CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ
1.2. NỘI DUNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ
1.2.3. Tuyển dụng nhân sự
Tuyển dụng là một quá trình thu hút ,chọn lựa và sử dụng ứng cử viên thích hợp nhất cho một công việc.
1.2.3.1. Nguồn tuyển dụng
- Nguồn tuyển dụng từ trong nội bộ doanh nghiệp
Thực chất là quá trình thuyên chuyển đề bạt, cất nhắc từ bộ phận này sang bộ phận khác, từ công việc này sang công việc khác, từ cấp này sang cấp khác.
Ưu điểm của nguồn này là:
•Đây là những người đã quen với công việc trong tổ chức, họ đã qua thử thách về lòng trung thành. Cái được lớn nhất khi đề bạt nguồn này là tiết kiệm được thời gian làm quen với công việc, quá trình thực hiện công việc diễn ra liên tục không bị gián đoạn, hạn chế được một cách tối đa ra các quyết định sai trong đề bạt và thuyên chuyển lao động.
Nhược điểm của nguồn này là:
•Khi đề bạt những người đang làm việc trong tổ chức chúng ta phải đề phòng sự hình thành nhóm “ứng cử viên không thành công” (đây là những người không được bổ nhiệm) nhóm này thường có biểu hiện như không phục lãnh đạo, không hợp tác với lãnh đạo… Những nhược điểm này thường tạo ra những xung đột về tâm lý như chia bè phái, gây mâu thuẫn nội bộ.
•Đối với các tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, nếu chúng ta chỉ sử dụng nguồn trong nội bộ thì sẽ không thay đổi được chất lượng lao động
•Khi xây dựng chính sách đề bạt trong tổ chức cần phải có một chương trình phát triển lâu dài với cách nhìn tổng quát hơn, toàn diện hơn và phải có quy hoạch rõ ràng.
- Nguồn tuyển dụng nhân sự từ bên ngoài doanh nghiệp
Là việc tuyển dụng nhân viên từ thị trường lao động bên ngoài doanh nghiệp, những người này bao gồm:
- Những sinh viên đã tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng, trung học và dạy nghề (bao gồm cả những người được đào tạo trong nước và ở nước ngoài);
- Những người đang trong thời gian thất nghiệp, bỏ việc cũ;
- Những người đang làm việc tại các tổ chức khác.
Ưu điểm của nguồn này là:
•Đây là những người được trang bị những kiến thức tiên tiến và có hệ thống.
•Những người này thường có cách nhìn mới đối với tổ chức.
•Họ có khả năng làm thay đổi cách làm cũ của tổ chức mà không sợ những người trong tổ chức phản ứng.
Nhược điểm của nguồn này là:
•Tuyển người ở ngoài tổ chức chúng ta sẽ phải mất thời gian hướng dẫn họ làm quen với công việc.
•Nếu chúng ta thường xuyên tuyển người ở bên ngoài tổ chức (nhất là trong việc đề bạt, thăng chức) thì sẽ gây tâm lý thất vọng cho những người trong tổ chức vì họ nghĩ rằng họ sẽ không có cơ hội được thăng tiến, và sẽ nảy sinh nhiều vấn đề phức tạp khi thực hiện các mục tiêu của tổ chức.
•Nếu chúng ta tuyển dụng những người đã làm việc ở các đối thủ cạnh tranh thì phải chú ý tới các điều bí mật của đối thủ cạnh tranh nếu không họ sẽ kiện. Vì xưa nay còn tồn tại ý kiến cho rằng người lao động khi chạy sang với chủ mới thường hay lộ bí mật về các thông tin kinh doanh của họ.
Khi tuyển nguồn từ bên ngoài tổ chức chúng ta cần chú ý tới một số rủi ro có thể xảy ra bởi vì những kỹ năng của các ứng viên này mới chỉ dừng ở dạng tiềm năng nó chưa được thể hiện trực tiếp ra bên ngoài do đó người được tuyển dụng sẽ không đáp ứng được ngay cho công việc.
1.2.3.2 Nội dung của tuyển dụng nhân sự
Phân tích và xác định các yêu cầu và đặc điểm của công việc tuyển dụng Việc tuyển dụng là rất quan trọng vì một công việc ta cần tuyển người vào đó làm mà không đáp ứng được yêu cầu của công việc thì tổ chức sẽ thiệt hại về chi phí tuyển mộ. Vì thế trước khi tuyển mộ thì cần phân tích và xác định yêu cầu, đặc
điểm của công việc tuyển mộ. Hiện nay thông thường người ta thường sử dụng kỹ thuật phân tích công việc cần tuyển mộ để xác định yêu cầu và đặc điểm công việc.
Kỹ thuật phân tích này có 3 bước như sau:
- Để có được những thông tin cụ thể về công việc cần tuyển mộ thêm nhân lực thì phải phỏng vấn nhân lực mà hiện tại họ đang thực hiện công việc đó.Những kết quả của việc phỏng vấn này sẽ được sử dụng trong bước điều tra.
- Sau khi phỏng vấn thì ta biết được thông tin cụ thể của công việc cần tuyển nhưng chưa biết được thứ tự quan trọng của các nhiệm vụ, yêu cầu công việc.
Muốn biết được điều này ta cần điều tra những nhân lực hiện tại đang thực hiện công việc đó.
- Những kiến thức, kỹ năng, khả năng cần thiết đối với các nhiệm vụ cụ thể của công việc cần tuyển mộ được lập thành ma trận. Ma trận này cho biết cụ thể về thứ tự quan trọng của những yêu cầu, kỹ năng, nhiệm vụ của công việc cần tuyển mộ.
Thông báo tuyển dụng
Các thông báo phải ngắn gọn, rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thông tin cơ bản cho ứng cử viên. Phải thông báo đầy đủ về doanh nghiệp, nội dung công việc, tiêu chuẩn tuyển dụng, hồ sơ và giấy tờ cần thiết, cách thức tuyển dụng và nội dung tuyển dụng.
Thông báo tuyển dụng phải được đăng tải công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng .
Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ
Tất cả hồ sơ xin việc phải ghi vào sổ xin việc. Việc nghiên cứu hồ nhằm nắm bắt thông tin chủ yếu về các ứng cử viên. Bước đầu xem xét đánh giá các ứng cử viên đáp ứng được tiêu chuẩn đề ra.
Tổ chức phỏng vấn lựa chọn ứng viên
Trên cơ sở nghiên cứu hồ sơ lựa chọn ra các ứng cử viên có khả năng thực hiện tốt công việc tiến hành phỏng vấn.
- Kiểm tra lý lịch: là việc kiểm tra về những kỷ luật, khen thưởng, ý thức, kết quả lao động của ứmg cử viên trong quá khứ nhằm cung cấp những thông tin cần thiết cho tuyển chọn.
- Trắc nghiệm: hình thức này có rất nhiều như: trắc nghiệm tâm lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trí thông minh, sở thích nghề nghiệp …
- Phỏng vấn: Hiện nay hình thức này được sử dụng ở hầu hết các tổ chức.
Hình thức này được sử dụng bao gồm các câu hỏi liên quan đến công việc đã được chuẩn bị từ trước. Phỏng vấn để tìm hiểu, đánh giá các ứng cử viên trực tiếp về nhiều phương diện như: kinh nghiệm, trình độ, tính cách, khả năng hoà đồng.
Đánh giá ứng cử viên và quyết định
Sau khi thực hiện các bước trên, nếu 2 bên đều đạt được những yêu cầu thì sẽ ký kết hợp đồng lao động và ra quyết định.
Sơ đồ 1.2: Nội dung của tuyển dụng nhân sự Thu nhận nghiên cứu hồ sơ
Tổ chức phỏng vấn, trắc nghiệm, sát hạch các ứng viên
Kiểm tra sức khỏe
Đánh giá ứng cử viên và ra quyết định Thông báo tuyển dụng
Chuẩn bị tuyển dụng
1.2.3.3 Làm hòa nhập người lao dộng
Sau khi đã bỏ khá nhiều thời gian cho quá trình tuyển dụng, cuối cùng nhà quản trị đã có trong tay những nhân viên mới đầy tiềm năng – đây sẽ là nguồn nhân lực quý giá đảm bảo sự thành công trong tương lai. Tuy nhiên một khâu quan trọng mà quản trị nhân sự không thể xem nhẹ là công tác “làm hòa nhập người lao động”.
Đó là một quá trình được thiết kế để giúp đỡ những nhân viên mới thích nghi hay phù hợp với bộ phận và tổ chức mà họ sẽ làm việc. Những tổ chức biết quan tâm đến giai đoạn nhạy cảm này sẽ giảm thiểu tỷ lệ bỏ việc ở nhân viên mới. Điều này đồng nghĩa với việc tổ chức sẽ tiết kiệm được đáng kể các chi phí dành cho việc tuyển dụng.
Các phương pháp làm hòa nhập người lao động mới được tuyển dụng thường bao gồm: Hòa nhập thông qua các khóa đào tạo ngắn hạn với sự tham gia hướng dẫn, giảng dạy của cán bộ lãnh đạo, nhân viên có kinh nghiệm trong công ty. Hòa nhập thông qua lập nhóm làm việc giữa nhân viên cũ và nhân viên mới qua đó hỗ trợ nhân viên mới làm quen với môi trường. Hòa nhập thông qua tổ chức các hoạt động team-building. Hòa nhập thông qua trao quyền để nhân viên mới độc lập tiếp cận với công việc và chịu trách nhiệm với nhiệm vụ.
Thường thì làm hòa nhập người lao động là một hoạt động phi chính thức và hầu như không được thiết lập kế hoạch hay kế hoạch rất sơ sài. Nhưng để các nhân viên mới hoạt động có hiệu quả thì công tác này phải được coi là chính thức. Không có chương trình làm hòa nhập, nhân viên mới có thể hiểu sai về sứ mệnh của tổ chức, các mối quan hệ trong tổ chức và có thể thu nhận các quan điểm thiên lệch về mục đích công việc trong tổ chức.
