CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN BẮC THĂNG LONG
2.2. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN BẮC THĂNG LONG
2.2.3. Thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Bắc Thăng Long
Quy trình tuyển dụng
Sơ đồ 2.2: Quy trình tuyển dụng của Công ty Cổ phần Tập đoàn Bắc Thăng Long
Xác định nhu cầu tuyển dụng
66
Thông báo tuyển dụng
Sơ tuyển hồ sơ
Thử việc Phỏng vấn tuyển
dụng
Thử việc
Đánh giá quá trình thử việc
Chấm dứt hợp đồng thử việc
Ký hợp đồng lao động
(Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính)
Quy trình tuyển dụng tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Bắc Thăng Long bao gồm 7 bước, mỗi bước được xây dựng thành văn bản là các biểu mẫu.
Dưới đây là chi tiết các bước tuyển chọn mà Công ty đã xây dựng và được lưu làm mẫu cho các đợt tuyển dụng sau (quy trình được đính kèm ở phụ lục).
- Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Mục đích của bước này là công ty sẽ xác định xem bộ phận nào đang thiếu người, vị trí cần tuyển là để giải quyết và đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh? Hay dựa vào đề xuất của các trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển một số vị trí tại bộ phận mình cùng với phòng Tổ chức Hành chính sẽ nghiên cứu, xem xét sự phù hợp để có thể đưa ra quyết định tuyển dụng hợp lý.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, yêu cầu công việc, năng lực cán bộ và các kế hoạch của công ty trong tương lai, Giám đốc công ty, Giám đốc nhà máy, Trưởng phòng ban, bộ phận xác định đối tượng và số lượng lao động cần tuyển dụng, nội dung yêu cầu tuyển dụng ghi theo BTL/BM.01 (Phiếu đề nghị tuyển dụng) trình Tổng Giám đốc phê duyệt. Có đính kèm ở phụ lục.
Sau khi công ty xác định được nhu cầu tuyển dụng rồi sẽ lập ra kế hoạch tuyển dụng cụ thể ngay trong bước này và trình lên ban Giám đốc phê duyệt.
Công ty cũng đã thực hiện việc xác định nhu cầu tuyển dụng nhưng mới chỉ là hiện tại chứ công ty chưa có dự báo những khả năng giảm lao động ở các phòng ban, bộ phận từ sự thay đổi và biến động lao động tự nhiên hàng năm từ đó dễ đưa ra những quyết định không chính xác về số lượng nhân sự cần tuyển.
- Bước 2: Phê duyệt
Mục đích của bước này là bản kế hoạch tuyển dụng sẽ được Tổng giám đốc kí duyệt để đi vào thực hiện. Một kế hoạch tuyển dụng tốt sẽ được nhìn nhận bởi lãnh đạo có tầm nhìn, điều này quyết định không nhỏ đến sự thành công của tuyển chọn.
Ban giám đốc (mà ở đây chủ yếu là Tổng giám đốc) sẽ xem xét kế hoạch tuyển dụng mà trưởng phòng TCHC trình lên. Nếu xét thấy công ty cần thiết phải tuyển thêm lao động mới và kế hoạch tuyển dụng này phù hợp với tình hình của công ty hiện tại, Tổng Giám Đốc sẽ phê duyệt để phòng TCHC thực hiện công tác tuyển dụng.
Để để được kí duyệt thì bản kế hoạch đó phải cụ thể hóa được đầy đủ những yêu cầu tình hình sản xuất kinh doanh, chi phí cho hoạt động tuyển dụng phải khả dụng và dự đoán được kết quả sau khi tuyển chọn thành công.
- Bước 3: Thông báo tuyển dụng
Mục đích của bước này là muốn thông tin về tuyển dụng của công ty được công bố rộng rãi trong công ty, thu hút được nhiều những người lao động đang có nhu cầu tìm việc hoặc thay đổi vị trí công việc trên thị trường lao động nộp hồ sơ dự tuyển để công ty có thể dễ dàng chọn được ứng viên phù hợp cho vị trí trống.
