2.2. Ỉ. Khung khổ pháp lý
2.2.3. Xây dựng cơ sở dữ liệu
Xây dựng các CSDL đòi hỏi nhiều yếu tố liên quan như phần mềm, các công cụ biên mục, các chuẩn dùng ữong công tác biên mục, phương thức lưu giữ fíle toàn văn,... Trong đó việc sử dụng phần mềm đóng vai trò quan trọng, quyết định đến cấu trúc của CSDL. Trong phần này, tác giả sẽ tập trung tìm hiểu các phần mềm dùng cho việc xây dựng các CSDL nội sinh và phương pháp xây dựng một sổ CSDL như BOOK, STD và KQNC.
a. Phần mềm và các chuẩn Phần mềm
Trung tâm TTKH&CNQG là một trong những cơ quan đi đầu trong quá trình ứng dụng CNTT. Việc ứng dụng các phần mềm quản lý tài liệu được triển khai khá sớm (từ đầu thập niên 80). Cùng với quá trình phát triển của CNTT, Trung tâm không ngừng đẩy nhanh quá trình áp dụng các phần mềm vào hoạt động.
Xuất phát từ sự phong phú và đa dạng của các nguồn TNS, hiện tại Trung tâm đang sử dụng đồng thời nhiều phần mềm để quản lý nguồn tài nguyên này, Dưới đây là một số phần mềm đã và đang được sử dụng:
- CDS/ISISfor DOS và ÌVINISIS
Phần mềm đầu tiên được áp dụng tại Trung tâm là CDS/ISIS for DOS, Đây là phần mềm tư liệu dùng để quản lý các CSDL dạng văn bản có cấu trúc do UNESCO phát triển và phổ biến từ năm 1985 và được cung cấp miễn phí cho các thư viện Việt Nam. Đây cũng là phần mềm đầu tiên được sử dụng phổ biến tại Việt Nam để quản lý thư viện truyền thống. CDS/ISIS có các đặc trưng sau:
+ Sử dụng giao điện DOS để xây dựng CSDL
+ Sử dụng dạng biên mục máy đọc được CCF (Common Commưnication Pormaí)
+ Là phần mềm kết hợp Hệ quản trị CSDL với Phần giao tiếp.
+ Quàn lý được đồng thời nhiều CSDL
+ Cho phép xây dựng các CSDL lớn tới 16 triệu biểu ghi + Kích thước của trường không hạn chế (có thể tới 32.000 ký tự) Các giai đoạn phát triển của CDS/ỈSIS fo r DOS
+ Cuối những năm 60; Phiên bản chính
+ Tháng 12/1985: Phiên bản 1.0 chạy trên IBM PC/XT + Tháng 3/1989; Phiên bàn 2.0
+ Tháng 6/1993: Phiên bản 3.0
CDS/ISIS for DOS cũng đã được Trung tâm Việt hoá và triển khai áp dụng rộng rãi. Trước năm 2002, toàn bộ CSDL của Trung tâm được xây dựng và quản lý trên phần mềm CDS/ĨSIS for DOS. Hiện nay, do những tính năng ưu việt của CSDL này, đặc biệt là trong quá trình nhập liệu, kiểm tta ư tn g lặp và duyệt tài liệu nên Trung tâm vẫn sử dụng CDS/ISIS for DOS để nhập liệu cho những tài liệu hồi cố.
Từ tháng 11 năm 1997 phiên bản CDS/ISIS for WINDOWS 1.0 (WINISIS) ra đời và đến năm 1998, Trung tâm đã áp dụng phần mềm này vào việc xây dựng và quản lý các CSDL. WĨNISIS được phát triển từ phần mềm CDS/ISIS for DOS cho phép chạy trên môi trưÒTĩg Windows với nhiều tính năng ưu việt như:
+ Xây dựng cấu trúc CSDL dễ dàng nhờ có các phương tiện trợ giúp trong việc tạo biểu mẫu nhập tin và íormat hiện hình.
+ Hiệu quả tìm tin tăng, nhờ nhiều phương tiện trợ giúp (cửa sổ từ điển, nút toán tử,...)
+ Cho phép tìm tin theo nhiều phượng thức: tìm tin trình độ cao và tìm tin có trợ giúp.