1.2.3.4 Sắp xếp và sử dụng lao động Mục đích
- Đảm bảo sự phù hợp cao nhất giữa yêu cầu của công việc và năng lực của người lao động.
- Đảm bảo sự tương xứng giữa công việc và người thực hiện công việc.
- Đảm bảo cho mọi công việc được thực hiện tốt.
Nguyên tắc sắp xếp, bố trí người lao động
Để đạt được những mục đích trên, cần tuân thủ những nguyên tắc sau:
- Sắp xếp theo nghề nghiệp được đào tạo. Xuất phát từ yêu cầu công việc để bố trí, sắp xếp cho phù hợp.
- Sắp xếp theo hướng chuyên môn hoá
- Nhiệm vụ xác định rõ ràng. Mỗi người cần phải hiểu rõ mình cần phải làm gì?
Trong thời gian nào? Nếu hoàn thành sẽ được gì? Nếu không, trách nhiệm sẽ ra sao?
- Sắp xếp, sử dụng người lao động phù hợp với trình độ chuyên môn và các thuộc tính tâm lý cũng như kết quả phấn đấu về mọi mặt.
- Sắp xếp phải tạo điều kiện cho phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm.
Phương pháp sắp xếp
Có hai cách sắp xếp: Trực tiếp và thi tuyển.
- Theo cách trực tiếp, căn cứ yêu cầu công việc và năng lực của người lao động cấp trên có thẩm quyền sẽ ra quyết định bố trí công tác vào một vị trí công việc cụ thể.
- Cách thi tuyển tương tự như thi tuyển công chức. Ngay cả với cương vị lãnh đạo cũng có thể áp dụng phương pháp thi tuyển.
Việc sắp xếp người lao động không chỉ giới hạn trong việc bố trí vào một ngạch bậc, nghề nghiệp mà còn bao hàm việc sử dụng người lao động trong thực hiện công việc. Việc phân công nhiệm vụ cũng có vai trò quan trọng trong quá trình sử dụng cán bộ quản trị.
1.2.3.5 Lưu chuyển nhân lực
Lưu chuyển nhân lực là một nghệ thuật di chuyển lao động từ một công việc
đã được giao công việc trước đó. Việc lưu chuyển nhân lực liên quan đến lưu chuyển nội bộ và đề bạt; và các hoạt động khác như sa thải lao động, nghỉ hưu, chết, kết thúc hợp đồng hay xin nghỉ việc. Lưu chuyển nguồn nhân lực bao gồm những nội dung sau:
(1) Đề bạt chính là lưu chuyển nhân lực lên một vị trí cao hơn nhằm mục đích khuyến khích người lao động phục vụ tốt nhất trong khả năng của họ và giảm bớt chi phí, sự biến động nguồn nhân lực khi sử dụng nguồn nhân lực ngoài tổ chức. Việc đề bạt phải dựa trên cơ sở người đề bạt phải có đủ khả năng đáp ứng công việc mới.
(2) Lưu chuyển nội bộ là hình thức lưu chuyển nhân lực từ bộ phận này sang bộ phận khác. Mục đích của lưu chuyển nội bộ nhằm đáp ứng nhu cầu mở rộng của tổ chức hoặc đáp ứng nhu cầu nhân lực cho một bộ phận nào đó hoạt động có tính cao điểm. Lưu chuyển nội bộ phải dựa trên cơ sở lợi ích tốt nhất mà cá nhân và tổ chức có thể thu được từ việc lưu chuyển này.
(3) Nghỉ hưu: Hầu hết những nhân lực hoạt động lâu dài trong tổ chức đều rời khỏi tổ chức bằng hình thức nghỉ hưu. Nghỉ hưu có nhiều hình thức khác nhau.
Nghỉ hưu tự nguyện/nghỉ hưu không tự nguyện ; nghỉ hưu hoàn toàn/nghỉ hưu không hoàn toàn; nghỉ hưu đúng tuổi/ nghỉ hưu sớm.
Nghỉ hưu có thể là một tác động tích cực cho phép tổ chức thuê những nhân lực mới thay thế những nhân lực cũ đã lão hóa kỹ năng. Quá trình này khuyến khích đổi mới và sáng kiến mới trong tổ chức. Mặt khác, nghỉ hưu của những người có tuổi chính là tạo điều kiện thăng tiến cho đội ngũ nhân lực trẻ cho tổ chức. Tuy nhiên không phải tất cả các tác động của nghỉ hưu đều là tích cực. Việc giảm số lượng nhân lực lớn tuổi có thể sẽ tăng mức độ bất ổn trong tổ chức đặc biệt là tác động đến chuẩn mực, các giá trị truyền thống của tổ chức.
(4) Nghỉ việc: Nghỉ việc được thể hiện dưới những dạng cơ bản như giảm số lượng lao động do cắt giảm quy mô, sa thải lao động hay xin thôi việc.