CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ
2.2 Quy trình thanh tóan quốc tế bằng phương thức tín dụng chứng từ tại công ty giấy Đồng Tiến Bình Dương
2.2.2 Quy trình thanh toán L/C
Quy trình thanh toán L/C bắt đầu từ bước 4 trở đi bao gồm các khâu chính đó là giao hàng, lập chứng từ của đơn vị xuất khẩu – người thụ hưởng (Kokusai) và kiểm tra bộ chứng từ, thanh toán của ngân hàng mở L/C (VCB). Quy trình thanh toán có thể chia ra 2 trường hợp:
thanh toán tại ngân hàng mở L/C (hình 1) và thanh toán tại ngân hàng chỉ định (hình 2).
(7) Thanh toán
(6) T (6) Telex và bộ chứng từ
(9) (5)
Ngân hàng mở L/C - VCB
Ngân hàng chiết khấu
(8) Thanh toán và Bộ chứng Thanh
nhận bộ chứng từ từ toán
(4) Giao hàng
Hình 1: Quy trình thanh toán L/C tại Ngân hàng mở L/C
(8) Thanh toán (6) Bộ chứng từ
(9) Thanh toán và (5) Bộ (6) Thanh
nhận bộ chứng từ chứng toán
từ chiết khấu
(4) Giao hàng
Hình 2: Quy trình thanh toán tại ngân hàng chỉ định trên L/C Trong L/C này, quy trình thanh toán tại ngân hàng mở L/C (VCB) Bước 4:
KOKUSAI nhận được thư tín dụng do ngân hàng thông báo gửi đến thì tiến hành kiểm tra và đối chiếu với hợp đồng mua bán ngoại thương đã ký. Sau khi kiểm tra chặt chẽ L/C nếu đồng ý thì KOKUSAI tiến hàng cho Đồng Tiến Bình Dương, nếu không đồng ý thì đề nghị điều chỉnh hoặc bổ sung thêm cho đến khi hoàn chỉnh mới giao hàng.
Đây là bước rất quan trọng đối với nhà xuất khẩu vì L/C có thể giống hoặc khác hợp đồng, nhưng khi thanh toán thì phải thực hiên theo đúng điều khoản của L/C. Nhà xuất khẩu phải kiểm tra những nội dung quan trọng sau:
- Thời gian mở L/C: căn cứ vào hợp đồng xem có đúng không.
Người thụ hưởng - Kokusai
Ngân hàng mở L/C - VCB
Ngân hàng chỉ định
Người mở L/C - Đồng Tiến Bình
Dương
Người thụ hưởng - Kokusai
- Ngân hàng mở L/C: xem xét ngân hàng mở L/C có uy tín hay không. Nếu không đủ uy tín, họ có thể yêu cầu thứ ba – ngân hàng xác nhận để đảm bảo hơn.
- Loại thư tín dụng.
- Ngày và địa điểm hiệu lực: để đảm bảo thời gian xuất trình không vượt quá thời gian hiệu lực L/C.
- Kim ngạch L/C: dung sai số tiền L/C
- Điều kiện giao hàng: xem có được chuyển tải, giao từng phần hay không.
- Thời gian giao hàng chậm nhất: đây là thời gian trễ nhất phải giao hàng cho khách hàng, đảm bảo để kịp trình chứng từ.
- Địa điểm giao nhận hàng (nơi đi, nơi nhận hàng)
- Thời gian xuất trình bộ chứng từ: đảm bảo đáp ứng để không bị trễ hạn - Bộ chứng từ thanh toán: quan trọng để xem mình có thể đáp ứng được
chủng loại và số lượng chứng từ để thanh toán hay không.
- Điều kiện về hàng hóa: số lượng, chất lượng, tên hàng…
- ….
- ….
Trường hợp nếu KOKUSAI không đồng ý, họ sẽ đề nghị Đồng Tiến Bình điều chỉnh hay sửa đổi L/C cho phù hợp (xem mục 2.4). Nếu Đồng Tiến Bình Dương đồng ý điều chỉnh hay bổ sung thì sẽ làm đơn tu chỉnh L/C gửi lên ngân hàng VCB để tu chỉnh theo yêu cầu.
