3.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN TÌNH HÌNH XUẤT KHẨU GẠO CỦA THÀNH PHỐ CẦN THƠ
3.3.2. Cơ cấu tổ chức và nhân sự
3.3.2.1. Cơ cấu tổ chức
Đại Hội Đồng Cổ Đông
Ban Kiểm Soát Hội Đồng Quản trị
Ban Tổng Giám Đốc
Xí nghiệp Chế Biến Gạo XK Thới Thạnh Nhà máy xay, xát lúa
gạo Thạnh Thắng
Xí nghiệp SX kinh doanh bao bì
Các Xí nghiệp liên doanh (02XN) Phòng Tổ Chức Hành Chánh
Phòng Kế Toán
Phòng Kinh Doanh
Khu Nhà Kho
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chánh, 2014)
Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty 3.3.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của cán bộ quản lý
Công ty áp dụng mô hình quản lý theo kiểu quan hệ trực tuyến – chức năng. Ban Tổng Giám đốc công ty được sự giúp sức của các trưởng phòng, giám đốc xí nghiệp, trưởng bộ phận ở các phòng ban chức năng và xí nghiệp.
Các trưởng phòng, giám đốc xí nghiệp, trưởng bộ phận ở các đơn vị được quyền quyết định trong phạm vi tổ chức của mình.
Hình thức tổ chức này rất phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty. Vừa tăng cường trách nhiệm cá nhân của từng thành viên, vừa tăng cường chuyên môn hóa công việc, giảm thiểu những trùng lắp nhân viên, giúp tăng hiệu quả làm việc. Tuy nhiên, cơ cấu quản lí này cũng có nhược điểm là Ban Tổng Giám đốc phải thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa các bộ phận trong công ty. Do vậy, khi đưa ra giải quyết cần phải có thời gian.
Nhiệm vụ cụ thể của các bộ phận trong công ty như sau:
-Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền bỏ phiếu hoặc người được cổ đông ủy quyền.
- Hội đồng quản trị: do Đại hội đồng cổ đông của công ty bầu ra, là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện các quyền nhân danh công ty. Gồm có
05 người: chủ tịch, phó chủ tịch và 3 ủy viên.
- Ban Tổng Giám đốc: gồm 01 Tổng Giám đốc và 02 Phó Tổng Giám đốc phụ trách, do Hội đồng quản trị bổ nhiệm. Tổng Giám đốc là người điều
hành công ty, lãnh đạo trực tiếp các phòng ban, quyết định mọi hoạt động kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao. Hai Phó Tổng Giám đốc thực hiện các nhiệm vụ do Tổng Giám đốc phân công hoặc ủy quyền.
- Phòng tổ chức hành chánh: gồm 07 người. Nhiệm vụ của phòng là theo dõi và quản lí toàn bộ vấn đề có liên quan đến nhân sự như: bố trí lao động và
bồi dưỡng cán bộ, công nhân viên, đề bạt hay kỷ luật, thực hiện quản lý công văn, thu nhận các văn bản, qui định, thông tư của cấp trên và nhà nước để
tham mưu và chỉ đạo các phòng ban có trách nhiệm thi hành. Ngoài ra, phòng còn tổ chức thực hiện các công tác tổ chức hành chính như: tổ chức bảo vệ
công ty, bảo vệ an ninh chính trị…
- Phòng kế toán: gồm 05 người, nhiệm vụ hạch toán kinh doanh xuất khẩu và sổ sách kế toán của công ty (thanh lý hợp đồng mua bán, các khoản nợ, phân tích hiệu quả kinh doanh, thực hiện nhiệm vụ nộp thuế đối với Nhà nước, theo dõi tỷ giá hối đoái…) quyết toán hàng quí, 06 tháng, hàng năm.
Tổ chức công tác kế toán, kế hoạch thống kê của công ty, phân tích hoạt động kinh tế tài chính phục vụ cho công tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch báo cáo nợ vay ngân hàng, vốn lưu động, vốn đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm thiết bị vật tư hoặc kịp thời báo cáo lãi lỗ hàng tháng, kỳ trong xí nghiệp sản xuất kinh doanh và các nguồn khác nếu có. Thu chi đúng qui định của Nhà
nước và các thông tư liên bộ.
Đảm bảo công tác kiểm soát tài chính của công ty và ghi chép các hợp đồng tình hình sử dụng vốn, hạch toán công nợ của các đại lý, các đơn vị.
- Phòng kinh doanh: gồm 06 người, là bộ phận giúp việc giúp cho Ban Tổng Giám đốc trong các hoạt động mua bán hàng hóa phục vụ cho xuất khẩu.
Thực hiện giao dịch kinh doanh với khách hàng nước ngoài, lập hợp đồng mua bán hàng hóa, hoàn thiện bộ chứng từ xuất khẩu và theo dõi thanh toán của khách hàng nước ngoài. Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng tháng, quý, năm để trình Ban Tổng Giám đốc xem xét.
-Các bộ phận khác:
Xí nghiệp chế biến gạo xuất khẩu Thới Thạnh và Nhà máy xay, xát lúa gạo Thạnh Thắng. Các xí nghiệp và nhà máy này chuyên thực hiện thu mua gạo từ các nơi trong thành phố Cần Thơ theo hình thức hợp đồng với người cung ứng, sau đó chế biến thành phẩm phục vụ cho xuất khẩu.
Xí nghiệp liên doanh thủ công mỹ nghệ, xí nghiêp sản xuất bao bì
carton, giấy xeo chuyên sản xuất bao bì đóng gói phục vụ cho công tác xuất
khẩu và kinh doanh bao bì phục vụ cho khách hành như: thùng carton các loại, bao bì phục vụ đóng gói.
Khu nhà kho có diện tích: 44.000 m2 tọa lạc tại Khu Công nghiệp Trà
Nóc, hiện đang cho các đơn vị thuê.
Nhìn chung, cơ cấu bộ máy quản lý của công ty tinh gọn, hoạt động khá
linh hoạt và luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, hiện nay công ty vẫn chưa có phòng kế hoạch và phòng marketing – hai phòng ban quan trọng có nhiệm vụ nghiên cứu tham mưu cho Tổng Giám đốc trong việc xây dựng thương hiệu, tiếp cận thị trường, tìm hiểu khách hàng và xây dựng kế hoạch, định hướng phát triển công ty trong tương lai. Các nhiệm vụ cơ bản của hai phòng này hiện tại được phòng kinh doanh đảm nhiệm. Do đó, các chức năng của hai phòng này không được chuyên sâu, ngoài ra còn ảnh hưởng đến việc hoàn thành nhiệm vụ của phòng kinh doanh.
Bảng 3.1: Cơ cấu tổ chức lao động của Công ty
Đơn vị tính: Người Chỉ tiêu NĂM
2012 NĂM 2013 NĂM 2014 2013/2012 2014/2013 Số
LĐ % Số
LĐ % Số
LĐ % (+/-
) % (+/-) %
Tổng lao động
74 100 70 100 71 100 (4) (5,41) 1 1,43