Để tổ chức công tác nguyên vật liệu,kế toán sử dụng chủ yếu các chứng từ sau:
- Phiếu nhập kho (mẩu số 01 _VT))Nhằm xác định số lượng vật tư,sản phẩm nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho ,thanh toán tiền hàng và ghi sổ kế toán.
- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 _ VT):Để theo dõi số lượng vật tuw sản phẩm hàng hóa xuất kho cho các bộ phận trong đơn vị,làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất ,tính giá thành sử dụng và kiểm tra việc sử dụng ,thực hiện định mức tiêu hao vật tư.
- Thẻ kho (mẫu số 06 _VT ):Thẻkho được sử dụng để theo dõi số lượng nhập,xuất,tồn kho từng thứ vật tư,sản phẩm hàng hóa và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho.
SVTH:NGUYỄN THANH BÌNH LỚP:
KIKT402
=
43.560.000 + 56.675.520 4.125 + 5.367
2 9
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD : NGUYỄN THANH
HUYỀN
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư,sản phẩm hàng hóa (mẫu số 08 _ VT):Nhằm xác định số lượng ,chất lượng và giá trị vật tư ,sản phẩm hàng hóa có ở kho tại thời điểm kiểm kê,làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản,xử lý vật tư,sản phẩm hàng hóa thừa,thiếu và ghi sổ kế toán.
Ngoài ra doanh nghiệp còn có thể sử dụng một số chứng từ khác như:
- Phiếu kê mua hàng
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư - Hóa đơn bán hàng
- Hóa đơn GTGT
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ.
2.3.2.Thủ tục nhập kho.
Đối với mỗi hạng mục công trình ở từng giai đoạn phòng kế hoạch xem xét nghiên cứu tính toán xem công trình hạng mục công trình cần có những loại vật tư gì với số lượng,khối lượng bao nhiêu sau đó lập hạn mức cho công trình đó.Tại công ty ,phòng cung ứng vật tư có nhiệm vụ mua nguyên vật liệu theo bản kế hoạch vật tư.Khi có nhu cầu mua,được ban Giám Đốc duyệt qua về số lượng giá cả.Bên cung cấp nguyên vật liệu cung cấp hàng cho bên mua theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng giữa hai bên,đồng thời cung cấp háo đơn GTGT cho bên mua.
Khi vật liệu về đến kho công trình thì nhân viên cung ứng vật tư mang hóa đơn GTGT của bên bán vật tư lên người có trách nhiệm ở đội kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của háo đơn,đối chiếu các chỉ tiêu chủng loại,số lượng ,khối lượng,phẩm chất quy cách vật liệu ghi trên hóa đơn và thực tế rồi mới cho nhập số vật liệu đó .Khi nhập thủ tục phải xem xét số vật liệu đó có đúng chủng SVTH:NGUYỄN THANH BÌNH LỚP:
KIKT402
3 0
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD : NGUYỄN THANH
HUYỀN
loại,số lượng ghi trên hóa đơn hay không sau đó mới cho tiến hành nhập kho và ký nhận số thực nhập vào phiếu nhập kho.Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:
- Một liên giao cho nhân viên vật tư.
- Một liên kẹp cùng hóa đơn GTGT chuyển lên phòng kế toán - Một liên thủ kho lưu vào thẻ kho
Thẻ kho được mở riêng cho tưng loại vật tư và giao cho kế toán nguyên vật liệu theo dõi công trình để tổng hợp.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho do nhân viên vật tư để làm thủ tục thanh toán,kế toán nguyên vật liệu đối chiếu với thẻ kho để hạch toán các chi phí khác liên quan đến quá trình thu mua để tính giá nguyên vật liệu nhập kho.
Ví dụ: Ngày 2/12 nhận được hóa đơn GTGT số 007694 của xí nghiệp Hùng Anh bán nguyên vật liệu cho công ty
SVTH:NGUYỄN THANH BÌNH LỚP:
KIKT402
3 1
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD : NGUYỄN THANH
HUYỀN
Bảng 2.1:
Công ty cổ phần Dệt Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Hà Đông – HANOSIMEX Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG MUA BÁN Năm 2010
-Căn cứ vào pháp lệnh HĐKT củ Hội đồng nhà nước ,nước cộng hòa XHCN Việt Nam ,công bố ngày 25/09/1989.
- Căn cứ vào nghị định số ....HĐBT ngày .../.../1989 của hội đồng bộ trưởng hướng dẫn việc thi hành pháp lệnh HĐKT.
Hôm nay,ngày 1 tháng 12 năm 2010.
BÊN A : XN Hùng Anh
Địa chỉ:Hà Nội Điện thoại/Fax:04.3463412 Đại diện do ông:Văn Bình Chức vụ :Giám đốc
BÊN B:Công ty cổ phần dệt Hà Đông – HANOSIMEX
Địa chỉ:Đường 430-Cầu Am – Phường Vạn Phúc – Hà Đông – Hà Nội Do ông (bà):....Phùng Quốc Hưng.... Chức vụ:Giám đốc (đại diện) Hai bên bàn bạc và thỏa thuận kí kết hợp đồng các điều khoản sau:
SVTH:NGUYỄN THANH BÌNH LỚP:
KIKT402
3 2
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD : NGUYỄN THANH
HUYỀN
Tên hàng,số lương,giá cả:
STT Tên hàng hóa dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 X 2
1 51.NN05 – Na2S2O4 Kg 1020 1560 1.951.200
2 53.NHATC20-HSiuson-
A20 Kg 3410 1021 3.481.610
Hai bên cam kết thực hiện đầy đủ các điều khoản ghi trong hợp đồng .Bên nào vi phạm gây thiệt hại cho bên kia phải bồi thường .
Hợp đồng làm thành hai bản ,mỗi bên một bản.
Đại diên Bên A Đại diện Bên B
(Ký tên,đóng dấu) (Ký tên,đóng dấu)
Bảng 2.2:
Mẫu số 01 GTKT -3LL HÓA ĐƠN (GTGT)
Liên 2