+ Có khả năng kết nối CSDL này với các CSDL khác để mở rộng chức năng quản lý nhờ các lệnh kết nối siêu văn bản trong ngôn ngữ tạo fomial.
+ Cho phép quản lý các tệp toàn văn nhờ những liên kết siêu văn bản + Có cải tiến Phần giao tiếp tìr DOS đến Web và két nối thêm Hệ quản trị CSDL Access.
+ Dễ thao tác và sử dụng, phù hợp với trình độ của mọi đối tưọTig; khả năng kết nối mạng LAN, liên kết với các trang Web trên mạng Internet thuận tiện.
WINISIS giúp toàn bộ hoạt động nghiệp vụ thư viện được tự động hoá tối đa và tích hợp trong một hệ thống nhất đồng thời cho phép trao đổi, tương tác, hỗ trợ lẫn nhau tạo ra một quy trình nghiệp vụ chuẩn của một thư viện hiện đại bao gồm:
+ Bổ sung: Bổ sung tài liệu qua đơn đặt, tra trùng tài liệu, tra cứu báo cáo bổ sung...
+ Biên mục: Xuất, nhập dữ liệu theo chuẩn MARC 21, in phích mục lục, in nhãn tài liệu, in thư mục tài liệu mới, tài liệu chuyên đề, tìm kiếm tra cửu nhanh theo nhiều tiêu chí, thống kê báo cáo tài liệu,...
+ Hồi cổ, hiệu đính, tái xử lý tài liệu kho đọc, kho mượn, tạo lập và tổ chức quản lý kho theo yêu cầu của thư viện.
+ Quản lý lưu ứiụng: cấ p thẻ bạn đọcằ lưu thụng đọc, mượn, ừả, gia hạn theo quy trình tra cứu, quản lý bạn đọc, báo cáo tìiống kê lượt người đọc, lượt tài liệu luân chuyển...
+ Dữ liệu sử dụng trong WINISIS có thể tái sử dụng sau này nếu thư viện nâng cấp sử dụng các chương ưình phần mềm quản lý khác với tính năng cao hơn như ILIB, LIBOL,,..
Hiện nay, WINSIS đã phát triển đến phiên bản 1.5 nhưng do nhu cầu trong quản lý dữ liệu và thư viện tại Trung tâm ngày càng cao, phần mềm WINISIS không thể đáp ứng được nên Trung tâm đã triển khai thêm các phần mềm khác.
Phần mềm WINISIS chỉ được sử dụng để xây dựng và quản lý một số CSDL như Kết quả nghiên cứu, Đê tài đang tiến hành và Mục lục liên hợp. Các CSDL này sau khi được xây dựng trên WIN1SIS sẽ được chuyển sang WEBISIS để phục vụ truy cập trực tuyến thông qua mạng Vista.
- Phần mềm Zope
Zope (Z Object Publishing Environment) là một tập hợp các phần mềm mã nguồn mở, do công ty Zope Corporation và một cộng đồng lớn các nhà phát triển phần mềm xây dựng. Zope được viết bàng ngôn ngữ Python, phiên bản đầu tiên của Zope là vào năm 1998. Zope cung cấp các dịch vụ nền tảng trên web.
Dựa ữên nền tảng này, rất nhiều phần mềm (trong đó có nhiều phần mềm nguồn mở) đã được xây dựng để bổ sung mở rộng thêm nhiều tính năng khác trong đó:
+ CMF (Content Management Framework) là các công cụ nền tảng mạnh và có khả năng tùy biến cao để xây dựng các ứng dụng quản trị nội dung (theo thuật ngữ thư viện là quản trị các CSDL toàn văn tài liệu hay các CSDL đa phương tiện như hình ảnh, âm thanh, video...)
+ Plone là một phần mềm mở rộng nữa của Zope cung cấp thêm nhiều địch vụ mới như quản ưị người đùng tốt hơn, có sẵn nhiều loại đữ liệu, giao diện người đùng thân thiện với nhiều trợ giúp để định hướng, các cửa sổ, liên kết...
Tập hợp phần mềm Zope và tất cả các phần mềm mở rộng đó sau đây gọi tắt là Zope.
Yêu cầu về phần cứng và phần mềm của Zope
+ về phần cứng, Zope có thể chạy trên một máy tính có cấu hình trung bình.
Tuy nhiên để có ứiể đáp ứng nhanh chóng một lượng truy cập lớn. Đê cài đặt Zope, cần có một máy tính có cẩu hình nhu sau trở lên (Pemtium IV, 3GHz, 512MB RAM trở ỉên, 80GB HDD).
+ về phần mềm, trên máy chủ, Zope được dùng với các hệ điều hành phổ biến (Winđows, Linux,..,). Hệ thống tuân thủ chuẩn HTTP và có thể sử dụng các phần mềm web server miễn phí (IIS, Apache,...)- Các phần mềm khác, íhí dụ như một hệ quản trị CSĐL bên ngoài, là không bắt buộc và chỉ cần có nếu ta muốn mở rộng các chức năng. Trên máy trạm, chỉ cần một ừình duyệt (MS lE hoặc FireFox,...) là làm việc được. Hệ thống hoàn toàn tương thích với mã Unicode nên có thể dùng với các bộ gõ thông thường (ưnikey, Vietkey,-)- Việc kết nối giữa người dùng đầu cuối với hệ thống được thực hiện theo cách thức thông thường do hệ thống hoàn toàn tuân thủ các chuẩn Internet (TCP/IP).
Các thành phần chỉnh của Zope:
+ Dịch vụ ứng dụng web, cho phép xuất bản các đối tượng lên web, vào các vùng riêng biệt trên màn hình (portlet);
+ CSDL hướng đối tượng ZODB, cho phép quản trị các loại đối tượng;
+ Các thành phần mở rộng được gọi là các “sản phẩm” (products);
+ Có thể lập trình phát triển bằng ngôn ngữ ZPT (Zope Page Template) hoặc Python, thay đổi giao điện trình bày bằng CSS;
+ Một cơ chế lập chỉ mục thông qua một bộ máy tìm kiếm Zcatalog;
+ Quản trị người dùng, nhóm người đùng và các quyền;
+ Kết nối với các nguồn lực bên ngoài ( các hệ quản ưị CSDL quan hệ, các hệ thống quản trị nguồn lực LDAP...);
+ Quản trị hệ thống thông qua giao diện web ( ZMI - Zope Management Interíace);
+ Quản trị dòng công việc;
+ Quản trị siêu dữ liệu (Dublin Core);
+ Quản ư-ị giao diện người dùng.
ưu điểm của Zope
+ Có thể chạy trên các hệ điều hành phổ biến như Windows, Linux, BSD, Unix, Solaris
+ Có thể chạy như một ửng dụng riêng lẻ hoặc kết hợp với các web server phổ biến như MS IIS hay Apache;
+ Có kiến trúc đơn giản, trực giác;
+ Có giao điện hoàn toàn qua web kể cả sử dụng, quản trị và phát ưiển phần mềm;
+ Dễ định hướng;
+ Tìm kiếm thuận tiện;
+ Cho phép tổ chức hợp lý dữ liệu trong và ngoài cơ quan;
+ Nội dung và công cụ do cán bộ thông tin, chứ không phải người lập trình, lựa chọn. Việc nhập tài liệu theo mẫu có sẵn và trực quan, không yêu cầu kiến tíiức vềH TM L,C S S...;
+ Có thể mở rộng các chức năng, tìiay đổi giao diện;
+ Hỗ trợ các công đoạn xuất bản điện tử các tài liệu, theo dòng công việc có tiiể tùy biến, phù hợp với qui trình riêng do Cỡ quan đặt ra;
+ Bao gồm một hệ quản trị nội dung đầy đủ, cho phép quản trị cả phần mô tả và toàn văn tài liệu, cho phép xây dựng danh mục các yếu tố mô tả theo yêu cầu;
+ Cho phép quản trị người dùng và nhóm người dùng, quản trị quyền truy cập vào từng đổi tượng cho từng người hoặc từng nhóm;
+ Dễ dàng sao lưu và ỉdiôi phục dữ liệu (toàn bộ dữ liệu chứa trong một fiie).
Có thề tải về các bản nâng cấp chương ừình thưcmg xuyên;
+ Hỗ trợ các chuẩn CNTT cơ bản, thí dụ như Unicode, Web, XML, RSS, LDAP, ... có thể tích hợp với các phần mềm thông dụng khác như các hệ quản trị CSDL quan hệ Oracle, MS SQL Server, MySQL,... ;
+ Hỗ trợ sẵn hoặc có thể cài đặt thêm các mở rộng để hỗ trợ nhiều chuẩn về thông tin - tư liệu như chuẩn siêu dữ liệu Dublin Core, hoặc chuẩn phổ biến trong các hệ thống tài liệu toàn ván OAI-PMH (Open Archives Initiative - Protocol for Metadata Harvesting).
Hiện nay, hầu hết các CSDL toàn văn của Trung tâm đều được xây đựng, quản lý và phục vụ khai thác ừên phần mềm này.
- Phần mềm Libol
Libol (Library Online) là phần mềm quàn trị thư viện tích hợp được công ty Tinh Vân phát triển từ năm 1998. Phiên bản Libol 5.5 đã được Trung tâm TTỈCH&CNQG áp dụng vào quản lý các hoạt động thư viện từ năm 2004 đến nay.
Mặc dù không được sử dụng để xây dựng và quản lý tài liệu toàn văn nhưng Libol là phần mềm đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra nguồn tài nguyên thư mục tại Trung tâm. Hiện nay, bên cạnh các chức năng thống kê, quản lý bạn đọc,,,, phần mềm này là công cụ chủ yếu được dùng để xây dựng, quản lý và khai thác CSDL Sách và Tạp chí.
LIBOL 5.5 có ichả năng hỗ trợ nghiệp vụ quản lý nội đung với nhiều tính năng nổi bật như chuẩn biên mục MARC 21, AACR-2 giúp nhập và xuất thông tin đễ dàng, có tính bảo mật cao, nhập liệu, tìm kiếm và hiển thị đa ngữ. Song song đó, phần mềm được xây dụmg có tính tùy biến cao, tiện lợi cho người quản lý, hỗ trợ mã vạch và thè từ, cho phép vận hành trên CSDL lớn đến nhiều triệu bản ghi. Giao thức mở rộng Z39.50 cũng được áp dụng trong LIBOL 5.5 giúp người sử dụng thư viện tiếp cận nguồn tiiông tin đa dạng của Internet.
Dưới đây là một số tính năng nổi bật của Liboỉ:
+ HỖ trợ chuẩn biên mục MARC 21, AACR-2, ISBD.
-- I lồ trợ c á c k h u n g p h â n loại t h ô n ỵ (.iụna: nhu D D C . B B K , N l . M , rX)C\ ƯDC.
-t N h ậ p / x u ấ l d ừ liệu t h e o cliiiẩn I S O 2709.
+ L i ên kết v ớ i các t h ư vi ệ n v à tài ntiii> ên i h ô n a tin irực tu ỵố n trên Internel qua ííiao thức Z 3 9 . 5 0 và O A l - P M l l .
‘ M ư ợ n liên I hư v iệ n i h e o c h u ẩ n I SO 10161 ; tích h ợ p với các thiết bị m ư ợ n tra tự liộníi i h c o chiuin SI P 2.
' hớồ t r ợ đa n a ữ \ I nicodc \ ớ i d ữ liệu \ à ei ao diộn làm \ iệc ; dồnô tliời hỗ trợ cúc bán.e m ã t i ế n ụ việt n h ư '1'CVN 5712 . VNI, '!'CVN' 690 9.
- l í a o mậ l v à p h â n q u y ề n ch<ặt chẽ.
- V ận hànli hiệu q u ả trèn Iihữnu C S l ) ! . kVn nỉiiều triệu b ản íihi.
í Hỗ trự hệ qu ản Irị C S D L Oracle hoặc Mlcr osoít SQL Servcr.
^ Kh ai thá c vả Irao dồi t h ô n ạ tin q ua \vcb. i h ư điện tư. G P R S ( diện thoại di d(Mie) \ à thicl hị hỗ trợ nuười khicm thị.
~ llồ irự họ thốnụ ihir viện nhiều kho, n h iầ i diốm lưu thôníi ; lươiìt’ Ihich với cả IIÌÔ liình kho clónu và kho mở.
D u ó i dâ> là u i a o diộiì củ a pliầii m ề m I.ibol phiê n b ản 5.5
iđ^icãl
i D D Ì J . ' J (iKtSC.S I riiKAHII S ONIIM,
• r '
ằ hy T inh V M
O tá* > -."ẻ 3oc ĩ j r-9 •ô/? D3Ú c ao IU Gú ;.-C^ civ.
Àũ jOu T-ổr-3 “ã C3C C30 C-LÌ^ di.rr5
BILN Mll
6 t"* ‘Vui Tiưriví rĩKicíí UPAC
"a ẻ-1 C;'|Ị C.ci VL. Irự:
L 9 ' ỉnư vỉẬt M l ĨHONC T-i
C" SSC'*
k è. : j c riỉA Ĩ HÀMt
y . ỡ •ỳ -.•ó- c i v
ĨƯLIẼIDỈÉSỈỨ
l ư liệ .j đ iẻ '* : ừ
Mitôlií 'ệ\:
//, 2. /: G iao diện p h ầ n m ẻni L ìh o l p ỉiià i han 5.J
Sau sáu năm triển khai xây dựng, hiện nay số biểu ghi trong Các CSDL được xây dựng trên phần mềm Liboỉ (bao gồm cả phần dữ liệu được chuyển sang từ phần mềm ISIS ) đã lên tới hơn 220 nghìn biểu ghi.
- Phần mềm Greenstone
G reenstone là m ột trong những hệ thống phần mềm nguồn mở TVS nổi tiếng và phổ biến nhất hiện nay. Phần mềm này được phát triển bởi Dự án TVS New Zealand của trường đại học Waikato, New Zealand và được UNESCO phân phối.
Greenstone là một phần mềm đa ngôn ngữ được dịch sang gần 50 thứ tiếng, bản tiếng Việt do C ông ty lES của Phần Lan ở Việt Nam phối hợp với Thư viện Đại học Khoa học Tự nhiên thành phố Hồ Chí Minli biên dịch. Phần mềm nguồn mở TVS Greenstone và tài liệu hướng dẫn bằng tiếng Việt có thể tải xuống thông qua trang web G reenstoneW iK i:
http://greenstỡne. sourceforge. net/wikưindex.php/Greenstone Wiki).
Greenstone được đùng để thu gom và biên mục tài liệu theo Dublin Core, đồng thời tổ chức thành bộ sưu tập và xuất ra đĩa CD hay để khai thác trực tuyến qua Internet. Greenstone được lưu hành với giấy phép GPL, được dùng rộng rãi khắp nơi trên thế giới, ở Việt Nam nhiều thư viện đã sử dụng Greensíone để xây dựng các bộ sưu tập số, đáng kể nhất là Thư viện đại học Khoa học Tự nhiên và Thư viện đại học Ngân hàng thành phố Hồ Chí Minh.
G reenstone cũng được áp dụng vào hoạt động của Trung tâm từ khá sớm (năm 2004). H iện nay G reenstone được sử dụng để quản lý và khai thác trự c tuyến thư viện điện tử các tài liệu toàn văn về kỹ thuật nông nghiệp với địa chi:
http://icadI2007. vừtagơv. vn/gsdưcgi-birưlibrcoy Các tính năng của Greenstone:
+ X ây dựng các bộ sưu tập tài liệu điện tủ từ Internet và các CSDL trực tuyến dạng đa p h ư ơ n g tiện; Sưu tập âm thanh, tranh ảnh, hình ảnh động, hoạt hình, đồ hỉnh, to àn văn,...
+ X ây dựng các bộ sưu tập về các chuyến ngành, bằng cách số hoá các tài liệu hiện có tại thư viện: Sách, tạp chí, luận văn, báo cáo khoa học, đề tài nghiên cứu khoa học, bài giảng, giáo trình, w . .. với bộ sưu tập toàn văn.
+ X ây dựng C SD L bộ sư u tập dạng thư tịch biên m ục theo Dublin C ore hay M A R C 21.
+ H ỗ trợ thực hành xây dựng bộ sưu tập và biên m ục D ublin Core và M A R C 21 của G reenstone b ằn g công cụ L ibrarian Interface.
+ K hả năng tìm kiếm m ạnh với nhiều điểm truy cập, đặc biệt là khả năng tìm kiếm toàn văn trong C SD L
+ G reenstone có thể tích hợp vào phần m ềm quản lý th ư viện có sẵn.
+ G reenstone có thể đ ư ợ c phát triển thành m ột phần m ềm quản lý thư viện hoàn chỉnh theo yêu cầu của từ ng thư viện.
