Để phù hợp với đặc điểm vật liệu, kho tàng của công ty và để công tác kế toán vật liệu đạt hiệu quả cao, tránh công việc bị trùng lặp, công ty đã hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Tại kho: Mỗi kho thủ kho mở thẻ kho, thẻ này được mở cho cả năm tài chính và được mở cho từng vật liệu. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho, thủ kho ghi vào thẻ kho về mặt số lượng, cuối mỗi ngày cộng số tồn trên thẻ kho. Sau khi ghi thẻ kho xong, cuối mỗi ngày thủ kho tập hợp các chứng từ nhập, xuất gửi cho Phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ.
Áp dụng hình thức kế toán “chứng từ ghi sổ” thì các nghiệp vụ kế toán liên quan đến việc nhập xuất vật liệu được phản ánh trên các sổ tổng hợp sau:
- Bảng kê tổng hợp các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu - Chứng từ ghi sổ
- Sổ cái TK 152
* Bảng kê các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu được lập vào cuối mỗi tháng, được lập cho từng kho theo chứng từ đã được phân loại.
* Chứng từ ghi sổ được lập dựa vào số liệu tổng hợp trên bảng kê vào cuối tháng.
* Sổ cái TK152 được lập dựa vào chứng từ ghi sổ và được lập vào cuối tháng.
2.2.2. Tài khoản sử dụng
2.2.2.1. TK 152 - Nguyên vật liệu
Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế.
* Kết cấu của TK 152:
- Bên Nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng NVL trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng…).
- Bên có: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ (xuất dùng, xuất bán, góp vốn liên doanh, thiếu hụt…).
- Dư nợ: Giá thực tế của vật liệu tồn kho.
* TK này được chi tiết thành các TK cấp 2 và cấp 3 để tiện theo dõi.
TK 1521: Nguyên vật liệu chính
TK 15211: NVL chính nhập mua trong nước TK 15212: NVL chính nhập khẩu
TK 1522: Vật liệu phụ TK 1523: Xăng dầu TK 1524: Phụ tùng TK 1527: Phế liệu
2.2.2.2. TK 151 - Hàng mua đang đi trên đường
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá thực tế của các loại hàng hóa, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về
nhập kho còn đang trên đường vận chuyển, đang ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nghiệm nhập kho.
* Kết cấu của TK 151:
- Bên nợ: Giá trị vật tư, hàng hóa đang đi trên đường.
- Bên có: Giá trị vật tư, hàng hóa đang đi trên đường đã nhập kho hoặc chuyển giá thẳng cho phân xưởng sản xuất hoặc bị thiếu hụt hư hỏng.
- Dư nợ: Giá trị vật tư, hàng hóa đã mua nhưng chưa về nhập kho cuối kỳ.
2.2.2.3. TK 331 - Phải trả cho người bán
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng đã ký kết, các khoản chi phí phải trả liên quan đến hoạt động tài chính.
* Kết cấu của TK 331:
- Bên nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm khoản phải trả cho người bán (số tiền đã trả cho người bán vật tư hàng hóa..; số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp; số tiền người bán chấp nhận giảm giá vật tư đã giao cho hợp đồng…).
- Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng khoản phải trả cho người bán (số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa; điều tiết chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số vật tư hàng hóa đã nhận khi có hóa đơn hoặc thông báo chính thức…).
- Dư có: Số tiền còn phải trả cho người bán.
- Dư nợ (nếu có): phản ảnh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán chi tiết của từng đối tượng cụ thể.
2.2.3. Kế toán tổng hợp nhập kho tại Công ty TNHH Sông Thao
Chứng từ gốc là các phiếu nhập kho được tập hợp trong tháng, cuối tháng Kế toán lập Bảng tổng hợp chứng từ gốc và sau đó ghi vào chứng từ ghi sổ.
