèm theo: 01 chứng từ gốc
Ngày 10 tháng 12 năm 2016 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
Biểu số 6: Biên bản giao nhận hàng hóa
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA
Hải phòng, ngày 10 tháng 12 năm 2016 BIÊN GIAO HÀNG : CÔNG TY CỔ PHẦN BIA RƯỢU NƯỚC GIẢI KHÁT HÀ NỘI
Người đại diện: BÀ NGUYỄN NGỌC HÀ hức vụ: Nhân Viên Kinh Doanh Địa chỉ: 183 Hoàng Hoa Thám,Ngọc Hồi,Hà Nội
BIÊN NHẬN HÀNG : CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HOÀNG HIẾN
Người đại diện: ÔNG PHẠM VĂN SƠN Chức vụ: Nhân Viên kiểm hàng Địa chỉ: Số37, 38 Lô 9 mở rộng, P. Đằng Hải, Q. Hải An, Tp Hải Phòng
Hai bên cùng thống nhất lập biên bản giao nhận hàng hóa với nội dung sau:
1 Hàng hóa : Nước Giải Khát Bia rượu
2 Số container: VCL2002456 Số seal: 101096
STT Tên hàng hóa Đơn vị tính Số lượng
1 Bia lon HN thùng 100
2 Nước ICE Đào thùng 80
Kèm theo chứng từ : 01 hóa đơn GTGT Hàng hóa mới 100%
Biên bản kết thúc vào 16h cùng ngày. Hai bên đều thống nhất ký tên
Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị phát lý như nhau
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO HÀNG ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN HÀNG
Nghiệp vụ 4:Hóa đơn GTGT0001402, Phiếu xuất 1322. Ngày 20/12/2016 công ty xuất kho 50 thùng bia HN và 30 thùng ICE đào cho cửa hàng Sâm Vui Hải Phòng.
Cách xác định đơn giá bia HN, nước ngọt ICE
Số lượng tồn đầu kỳ : 50 thùng bia HN, 50 thùng ICE đào Đơn giá hàng tồn : bia Hn : 210.000, Nước Ice : 192.000
Ngày 10/12/2016: Công ty nhập kho bia HN số lượng : 100 thùng. Đơn giá nhập kho là : 212.000đồng/thùng. Tổng trị giá nhập kho bia HN : 21.200.000đồng. Công ty nhập kho nước ice đào số lượng : 30 thùng. Đơn giá 194.400đồng/ thùng. Tổng giá trị nhập kho nước ICE : 15.552.000
Ngày 20/12/2016: Công ty xuất bán 50 thùng bia HN, 30 thùng ICE đào Vậy đơn giá xuất kho bia HN ngày 20/12/2016 tính như sau :
Đơn giá xuất bia HN
Đơn giá xuất ICE đào
-
- Ngày 20/12/2016 xuất kho 50 thùng bia và 30 thùng ICE cho cửa hàng Sâm vui. HP
Trị giá xuất bia :
Trị giá xuất ICE :
Kế toán tiền hành lập biên bản giao nhận hàng hóa ( biểu số 6 ). Phiếu xuất( biểu sô 7)
50 x 210.000 + 50 x 212.000 50+50
=
=
211.000đ/thùng
50 x 211.000=10.550.000 . = 6.228.000 đồng
30x 192.900=5.787.000 . = 6.228.000 đồng 50 x 192.000 + 30 x 194.400
50+30
=
=
192.900đ/thùng
Biểu số 7: Phiếu xuất kho
Công ty TNHH TM Hoàng Hiến Mẫu số:02-VT
37-38 lô 9 mở rộng, HP (Ban hàng theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC
Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO Số: 1322
Ngày 20 tháng 12 năm 2016
Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Quang Công ty/Bộ phận:Bộ phận kiểm soát hàng Địa chỉ:
Lý do xuất: Xuất bán
Xuất tại kho: kho công ty Địa điểm:
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Mã số Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo
chứng từ
Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
1 Bia lon HN Thùng 50 50 211.000 10.550.000
2 Nước ICE Thùng 30 30 192.900 5.787.000
Tổng cộng 80 80 16.337.000
-Tổng số tiền (viết bằng chữ):mười sáu triệu ba trăm ba mươi bảy nghìn đồng -Số chứng từ kèm theo: 01 chứng từ gốc
Ngày 20 tháng 12 năm 2016 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
Biểu số 8: Biên bản giao nhận hàng
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA
Hải phòng , ngày 20 tháng 12 năm 2016 BÊN GIAO HÀNG : CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HOÀNG HIẾN
Người đại diện : ÔNG NGUYỄN NGỌC TUẤN Chức vụ: Nhân viên giao hàng
Địa chỉ: : Số37, 38 Lô 9 mở rộng, P. Đằng Hải, Q. Hải An, Tp Hải Phòng BÊN NHẬN HÀNG : CỬA HÀNG SÂM VUI
Người đại diện: ÔNG NGUYÊN VĂN QUANG Chức vụ: Chủ cửa hàng Địa chỉ :Số 38 đường Ngô Quyền, Phường Máy Chai, Ngô Quyền, Hải Phòng
Hai bên cùng thống nhất lập biên bản giao nhận hàng hóa với nội dung sau : 1 Hàng hóa : Nước Giải Khát
2 Số container Số seal
STT Tên hàng hóa Đơn vị tính Số lượng
1 Bia lon HN Thùng 50
2 Nước ICE Thùng 30
Kèm theo chứng từ : 01 hóa đơn GTGT Hàng hóa mới 100%
Biên bản kết thúc vào 15h cùng ngày . Hai bên đều thống nhất ký tên.
Biên bản được lập thành 02 bản , mỗi bên giữa 01 bản có giá trị phát lý như nhau
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO HÀNG ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN HÀNG