Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.5 MÔ HÌNH TỔ CHỨC HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Phòng kiểm soát nội bộ là một bộ phận thuộc bộ máy điều hành, có chức năng hỗ trợ cho giám đốc công ty, giám sát mọi hoạt động trong công ty, đảm bảo mọi nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy chế của công ty.
Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm vụ phải báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm soát nội bộ và đề xuất các giải pháp kiến nghị cần thiết nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn đúng pháp luật. Tùy theo quy mô, cơ cấu tổ chức, đặc điểm của doanh nghiệp, thậm chí tuỳ thuộc vào quan niệm, nhận thức của những người lãnh đạo doanh nghiệp bộ phận kiểm soát nội bộ có thể được thực hiện bởi:
- Lãnh đạo công ty - Cử cán bộ kiêm nhiệm - Bố trí cán bộ chuyên trách
- Thành lập bộ phận chuyên trách: Một số dạng bộ phận chuyên trách thường có trong doanh nghiệp để thực hiện như:
+ Uỷ ban kiểm toán, kiểm soát HĐQT + Uỷ ban kiểm soát, Kiểm soát CEO + Kiểm toán nội bộ, Kiểm soát hoạt động
+ Thanh tra đối với doanh nghiệp nhà nước
Ban giám đốc có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soát hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Để hệ thống này vận hành tốt, cần tuân thủ một số nguyên tắc như: Xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi. Các quy trình hoạt động và kiểm soát nội bộ được văn bản hoá rõ ràng và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ tổ chức. Xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao. Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn bản. Bất kỳ thành viên nào của tổ chức cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ. Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát. Tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập. Định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiêm soát nội bộ.
Trừ các doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài và các doanh nghiệp đã có và đang xây dựng hệ thống chứng chỉ ISO, TQM... Theo đánh giá của nhiều chuyên gia, phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống kiểm soát nội bộ. Công tác kiềm tra, kiểm soát thường chồng chéo, phiến điện, tập trung vào các chỉ số kinh tế - tài chính và kết quả cuối cùng với thói quen tìm lỗi, đổ trách nhiệm chứ ít chú trọng kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng ngừa là chính. Đây là một trong các điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu.
1.5.1. Những dấu hiệu bất ổn của hệ thống kiểm soát nội bộ
Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng. Nếu nhận thấy ở bộ phận kiểm soát nội bộ của công ty mình tồn tại một trong những dấu hiệu dưới đây, thì nhà quản trịcần dành nhiều thời gian hơn để chấn chỉnh:
- Không có quy trình hoạt động bằng văn bản rõ ràng: công việc chỉ được điều hành theo “khẩu lệnh”, lúc nhớ thì kiểm tra, lúc quên lại thôi.
- Khi nhân viên chấp nhận làm việc“không công”. Có thể họ đang lợi dụng một kẽ hở nào đó trong hệ thống quản lý của công ty để kiếm lợi cho mình.
- Có sự chồng chéo giữa các phòng ban, không có sự trao đổi thông tin, khi có sai sót xảy ra thì các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.
- Không yên tâm về tài chính công ty. Có lẽ đây là dấu hiệu đáng ngại nhất cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ đang có trục trặc. Hãy xem xét ngay lập tức hệ thống kiểm soát nội bộ, nếu cảm thấy không an tâm trong thu chi tài chính của công ty. Thậm chí có khi nhà quản không biết hoạt động kinh doanh của công ty lãi hay lỗ, cho dù trên giấy tờ hợp đồng mua bán, văn bản tài chính vẫn thấy lợi nhuận.
1.5.2. Để hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hiệu quả
Rất khó để tìm ra một công thức chung giúp khắc phục những yếu kém của hệ thống kiểm soát trong công ty. Tuỳ từng công ty, tuỳ từng khuyết điểm mà bạn cần có những biện pháp riêng biệt. Chẳng hạn như đối với việc kiểm soát hoạt động chi tiêu trong công ty, cần phải tìm được cách kiểm soát tối ưu phù hợp nhất với đặc điểm của công ty, vì đây là thứ tài sản dễ bị thất thoát nhất. Theo nhiều chuyên gia tài chính thì đừng bao giờ để kế toán trưởng vừa là người duyệt chi, vừa là người ghi sổ sách, mà phải lập một quy trình quản lý thật chặt chẽ và không nên có ngoại lệ: bất kỳ phòng ban nào trong công ty muốn chi đều phải lập giấy đề xuất chi, chuyển đến người có trách nhiệm duyệt. Sau khi có chữ ký đồng ý của người có thẩm quyền, kế toán viên mới lập phiếu chi và ra lệnh chi. Lúc đó thủ quỹ mới chi tiền. Còn nếu cẩn thận hơn thì nên tách luôn bộ phận thủ quỹ ra khỏi phòng kế toán, hoặc sử dụng ngân hàng làm thủ quỹ.
Còn đối với hoạt động giám sát nguyên vật liệu, một cách thức khá hiệu quả để hạn chế tình trạng nhân viên ăn cắp nguyên vật liệu là hai biện pháp song song: kiểm tra đột xuất và trả lương cao. Nhà quản lý nên trả lương thật cao cho những người làm ở bộ phận này, đồng thời nói rõ rằng
nếu công ty phát hiện người đó có dấu hiệu gian lận hay ǎn chênh lệch với nhà cung cấp, anh ta sẽ bị sa thải ngay. Như vậy nghĩa là họ sẽ mất đi một chỗ làm tốt nếu để cho lòng tham làm mờ mắt. Bên cạnh đó, nhà quản lý nhất thiết phải có những kênh thông tin riêng của mình để giám sát hoạt động xuất nhập nguyên vật liệu.
Trong kinh doanh thường nhật, quy trình kiểm soát chéo hệ thống bán hàng, kế toán và thủ kho là rất cần thiết và không thể tách rời. Bộ phận bán hàng sẽ là nơi thống nhất giá với khách đặt hàng. Để công việc này được thuận tiện, nên quy định rõ ràng khung giá cho các nhân viên bán hàng tự quyết hoặc phải trình giám đốc quản lý. Sau đó các nhân viên bán hàng viết phiếu xuất, chuyển qua thủ kho. Trên tờ phiếu này bắt buộc phải có chữ ký của trưởng phòng hoặc một phó phòng được uỷ quyền nào đó thì thủ kho mới xuất hàng và ký vào đó. Tờ phiếu này có ba liên: phòng bán hàng giữ liên một để theo dõi, đôn đốc việc thu nợ; thủ kho giữ liên hai để theo dõi việc thực xuất, thực nhập; liên ba được chuyển sang phòng kế toán để ghi vào sổ sách và theo dõi công nợ.
Về phía các nhà quản lý trong công ty, họ có trách nhiệm thành lập, điều hành và giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho phù hợp với mục tiêu của công ty. Để hệ thống này vận hành tốt, các nhà quản lý cần tuân thủ một số nguyên tắc như: xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao; bất kỳ thành viên nào của công ty cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ; quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát;
tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập…
Ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm soát ngang - dọc hay kiểm tra chéo giữa hệ thống các phòng ban, nhiều công ty còn lập thêm phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ và một ban kiểm soát với nhiệm vụ phát hiện những sai sót của ban điều hành, kiểm tra các hợp đồng có đúng thủ tục, đủ điều
kiện chưa, kiểm tra kho quỹ để biết tiền có bị chiếm dụng không... nhằm ngǎn ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro.
Ở các công ty lớn trên thế giới, kiểm soát nội bộ do giám đốc tài chính phụ trách, còn đối với các công ty nhỏ thì chính giám đốc điều hành sẽ thực hiện.
1.6 CÁC HÌNH THỨC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI DOANH NGHIỆP.
Hoạt động kiểm soát nội bộ tùy thuộc vào mô hình tổ chức của mỗi công ty, ở một số công ty gọi hoạt động này là thanh tra, kiểm tra hoặc hoạt động thanh kiểm tra. Một số Doanh nghiệp kinh doanh người ta thường gọi kiểm soát nội bộ là hoạt động kiểm tra đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh.
Các hình thức kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm:
1. Kiểm tra dự phòng
Là kiểm tra nhằm tiên liệu trước việc sai sót sẽ xảy ra từ đó phải có biện pháp để điều chỉnh ngay trong hiện tại.
Hình thức kiểm tra này được tiến hành trước khi bắt đầu chương trình, kế hoạch. Ví dụ: Kiểm tra trước khi bắt đầu đêm diễn, trước khi quay cảnh của màn diễn xem mọi thứ đã chuẩn bị sẵn sàng chưa. Nếu chưa sẵn sàng phải điều chỉnh ngay để chương trình quay phim hoặc biểu diễn nghệ thuật có kết quả tốt.
2. Kiểm tra hiện hành.
Là hình thức kiểm tra giúp cho nhà quản lý sửa chữa kịp thời khó khăn mới phát sinh, gây cản trở, trục trặc cho quá trình thực hiện các kế hoạch, được thực hiện trong quá trình triển khai chương trình, kế hoạch đã định trước. Ví dụ: Kiểm tra trước ngày tổ chức đám cưới xem có mặt nào chưa chuẩn bị thì tập trung giải quyết ngay cho chu đáo (kiểm tra dự phòng). Kiểm tra khi đang tổ chức ăn uống mừng xem có đủ mâm khi
khách đến tập trung vào một thời điểm quá đông so dự kiến để phát lệnh tăng số lượng mâm dự phòng cho nhà hàng là kiểm tra hiện hành.
3. Kiểm tra phản hồi.
Là loại kiểm soát thông dụng nhất, xảy ra sau quá trình hoạt động, khi đã có sai lệch rồi nhà quản lý mới biết. Ví dụ: Kiểm tra các chỉ tiêu thực hiện kế hoạch khi hết tháng, hết quý, hết năm để biết tình hình vượt hay hụt mức kế hoạch, từ đó tìm nguyên nhân sai lệch.
4. Kiểm tra trọng điểm.
Trọng điểm là những điểm phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục tiêu, hoặc đo lường tốt nhất sự sai lệch, là điểm cho nhà quản lý biết, ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại. Là tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kém nhất mà có thể thu thập thông tin cần thiết.
Chẳng hạn, lớp học có 200 sinh viên. Muốn nắm tình hình sinh viên ghi được bài hay không, nghe rõ hay không nghe rõ, chú ý nghe giảng hay không chú ý, thầy giáo chỉ cần đi xuống cuối lớp để kiểm tra.
Muốn biết sức chịu đựng của các cây cầu, như cầu Chương Dương chẳng hạn, phải đếm số xe máy và ô tô qua cầu dịp sát Tết Nguyên đán là thấy sự quá tải. Mỗi đường dành cho xe máy có tới 5 làn xe và dầy đặc vào chiều 26 Tết lúc 17 giờ! Chưa kể ô tô lớn nhỏ nối đuôi nhau ở chính giữa, hai bên đường dành cho xe máy dày đặc những xe và người suốt mấy ngày liền như thế.
Các nội dung cần thiết kiểm tra có nhiều. Có thể đưa ra một số loại như sau:
Kiểm tra tác nghiệp, kiểm tra tài chính, kiểm tra hành vi của nhân viên.
1. Kiểm tra tác nghiệp.
Là sự đánh giá thường xuyên và độc lập được thực hiện bởi kiểm tra nội bộ về các hoạt động của tổ chức và về kế toán.
Kiểm tra tác nghiệp bao gồm việc kiểm tra đánh giá các hoạt động so với kế hoạch đặt ra như:
- Kiểm tra tiến độ sản xuất, giao hàng.
- Kiểm tra phí tổn.
- Kiểm tra tồn kho.
- Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu nhập và sản phẩm.
- Kiểm tra bảo trì đối với máy móc thiết bị v.v…
Đối với mọi tổ chức, họp giao ban hàng tuần được thực hiện vào chiều thứ bảy tuần trước hoặc sáng thứ hai đầu tuần, chính là kiểm tra tác nghiệp về mọi mặt. Đối với bệnh viện, kiểm tra tác nghiệp được thực hiện hàng ngày vào đầu giờ làm việc.
2. Kiểm tra tài chính.
Kiểm ta tài chính bao gồm nhiều nội dung khác nhau như:
- Kiểm tra ngân quí (thu, chi, tiền mặt v..v…)
- Kiểm tra hòa vốn (phân tích hòa vốn) xem ở mức sản lượng bao nhiêu thì doanh nghiệp hòa vốn.
- Kiểm toán.