Phí tu chỉnh hoặc bổ sung L/C trong và ngoài nước Việt Nam thông thường sẽ do người thụ hưởng chịu. (Mẫu tu chỉnh L/C theo phụ lục đính kèm).
Thực tế, sẽ ít khi tu chỉnh L/C vì người thụ hưởng đã kiểm tra L/C draft trước khi người mở L/C tiến hành yêu cầu ngân hàng mở L/C trừ trường hợp L/C phát hành có những điểm khác so với L/C draft mà người mở L/C đã gửi cho họ trước đó. Nếu trường hợp do ngân hàng VCB bị sai do lỗi đánh máy thì việc điều chỉnh sẽ thực hiện mà không mất phí.
Theo như đã phân tích ở các phần trước (trong đơn mở L/C) thì các điều khoản trong L/C phù hợp với hợp đồng.
Bước 5: Sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng, KOKUSAI lập bộ chứng từ thanh toán theo đúng điều khoản theo đúng điều khoản trong L/C xuất trình cho bât kỳ ngân hàng chiết khấu nào để yêu cầu thanh toán (Trường hợp này là THE BANK OF TOKYO – MITSUBISHI UFJ, LTD)
Hồ sơ chứng từ gửi Ngân hàng chiết khấu để yêu cầu thanh toán gồm Thư yêu cầu thanh toán, hợp đồng thương mại, L/C gốc, sửa đổi L/C (nếu có) và các chứng từ yêu cầu trong L/C (trường 46A). (Phụ lục đính kèm – chứng từ)
Bước 6: Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng nhận, kiểm tra và xử lý chứng từ do người thụ hưởng xuất trình.
Khi ngân hàng phục vụ người thụ hưởng (THE BANK OF TOKYO – MITSUBISHI UFJ, LTD) nhận được chứng từ, cùng bản gốc L/C do người hưởng lợi L/C gửi đến kèm các bản tu chỉnh (nếu có), ngân hàng này cần thực hiện:
- Kiểm tra chi tiết từng loại chứng từ: sẽ xem lại ngày xuất trình chứng từ có nằm trong hiệu lực và đúng theo quy định của L/C hay không?
- Kiểm tra các chứng từ đã được xuất trình đầy đủ chưa?
Cuối cùng kiểm tra tổng quát bằng cách đọc lại L/C một lần nữa để xem bộ chứng từ có điều gì không thỏa mãn L/C không?
Sau khi kiểm tra xong, tùy trường hợp cụ thể của bộ chứng từ mà ngân hàng sẽ giải quyết như sau:
a) Nếu bộ chứng từ không sai sót thì xem tiếp nội dung của L/C quy định trả tiền ngay hay chiết khẩu để xử lý.
L/C này quy định bằng chiết khẩu.
Đối với L/C này, ngân hàng THE BANK OF TOKYO – MITSUBISHI UFJ, LTD sẽ gửi bộ chứng từ và đòi tiền theo phương tiện mà L/C quy định bằng điện (TTR) hoặc bằng thư và có thể chiết khấu cho người thụ hưởng. Về ngân hàng VCB sau khi nhận được bộ chứng từ hợp lệ hoặc nhận được thông báo của ngân hàng THE BANK OF TOKYO – MITSUBISHI UFJ, LTD xác nhận toàn bộ chứng từ hoàn toàn hợp lệ so với những yêu cầu của L/C thì sẽ chuyển tiền vào tài khoản của THE BANK OF TOKYO – MITSUBISHI UFJ, LTD tại ngân hàng mà THE BANK OF TOKYO – MITSUBISHI UFJ, LTD chỉ định. Cách thức gửi bộ chứng từ và chỉ thị đòi tiền quy định tùy theo một trong hai trường hợp sau:
Trường hợp 1: L/C không cho phép đòi tiền bằng điện. Trong trường hợp này, cần xem xét tiếp xem ngân hàng trả tiền có phải là ngân hàng phát hành L/C hay không.
Trường hợp 2: L/C cho phép đòi điện bằng điện.
L/C này là L/C thuộc trường hợp 1
Trong L/C thể hiện không cho phép đòi tiền bằng mà phải bằng thư.
Nếu ngân hàng trả tiền cũng là ngân hàng phát hành thì hối phiếu sẽ được kỹ phát cho ngân hàng phát hành. Trong mục TO và DRAWN UNDER sẽ ghi tên ngân hàng phát hành (VCB). Lúc này THE BANK OF TOKYO – MITSUBISHI UFJ, LTD sẽ gửi bộ chứng từ thanh toán bao gồm hối phiếu kèm thư ngân hàng và bộ chứng từ đến cho ngân hàng phát hành yêu cầu thanh toán.
Trong thư ngân hàng ghi rõ các nội dung sau (phụ lục đính kèm):
- Chứng nhận các điều khoản của L/C đã được thực hiện đúng.
- Số tiền mà ngân hàng phát hành phải trả
- Chỉ thị việc trả tiền vào tài khoản của The Bank of Tokyo – Mitsubishi UFJ, Ltd tại ngân hàng đại lý mà The Bank of Tokyo – Mitsubishi UFJ, Ltd có tài khoản. Trường hợp này là trả vào tài khoản The Bank of Tokyo – Mitsubishi UFJ, Ltd chi nhánh New York.
Cách thức gửi bộ chứng từ đều được thực hiện theo yêu cầu của L/C (mục 1 của trường 78).
Nếu ngân hàng trả tiền khác ngân hàng phát hành thì xem xét xử lý 1 trong 2 trường hợp sau:
L/C quy định gửi hối phiếu đến ngân hàng phát hành. Lúc này Trong lúc này trên hối phiếu mục TO và DRAWN UNDER thể hiện tên ngân hàng phát hành (VCB). Còn thư ngân hàng sẽ gửi đến ngân hàng trả tiền.
L/C quy định gửi hối phiếu đến ngân hàng trả tiền. Trong trường hợp này hối phiếu được ký phát cho ngân hàng trả tiền do L/C chỉ định. Lúc đó, THE BANK OF TOKYO – MITSUBISHI UFJ, LTD sẽ gửi hối phiếu kèm thư đòi tiền và thư ngân hàng cho ngân hàng trả tiền mà L/C chỉ định. Còn bộ chứng từ gửi đến ngân hàng phát hành.
L/C này là L/C có ngân hàng trả tiền cũng là ngân hàng phát hành (mặc dù người đi điện là hội sở VCB)
Trường hợp L/C cho phép đòi tiền bằng điện: điều này có lợi cho nhà thụ hưởng vì thời gian nhận được tiền thanh toán nhanh. Nếu ngân hàng trả tiền khác ngân hàng phát hành L/C thì ngân hàng phục vụ người thụ hưởng sẽ đòi tiền ngân hàng trả tiền bằng Telex/ SWIFT, đồng thời gửi bộ chứng từ kèm theo thư ngân hàng và bản copy điện đòi tiền đến cho ngân hàng phát hành.
b) Nếu bộ chứng từ có sai sót thì tất cả cái sai sót hoặc bất hợp lệ của chứng từ đều được ngân hàng ghi vào phiếu kiểm tra xuất khẩu.Sau đó chia các sai sót thành hai lọa: sai soát có thể sửa chữa được và sai sót không thể sửa chữa được.
- Các sai sót có thể sửa chữa được – các lỗi này liên quan đến việc lập chứng từ. Thường có các trường hợp sau:
Người lập chứng từ đánh nhầm hoặc đánh sai lỗi chính tả các thông tin trên chứng từ.
Do thiếu kinh nghiệm trong việc lập chứng từ đã hiểu sai nội dung và thể hiện sai nội dung L/C quy định.
Các chứng từ xuất trình không phù hợp: xuất trình hai hối phiếu số 1, hoặc chứng từ không phải là bản gốc theo yêu cầu của L/C…
Các lỗi này, ngân hàng nhận chứng từ thường sẽ căn cứ vào kết quả kiểm tra để yêu cầu người thụ hưởng chỉnh sửa lại.
- Các sai sót không thể chỉnh sửa được – Các lỗi này thường liên quan đến hàng hóa như chất lượng, số lượng hoặc liên quan các thủ tục của cơ quan quản lý Nhà nước hay các cơ quan khác nên không sửa chữa được.
- Các trường hợp bất hợp lệ không sửa chữa được:
Giao hàng thiếu hoặc quá số lượng yêu cầu.
Giao hàng trễ
Hàng hóa được giao ngoài quy định của L/C
L/C hết hạn hiệu lực
Xuất trình chứng từ trễ
Sai đơn giá
Cách thức giao hàng và phương thức vận chuyển không phù hợp với quy định của L/C
Hàng hóa thể hiện trên chứng từ không phù hợp với trên quy định của L/C.
Trị giá bảo hiểm lô hàng không đúng yêu cầu.
…
Các bất hợp lệ này thường có các cách giải quyết như sau:
- Thứ nhất: yêu cầu người thụ hưởng liên hệ với nhà nhập khẩu – người mở L/C để tu chỉnh L/C. Tuy nhiên thông thường cách này ít dùng vì mất thời gian tu chỉnh, ảnh hưởng đến thời gian trình bộ chứng từ. Trường hợp đối với Kokusai và Đồng Tiến Bình Dương nếu có bất hợp lệ như vậy thì Kokusai sẽ gửi yêu cầu nhờ tu chỉnh L/C, và thường thì Đồng Tiến Bình Dương sẽ đồng ý ngay cả bao gồm việc tu chỉnh là thời hạn hiệu lực L/C.
- Thứ hai: thương lượng chứng từ với điều kiện bảo lưu. Đối với trường hợp này, trước khi gửi chứng từ theo yêu cầu L/C, ngân hàng sẽ yêu cầu người thụ hưởng ký chấp nhận bảo lưu những bất hợp lệ đó, Khi gửi chứng từ cho ngân hàng mở L/C theo quy định L/C, ngân hàng vẫn xác nhận chứng từ phù hợp với các điều khoản, điều kiện của thư tín dụng. Cách gửi chứng từ và đòi tiền thì giống như chứng từ phù hợp. Một số bất hợp lệ có thể thương lượng theo cách này:
Người lập chứng từ đánh nhầm hoặc sai lỗi chính tả các thông tin trên chứng từ (mà họ không sửa). Tuy nhiên việc đánh nhầm này không ảnh hưởng nghiêm trọng đến bản chất hàng hóa, thời gian giao hàng, hiệu lực của L/C…
Ngày ký các chứng từ khác sau ngày ký vận đơn.
Thể hiện cảng đi chung chung không cụ thể
Một số chứng từ thiếu Shipping mark
Tuy nhiên, hạn chế sử dụng vì nó ảnh hưởng đến uy tín ngân hàng.
- Thứ ba: gửi chứng từ trên cơ sở nhờ thu. Các bất hợp lệ thường áp dụng cách này:
Giao hàng trễ
Xuất trình chứng từ khi L/C hết hiệu lực
Giao hàng vượt ngoài quy định của L/C
Mua bảo hiểm không đúng quy định
Sai đơn giá, số tiền vượt quá trị giá L/C chi phép
Các bất hợp lệ liên quan đến số lượng, chất lượng hàng hóa (thể hiện trên chứng từ).
….
Ngoài ra, theo thực tế nếu có những bất hợp lệ thế này, người thụ hưởng thường nhờ người mở L/C chấp nhận bất hợp lệ đó để không phải tu chỉnh L/C, bị thu phí chứng từ bất hợp lệ.
Bước 7: Ngân hàng mở L/C – VCB nhận được bộ chứng từ thanh toán do bên ngân hàng THE BANK OF TOKYO – MITSUBISHI UFJ, LTD gửi đến thì tiến hành kiểm tra đối chiếu với những điều khoản quy định trong L/C đã mở. Nếu thấy phù hợp VCB sẽ thanh
toán cho người thụ hưởng theo lệnh của ngân hàng THE BANK OF TOKYO – MITSUBISHI UFJ, LTD
L/C này là L/C trả chậm: nếu chứng từ phù hợp, VCB đồng ý thanh toán thì gửi điện chấp nhận về ngân hàng THE BANK OF TOKYO – MITSUBISHI UFJ, LTD và gửi phiếu báo chứng từ hợp lệ cho Đồng Tiến Bình Dương, Đồng Tiến Bình Dương sẽ ký, đóng dấu xác nhận vào đó rồi gửi lại VCB.
Nếu chứng từ không phù hợp, VCB sẽ làm điện thông báo với nội dung: các điểm bất hợp lệ và chờ phản hồi từ người mở LC cho ngân hàng THE BANK OF TOKYO - MITSUBISHI UFJ LTD biết. VCB sẽ gửi phiếu kiểm tra chứng từ bất hợp lệ cho Đồng Tiến, tùy thuộc vào lỗi sai mà Đồng Tiến Bình Dương chấp nhận bất hợp lệ đó hay không, thanh toán 1 phần hay không thanh toán hay ý kiến khác. Nếu chấp nhận bất hợp thì Đồng Tiến ký, đóng dấu và xác nhận trên phiếu đó gửi lại VCB. VCB sẽ đánh điện gửi thông báo cho THE BANK OF TOKYO - MITSUBISHI UFJ LTD biết về việc Đồng Tiến chấp nhận bất hợp lệ (chấp nhận thanh toán). Trường hợp, Đồng Tiến Bình Dương không chấp nhận thanh toán, thì VCB cũng sẽ gửi điện thông báo cho THE BANK OF TOKYO - MITSUBISHI UFJ LTD biết. Bộ chứng từ sẽ được trả lại cho THE BANK OF TOKYO - MITSUBISHI UFJ LTD nếu THE BANK OF TOKYO - MITSUBISHI UFJ LTD trả phí DHL. Nếu Đồng Tiến Bình Dương chấp nhận thanh toán 1 phần, thì VCB sẽ gửi điện cho THE BANK OF TOKYO - MITSUBISHI UFJ LTD biết người nhập khẩu chỉ thanh toán 1 phần và bộ chứng từ sẽ không được gửi trả lại. Sau khi nhận được điện này, THE BANK OF TOKYO - MITSUBISHI UFJ LTD sẽ phản hồi có chấp nhận hay không sau khi đã báo và nhận được xác nhận của người thụ hưởng . Nếu đồng ý thì chuyển sang các bước tiếp theo. Nếu không đồng ý thì khi đó người thụ hưởng và nhà nhập khẩu sẽ thương lượng với nhau. Thực tế, Đồng Tiến Bình Dương chấp nhận các bất hợp lệ nếu không ảnh hưởng đến việc lấy hàng, về chất lượng sẽ khiếu nại sau.
Bước 8: THE BANK OF TOKYO - MITSUBISHI UFJ LTD có thể nhận được điện báo có về khoản thanh toán bộ chứng từ xuất khẩu hoặc điện thông báo hối phiếu có kỳ hạn đã được chấp nhận thanh toán và cũng có thể là từ chối thanh toán của VCB cho người thụ hưởng – Kokusai biết.
Trường hợp này là L/C kỳ hạn nên có thể xảy ra nhận điện thông báo hối phiếu có kỳ hạn đã được chấp nhận thanh toán và cũng có thể là từ chối thanh toán
Bước 9: Sau khi Đồng Tiến Bình Dương đã ký xác nhận lên Phiếu kiểm chứng từ VCB gửi (đồng nghĩa với việc thanh toán), thì VCB tiến hành chuyển bộ chứng từ cho Đồng Tiến Bình Dương để lấy hàng.
VCB sẽ trả bộ chứng từ gốc cho Đồng Tiến để lấy hàng. Trong đó, chứng từ quan trọng nhất để lấy hàng là Bill of lading phải có ký hậu:
REFT:
PLEASE DELIVER TO: DONG TIEN BINH DUONG PAPER Co., LTD
JOINT STOCK COMMERCIAL BANK FOR FOREIGN TRADE OF VIETNAM SONG THAN BRANCH