Phòng TCHC sẽ gửi email thông báo đến toàn bộ nhân viên của công ty và gửi xuống nhà máy về các chức danh cần tuyển thông qua mạng nội bộ kết hợp với đó là dán thông báo trên bảng tin của công ty và đăng tin tuyển dụng trên trang thông tin http://www.vietnamworks.com/ cùng với gửi thông báo đến các trung tâm giới thiệu việc làm mà công ty đánh giá là tốt của những đợt tuyển dụng trước.
Thông báo của phòng TCHC thường có những nội dung cơ bản sau đây:
- Chức danh công việc.
- Số lượng người cần tuyển
- Các yêu cầu của công việc về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, các kỹ năng, kỹ xảo cần có, phẩm chất đạo đức, sức khỏe…
- Thời gian và địa điểm nhận hồ sơ
- Các văn bản, tài liệu mà một bộ hồ sơ đầy đủ cần phải có
Thông báo của công ty được phòng TCHC soạn ra với tiêu chí: hấp dẫn, rõ ràng, đề cập nổi bật được vị trí cần tuyển và xây dựng được ấn tượng tốt đẹp hình ảnh của công ty với các ứng viên.
- Bước 4: Sơ tuyển hồ sơ
Mục đích của bước này là chọn ra được những hồ sơ của các ứng viên phù hợp với vị trí cần tuyển. Sau khi thông báo tuyển dụng, phòng TCHC sẽ tiến hành thu nhận hồ sơ. Các ứng viên có thể nộp hồ sơ của mình qua thư điện tử hay gửi trực tiếp đến địa chỉ của công ty. Đối với những người lao động gián tiếp nộp hồ sơ trực tiếp: trong quá trình thu nhận hồ sơ, chuyên viên tuyển chọn sẽ đón tiếp ứng viên đồng thời kết hợp quan sát tác phong, cử chỉ, cách giao tiếp
và thái độ của ứng viên để đánh giá sơ bộ về ứng viên. Cán bộ tuyển chọn cũng sẽ trả lời một số câu hỏi, thắc mắc của ứng viên về công việc hoặc một số thông tin thêm về công ty, cùng với thái độ thân thiện và cởi mở làm tăng mong muốn được làm việc ở công ty hơn.
Trong quá trình thu nhận hồ sơ phòng sẽ kiểm tra, phân loại xét duyệt hồ sơ theo các tiêu chí như sau:
Một bộ hồ sơ tốt cần phải thể hiện được tất cả các nội dung mà công ty cần thiết phải biết về người ứng tuyển. Việc trình bày các nội dung này phụ thuộc vào các ứng viên, tuy nhiên, một bộ hồ sơ chuẩn cần có những giấy tờ, tài liệu như sau:
+ Đơn xin việc
+ Sơ yếu lí lịch (theo mẫu hồ sơ) có xác nhận của UBND xã, phường, thị trấn, nơi cư trú hoặc tổ chức nơi người đó đang công tác, học tập tính đến lúc nộp hồ sơ không quá 03 tháng.
+ Giấy xác nhận nhân sự do công an sở tại nơi người xin dự tuyển đang cư trú cấp (thời điểm xác nhận không quá 01 tháng đến thời điểm nộp hồ sơ).
+ Giấy khám sức khỏe do bệnh viện tuyến huyện, thị xã trở lên cấp, tỉnh.
+ Bản sao công chứng bằng tốt nghiệp các ngành nghề, các chứng chỉ khác (nếu có) và bảng kết quả học tập.
