62 ( 5 tiết) c. MỤC TIÊU
Giúp sinh viên nắm được qui trình cũng như những qui định trong việc mua sắm, quản lý, sửa chữa, kiểm kê và thanh lý các trang thiết bị trong cơ quan thông tin thư viện.
d. NỘI DUNG
1. Tài sản chung của thƣ viện Bao gồm:
+ Đất và công trình xây dựng
+ Toàn bộ máy móc, thiết bị, của thư viện
+ Phương tiện vận tải, thiết bị mạng, thông tin liên lạc + Bàn ghế, dụng cụ, thiết bị văn phòng
+ Các loại hình tài liệu
+ Tài sản vô hình : Phần mềm máy vi tính, các phần mềm chuyên dụng, bản quyền tác giả, bằng phát minh sáng chế
+ Tài sản Nhà nước giao cho trường quản lý, mua sắm bằng tiền từ ngân sách Nhà nước hoặc có nguồn gốc từ ngân sách Nhà nước.
+ Tài sản mua sắm từ quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, quỹ phúc lợi.
+ Tài sản viện trợ của các Chính phủ, các tổ chức nước ngoài ; tài sản do tổ chức , cá nhân trong và ngoài nước biếu tặng.
+ Các tài sản khác được xác lập sở hữu Nhà nước.
2. Công tác mua sắm
+ Việc mua sắm phải thực hiện theo đúng quy định: đúng định kỳ hoặc mua sắm theo kế hoạch đột xuất.
+ Tài sản lựa chọn mua sắm phải đúng mục đích sử dụng, có độ bền cao, hiện đại, đồng bộ, tần suất sử dụng lớn, tiết kiệm năng lượng, có khả năng mở rộng và nâng cấp khi cần.
+ Không khuyến khích sử dụng ngân sách Nhà nước để mua sắm những hàng hoá nhập ngoại mà trong nước đã sản xuất được.
63
+ Việc mua sắm phải được thể hiện trên hóa đơn, chứng từ hợp lệ và phải lưu giữ cẩn thận để đối chiếu khi cần.
+ Khi các đơn vị nhận tài sản viện trợ, biếu tặng thì phải khai báo với cơ quan quản lý cấp trên có liên quan và làm thủ tục nhập.
3. Công tác quản lý
Công tác quản lý có thể chia thành nhiều cấp, thông thường là quản lý theo 2 cấp hoặc 3 cấp.
- Thủ trưởng (lãnh đạo) thư viện, chịu trách nhiệm quản lý chung việc mua sắm, sử dụng trang thiết bị.
- Lãnh đạo thư viện là người đại diện cao nhất ký vào các biên bản mua sắm và nghiệm thu từ bên bán.
- Giao cho bộ phận quản lý trực tiếp việc sử dụng tài liệu thông qua việc nghiệm thu, bàn giao và đưa trang thiết bị vào sử dụng.
- Bộ phận trực tiếp quản lý việc sử dụng tài sản, trang thiết bị phải ký biên bản chịu trách nhiệm quản lý tài sản, thiết bị kể từ khi nhập về thư viện hoặc kể từ khi được bàn giao.
- Căn cứ vào nhu cầu sử dụng của nội bộ thư viện, có thể điều chuyển trang thiết bị giữa các bộ phận, các vị trí khác nhau. Khi điều chuyển phải làm thủ tục giao, nhận và điều chỉnh trong biên bản kiểm kê tài sản của thư viện.
- Mỗi bộ phận, phòng ban, cá nhân, người sử dụng thư viện phải có trách nhiệm chung trong việc sử dụng và bảo quản các tài sản, trang thiết bị chung của thư viện. Mọi trường hợp làm mất hoặc hư hỏng tài sản đều phải báo cáo bộ phận quản lý thiết bị bằng văn bản để xác định nguyên nhân và trình cấp trên xử lý.
4. Sử dụng, bảo dƣỡng, sửa chữa thiết bị, tài sản.
+ Đơn vị, bộ phận, cá nhân được giao quản lý trang thiết bị, được chủ động lên kế hoạch sử dụng thiết bị sao cho hiệu quả, tiết kiệm.
+ Không sử dụng tài sản của thư viện vào mục đích cá nhân.
+ Khi cho thuê tài sản, trang thiết bị của thư viện để sản xuất, kinh doanh, dịch vụ phải được phép của lãnh đạo thư viện. Tài sản sử dụng vào các hoạt động sản xuất
64
kinh doanh hoặc cho thuê đều phải trích khấu hao tài sản theo quy định của Nhà nước.
+ Khi mang tài sản thiết bị của thư viện ra khỏi cơ quan đều phải làm thủ tục theo quy định riêng.
+ Hàng năm thư viện cần lập kế hoạch và dự trù kinh phí cho việc bảo dưỡng, sửa chữa, chống xuống cấp tài sản, thiết bị (kể cả phòng ốc, toàn bộ tòa nhà và khuôn viên thư viện).
5 . Kiểm kê, điều động, thanh lý
+ Đơn vị, bộ phận quản lý trang thiết bị có trách nhiệm lưu trữ các văn bản, giấy tờ thống kê tài sản, thiết bị của thư viện để lập báo cáo khi cần.
+ Phòng Tài chính có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ mua sắm trang thiết bị của thư viện để đảm bảo số lượng trùng khớp giữa mua và số lượng thực.
+ Bộ phận quản lý tài sản, thiết bị chịu trách nhiệm tổ chức công tác kiểm kê tài sản hàng năm hoặc bất thường (do bàn giao, chia tách, sáp nhập, giải thể đơn vị hoặc tổng kiểm kê theo chủ trương của Nhà nước); phát hành mẫu biểu, sổ sách và hướng dẫn các đơn vị thực hiện. Báo cáo kết quả kiểm kê và biện pháp xử lý trình cấp trên quyết định.
+ Thời hạn sử dụng tài sản thiết bị tối thiểu phải bằng thời gian khấu hao do Nhà nước quy định.
+ Tuy nhiên khi thời gian khấu hao đã hết. Nếu thư viện không có nhu cầu sử dụng thì người quản lý trang thiết bị có thể đề nghị với cấp trên về việc điều động, chuyển nhượng, thanh lý tài sản phải lập báo cáo về việc đó.
+ Khi hết thời hạn khấu hao và thiết bị hư hỏng, không còn sử dụng được nữa thì làm thủ tục thanh lý.
+ Những thiết bị hư hỏng trước khi hết thời hạn khấu hao thì phải báo cáo để cấp trên xem xét, giải quyết. Khuyến khích tiếp tục sử dụng sau khi hết khấu hao.
+ Làm thủ tục thanh lý theo đúng qui định của Nhà nước.
Bao gồm:
65
Văn bản đề nghị xử lý (bán, chuyển nhượng, thu hồi, điều chuyển hoặc thanh lý tài sản);
Bảng kê số lượng và giá trị tài sản của đơn vị đề nghị xử lý (theo mẫu biểu đính kèm hướng dẫn này);
Quyết định thành lập tổ kiểm kê và biên bản đánh giá chất lượng, tình trạng thực tế của tài sản cần xử lý của tổ kiểm kê thuộc đơn vị.
CÂU HỎI ÔN TẬP
Trình bày các nguyên tác trong quản lý, mua sắm, bảo quản, sửa chữa và kiểm kê trang thiết bị trong thư viện?