II. Nội dung quản trị nhân sự trong văn phòng
5. Đánh giá thực hiện công việc
- Đánh giá thực hiện công việc thường được hiểu là sự đo lường một cách hệ thống, chính thức và công khai kết quả thực hiện công việc so với các tiêu chuẩn đã đề ra.
- Đánh giá thực hiện công việc là sự đo lường bởi các kết quả thực hiện công việc có thể được lượng hóa bằng điểm số, thống kê các sự kiện hoặc so sánh sự thực hiện công việc của các cá nhân.
- Đánh giá thực hiện công việc được đo lường một cách hệ thống vì có được xây dựng theo trình tự, nó bao gồm các yếu tố cơ bản, có mối liên hệ mật thiết với nhau, đó là các tiêu chuẩn thực hiện công việc, đo lường sự thực hiện công việc theo các tiêu thức. Tiêu chuẩn và thông tin phản hồi giữa người lao động với bộ quản trị.
- Đánh giá thực hiện công việc được đo lường một cách chính thức và công khai vì nó được phổ biến rộng rãi trong tổ chức và được áp dụng cho tất cả
mọi người theo quy định
* Mục tiêu của đánh giá thực hiện công việc trong một tổ chức
- Đối với người lao động: đánh giá thực hiện công việc cung cấp thông tin cơ bản về tình hình công việc của người lao động, nhằm giúp họ biết được khả năng của mình, những thiếu sót trong quá trình làm việc để rút kinh nghiệm và cải thiện sự thực hiện công việc.
- Đối với người quản trị: đánh giá thực hiện công việc giúp họ nắm được tình hình thực hiện công việc của nhân viên, từ đó có thể đưa ra những quyết đinh đúng đắn như đào tạo và phát triển, thù lao, thăng tiến.
* Tiêu chuẩn thực hiện công việc
- Đó là hệ thống tiêu chí để thể hiện các yêu cầu của việc hoàn thành một công việc về mặt số lượng và chất lượng.
- Yêu cầu đối với tiêu chuẩn thực hiện công việc là: tiêu chuẩn phải cho thấy những gì người lao động cần làm trong công việc và cần làm tốt đến mức nào, các tiêu chuẩn phải phản ánh một cách hợp lý yêu cầu về số lượng, chất lượng phù hợp với đặc điểm công việc.
* Đo lường sự thực hiện công việc
- Đó là việc đưa ra những đánh giá có tính quản lý về mức độ thực hiện công việc của người lao động. Hay nói cách khác là về lượng hóa thực hiện công việc theo các khía cạnh đó được xác định từ trước.
* Thông tin phản hồi
- Thường được thực hiện thông qua một cuộc thảo luận chính thức giữa những người quản trị và người lao động vào cuối chu kỳ đánh giá để xem xét lại toàn bộ tình hình thực hiện công việc của người lao động.
- Trong cuộc thảo luận này, người lao động biết được kết quả thực hiện công việc của mình được đánh giá như thế nào, biết được các ưu điểm, nhược điểm trong thực hiện công việc của mình, biết được phương hướng hoàn thiện sự thực hiện công việc.
- Tiêu chuẩn thực hiện công việc được coi là cơ sở để đánh giá thực hiện công việc. So sánh thực tế thực hiện công việc với các tiêu chuẩn này, sử dụng
hệ thống thang đo để tiến hành đo lường sự thực hiện công việc của người lao động. Sau khi lượng hóa được kết quả thực hiện công việc, tiến hành đánh giá, phân loại sự thực hiện sự thực hiện công việc và thảo luận với người lao động về kết quả đó. Những kết quả này được lưu vào hồ sơ nhân viên và nó sẽ là cơ sở để người quản trị ra các quyết định nhân sự một cách đúng đắn.
- Công tác đánh giá thực hiện công việc
+ Công tác đánh giá thực hiện công việc là nhiệm vụ của người quản trị, bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc đánh giá thực hiện công việc trong đơn vị hoặc tổ chức.
- Lập kế hoạch đánh giá thực hiện công việc.
- Xác định mục tiêu của đánh giá thực hiện công việc.
+ Người quản lý cần xác định được mục tiêu mà đánh giá thực hiện công việc hướng đến. Để giúp nâng cao tay nghề của người lao động, là công cụ cho việc trả lương, trả thưởng, đề bạt, thăng chức hay chấm dứt hợp đồng. Tùy vào mục tiêu chính mà tổ chức xác định khi xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc mà cách thức đánh gia sẽ khác nhau.
* Xác định phương pháp đánh giá
- Việc lựa chọn phương pháp đánh giá phụ thuộc vào mục tiêu của đanh giá và mục tiêu quản lý. Hiện nay, có rất nhiều phương pháp đánh giá được áp dụng, mỗi phương pháp đánh giá đều có những ưu điểm và nhược điểm nhất định, được áp dụng trong những điều kiện khác nhau. Có các phương pháp đánh giá sau đây:
+ Phương pháp thang đo đánh giá đồ họa;
+ Phương pháp danh mục kiểm tra;
+ Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng;
+ Phương pháp đánh giá thang đo dựa trên hành vi;
+ Phương pháp so sánh;
+ Phương pháp xếp hạng;
+ Phương pháp phân phối bắt buộc;
+ Phương pháp cho điểm;
+ Phương pháp so sánh cặp;
+ Phương pháp bản tường thuật;
+ Phương pháp đánh giá quản lý bằng mục tiêu.
- Xác định chu kỳ đánh giá
+ Chu kỳ đánh giá thường là 6 tháng hoặc 1 năm tùy thuộc vào từng đợt hoàn thành công việc. Chu kỳ đánh giá quá ngắn hoặc quá dài sẽ làm giảm hiệu quả trong quản lý.
- Xác định nhiệm vụ và trình tự thực hiện
+ Người quản lý phải vạch ra những công việc phải làm khi tiến hành xây dựng và thực hiện hệ thống đánh giá. Các nhiệm vụ đó có thể là xây dựng các bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc một cách hợp lý, làm mốc chuẩn để đối chiếu với thực tế công việc, xác định chu kỳ đánh giá, xây dựng cách thức đánh giá, phổ biến cách thức đánh giá, lấy ý kiến của người quản trị và người lao động, tiến hành đánh giá, thiết lập hệ thống thông tin phản hồi, kiểm tra tín hiệu của công tác đánh giá và việc sử dụng kết quả đánh giá.
+ Bên cạnh việc xác định các nhiệm vụ, người quản lý phải xác định quy trình thực hiện khi tiến hành đánh giá thực hiện công việc thông qua việc liệt kê những nhiệm vụ cụ thể và hạn định thời gian cho mỗi nhiệm vụ đó trong hệ thống.
- Xác định hiện trạng của tổ chức
+ Hiện trạng của tổ chức là hiện trạng về nguồn tài chính, nguồn nhân lực giới hạn cho việc thực hiện công tác này, sự quan tâm của cấp lãnh đạo, của người lao động tới việc xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc. Xác định được hiện trạng một cách đúng đắn sẽ xây dựng được hệ thống đánh giá phù hợp và được mọi người ủng hộ.
* Các yêu cầu của một hệ thống đánh giá
- Tính phù hợp: đòi hỏi phải có sự liên quan rõ ràng giữa các tiêu chuẩn thực hiện công việc, giữa các tiêu thức đánh giá với các mục tiêu của tổ chức.
Hệ thống đánh giá phải phù hợp với mục tiêu quản trị, phục vụ mục tiêu quản
trị.
- Tính nhạy cảm: đòi hỏi hệ thống đánh giá phải có tính phân loại, phân biệt được những người thực hiện công việc tốt và chưa tốt.
-Tính tin cậy: đó chính là sự nhất quán của đánh giá. Hệ thống đánh giá phải đảm bảo sao cho đối với mỗi người lao động bất kỳ. Kết quả đánh giá độc lập của những người đánh gia khác nhau phải thống nhất.
- Tính được chấp nhận: đòi hỏi hệ thống phải được chấp nhận và ủng hộ bởi mọi người trong tổ chức.
- Tính thực tiễn: đòi hỏi phương tiện đánh giá phải đơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lao động và người quản trị.
CHƯƠNG II