Chia sè tài nguyên là một trong những hoạt động rất quan trong giúp thư viện:
+ Tăng cưÒTig khả năng phát hiện và thu thập các nguồn tài nguyên bên ngoài + Phổ biến rộng rãi nguồn tài nguyên đang lưu giữ
+ Trao đổi tài nguyên và thúc đẩy hợp tác nhiều mặt với các đơn vị khác Thông qua tìm hiểu công tác xây dựng và phát triển nguồn TNSNS tại Trung tâm cho thấy hoạt động chia sẻ nguồn TNSNS của Trưng tâm hiện nay mới chỉ dừng lại ở một mức độ nhất định, chưa phát huy hết khả năng hiện có. Các hoạt động chia sẻ nguồn lực thông tin số mới chỉ diễn ra dưới dạng cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu sử dụng cá nhân và một số hoạt động hỗ ữợ các gói CSDL. Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét một số khả năng có thể tihúc đẩy hoạt động chia sẻ nguồn lực thông tin với các đơn vị trong và ngoài nước.
- Khả năng tạo lập TNS dựa trên những tài nguyên có sẵn:
Nguồn TNSNS của Taing tâm dù được tạo lập ở hình thức nào thì chúng ta cũng có thể tìm kiếm những nguồn tài nguyên sẵn có (kể cả nguồn tin số hoá). Hiện nay, với sự phát ừiển mạnh mẽ của TNS, NDT có thể tìm kiếm một bài trích, thậm trí một quyển sách toàn văn trên mạng một cách dễ dàng trên các trang cung cấp Ebook miễn phí như Thuvien-eBook.com, Ebook.edu.vn, Ebooks.vdcmedia.com hay Sachứiamkhao.edu.net.vn,....Trong điều kiện hiện tại, khi dạng TLS hoá cùa Trung tâm chưa được mở rộng ứiì việc tận dụng các nguồn TNS sẵn có vẫn có thể áp đụng đối với một số dạng tài liệu. Việc tận dụng nguồn tài nguyên có sẵn để bổ sung cho bộ sưu tập của mình là một hoạt động, đồng thời cũng là giải pháp giảm bớt công sức và chi phí.
Đối với các CSDL toàn văn, đặc biệt là các bản tin điện tử thì việc tận dụng nguồn TNS có sẵn đang ngày một dễ dàng hcm bởi hiện nay số lượng bài viết trên mạng đang ngày một gia tăng, v ấ n đề ở đây là lựa chọn những nguồn thông tin cập nhật và chính xác đồng thời có tính khoa học để đảm bảo các yểu tố cùa thông tin đó là nhanh chỏng, kịp thời, chỉnh xác và phù hợp.
Đối với các CSDL thư mục, trong đó chù yếu là CSDL Sách thì việc tận dụng các nguồn TNS sẵn có ở txong nước cùng như ở nước ngoài là hoàn toàn khả thi bởi các lý do sau:
Thứ nhất: Trung tâm đang sử dụng phần mềm Libol 5.5, đây là phần mềm tích hợp cho phép trao đổi dữ liệu qua cổng Z3950 với tiêu chuẩn trao đổi dữ liệu thư mục quốc tế ISO 2709 nên việc tận dụng những biểu ghi thư mục sẵn có tại các thư viện trong và ngoài nước rất thuận tiện,
Thứ hai: Trung tâm đang sử đụng khổ mẫu Marc21 nên việc trao đổi dữ liệu gặp nhiều thuận lợi, đặc biệt là trong quá trình sử dụng các biểu ghi sẵn có từ các website nước ngoài.
Thứ ba: Một số website, đặc biệt là các \vebsite nước ngoài cho phép download miễn phí các biểu ghi thư mục như website của Thư viện Quốc hội Mỹ, Thư viện Đại học Boston, Thư viện Đại học tổng hợp quốc gia ú c ,...là điều kiện thuận lợi cho công tác biên mục tài liệu ngoại văn tại Trung tâm.
Thứ tư: Hiện tại đa phần các sách ngoại văn được Trung tâm mua về hàng năm đều được biên mục tại các thư viện nước ngoài, đặc biệt !à Thư viện Quốc hội Mỹ.
Mặc dù có đầy đủ điều kiện cho việc tận dụng nguồn tài nguyên ứiư mục sẵn có trong và ngoài nước, tuy nhiên cho đến nay Trung tâm vẫn chưa tận dụng được khả năng này. Nguyên nhân chủ yếu được xác định là do phần mềm không hỗ trợ phát hiện nguồn của biểu ghi đồng thời (trong nhiều CSDL khác nhau) và không kết nối được với server lưu giữ các biểu ghi cần download. Do vậy, để tận đụng chức năng này, Trung tâm cần phối hợp chặt chẽ với đối tác cung cấp phần mềm đế ứiực hiện các kết nối lới những server có thể download dữ liệu nhàm giảm thiểu thời gian và công sức không cần thiết cho việc biên mục tài liệu đã có sẵn.
- Khả năng chia sẻ nguồn tin hiện cỏ với các đơn vị khác
Trung tâm TTKH&CNQG là một trong những đơn vị có khối lượng biểu ghi thư mực lớn nhất cả nước. Việc tận dụng những biểu ghi có sẵn tại Trung tâm sẽ góp phần làm giảm ứiiểu thời gian và công sức cho các đơn vị trong hệ thống thư viện. Tuy nhiên, cho đến nay, vẫn chưa có đơn vỊ nào tận dụng được nguồn tài nguyên quý giá này cho công tác biên mục của mình. Nguyên nhân cũng có tiiể xuất phát từ phía các đon vị trong hệ thống (do phần mềm, cơ chế tạo lập dữ liệu thư mục,...) nhưng nguyên nhân chủ yếu là do cơ chế chia sẻ nguồn tin của Trung tâm chưa được chú trọng.
Đe tăng cường khả năng chia sẻ nguồn dữ liệu thư mục giữa Trung tâm và các đơn vị khác ữong hệ thống, có hai giải pháp có thể thực hiện trong thời gian tới là xây dựng mục lục liên hợp trực tuyến và cài đặt dịch vụ truy cập dữ liệu thư mục thông qua cổng Z3950 đối với các CSDL được xây dựng trên phần mềm Libol.
Trong khi chưa xây dựng được mục lục liên hợp trực tuyến thi giải pháp trước mắt đổi với Trung íâm trong vấn đề này là sớm triển khai cơ chế cung cấp dữ liệu thư mục thông qua việc cài đặt phần mềm hồ trợ dovvnload biểu ghi qua cổng Z3950 để các đơn vị ừong hệ thống cỏ thể tận đụng nguồn tài nguyên này.
Tuy nhiên, trong quá trình chia sẻ nguồn lực thông tin với các đơn vị trong hệ thống, công tác biên mục tại Trung tâm cũng cần đảm bảo các vấn đề về chuẩn mô tả, công tác phân loại, định tò khoá,...để các đơn vị sử đụng coi đó như là những biểu ghi thư mục chuẩn có thể tận dụng vào việc phát triển nguồn tài nguyên thư mục của mình.
3.6.2. Đảm bảo an toàn cho dữ liệu sổ
Công tác đảm bảo an ninh thông tin trong giai đoạn hiện nay là hết sức quan trọng đối với Trung tâm nói riêng và các cơ quan TT-TV nói chung bời;
+ Nguồn TNS tuy rất dễ phổ biến, sao lưu nhưng nguy cơ bị mất cũng rất cao.
Sự phát ừiển mạnh của mạng máy tính ngày càng tạo ra nhiều hinh thức tấn công đo virút.
+ Tuổi thọ của các sản phẩm phần cứng không có cơ sở đảm bảo an toàn cho thông tin
+ Các máy trạm của Trung tâm hầu hết chưa được trang bị phần mềm có bản quyền và phần mềm diệt virút hiệu quả..
+ Do khối lượng tài liệu và nguồn tin tại Trung tâm rất lớn và giá trị nên khi sảy ra sự cố sẽ rất khó khôi phục.
Từ những lý do nêu trên cho thấy công tác bảo vệ an ninh cho nguồn TNSNS tại Trung tâm cần có những giải pháp cụ tiiể và đồng bộ. Dưới đây, tác giả xin đưa ra một số giải pháp cụ thể như sau:
- Xày dựng cơ chế sao ỉưu dữ liệu hợp ỉý:
Hiện nay, các CSDL của Trung tâm tuy đã được sao lưu ra ổ cứng để đề phòng các trường họpp xấu sảy ra. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn hoTi cho dữ liệu,
toàn bộ CSDL của Trung tâm cần được sao lưu sang đĩa CD và cất giữ tại những nơi an toàn không bị ảnh hường bởi các nguy cơ chập cháy. Bên cạnh đó, các bàn copy này cũng cần được update thường xuyên để đảm bảo giảm thiểu thiệt hại nếu có tình huống xấu sảy ra.
- Lựa chọn các thiết bị có chất lượng tốt, nâng cấp và thay mới các máy trạm:
Một trong những yếu tổ quan trọng góp phàn đàm bảo an toàn cho dữ liệu là các thiết bị phần cứng (các server và các ổ cứng di động). Thực tế cho thấy đã có một số trường hợp hỏng ổ cúmg và server sảy ra tại Trung tâm, gần đây nhất là năm 2007 tuy không gây thiệt hại nhiều nhưng cũng cần lưu ý, nếu đữ liệu không được sao lưu thường xuyên thì khả năng mất mát sẽ rất lớn. Để khắc phục những hỏng hóc do phần cứng, ngoài việc sử dụng bảo quản thiết bị một cách khoa học, việc chọn mua các sản phẩm có thưcmg hiệu và chất lượng cao đóng vai trò rất quan trọng. Hiện tại cỏ rẩt nhiều nhà cung cấp thiết bị tin học, tuy nhiên chỉ nên lựa chọn sản phẩm của những thương hiệu cỏ uy tín và chất lượng như Intel, IBM, Dell, Hp,...
Hệ thống máy trạm tại Trung tâm theo thống kê, hầu hết mới được trang bị một vài năm gần đây và có cấu hình đáp ứng được yêu cầu công việc. Tuy nhiên vẫn còn một số máy tính cũ, trong đó có cả những máy đã quá cũ và có cấu hình thấp Pentium lĩl (như tại bộ phận bổ sung) cần được thay mới để đảm bảo quá ữình xử lý và update dữ liệu được nhanh chóng.
- Triển khai các phần mềm và chương trình diệt vỉrút có bản quyền;
Theo nguồn tin từ Vnexpress, tại Việt Nam bình quân thiệt hại do virus gây ra đối với mỗi người sử dụng máy tính khoảng 488,000 đồng/năm [19]. Trung tâm TTKH&CNQG cũng không nằm ngoài số đó,
Hiện nay, toàn bộ máy chủ và một sổ máy trạm của Trung tâm đang sử dụng phần mềm có bản quyền của nhà cung cấp và các chương trình diệt virút như Norton, Avg, Avast,.,.. Tuy nhiên, hầu hết các máy trạm đều đang sử dụng các phần mềm không có bàn quyền và chưa có chương trình diệt virut hiệu quả nên nguy cơ virút tấn công là rất cao. Mặc dù những thiệt hại sảy ra chủ yếu trên máy trạm nhưng tổn thất cũng không nhỏ và có thể ảnh hưởng đến toàn hệ thống. Đe đảm bảo an toàn cho toàn hệ thống, Trung tâm nên trang bị cho toàn bộ máy ừạm
các phần mềm (chủ yểu là Windows XP) và chương trình diệt virút có bản quyền như Bkav Pro, Kaspersky, Norton,...
- Làm tối cóng tác quản ỉỷ các bộ phận tham gia xây dựng các BSTS
Cùng với sự đa dạng và phong phú của các BSTS !à sự tham gia cùa nhiều bộ phận, cá nhân vào hoạt động xây đựng, quản lý và phổ biến các BSTS nội sinh. Do đó, việc quản lý và phân quyền truy cập cho các cá nhân tham gia sẽ gặp phải một số khó khăn nhất định. Để đảm bảo an toàn cho nguồn TNSNS, bộ phận chịu ừách nhiệm quản lý kỹ thuật (bộ phận tin học) cần phân công cụ thể từng cá nhân phụ trách từng bộ phận và xác định quyền hạn của từng cá nhân tham gia xây đựng và quản lý các CSDL để cung cấp các acount với các quyền truy cập phù họp, tránh hiện tượng những người không có trách nhiệm tham gia vào các mảng công việc ichác gây mất an toàn cho các CSDL.
3,6,3. Xây dụmg cơ chế truy cập phù hợp - Đồi với CSDL STD
Trong toàn bộ nguồn TNSNS của Trung tâm, chỉ có duy nhất CSDL STD ỉà được phục vụ theo phương thức có trả phí. Như đã trình bày tại mục 2.2.4, phương thức phục vụ này có những mặt hạn chế nhất định làm giảm khả năng truy cập tới CSDL trong khi nó được coi là một trong những CSDL về KH&CN cỏ giá ưị nhát hiện nay. Vì vậy, trong tương lai, Trung tâm cần sớm triển khai cơ chế phục vụ miễn phí đối với NDT truy cập CSDL này.
Tuy nhiên, để có thể cung cấp miễn phí, vấn đề chính là phải đảm bảo được hai yếu tố:
Thứ nhắt. Đảm bảo về hạ tầng phục vụ khai thác bao gồm mạng và server lưu dữ liệu. Với lưu lượng khai thác như hiện nay, hệ thống đường truyền và server có thể đáp ứng tốt quá trình nhận và truyền dữ liệu. Tuy nhiên, nếu khối lượng khai thác tăng lên gấp nhiều ỉần, rất có thể dẫn đến tình trạng nghẽn mạng như trường hợp TVS hoá của Liên minh châu Âu. Thư viện này được khai trương vào tháng 11/2008, tuy nhiên đã bị phá sản chỉ vài giờ sau đó do có quá nhiều người truy cập[6].
Thứ haL Trong khi vấn đề pháp lý cho CSDL này vần chưa được giải quyết thấu đáo, việc cung cấp rộng răi CSDL này có thể gặp phải những ý kiến phản hồi khác
nhau. Do vậy, để có thể chính thức phục vụ khai thác rộng râi CSDL này, Trung tâm cần sớm hoàn thành các thủ tục về mặt pháp lý trong công tác số hoá tài liệu nói chung và số hoá các bài trích nói riêng.
- Đoi với các phim khoa hoc
Hiện tại Trung tâm đã đưa một số phim lên mạng nhưng với khối lượiig ít và khả năng truy cập thấp. Hầu hết các phim khoa học đang được phục vụ theo hình thức cung cấp gói tin tới các địa phương nên hiệu quả khai thác chưa rõ rệt. Trong tương lai, để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin từ xa, đặc biệt là những vùng sâu vùng xa đã được trang bị máy tính và mạng máy tính thi các phim khoa học này cần được cung cấp miễn phí trên mạng.
Do đặc điểm của những tài liệu phim khoa học là có dung lượng lớn (200 đến 300 Mb/1 phim) nên việc cung cấp sẽ gặp nhiều khó khăn. Bên cạnh những yêu cầu về hạ tầng như đối với CSDL STD, các phim khoa học có những yêu cầu riêng về phần mềm quản lý cũng như các kỹ ứiuật và chương trình để xử lý trước khi cung cấp tới NDT.
3.6.4. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền giới thiệu nguền tàì nguyên số nội sình Để phát huy hơn nữa hiệu quả của công tác tuyên truyền, quảng bá nguồn TNSNS, Trung tâm cần tăng cường hoạt động marketing đồng thời ừiển khai thêm các hình thức tuyên truyền giới thiệu khác.
Như trên đã trình bày (mục 2.2.5), để đẩy mạnh hơn nữa hoạt động marketing, Trung tâm cần giải quyết số vấn đề sau:
Thứ nhất:về mặt tổ chức.
Theo biên chế, hiện tại tổ Marketing chỉ có hai cán bộ nữ, ữong khi hoạt động này đòi hỏi thường xuyên phải đi công tác nên cần bổ sung thêm nhân lực đặc biệt là cán bộ nam.
Thứ hai:về chương trình và kế hoạch
Cần xây đựng một chương trình tổng ứiể, trong đó có sự phân chia theo nhóm các viện, trường hay theo địa bàn cần triển khai giới thiệu. Bên cạnh đó cần có sự phân công cụ ứiể đối với những người tham gia không thuộc tổ Marketing để đảm bảo tính chủ động trong công việc.
Song song với hình thức tuyên truyền giới thiệu tới tìrng đơn vị, hình thức tuyên truyền quảng bá trên các phương tiện thông tin đại chúng, đặc biệt là mạng Internet cần được chú trọng phát triển.
Đổi với các phương tiện thông tin đại chúng như các kênh truyền thanh, truyền hình, có thể giới thiệu nguồn tin trên các chương trình khoa học và giảo dục. Nội dung giới thiệu không càn dài đòng và quan trọng nhất là phải giới thiệu được địa chỉ truy cập tới nguồn tin trên Internet (cần tiả lời câu hỏi nguồn tin có những gì và có thể truy cập ở đâu?)
Đối với hình thức tuyên truyền quảng bá trên mạng Internet, đây là hình thức phổ biến hiện nay và cũng là hình thức mang lại hiệu quả cao nhất. Với vị trí và vai trò của Trung tâm hiện nay, hình ứiức tuyên truyền quảng bá các sản phẩm và dịch vụ ngày càng trở nên dễ dàng hofĩi. Điều này được lý gíài như sau:
Hiện nay, hầu hết các trường đại học, viện nghiên cứu trong nước đều bị hạn ché về nguồn tin do kinh phí bổ sung hạn hẹp. Trong khi đó, rất nhiều NDT (đặc biệt là đối tượng sinh viên) vẫn chưa biết đến nguồn tin hiện có tại Trung tâm. Đẻ có thể tiếp cận đến một nguồn tin phong phú, đa dạng và quý giá của Trung tâm là điều mà các cơ quan TT-TV đều mong muốn.
Mặt khác, sự hỗ trợ của mạng máy tính đã mở ra khả năng kết nối tới tất cả các cơ quan TT-TV lớn nên khả năng truy cập tới nguồn tin tại Trung tâm là hoàn toàn có thể thực hiện.
Với những thuận lợi ữên, một phương pháp rất đơn giản và hiệu quả mà Trung tâm có thể tiến hành là tạo ra các kết nối liên kết trang tìm kiếm của các cơ quan TT-TV trong cả nước tới nguồn tài nguyên của Trung tâm.
3.6,5. Phát triển đội ngtl cán bộ
Nguồn nhân lực được xem là nhân tố quyết định trong công tác phát triển nguồn TNSNS. Do yêu cầu của công tác phát ữiển nguồn TNSNS đòi hỏi nguồn nhân lực không chỉ ở một ngành, một lĩnh vực nhất định nên việc đồng bộ hoá đội ngũ cán bộ tham gia công tác phát triển nguồn tài nguyên này gặp không ít khó khăn, đặc biệt là cán bộ trong lĩnh vực TT-TV và cán bộ tin học.
Thực té cho thấy, số cán bộ có chuyên môn về TT-TV và cán bộ tin học có kiến thức trong lĩnh vực TT-TV tại Trung tâm chỉ chiếm khoảng 15 % (25/165
người), con số này không đủ để đáp ứng yêu cầu cho công tác phát triển nguồn TNSNS hiện nay và trong tương lai. Đa số cán bộ của Trung tâm được đào tạo từ các chuyên ngành khác như công nghệ sinh học, môi trưÒTig, kinh tể,...và được đào tạo thêm nghiệp vụ TT-TV sau khi được nhận về Trung tâm.
Để đáp ứng nhu cầu phát triển nguồn TNSNS trong thời gian tới, bên cạnh việc tận dụng kiến thức và kinh nghiệm của lớp cán bộ đi trước Trung tâm cẩn bổ sung thêm nguồn nhân lực, đặc biệt là đội ngũ cán bộ trẻ, đồng thời đẩy mạnh công tác đào tạo và đào tạo lại nghiệp vụ cho lớp cán bộ này.
Những nội dung chủ yểu cần được đào tạo gồm:
- Kỹ năng tìm kiếm và phát hiện những nguồn tin có giá trị
- Kỹ năng biên tập, xử lý bài (đối với cán bộ tham gia xây dựng CSDL dạng bản tin)
- Kỹ thuật xử lý nội dung (mô tả, phân loại, định từ khoá, làm tóm tắt,...) đối với tất cả cán bộ tham gia xây dựng CSDL.
- Kỹ thuật sé hoá tài liệu (đối với những cán bộ tham gia số hoá)
- Sự hiểu biết và khả năng áp dụng các chuẩn nghiệp vụ (ISBD, Marc21, Dublin Core, AACR2, các khung phân loại,...)
- Khả năng sử dụng phần mềm hiện có và ứng dụng các phần mềm mới ữong lĩnh vực TT-TV (đối với tất cà cán bộ tham gia phát triển nội dung số). Đối với cán bộ tin học cần đào tạo thêm kỹ năng phát triển các phần mềm hiện có và tiếp cận các phần mềm mới,
- Kỹ năng tìm kiếm thông tin trong hệ thống và bên ngoài (đối với tất cả cán bộ tham gia xây dựng và quản lý nguồn TNSNS), đặc biệt lả cán bộ phục vụ.
Hình thức đào tạo gồm:
- Tổ chức các lớp đào tạo cơ bản và nâng cao tại Trung tâm cho từng đối tượng cụ thề
- Tổ chức các cuộc hội thảo về nghiệp vụ cho các cá nhân tham gia thuộc các khâu trong toàn bộ quy trình phát triên nguồn TNSNS.
- Mờí các chuyên gia trong nước và nước ngoài thuộc lĩnh vực tham gia đào tạo cho cán bộ