Nghiệp vụ 1
Ngày 02/10/2010 công ty mua 1.390,75m vải viền của công ty Hà Trí Trung chưa trả tiền với đơn giá 12.000 đ/m. Thủ kho đã nhập kho theo Phiếu nhập số 01N/NL
Nghiệp vụ trên được định khoản như sau:
Nợ TK 15211: 16.689.000 Có TK 3311: 16.689.000
Tương tự như trên các nghiệp vụ nhập kho trong tháng 10/2010 tại kho NVL được tập hợp như sau:
Ngày 04/10 nhập 165 cuộn chỉ may của công ty Hansung Haram, đơn giá 29.400 đ/cuộn
Ngày 09/10 nhập 600 kg Manh PP đơn giá 44.000 đ/kg
Ngày 09/10 nhập 380 cuộn chỉ chần của công ty Hansung Haram, đơn giá 29.700 đ/cuộn
Ngày 14/10 nhập 500 thùng carton của công ty Hoa Việt, đơn giá 21.500 đ/thùng
Ngày 16/10 nhập 2.700m vải cotton trắng đơn giá 25.400 đ/m và 1.100m vải DL22 đơn giá 22.000 đ/m
Ngày 21/01 nhập ngoại 8.250m vải DL 35 đơn giá 23.200 đ/m và 6.900m vải HV1B đơn giá 19.800 đ/m, 85.000m vải XD25 đơn giá 25.200 đ/
m
Ngày 24/01 nhập 200 cuộn băng dính của công ty Minh Anh đơn giá 17.600đ/cuộn
Ngày 26/01 nhập 11.000m vải DL16 đơn giá 19.137 đ/m
………
………
Biểu 2.9
Công ty TNHH Sông Thao
BẢNG KÊ TỔNG HỢP CÁC NGHIỆP VỤ NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU
Tháng 10 năm 2010 Kho: Nguyên vật liệu
Ký hiệu đuôi các phiếu nhập: N/NL ĐVT: đồng Việt Nam
Chứng từ
Tên vật tư Tài khoản
Số lượng Đơn
giá Thành tiền
Số NT Nợ Có
01 02/10 Vải viền 15211 3311 1.390,8 12.000 16.689.000
02 04/10 Chỉ may 15211 3311 165,0 29.400 4.851.000
03 09/10 Manh PP 1522 3311 600,0 44.000 26.400.000
04 09/10 Chỉ chần 1522 1111 380,0 29.700 11.286.000 05 14/10 Thùng carton 1522 1111 500,0 21.500 10.075.000 06 16/10 Vải cotton trắng 15211 3311 2.700,0 25.400 24.200.000
………
16 26/10 Vải DL 16 15211 3311 11.000,0 19.137 210.507.000 17 27/10 Vải XD 16 15211 3311 11.100,0 22.700 251.970.000
………
Cộng: 2.854.807.98
0 Lập ngày 31 tháng 10 năm 2010
Người lập biểu (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
Tại kho bông xơ các nghiệp vụ nhập kho được phản ánh như sau:
Nghiệp vụ 1
Ngày 05/10/2010 công ty nhập 471,2kg bông AF-10oz của Công ty cổ phần may Sông Hồng, đơn giá 34.100 đ/kg. Vật tư được nhập kho theo phiếu nhập số 01N/BX, tiền hàng chưa trả cho người bán.
Nghiệp vụ trên được định khoản như sau:
Nợ TK 15211: 16.067.920 Có TK 3311: 16.067.920
Tương tự như trên các nghiệp vụ nhập kho trong tháng 10/2010 tại Kho bông xơ được tập hợp như sau:
Ngày 13/10 nhập kho 526,8kg bông AC-3oz của Công ty cổ phần may Sông Hồng, đơn giá 31.000 đ/kg
Ngày 18/10 nhập ngoại 596,8kg bông NP-4oz đơn giá 39.600đ/kg và 107.480,5 kg Xơ đơn giá 10.378,14 đ/kg
Ngày 19/10 nhập 517,2kg bông AC-3oz của Công ty cổ phần may Sông Thao, đơn giá 31.350 đ/kg
Ngày 20/10 nhập 502,5kg bông AF-10Z đơn giá 34.250 đ/kg và 395,0kg bông NPP-6oz đơn giá 38.500 đ/kg
Ngày 21/10 nhập ngoại 497,48kg bông NP-4oz đơn giá 40.200 đ/kg và 98.276kg xơ đơn giá 11.291,2 đ/kg
……….
……….
Biểu 2.10
Công ty TNHH Sông Thao
BẢNG KÊ TỔNG HỢP CÁC NGHIỆP VỤ NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU
Tháng 10 năm 2010 Kho: Bông xơ
Ký hiệu đuôi các phiếu nhập: N/BX ĐVT: đồng Việt Nam
Chứng từ Tên vật tư Tài khoản Số lượng Đơn giá Thành tiền
Số NT Nợ Có
01 05/10 Bông AF-10oz 15211 3311 471,2 34.100,0
0 16.067.920 02 13/10 Bông AF-3oz 15211 3311 526,8 31.000,0
0 16.330.800 03 18/10 Bông NP-4oz 15212 3312 596,8 39.600,0
0 23.633.280
03 18/10 Xơ 15212 3312 107.480,
5
10.378,1 4
1.115.447.47 6 04 19/10 Bông AC-3oz 15211 3311 517,2 31.350,0
0 16.214.220 05 20/10 Bông AF-10oz 15211 3311 502,5 34.250,0
0 17.210.625 05 20/10 Bông NPP-6oz 15211 3311 395,0 38.500,0
0 15.207.500 06 21/10 Bông NP-4oz 15212 3312 497,5 40.200,0
0 19.998.696 06 21/10 Xơ 15212 3312 98.276,0 11.291,2 1.109.653.97
Cộng 3.349.764.48 8 Lập ngày 31 ttháng 10 năm 2010
Người lập biểu (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Từ các bảng kê tổng hợp các nghiệp vụ nhập kho tại hai kho: kho NVL và kho bông xơ, kế toán lập chứng từ ghi sổ số 08 – bên Nợ TK 152.
Các chứng từ ghi sổ được lập một lần vào cuối tháng.
Biểu 2.11
Công ty TNHH Sông Thao Mẫu số S02a-DN
Theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC