Như chứng ta đã biết, sẽ không cổ một phần mềm nào ỉà hoàn hảo ngay từ khi được triển khai áp dụng mà đa số các phần mềm đều được nâng cấp và phát triển sau một thời gian sử dụng nhất địnli. Cũng giống như các thế hệ điện thoại di động, máy tính hay các thiết bị điện tử khác thời gian lỗi thời của các phần mềm ngày càng được rút ngắn. Do vậy các nhà cung cấp phần mềm thường xuyên nghiên cứu nâng cấp phiên bản mới cho phù hợp với thực tế. (phần mềm Zope đã phát triển đến phiên bản 3.9, Libol đã cho ra phần mềm 6.0, Win ISIS đã có phiên bản 1.5,...)-
Hiện tại Trung tâm đang sử đụng một phần mềm thương mại (Libol 5.5) và một số phần mềm miễn phí và mã nguồn mở như Zope, ISIS và Greenstone để xây đựng và quản lý các CSDL.
Vẩn đề triển khai nâng cấp phần mềm cũng được coi là rất quan trọng bởi vì sau một thời gian áp dụng vào thực tế, các nhà cung cẩp phần mềm thường tổng hợp lại những hạn chế của phần mềm để ữên cơ sở đó đưa ra phiên bản mới hoàn thiện hơn. Thực tế trong suốt thời gian xây dựng và phát triển, Trung tâm đã nhiều lần
thực hiện việc chuyển đổi và nâng cấp phần mềm. Những công việc này được thực hiện bởi các chuyên gia tin học và chuyên gia trong lĩnh vực thông tin - thư viện.
Tuy nhiên, một thực tế hiện nay cho thấy Trung tâm đang ngày một thiếu các chuyên gia ờ cả hai lĩnh vực trên, điều này sẽ tạo nên nhiều khỏ khăn và thách thức trong quá trình nghiên cứu, ứng dụng và nâng cấp các phần mềm quản lý thư viện cũng như các phần mềm quản lý dữ liệu.
Dựa trên những khảo sát các phần mềm đang được sử dụng tại Trung tâm cho thấy, các phần mềm này đều có khả năng nâng cấp và hoàn thiện một số tính năng.
Bên cạnh đó, có thể nghiên cứu và ữiển khai thêm một số phần mềm khác để hoàn thiện dần toàn bộ hệ thống.
a. Từng bước hoàn thiện những phần mềm đang sử dụng - Đối với phần mềm Libol
Đây là phần mềm thương mại có chức năng quản trị thư viện và đang là một trong những phần mềm quan trọng nhất dùng để xây dựng và quản lý nguồn TNSNS tại Trung tâm.
Mặc dù hiện nay, công ty Tinh Vân đã cho ra mắt phiên bản Libol 6.0 với điểm nối bật so với những phiên bản trước đó là Phân hệ Quản lý tư liệu điện tử, cho phép thư viện có thể quản lý các dạng TLS phổ biến (âm thanh, hình ảnh, video, text), cung cấp TLS tới mọi đối tượng người dùng....Tuy nhiên, theo quan điểm của các nhà quản lý CSDL tại Trung tâm thì trong thời gian tới, Trung tâm chưa có hướng chuyển sang sử dụng phiên bản mới này.
Bên cạnh những hạn ché trong quá teình xử lý dữ liệu thư mục trong hai phân hệ Bổ sung và Biên mục như đã trình bày ở phần ữên, trong phân hệ OPAC cũng tồn tại một số hạn chế nhất định như chưa hỗ trợ chức năng lưu biểu thức tìm kiếm trước đó hay không hỗ trợ lựa chọn thuật ngữ tại mục từ điển để tìm tin ,...
Thí dụ:
Khi muốn tìm một tác giả mà NDT không nhớ chính xác, cách nhanh nhất là lựa chọn từ điển tác giả. Tuy nhiên, rất nhiều tác giả cỏ trong từ điển không tồn tại trong CSDL ợ^guyễn Thanh Quế, Phạm Thái Hùng, Nguyễn Ngọc Đích,..,) Trong khi đó việc tạo lập từ điển lại thường xuất hiện lỗ i...