+ Bằng tốt nghiệp hệ cao nhất (bản sao có chứng thực) + Bản sao giấy khai sinh, CMND
Trong quá trình xét duyệt hồ sơ, chuyên viên nhân sự sẽ kiểm tra: độ tuổi của ứng viên có phù hợp không? Năng lực và kinh nghiệm làm việc của ứng viên có đáp ứng được yêu cầu công việc không? Những tố chất và mức độ thành thật của các ứng viên như thế nào? Dựa theo những yếu tố này bộ phận nhân sự sẽ loại bỏ những hồ sơ không đáp ứng được yêu cầu, giữ lại hồ sơ của những ứng viên tiềm năng cho bước tiếp theo. Thông báo ngày giờ phỏng vấn cho những đối tượng có hồ sơ đủ điều kiện dự tuyển.
Đối với việc tuyển dụng công nhân vận hành máy, mục tiêu của tổ chức là ứng viên có thực sự nắm bắt các kỹ năng cần thiết theo yêu cầu của tổ chức hay
không, vì vậy, tổ chức sẽ cho phép công nhân đó thực hành trực tiếp trên máy, nếu thực hành được thì sẽ ký hợp đồng thử việc.
Đối với lao động phổ thông: công nhân không yêu cầu trình độ cao sau khi sơ tuyển sẽ ký hợp đồng thử việc.
- Bước 5: Phỏng vấn (Chỉ áp dụng đối với việc tuyển cán bộ quản lý và nhân viên kỹ thuật, nghiệp vụ hoặc công nhân kỹ thuật có yêu cầu cao về trình độ)
Mục đích của bước này là gặp trực tiếp để đánh giá chung về ứng viên, Hội đồng phỏng vấn có thể quan sát, đưa ra những câu hỏi mang tính chọn lọc cao để chọn được ứng viên tiềm năng nhất cho vị trí cần tuyển.
Phòng TCHC kết hợp với trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng lao động, gặp gỡ, tiếp xúc và phòng vấn đối tượng cần tuyển dụng. Vòng phỏng vấn này được sử dụng để tìm hiểu, đánh giá ứng viên về nhiều phương diện như kinh nghiệm, trình độ, các đặc điểm về tính cách, khả năng hòa đồng và những phẩm chất cá nhân khác thích hợp đối với doanh nghiệp. Những ứng viên tham gia cần phải thể hiện được thái độ tự tin, khả năng trong giao tiếp của mình để ghi điểm đối với nhà tuyển dụng. Công ty đã dựa vào biểu mẫu BTL/BM.03 để đánh giá ứng viên (đính kèm ở phụ lục).
- Trong trường hợp công ty tuyển dụng công nhân trực tiếp nếu cần áp dụng phương pháp phỏng vấn thì chỉ dừng lại ở phương pháp phỏng vấn sơ bộ và được thực hiện một cách đơn giản, gọn nhẹ. Ngoài ra, đối với những trường hợp này cũng có một bảng hỏi kiểm tra ngắn. Việc phỏng vấn chỉ do đại diện phòng TCHC và trưởng bộ phận cần tuyển dụng tiến hành. Các câu hỏi đặt ra trong quá trình phỏng vấn thường xoay quanh các nội dung mà ứng viên khai trong sơ yếu lý lịch như: Quá trình học tập? Tiểu sử phát triển của bản thân? Các kỹ năng, năng khiếu khác (nếu có)? Tại sao lại ứng tuyển vào công ty? Mức thu nhập mong muốn?...
Các tiêu chí để đánh giá ứng viên loại này chủ yếu tập trung ngoại hình, giao tiếp và tác phong, sức khoẻ qua ngoại hình bên ngoài.
Những ứng viên trúng tuyển sẽ được bố trí thử việc.
Sau khi quá trình phỏng vấn kết thúc, các thành viên trong hội đồng phỏng vấn tiến hành họp so sánh các bảng điểm để đưa ra tổng số điểm cho mỗi ứng viên sao cho khách quan nhất, chính xác nhất.
Số ứng viên bị loại vẫn được lưu hồ sơ để có thể sử dụng khi tuyển dụng đợt kế tiếp hoặc khi cần người đột xuất.
- Bước 6: Thử việc
Mục đích của bước này là nhằm kiểm tra năng lực làm việc, khả năng nắm bắt công việc và sự thích nghi với môi trường của công ty, trong thời gian này phòng TCHC sẽ kết hợp với các trưởng bộ phận sẽ đánh giá và quyết định xem ứng viên nào đáp ứng được yêu cầu đó sẽ được tuyển dụng. Quá trình thử việc này ứng viên cũng cần được dìu dắt và công ty cũng phải để lại được ấn tượng tốt đẹp đối với ứng viên thì hiệu quả trong khâu tuyển chọn sẽ cao hơn.
Đầu tiên, chuyên viên nhân sự sẽ giới thiệu tổng quát về công ty, nhấn mạnh về văn hóa của công ty để nhân viên mới có thể hòa đồng với mọi người.
Bên cạnh đó, chuyên viên nhân sự có một cuộc ra mắt nhỏ với toàn thể cán bộ công nhân viên tại phòng họp của công ty để làm quen và được đưa cho bản tài liệu của công ty: Sổ tay nhân viên và nội quy cùng một số giấy tờ khác có liên quan đến bộ máy tổ chức. Sau đó, sẽ tiến hành ký hợp đồng thử việc đối với nhân viên mới.
Bộ phận sử dụng lao động bố trí công việc cho đối tượng thử việc trong thời gian từ 1 tháng đến 3 tháng tùy theo tính chất công việc. Cuối tháng thử việc, phụ trách trực tiếp của nhân viên thử việc cùng họ xem xét kết quả làm việc của họ trong thời gian thử việc, căn cứ vào “Báo cáo đánh giá lao động thử việc” BTL/BM.06 đính kèm phụ lục.
- Bước 7: Ký hợp đồng lao động
Mục đích của bước này là tiếp nhận chính thức người lao động phù hợp làm việc tại công ty, đảm nhiệm đúng vai trò và trách nhiệm của vị trí công việc đó mang lại lợi nhuận cho công ty.
Kết thúc quá trình thử việc, lao động viết báo cáo kết quả thử việc (BTL/
BM.02), Trưởng bộ phận, Phụ trách phòng ban/ Nhà máy xác nhận, đánh giá;
Phòng TCHC kiểm tra, xem xét trình Tổng Giám đốc công ty ký Hợp đồng lao
động. Nếu người lao động đó không hoàn thành được công việc được giao hay năng lực không đáp ứng được yêu cầu công việc thì công ty sẽ chấm dứt hợp đồng thử việc.
Nhận xét: Mỗi đợt tuyển chọn công ty đã thực hiện đầy đủ 7 bước trong quy trình và đã có những biểu mẫu để thực hiện tuyển dụng.
Phương pháp tuyển chọn:
- Đối với bộ phận lao động trực tiếp:
Công ty cũng đã đưa ra được bảng hỏi để đánh giá một phần về ứng viên (bảng hỏi được đính kèm ở phụ lục). Khi đã có được hồ sơ của những ứng viên được chọn thì phòng TCHC sắp xếp phòng thi để thi tuyển. Trước khi thi tuyển thì ứng viên sẽ được hướng dẫn, phổ biến kiến thức và giải đáp các thắc mắc.
- Đối với người lao động gián tiếp:
Công ty không áp dụng hình thức thi tuyển. Sau khi chọn được những ứng viên phù hợp thì phòng TCHC sẽ liên lạc cho các ứng viên để hẹn thời gian và địa điểm đến phỏng vấn. Phòng TCHC sẽ chịu trách nhiệm soạn ra những câu hỏi khác nhau trong vòng phỏng vấn. Sử dụng những câu hỏi đóng, mở linh hoạt nhằm khai thác được tiềm năng của các ứng viên, xác định rõ thông tin và đánh giá chính xác được ứng viên có đáp ứng được yêu cầu công việc hay không. Trong quá trình phỏng vấn sẽ có một bảng thang điểm đánh giá để đánh giá ứng viên cụ thể được đính kèm ở phụ lục. Quá trình phỏng vấn được tiến hành như sau:
- Các ứng viên được gọi đến phỏng vấn sẽ được đón tiếp chu đáo và mời vào phòng chờ và có một cuộc nói chuyện ngắn vui vẻ tạo sự thoải mái cho các ứng viên, việc tiếp đón này cũng thể hiện được phần nào hình ảnh của Công ty nên phòng TCHC rất quan tâm. Hội đồng phỏng vấn bao gồm trưởng phòng TCHC và trưởng bộ phận phòng ban có ứng viên đến tuyển. Nếu phỏng vấn cho các vị trí cao hơn như trưởng phòng, trợ lý Giám đốc, trợ lý Tổng giám đốc thì sẽ có sự tham gia của lãnh đạo cấp cao nhằm tuyển được ứng viên phù hợp nhất cho các vị trí đó.
- Hội đồng phỏng vấn sẽ quan sát và nhận biết được ứng viên tiềm năng sẽ đánh giá vào bảng thang điểm trong quy trình tuyển chọn. Cuối cùng sẽ tổng
hợp điểm để thống nhất kết quả cuối cùng. Những hồ sơ của ứng viên được nhận hoặc bị loại từ vòng tuyển mộ cũng sẽ được lưu lại tại phòng nhân sự.
- Để kiểm tra sự hợp lý của quy trình tuyển chọn trong phiếu điều tra các cán bộ công nhân viên đã từng tham gia phỏng vấn: Anh/ chị đáng giá thế nào về quy trình tuyển chọn của công ty? và thu được kết quả như sau: 18 người lao động cho rằng quy trình tuyển chọn của công ty rất tốt và rất chuyên nghiệp chiếm 30%, 35 người cho rằng khá tốt chiếm 58, 33%, trong khi chỉ có 7 người cho rằng chưa tốt và cần hoàn thiện hơn. Như vậy, ta thấy rằng, đối với người lao động tại công ty đã hài lòng với quy trình tuyển chọn của công ty vì có thể đối với bộ phận lao động trực tiếp họ được tuyển dễ dàng hơn.
Công tác định hướng nhân viên:
Sau khi quyết định tuyển dụng đối với các ứng viên thử việc đạt yêu cầu, Phòng TCHC có trách nhiệm thông báo tới các ứng viên về lịch và thời gian làm việc. Mời nhân viên tham gia buổi định hướng nhân viên mới do phòng TCHC sắp xếp và tổ chức. Phòng sẽ giới thiệu cho nhân viên mới về quá trình hình thành và phát triển của công ty, điều kiện làm việc, những quy định chung của công ty thảo luận vê những phúc lợi, chế độ của công ty.
Trong quá trình thử việc ở công ty, nhân viên mới được công ty đào tạo định hướng nhằm trang bị đầy đủ những kiến thức về công ty: Kết quả hoạt động kinh doanh, lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, nội quy, quy định, chế độ, chính sách, văn hóa doanh nghiệp …
Sau giai đoạn giới thiệu tổng quát về công ty, nhân viên mới sẽ được hội nhập về chuyên môn. Trong giai đoạn hội nhập này Phòng TCHC sẽ cắt cử người trang bị cho nhân viên những thông tin về các chức năng của bộ phận, phòng ban, nhiệm vụ và trách nhiệm đối với công việc, các chính sách và các thủ tục…Ứng viên trúng tuyển phải cam kết gắn bó lâu dài với công ty.
Nhân viên cũ phải hết sức tạo điều kiện cho nhân viên mới làm việc để tránh những điều không hay xẩy ra như nhân viên mới mâu thuẩn với nhân viên cũ, bỏ việc giữa chừng gây thiệt hại cho công ty.
Với quá trình định hướng như vậy, nhân viên mới có thể làm quen với môi trường làm việc, nhanh chông bắt nhịp với công việc và hòa nhập vào công ty.