- Phân tích tài chính để xem các chỉ tiêu tài chính ở mức độ nào, tổ chức có gặp khó khăn trong thanh toán nợ đến hạn hay không, hiệu quả hoạt động tài chính như thế nào.
3. Kiểm tra hành vi.
Là loại kiểm tra để đánh giá hoạt động của nhân viên xem họ thực hiện những công việc được giao phó như thế nào.
Việc đánh giá nhân viên có thể bằng ba cách:
a. So sánh với bảng mô tả công việc để xem họ thực hiện các công tác qui định như thế nào.
b. So sánh giữa nhân viên này với nhân viên khác, gọi là phương pháp dung những tiêu chuẩn tương đối.
c. Trao đổi với nhân viên trực tiếp để biết họ phấn đấu vì mục tiêu gì, họ cố gắng nỗ lực ra sao để đạt mục tiêu đó. Trên cơ sở đó phân loại đánh giá ý thức của nhân viên.
1.7 CÁC NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI DOANH NGHIỆP.
Các hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp được vận hành trên cơ chế kiểm soát, đây là các chính sách, thủ tục được nhà quản lý đưa ra nhằm mục đích ngăn chặn hoặc phát hiện rủi ro. Khi các thủ tục (cơ chế) này được vận hành một cách hữu hiệu (thông qua việc thực hiện một cách nghiêm ngặt các quy chế quản lý) thì các rủi ro của doanh nghiệp cũng sẽ được ngăn chặn hoặc phát hiện một cách đầy đủ, chính xác & kịp thời.
Một số hoạt động kiểm soát căn bản - Phê duyệt
- Định dạng trước - Báo cáo bất thường - Bảo vệ tài sản - Bất kiêm nhiệm - Sử dụng chỉ tiêu - Đối chiếu
- Kiểm tra & theo dõi 1. Thủ tục phê duyệt
- Phê duyệt cho phép một nghiệp vụ được phát sinh
- Phê duyệt cho phép tiếp cận hay sử dụng tài sản, thông tin, tài liệu của công ty
Việc phê duyệt phải phù hợp với quy chế và chính sách của công ty.
Phê duyệt cũng có nghĩa là ra quyết định cho phép “ai” được làm một cái gì đó hay chấp nhận cho một cái gì đó xảy ra, do vậy người phê duyệt phải đúng thẩm quyền.
Khi phê duyệt cần phải tuân thủ các quy định : - Quy định về cấp phê duyệt
- Quy định về cơ sở của phê duyệt - Quy định về dấu hiệu của phê duyệt
- Quy định về cấp ủy quyền Đối với thủ tục này cần lưu ý :
- Phê duyệt phải nặng về nội dung hơn là hình thức (chữ ký), nếu không, cơ chế kiểm soát sẽ không được xác lập, và do đó việc kiểm soát cũng không được thực hiện.
- Phê duyệt phải là tránh chồng chéo làm tăng phiền phức, mất thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
- Cấp phê duyệt, việc ủy quyền phê duyệt cần được phân định một cách rõ ràng
2. Thủ tục định dạng trước
- Đây là thủ tục kiểm soát hữu hiệu khi doanh nghiệp áp dụng rộng rãi chương trình máy tính vào công tác quản lý.
- Là thủ tục hữu hiệu vì máy tính sẽ không cho phép nghiệp vụ được xử lý nếu các yêu cầu không được tuân thủ.
- Nhược điểm của thủ tục này là nếu có sai sót thì sẽ có sai sót hàng loạt.
- Ai được phép thay đổi các định dạng này?
Một số ví dụ :
- Chỉ khi tất cả các thông tin hiển thị trên màn hình được trả lời, máy tính mới xử lý tiếp
- Mã hóa tất cả các loại vật tư, thành phẩm, bán thành phẩm, tài sản cố định,…
- Xét duyệt trên máy tính
- Máy tính tiền ở siêu thị (sử dụng mã vạch)….
3. Thủ tục báo cáo bất thường
- Tất cả các cá nhân, tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp phải có trách nhiệm báo cáo về các trường hợp bất thường về các vấn đề bất hợp lý mà họ phát hiện ra ở mọi nơi và mọi lúc, ở cả trong và ngoài bộ phận của mình, ở cả trong và ngoài doanh nghiệp…(“Dân biết, dân bàn, dân làm, dân kiểm tra”)