Bên cạnh các phần m ềm trên, năm 2009 T rung tâm cung đã tiép quản phần m ềm OJS (O pen Jo u rn al System ). Đây là phần m ềm quản lý tạp chí m ã nguồn m ở do D ự án “ T ri thứ c công cộng” thuộc trư ờ n g Đại học British C o lu m b ia của C anada xây dựng. P hần m ềm này được áp dụng cho dự án X ây dựng C SD L Tạp chí k h o a học Việt N am (V JO L) thuộc tất cả các lĩnh vực. D ự án này do M ạng Q uốc tế về ấn phẩm khoa học (IN A SP) của Anh tài trợ cho V iệt N am . T rung tâm TTK H & C N Q G không trực tiếp xây dựng m à chỉ quản lý C S D L này. T hông tin trên C SD L được upload lên m ột cách tự động dưới sự quản lý của T rung tâm T TK H & C N Q G . H iện đã có 23 tạp chí được xuất bân trên V JO L với 142 M ục lục Tạp chí, liệt kê 1473 bài viết, trong đó 1010 bài v iết đượ c cung cấp toàn văn dưới định dạng pdf.
C ác chuẩn cho p h á t triển nôi d u n s số
Vấn đề áp dụng các chuẩn cho dữ liệu số là một ữong những vấn đề được quan tâm hàng đầu trong công tác TT-TV. Việc áp đụng các chuẩn thống nhất sẽ tạo ra sự thống nhất về dữ liệu trong toàn bộ hệ thống, bên cạnh đó các chuẩn dữ liệu còn giúp trao đổi dữ liệu được dễ đàng và thuận tiện.
Cùng với sự phát triển của nội dung số là sự xuất hiện của các chuẩn kèm theo, trong đó có rất nhiều chuẩn cần được áp dụng như chuẩn về ngôn ngữ, chuẩn mô tả dữ liệu, trao đổi dữ liệu...
Các chuẩn hiện đang được áp dụng đối với dữ liệu thư mục của Trung tâm gồm:
Khổ mẫu M arc21
+ Mã địa danh Việt Nam: TCVN 7587-2006 + Mã nước: ISO 3166-2
+ Mã ngôn ngữ: ISO 639-2 + Mã tên cơ quan: TCVN 7588-2006 + Mã tên tác giả (kho mở): Cutter-Sanborn
Việc áp dụng các chuẩn trong phát ừiển nội dung số tại Trung tâm hiện nay cần được tiếp tục nghiên cứu và ừiển khai. Trong khi chuẩn ngôn ngữ đã được áp dụng cho toàn bộ hệ thống thì các chuẩn khác mới chỉ áp dụng chủ yếu cho các CSDL thư mục. Các chuẩn dành cho TLS hầu như chưa được áp dụng hoặc áp dụng không thống nhất.
Thỉ dụ:
Chuẩn mô tả trang trong CSDL STD được áp dụng là định dạng pdf, trong khi trong các bản tin điện tử là định dạng doc
Hoặc:
CSDL STD chưa áp dụng các chuẩn về mô tả dữ liệu số
Những sự thiếu đồng bộ và chậm trễ trong việc áp dụng các chuẩn trên đã tạo ra sự thiếu ứiống nhất về dữ liệu và hạn chiế trong quá trình trao đổi dữ liệu.
b. Xây dựng CSDL X â v d ư n £ C SD L Sách
N guồn T N SN S dạng th ư m ục chiếm tỷ lệ lớn trong cơ cấu vốn TLS nội sinh tại T rung tâm . T ro n g phần này, tác giả sẽ tập trung tìm hiểu công tác biên m ục cho C S D L Sách tại T hư viện K hoa học Kỹ thuật Trung ương.
C SD L này đượ c xem là C SD L lớn nhất về khối lượng biểu ghi (trên 100 nghìn biểu ghi) được xây dựng từ k h á sớm và đã được chuyển đổi sang phần m ềm L ibol (trướ c đây C SD L này được xây dựng ư ên CSDL C D S/ISIS).
Q uy trình xây đự ng C SD L này liên quan đến hai phân hệ trong phần m ềm L ibol là Phân hệ B ổ sung và Phân hệ Biên mục. Các bưófc được tiến hành n h ư sau: