2.1 Quy mô nhân sự trong văn phòng tại Công ty Quy Hoàng
- Từ khi thành lâp Công ty đến nay, cung với sự phát triển của Công ty, số lượng nhân sự trong văn phòng tại Công ty Quy Hoàng tăng lên đáng kể, để đáp ứng được các công việc và đạt được mục tiêu mà Công ty đã đề ra.
- Đội ngũ nhân viên trong văn phòng đều có độ tuổi tương đối trẻ.
- Toàn bộ nhân viên trong văn phòng đều có trình độ đại học.
2.2 Công tác phân tích công việc
- Ban giám đốc và Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự luôn quan tâm, chú trọng công tác phân tích công việc ở từng vị trí nhân viên trong văn phòng, vì nó có vai trò rất lớn trong quá trình quản trị nhân sự về sau.
+ Trong các cuộc họp thường niên về vấn đề nhân sự thì Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự thảo luận với Ban giám đốc về bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc đối với các vị trí nhân viên mới.
+ Trường phòng Hành chính – Nhân sự luôn cân nhắc kỹ lưỡng đối với công tác phân tích đánh giá công việc, nếu có vấn đề bất thường, chưa hợp lý thì xin chỉ đạo ý kiến trực tiếp từ Ban giám đốc.
2.3 Công tác tuyển dụng nhân sự
- Khi đã phân tích công việc với vị trí nhân viên mới trong văn phòng thì đưa ra thông báo tuyển dụng. Đăng tin tuyển dụng lên các trang web tuyển dụng, liên kết với các đơn vi khác trong việc thông báo tuyển dụng.
- Văn phòng tiếp nhận hồ sơ và sàng lọc hồ sơ các ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng.
- Ứng viên sẽ trải qua 2 vòng tuyển dụng
+ Vòng 1: thực hiện bài test của nhân viên phụ trách nhân sự đưa ra, thời gian trong vòng 1 tiếng. Người phụ trách nhân sự tổng hợp các ứng viên đã qua vòn 1 và lập bản đánh giá ứng viên trình lên Ban giám đốc, chuẩn bị hồ sơ cho Ban giám đốc phỏng vấn vòng 2.
+ Vòng 2: các ứng viên qua vòng sơ loại thì vào phỏng vấn vòng 2, Ban giám đốc trực tiếp phỏng vấn các ứng viên.
- Các ứng viên được tuyển chọn sẽ thử việc trong vòng hai tháng.
- Sau hai tháng thử việc thì Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự và Ban giám đốc xem xét quyết định tuyển dụng chính thức.
2.4 Đào tạo và phát triển nguồn nhân sự
- Ban giám đốc Công ty luôn chú trọng công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân sự trong văn phòng của Công ty.
+ Hàng năm, Ban giám đốc ký quyết định cử nhân viên ở một số vị trí đi đào tạo nghiệp vụ, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn.
+ Đối với các nhân viên mới được tuyển mà chưa có kinh nghiệm thì cử đi đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ tại các cơ sở đào tạo, thanh toán chi phí đào tạo cũng như trợ cấp đi lại, chế độ ăn trưa.
- Các đợt đào tạo do văn phòng lập kế hoạch phương án thực hiện trình Ban giám đốc phê duyệt.
- Mục tiêu đào tạo của Công ty:
+ Mục tiêu của chương trình đào tạo phải gắn liền với nhu cầu đã được xác định qua việc đánh giá nhu cầu đào tạo của văn phòng.
+ Mục tiêu của chương trình đào tạo phải đưa ra các mốc thời gian mà tại đó nhân viên đạt kết quả theo mong muốn của Công ty. Việc thiết lập mục tiêu đào tạo sẽ giúp Công ty có thể đánh giá được chương trình đào tạo và còn là động cơ thúc đẩy nhân viên, cho phép nhân viên tham gia vào quá trình thiết lập các mục tiêu của chương trình đào tạo, tăng cảm giác được làm chủ của họ và tăng khả năng thành công của quá trình đào tạo.
- Đào tạo định hướng cho các nhân viên văn phòng mới.
+ Những ngày đầu tiên đi làm rất quan trọng đối với sự thành công của những nhân viên mới, để gắn kết họ với tập thể. Do đóa cần đào tạo định hướng chú trọng vào các vấn đề như sau:
+) Lịch sử và sứ mệnh của Công ty.
+) Vai trò của Văn phòng đối với Công ty.
+) Các thành viên chủ chốt trong Công ty.
+) Điều lệ và quy định Công ty.
+) Văn hóa công sở của Công ty.
- Sau mỗi đợt đào tạo Ban giám đốc chỉ đạo cho văn phòng đánh giá và hiệu quả đào tạo.
+ Tiến hành đánh giá công tác đào tạ. Xác định các mốc thời gian đánh giá hiệu quả đào tạo. Đánh giá toàn diện quá trình đào tạo cho nhân viên mới và nhân viên cũ.
- Công tác phát triển nhân sự
+ Để hoạt động văn phòng của Công ty phát huy có hiệu quả, phát huy được tính sáng tạo cảu mỗi cán bộ, nhân viên thì hoạt động tuyển và đào tạo đội ngũ cán bộ là chưa đủ. Chính vì vậy, Ban giám đốc Công ty luôn tạo ra bầu không khí tâm lý vui vẻ hơn, đoàn kết nhân viên trong văn phòng, để mọi người làm việc nhiệt tình và thoải mái hơn. Cụ thể như sau:
+) Có kế hoạch bồi dưỡng cán bộ, nhân viên văn phòng định kỳ.
+) Cải thiện điều kiện làm việc trong văn phòng.
+) Khuyến khích vật chất đối với các nhân viên hoàn thành tốt công việc.
2.5 Chính sách lương và chế độ đãi ngộ
- Với mức tiền lương của các nhân viên trong văn phòng của Công ty Quy Hoàng so với các công ty khác thì Công ty Quy Hoàng là hấp dẫn hơn. Với một chính sách lương hợp lý luôn thu hút được người lao động.
- Tất cả nhân viên trong văn phòng nói riêng và nhân viên trong Công ty Quy Hoàng nói chung đều được đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, được cấp phát sổ bảo hiểm đầy đủ. Với sổ bảo hiểm y tế này, nhân viên có thể đi khám bất cứ lúc nào khi có vấn đề về sức khỏe. Mặt khác hàng năm, Công ty còn tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên.
- Công ty luôn tuân theo luật lao động của Nhà nước về việc mức đóng bảo hiểm. Chế độ ốm đau, chế độ thai sản được thực hiện nghiêm chỉnh. Điều này thể hiện sự quan tâm rất tốt của Ban giám đốc Công ty đối với nhân viên.
- Công ty thực hiện theo Quy định của Nhà nước về tiêu chuẩn khen thưởng của Công ty.
- Chế độ thưởng từ quỹ lương: bổ sung vào các ngày lễ tết, kỷ niệm thành lập Công ty.
- Chế độ thưởng từ lợi nhuận: áp dụng khi Công ty có nhiều lợi nhuận.
- Vấn đề về phúc lợi: thực hiện tốt các vấn đề phúc lợi như: kết hôn, ngày
quốc khánh, ngày quốc tế lao động, ngày quốc tế phụ nữ, du lịch, sinh nhật…
Nhìn chung, Công ty đã có một chế độ đãi ngộ khá tốt dành cho nhân viên trong văn phòng, Công ty đã quan tâm và chăm lo đời sống của nhân viên. Vào các dịp lễ lớn, nhân viên ngoài việc được hưởng chế độ nghỉ như vẫn được hưởng lương theo quy định của Nhà nước, nhân viên còn được Công ty tặng quà hoặc tiền thưởng để khích lệ tinh thần làm việc, giúp cho nhân viên có thêm động lực và an tâm làm việc.Có thể nói đây là một chiến lược quản trị nhân sự trong văn phòng nói riêng và toàn Công ty nói chung, đã áp dụng có hiệu quả.
Công ty nên duy trì chế độ đãi ngộ này và nếu có thể được Công ty cần tăng thêm chi phí cho các khoản này.
2.6 Công tác đánh giá thực hiện công việc
- Mỗi tháng thực hiện sự chỉ đạo từ Ban giám đốc, trưởng văn phòng thực hiện công tác đánh giá thực hiện công việc trong văn phòng.
+ Các nhân viên trong văn phòng báo cáo kết quả thực hiện công việc cho trưởng văn phòng vào cuối tháng.
+ Trưởng văn phòng có trách nhiệ đánh giá thực hiện công việc của từng nhân viên trong văn phòng. Sau đó báo cáo Ban giám đốc về kết quả thực hiện công việc của nhân viên.
+ Trong trường hợp nào mà kết quả thực hiện công việc chưa tốt thì trưởng văn phòng đưa ra các phương án giải quyết.