Giải pháp chung cho những tồn tại của phần mềm này ở các phân hệ là tổng hợp tất cả những mục chưa chưa đáp ứng được thành văn bản và hợp tác trực tiếp với nhà cung cấp để tìm ra giải pháp khắc phục. Bên cạnh đó, nhừng cán bộ thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến phần mềm có thể tìm hiểu các biện pháp khắc phục tạm thời để giảm thiểu những lỗi có thể sảy ra (dữ liệu bị trùng hoặc sai đo phần mềm).
- Đắỉ với các phần mềm Zope, Greemíone, CDS/ỈSĨS
Nếu như Libol là phần mềm chính trong xây dựng các CSDL thư mục thì Zope đang là phần mềm chủ đạo trong việc xây dựng và quản lý các CSDL toàn văn.
Trong đó đáng kể nhất là CSDL STD và các bản tin điện tử. Zope có nhiều tính năng iru việt như đã nêu ở phần trên, bên cạnh đó cũng có những điểm hạn chế nhất định trong khi sử dụng. Một trong những điểm hạn chế lớn nhất hiện nay khi sử dụng phần mềm này là những tiện ích về ngôn ngữ. Thí dụ được nêu tại mục 2.2.4 cho thấy trong quá trình tim kiếm xuất hiện những kết quả không chính xác đối với một số từ có chứa các chữ cái như ô, ơ, ư,....Để khắc phục hiện tượng này, Trung tâm (cụ thể là bộ phận tin học ) cần tiếp tục nghiên cứu và thử nghiệm các giải pháp (nâng cấp, hoàn thiện hay mở rộng các tính nàng) để tiến tới loại bỏ hoàn toàn những hạn chế nêu trên.
Greenstone được áp dụng vào xây dựng và quản lý CSDL tại Trung tâm từ năm 2004 với CSDL Tài liệu kỹ thuật nông nghiệp. Phần mềm này tỏ ra rất ưu việt đặc biệt là trong việc tổ chức và khai thác tài liệu toàn văn. Một trong những tính năng nổi trội của phần mềm này là khả năng tìm kiếm linh hoạt trong toàn bộ văn bản. Đến nay, phần mềm này vẫn được sử đụng để quản ỉý và khai thác CSDL Tài liệu kỹ thuật nông nghiệp với hơn 1000 biểu ghi toàn văn.
Mặc dù hiện nay CSDL Tài liệu kỹ thuật nông nghiệp không được tiếp tục xây dựng, tuy nhiên dựa trên cơ sở tìm hiểu các tính năng của phần mềm Greenstone và tham khảo các đơn vỊ đang sử đụng phần mềm này, tác giả cho rằng Trung tâm nên tiếp tục sử dụng phần mềm Greenstone trong công tác xây dựng và quản lý nguồn TNSNS.
Đối với phần mềm CDS/ISIS, mặc dù không còn phù hợp với điều kiện hiện tại nhưng phần mềm này vẫn rất cần thiết trong việc hỗ trợ nhập tin cho các biểu ghi
hồi cố CSDL Sách bời những tính năng ưu việt trong quá trình nhập liệu và kiểm duyệt. Bên cạnh đó, CSDL KQNC cũng được xây dựng trên phần mềm này từ khá sớm, cho đến nay vẫn chưa được chuyển đổi sang phần mềm khác nên cần được tiếp tục duy trì. Việc nâng cấp phiên bản mới cho phần mềm này sẽ tuỳ theo nhu cầu xây dựng các CSDL mà có thể giữ nguyên phiên bản đang sử dụng hoặc sử dụng phiên bản mới khi cần đến các tính năng mà phiên bản đang được sử dụng chưa có.
b. Nghiên cứu ứng dụng một số phần mềm thư viện số
Như đã trình bày tại mục 2.2.3 và mục 2.2.4, đa số các phần mềm đang sử dụng tại Trung tâm hiện nay chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý và phát triển nguồn TNSNS thể hiện ở chỗ:
+ Các phần mềm chưa đáp ứng được yêu cầu xây dựng bộ sưu tập về tính năng cũng như khả năng hỗ frợ các chuẩn cho đữ liệu số.
+ Chưa có công cụ két nối các bộ sưu tập để tạo ra một điểm ừuy cập ứiống nhất.
Hiện tại, ữên thị trưòng đã xuất hiện một số phần mềm chuyên dùng cho việc quản lý các nguồn TNS như Metalib, SFX, Digitool, Aleph, Verde, Primo...của tập đoàn Ex Libris (tập đoàn cung cấp các giải pháp tự động hoá thư viện). Dưới đây, tác giả xin giới thiệu sơ lược một sổ phần có thể ứng dụng vào công tác xây dựng và quản lý nguồn TNSNS tại Trung tâm.
- Metaỉib
Metalib là công cụ tìm kiểm tài liệu nghiên cứu rất phổ biển hiện nay. Công cụ này cho phép thực hiện tìm kiểm song song và trả về kết quả trên một giao diện duy nhất thông qua việc kết nối tới một số lượng không hạti chế các CSDL bên ngoài cũng như nguồn tài nguyên nội sinh cùa đơn vị.
Metalib được xây dựng dựa trên một kiến trúc mở với các tính năng nổi trội như:
+ Tạo ra một hệ thống với một điểm truy cập duy nhất + Cho phép NDT truy cập đến các nguồn tin khác
+ Xác nhận quyền của NDT cho các nguồn và địch vụ đặc biệt
+ Cung cấp siêu tìm kiếm giúp người dùng có thể tìm kiếm tổng hợp các nguồn tài liệu một cách song song
+ Cung cấp đường link giữa các CSDL
+ Hỗ trợ cán bộ thư viện phân loại nguồn tin và tìm ra những nguồn tin và dịch vụ phù hợp
+ Tích hợp các nguồn tài nguyên nội sinh với các nguồn tin bên ngoài + Quản lý người dùng với môi trường cá nhân
+ Hỗ trợ liên kết toàn diện với phạm vi rộng
+ Tương thích với các ứng dụng và có thể tích hợp ữong môi trường thư viện.
Hỗ trợ các chuẩn (Marc, Unicode, OpenưRL, XML, OAI, Z3950)
Metalib có khả năng kết nối mạnh mẽ các nguồn tin dưới nhiều dạng kliác nhau giúp NDT có thể truy cập đến toàn bộ nguồn tài nguyên hiện có như hình minh hoạ đưới đây:
MetaLib a s a sou rce fpr linkìrtg
, i'"í:!
Tồilucthin to MrtiLlb U b ris H. 3.6: Sơ đồ liên kết tài nguyên thông tin trong Metalib
Thdng qua phượng thức tìm tin Metasearching, NDT có thể tiếp cận đến nhiều nguồn thông tin chỉ với một điểm truy cập đuy nhất. Phương thức này được mô tả thông qua mô hình dưới đây:
What is MetaSearch?
Query
Diverse inlbnnalĩon resourcôs m etasea'ching = íederated searcHng = crcỉss ddtabase searching = paralld searching = consolỉdábed searching = irte g 'a te d searching
H. 3.7: Mô hình thể siêu tìm kiếm trong Metalib - S F X - Côns cu kết nối hiêu auả
SFX là phần mềm độc lập có khả năng tích hợp dễ đàng với phần lớn các hệ thống tự động hóa thư viện lởn, hệ thống quản lý học tập, cổng điện từ của đơn vị, cũng như với toàn bộ các giải pháp ứiư viện khác của Ex Libris.
Sau khi một danh sách tài liệu được hiển thị qua việc tìm kiếm, dịch vụ SFX cho phép liên kết tới tài liệu toàn văn nếu sẵn cỏ hoặc đưa ra những tuỳ chọn khác khi tài liệu toàn vãn không tồn tại như cho phép đăng ký mượn tài liệu in liên thư viện hay kết nối tới mục lục trong thư viện hoặc bản tóm tắt,...
Những tính năng nổi bật của SFX:
+ SFX dựa trên tiêu chuẩn OpenURL phát triển đầu tiên bởi Oren Beit-Arie của Ex Libris và Herbert Van de Sompel.
+ SFX cung cấp một khả năng kích hoạt theo khối dừ liệu (batch activation) đối với vốn tư liệu của thư viện nhận được từ các nhà cung cấp dịch vụ quản lý truy cập công cộng sẵn có (PAMS - Public Access Managment Services).
+ Máy chủ SFX có thể cài đặt tại thư viện hoặc lưu trữ và quản lý bởi Ex Libris thông qua dịch vụ đăng ký thuê bao truy cập SFX sẵn có. Thư viện có thể lựa chọn một trong hai giải pháp, hoặc cài đặt SFX ngay tại thư viện hoặc đãng ký thuê bao với dịch vụ quản lý SFX của Ex Libris.
+ Sử dụng phân hệ quản trị SFX trên vveb giúp các thư viện có thể kiểm soát máy chủ SFX của họ và tự cấu hinh các cơ sở dữ liệu mục tiêu phù hợp với nhu cầu cụ thể của đơn vị mình.
+ SFX cũng cho phép thư viện cấu hình các dịch vụ phù hợp trên toàn bộ hệ thống của tổ chức hoặc tùy biến phù họp đối với từng nhóm và người dùng riêng.
Ví dụ như dịch vụ “xin cấp bản quyền” có thể chỉ phục vụ cho đối tượng là nhân viên ở bộ phận dịch vụ kỹ thuật của thư viện, và các dịch vụ chuyển giao tài liệu trực tiếp chi sẵn có đối với từng loại đối tượng.
+ Công cụ quản trị trên nền tảng Web của SFX tạo điều kiện thuận lợi cho các ứiư viện sử dụng các quy tắc lưu trữ cơ sở kiến thức toàn diện của SFX nhẳm thiết íập và duy ữì các dịch vụ nối kết phù hợp. Một khi đã được cấu hình phù hợp với nhu cầu nối kết của thư viện, SFX có thể phục vụ như kho dữ liệu trung tâm thông tin tạp chí điện tử của thư viện.
+ SFX cung cấp công cụ nối kết ưích dần (Citation Linker), một khổ mẫu Web có khả năng dễ dàng nhúng vào các trang web của thư viện và phục vụ như một giao diện xác định thông tin tạp chí điện tử.
+ SFX có khả năng tạo ra một danh mục nhan đề tạp chí điện tử theo ừật tự xắp xếp bảng chữ có thể tùy biến đối với Nvebsite của thư viện.
Kết hợp với dịch vụ MARCit! của Ex Libris, SFX cung cấp các biểu ghi thư mục MARC tùy chọn để có thể tải vào mục lục thư viện hoặc Metalib, cổng thư viện Ex Libris.
+ SFX có thể kiểm tra trực tiếp các yêu cầu chuyển giao tài liệu so với vốn tư liệu trước ỉchi bạn đọc gửi đi nhừng yêu cầu về tài liệu đó.
+ Thông qua SFX, cán bộ thư viện có thể có được thước đo thống nhất về mức độ sử dụng - ứiông tin quan ừọng để quản lý hiệu quả tài nguyên thông tin trên web của mỗi nhà cung cấp.
Để thấy được tính năng nổi bật của SFX, chúng ta hãy so sánh bai phưcmg pháp liên kểt được thể hiện ừong các sơ đồ sau:
How d o e s It w o rk ? — Línking t h e o ld w ay
A&I ^
Service
Digital c o lle c tìo n
“ - ! ... r--- ---
“ - ị :: r -
OPAC FôHTôxt
■ 'Mm’
ILLyOoc Del
I ..)
C ltãĩion Learnìng Mgiinl
M anagôr System
H. 3.8; Sơ đồ liên kết theo phương pháp truyền thống
How đoes It work? - Linking the NEW OpenURL way]
Í-Ễ,
Portal
A&I Servlcâ
c s : sB
" " _Ố *■
Digital conẽctlon
OPAC Fun Tôxt _jĨ L SFX glves users easy access to ali
avaỉlable resources and
s e rv ic e s
Aggregator
Datatosô
ILL/Doc Del
■ ô ớ - H ■ ■ —
Citatìan Leamĩns Mgĩtít
Manaạer System
H. 3.9: Liên kết theo phương pháp mới OpenưRL
How d o e s it w o rk ? - U n k in g t h e olđ w ay
L i h u . i ự
5_„ t __ ______
Portal
OPAC ^ g p ^ a to r
Database Google
http://publish.aps.0t9/afc$tract/P>ỈA/v63/p062103
A&I Service
ĩ ị ầ ỉ ỉ ... !J..l i.
Oi^itại collection
Citatĩons
Manager
RiHText
0
! ■ ... ... I
taarnlng Mgmt
System
E PpL:
ILL/DOC Dôl
H. 3. Ị 0: Sơ đồ thể hiện quả trình thực hiện ỉỉên kểt truyền thống
How does It work? - Linking the NEW OpenURL way!
Citatlon
Mana^er System
H. 3.ỈỈ: Sơ đồ thể hiện quá trình thực hiện phương pháp liên kết mở URL
The SFX Flow
_______ • — *<fi
SFX SourcụôPi4 ^SFX M en u iiii^ SFX Target
In%roductk>n to SFX EyLibris ^
H. 3.12: Sơ đồ thể hiện dòng liên kết SFX
Hiện nay, Metalib-SFX được coi là giải pháp hiệu quả cho các trung tâm thông tin - thư viện thuộc các viện nghiên cứu, trường đại học trên toàn thế giới với gần 2000 khách hàng lớn. Nhiều cơ quan nghiên cứu, trường đại học hàng đầu thé giới đã chọn Metalib-SFX làm giải pháp thư viện - thông tin như Trung tâm Vũ trụ lohnson (lohnson Space Center) thuộc Cơ quan Hàng không và Vũ trụ Quốc gia (NASA), Đại học New York, Đại học Califomia,...
ở Việt Nam, Trung tâm thông tin tư liệu thuộc Viện Khoa học Công nghệ Việt nam là đơn vị đầu tiên ứng dụng phần mềm Metalib-SFX vào hoạt động,
- Disitooỉ - Giải pháv cho n2uền TNS
DigiTool là một giải pháp ừên toàn hệ thống cho việc quản iý tài sản số trong môi trường thư viện, ừung tâm tìiông tin và trường học. DigiTool tạo điều kiện cho các thư viện và trung tâm thông tin có tíiể tạo ra, quản lý, bảo quản và chia sẻ các BSTS nội sinh của mình. Bằng cách cải tiến tích hợp các BSTS với những cổng truy cập của thư viện và hệ thống học tập trực tuyến, Với DigiTool, các tìiư viện sẽ cung cấp cho người dùng một môi trường làm việc thông suốt.
Digitool cho phép xây đựng, quản lý và khai thác các BSTS với mọi dạng tài liệu gồm;
Dạng text (.doc, .pđf, .rtf, .exl, .ppt) Dạng ảnh (.gif, jpeg jp2) Dạng âm thanh (.ram, .wav)
Dạng đa phương tiện (.mpeg, .mpg, .avi)
Dựa trên sự hợp nhất của những phân hệ quản trị (Modules) để cung cấp một giải pháp toàn diện, các phân hệ quản trị của Digitool làm việc linh hoạt và cấu trúc mở của nó được thiết kế để giải quyết mọi đòi hỏi hiện tại và tương lại đổi với nhiều dạng BSTS gồm:
+ Kho Dữ liệu Thư viện (InstiíuỊỉonal Reposìtories): Kho này quản lý và phổ biến các TLS nội sinh do chính thư viện tạo ra như luận án, luận văn, tài liệu trước khi xuất bản, tài liệu nghiên cứu, báo cáo,..
+ Bộ Sưu tập Tài liệu Đào tạo (Coỉlections o f Educatìonaỉ Materials): Gồm các đối tượng học tập, tài liệu đào tạo dưới dạng điện tử (e-reserves), và các bộ sưu tập được cấp phép truy cập, mà mục đích của các tài liệu này là nhằm nâng cao kinh nghiệm học tập và trợ giúp nghiên cứu khoa học được tìiuận tiện hem.
+ Bộ Sưu tập Đặc biệt (Special Collections)'. Thư viện lưu trữ và bảo quản vì lợi ích của xã hội, bao gồm các bộ sưu tập di sản văn hóa được số hóa.
Digitool bao gồm nhiều phần hệ quản trị, mỗi phân hệ lại được thiết kế nhằm giải quyết nhiều nhu cầu, chức năng và quy trình công việc khác nhau gắn iiền với vòng đời của một đối tượng số theo quy trình sau:
Trước tiên, các đối tượng sổ với siêu dữ liệu gắn kết được nhập vào kho lưu trữ dữ liệu Digiíool Repository
Tiép theo, thư viện sẽ tiến hành quản lý một quy trình thao tác nhất định, bao gồm việc biên tập siêu dữ liệu và quản lý bộ sưu tập.
Cuổi cùng, người đùng sẽ tìm kiếm trên kho dữ liệu đó và yêu cầu chuyển giao các đối tượng sổ. Các phân hệ được kết hợp với nhau, cung cấp một giải pháp tổng thể cho mọi nhu cầu và đòi hỏi trong việc quản lý tài sản số.
Các phân hệ của Digừooỉ gồm:
+ Phán hệ quản trị kho dữ Liệu số mạnh (The robust Dỉgitool reposiíory moduỉe), một phân hệ năm chính giữa ừái tim của hệ thống này, nó có trách nhiệm lưu trữ và quản lý các đổi tượng số - như hình ảnh hoặc các tệp tin văn bản và siêu dữ liệu gắn kết. Trong khi siêu dữ liệu được lưu trữ trong CSDL dựa trên hệ quản trị CSDL Oracle của Digitool repository, thì các đối tượng đa nhập vào hệ thống sẽ được lưu trữ trong một hệ thống tập tin mạng bảo mật (NFS - Network File System) hoặc trên hệ thống từ xa được truy cập thông qua đường dẫn URLs. Một lớp dịch vụ Web tiêu chuẩn SOAP (Simple Object Access Protocol) cho phép kho dữ liệu tương tác với những phân hệ Digitool khác cũng như với những hệ thống nội bộ của thư viện hay của bên thứ ba.
+ Một bộ phân hệ quản trị mạnh (A set o f powerful administrative modules) được thiết kế cho nhân viên và người quản trị hệ thống sè hỗ trợ cho bốn hoạt động chính - tiếp nhận đữ liệu, biên tập siêu dữ liệu, quản lý bộ sưu tập, và quản trị hệ thống. Phân hệ Ingest (Ingest Module) xử lý việc nhập những đối tượng vào kho dữ liệu. Biên tập siêu dữ liệu mô tả hoặc siêu dữ liệu đối tượng khác (chẳng hạn như siêu dữ liệu bảo quản hoặc kỹ thuật) được hoàn thành thông qua trình biên tập siêu dữ liệu Meditor. Khi sử dụng phân hệ Quản Lý Bộ Sưu Tập, nhân viên thư viện có thể tổ chức các đối tượng vào trong những bộ sưu tập được cấu trúc nhằm giúp người dùng di chuyển qua lại ứiuận tiện.
+ Phân hệ Phát hiện tài nguyên thông tin (The sophisticated resource dỉscovery module) ừao quyền cho người dùng bằng việc tạo điều kiện cho họ tìm kiém siêu dữ liệu đối tượng hoặc phàn toàn văn của tài liệu; di chuyển qua những bộ sưu tập được tích hợp trong thư viện; mở xem các đối tượng số và tận dụng được những dịch vụ cá nhân như là các công cụ quản lý bộ sưu tập. Digitool đảm bảo tính bảo mật của tài sản số và gắn với quyền ữuy xuất dữ liệu bẳng việc cho phép thư viện xác lập và kiểm soát việc truy cập đến những đối tượng số. Tính năng kiểm soát cho phép điều chỉnh quyền truy xuất dữ liệu của người dùng phù hợp với những tham số nhu tình trạng người dùng, số lượng sinh viên tham dự khóa học, và địa chì IP. Giao diện người dùng trên phân hệ phát hiện tìm kiếm và phát hiện nguồn tài nguyên The Resouìxe discovery có thể dễ dàng tùy biến để phù hợp mong muốn của thư viện.