CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC VÀ HỆ THỐNG KPI
1.3. Hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất cốt yếu - KPIs
1.3.6. Vai trò, ý nghĩa hệ thống KPI trong đánh giá thực hiện công việc của nhân viên tại tổ chức, doanh nghiệp
Hệ thống KPI là một công cụ hữu hiệu trong hoạt động đánh giá thực hiện công việc của nhân viên. Bởi kết quả đánh giá không chỉ có tác động đến
33
tổ chức, doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến nhân viên. Cả hai kết hợp hài hòa vì mục tiêu chung của tổ chức, doanh nghiệp, giúp tổ chức phát triển bền vững.
Về phía nhân viên, hệ thống KPI thúc đẩy nhân viên hoàn thành chỉ tiêu và vƣợt chỉ tiêu, giúp khẳng định năng lực, khả năng của nhân viên, do vậy:
Nhân viên sẽ nhận định đƣợc mức độ hoàn thành công việc của họ so với mục tiêu đặt ra cũng như khả năng thực hiện trong tương lai. Điều này khiến cho nhân viên nhận thức đƣợc về năng lực của chính mình, những sai lầm cần hoàn chỉnh, từ đó đưa ra các phương hướng, chiến lược cho chính bản thân hoàn thiện hơn, nhằm đáp ứng cao hơn yêu cầu công việc.
Việc sử dụng hệ thống KPI cũng góp phần làm cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, công bằng và hiệu quả hơn... Đánh giá đúng mức độ thực hiện công việc của nhân viên là căn cứ, cơ sở cho các vấn đề đào tạo, trả lương, khen thưởng, thăng chức cho nhân viên, cải tiến cơ cấu tổ chức…Nó còn tạo ra môi trường làm việc mà người nhân viên thấy mình đƣợc coi trọng. Đây là một cơ chế đãi ngộ nhằm giữ chân nhân tài.
Hệ thống KPI đảm bảo nhân viên thực hiện đúng các trách nhiệm trong bản mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể. Các tiêu chuẩn thực hiện công việc cụ thể, rõ ràng giúp nhân viên hiểu đƣợc mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ, từ đó có kế hoạch sắp xếp và thực hiện hợp lý. Ngoài ra, họ thấy đƣợc mong muốn của nhà quản lý đối với bản thân cũng nhƣ viễn cảnh tương lai mà tổ chức, doanh nghiệp muốn đạt tới. Sự hiểu biết này giúp cho các kế hoạch, chiến lƣợc tổ chức tiết kiệm đƣợc thời gian phổ biến và thực hiện nhằm đạt kết quả cao nhất.
Đối với tổ chức và doanh nghiệp, đánh giá thực hiện công việc qua hệ thống KPI tác động đến rất nhiều yếu tố:
Cơ sở để khen thưởng, trả lương: KPI chính là mục tiêu công việc mà tổ chức, phòng ban, tổ nhóm hay cá nhân cần đạt đƣợc để đáp ứng yêu cầu chung. Dựa trên việc hoàn thành KPI, tổ chức (công ty, cơ quan, phòng ban)
34
sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân. KPI là cơ sở để nhà quản lý đánh giá thành tích của phòng ban, của nhân viên và đƣa ra những khuyến khích phù hợp cho từng phòng ban, từng nhân viên. Một yếu tố khác gắn bó nhân viên với tổ chức và doanh nghiệp chính là tiền lương. Tiền lương quá thấp so với năng lực và những cống hiến mà nhân viên bỏ ra, họ sẽ rời xa tổ chức, doanh nghiệp mau chóng. Ngược lại, tiền lương cao so với khả năng đáp ứng công việc còn thấp, tổ chức, doanh nghiệp sẽ đi tới làm việc mất hiệu quả, suy yếu và sụp đổ, thậm chí, không sớm thì muộn, nhân viên cũng sẽ ra đi. Thông qua hệ thống đánh giá KPI, nhà quản lý sẽ đưa ra mức lương hợp lý với năng lực mỗi người.
Các tiêu chuẩn đánh giá mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể do đó nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc.
Hoạt động đánh giá thực hiện công việc còn chứa đựng yếu tố kĩ thuật.
Bởi, các kết quả đánh giá sẽ được sử dụng để thiết kế các chương trình đào tạo dựa trên những kiến thức còn thiếu hụt của nhân viên trong quá trình thực hiện công việc đƣợc giao. Nhân viên còn có thể nhìn nhận đƣợc các phẩm chất có liên quan cần thiết đến công việc. Không chỉ tác động vào nhân viên, kết quả đánh giá còn ảnh hưởng đến nhà quản lý, các cán bộ đánh giá khi điều chỉnh lại các sai sót trong việc thực hiện công việc của nhân viên.
Hệ thống KPI gắn liền với mục tiêu chiến lƣợc của tổ chức. Vì vậy, kết quả của quá trình đánh giá còn tạo điều kiện để tổ chức, doanh nghiệp đƣa ra các chính sách, xác định các định hướng trong quản lý nguồn nhân lực, các chiến lƣợc là hết sức cần thiết trong sự nghiệp phát triển của tổ chức, doanh nghiệp.
35
§ Tiểu kết chương 1
Trong chương đầu tiên, tác giả khái quát những vấn đề cơ bản của việc đánh giá thực hiện công việc (khái niệm, các phương pháp đánh giá và nội dung quy trình đánh giá cơ bản). Bên cạnh đó, tác giả cũng giới thiệu về hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất cốt yếu KPI cũng như các điều kiện cần thiết và quy trình để có thể ứng dụng KPI vào đánh giá thực hiện công việc của các tổ chức, doanh nghiệp.
Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên đóng vai trò quan trọng, là cơ sở tiến hành hàng loạt các hoạt động khác của quản lý nhân lực nhƣ khen thưởng, đãi ngộ, đào tạo…và cũng là động lực để người nhân viên cố gắng, phấn đấu hoàn thành tốt công việc được giao. Bên cạnh các phương pháp đánh giá thực hiện công việc truyền thống, thì có những phương pháp mới xuất hiện thích ứng với những thay đổi của kinh tế - xã hội, một trong số đó là hệ thống KPI. Để ứng dụng KPI trong đánh giá hiệu quả công việc trong mỗi tổ chức đạt hiệu quả thì các tổ chức cần tạo dựng mối quan hệ với nhân viên, các đoàn thể, các nhà phân phối và những khách hàng chủ chốt. Trao quyền cho đội ngũ nhân viên “tuyến đầu”. Kết hợp các biện pháp đo lường, báo cáo và tăng cường hiệu quả hoàn thành công việc. Bên cạnh đó là việc tạo dựng mối liên kết giữa các tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả với định hướng chiến lược của tổ chức. Chính việc kết hợp, đáp ứng các điều kiện cơ bản trên đã giúp cho việc ứng dụng hệ thống đo lường hiệu suất công việc theo KPI ở một số doanh nghiệp, tổ chức mang lại những thành công nhất định.
36