PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG U
III. Tổ chức thực hiện
3.3 Thống kê các phần mềm đang sử dụng trong công tác văn phòng của Văn phòng U
Gồm 3 phần mềm quản lý công văn đi,phần mềm quản lý công văn đến Phần mềm quản lý nhân sự đang sử dụng.
*Phần mềm quản lý công văn đi
Phần mềm này đưa vào sử dụng nhằm thiết chặt khâu quản lý , kiểm tra tình hình hoạt động của cơ quan. Cụ thể trong phần mềm ta có thể xem thông tin sau loại văn bản, nơi soạn thảo, số đi, ngày nhập , ngày văn bản, số văn bản,trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn ,người ký, nhóm người ký, nơi nhận, nơi lưu, ghi chú, tệp đính kèm, duyệt, lưu.
*Phần mềm quản lý công văn đến
Sử dụng phần mềm này để đánh giá số lượng công văn đến của đơn vị, số lượng và quy trình xử lý của văn thư khi tiếp nhận công văn đến
Phần mềm bao gồm nội dung sau tên loại văn bản, số đến , ngày đến, số văn bản, ngày văn bản, cơ quan ban hành, hồ sơ, số chuyển, ngày chuyển, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, hạn xử lý(ý kiến lãnh đạo Bộ,ý kiến lãnh đạo tổng cục,đề xuất xử lý của lãnh đạo văn phòng), duyệt, chọn người nhận, chuyển chánh văn phòng đề xuất lãnh đạo cấp trên giải quyêt.
*Phần mềm quản lý nhân sự
Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự để nắm bắt rõ lý lịch của từng cá nhân trong đơn vị , các quá trình phấn đấu từ lúc tuyển dụng đến khi chính thức và sau đó là quá trình công tác.Gồm các mục số hồ sơ,họ tên khai sinh,họ tên đang dùng,sinh ngày,nơi sinh,quê quán,nơi ở hiện nay,dân tộc,tôn giáo,gia đình,trình độ học vấn,chuyên ngành,chuyên môn,ngoại ngữ,đơn vị công tác ,cấp
bậc,công tác chính,lý luận chính trị,đặc điểm lịch sử,tóm tắt quá trình công tác,quá trình đào tạo,bồi dưỡng,quá trình thăng cấp,nâng lương,quan hệ gia đình,khen thưởng,kỷ luật.
Nhận xét hiệu quả đạt được khi sử dụng , cập nhật, các phần mềm ứng dụng này trong công tác ta có thể thấy được tầm quan trọng của công nghệ thông tin mang lại.Giúp tìm kiếm ,tra cứu nhanh,chính xác,tiết kiệm thời gian hiệu quả kinh tế.
Khi đăng nhập có mã mật khẩu truy cập cá nhân sử dụng mới biết nâng cao tính bảo mật thông tin.
Trước đây tìm trong sổ và lưu thông tin bằng văn bản giấy nên chất lượng thông tin khi khai thác không được tốt như mờ , ố, rách văn bản.
Mặt khác ,khi ứng dụng các phần mềm này vào công tác đã góp phần nâng cao hiệu quả công tác ,chất lượng công việc .
Tập trung cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn về phần mềm mới đáp ứng được yêu cầu sử dụng thành thạo phần mềm kể cả khi phần mềm gặp sự cố, báo lỗi.
Văn phòng còn áp dụng ít phần mềm trong hoạt động chung, bên cạnh đó còn một số hạn chế khi làm việc nếu nguồn cơ sở vật chất không đáp ứng như mất điện thì không thể làm việc được.
Vì vậy, đầu tư khoa học công nghệ thông tin là cần thiết để ứng dụng công nghệ vào công việc tiết kiệm mà mang lại hiệu quả cao.
Ứng dụng này vào công tác là một điều tất yếu, công nghệ thông tin vào việc truyền tải, tiếp nhận cung cấp thông tin trong nội bộ cơ quan.Chẳng hạn ,
Nếu không được nối mạng nội bộ, khi soạn thảo văn bản trên máy tính, cán bộ soạn thảo phải in ra một bản để trình lãnh đạo, đơn vị duyệt văn bản.Còn trong trường hợp được nối mạng thì thủ trưởng đơn vị có thể duyệt văn bản trên máy tính và cán bộ soạn thảo có thể sửa chữa trên máy tính (trong trường hợp lãnh đạo đi công tác có thể gửi qua mail để báo cáo xin ý kiến.
Phần mềm quản lý văn bản đi,đến của văn phòng đã mang lại hiệu quả cao trong công việc.
PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG U
1.Tên đề tài
Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức , điều hành văn phòng U hiện nay 2.Lý do chọn đề tài
Trong xu thế phát triển của nền kinh tế tri thức hiện nay,công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của nhiều cơ quan đơn vị để bảo quản , cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lượng trong quá trình quản lý.Thắng lợi trong cạnh tranh phát triển của các kỳ tổ chức tùy thuộc vào nguồn lực thông tin về chính trị,kinh tế, văn hóa-xã hội, công nghệ , kỹ thuật tiên tiến. Để tăng cường nguồn lực thông tin cho đơn vị thì các hoạt động thu, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin phải khoa học , hợp lý, phải được chuyên môn hóa thành một bộ phận chức năng trong tổ chức.Vì vậy ,việc củng cố,hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực về công tác thông tin cho quản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội. Hiểu rõ vai trò và vị trí quan trọng của ngành văn phòng , giá trị hiện tại đang mang lại hiệu quả phục vụ trong mọi hoạt động ,bên cạnh đó các công việc trong văn phòng cũng cần xuất hiện những nhân tố , nhân tài xuất trúng vì có thể nghĩ làm văn phòng chỉ biết ngồi điều hòa ,đánh văn bản dự trên báo cáo của địa phương gửi đến .Tự thấy được công tác văn phòng có rất nhiều phần việc tổng hợp tất cả các kỹ năng như giao tiếp, ứng xử với đồng nghiệp, cạnh tranh công bằng trong công việc, khen thưởng , kỷ luật rõ ràng.
Nghiên cứu về công tác tổ chức điều hành văn phòng hiện nay là vô cùng quan trọng và có vị trí thể hiện việc tổ chức , điều hành bộ máy hoạt động của một cơ quan, đơn vị nếu không dựng một thiết chế quân luật và khai thác áp dụng triển khai bộ máy tổ chức phù hợp , hiệu quả và đúng theo quy định của nhà nước và pháp luật. Vì vậy đi vào nghiên cứ sâu công tác tổ chức, điều hành văn phòng của Văn phòng U hiện nay để thấy rõ điều này.
Đề tài theo kết cấu phần lý luận về nội dung; thực trạng vấn đề về tổ chức điều hành, các giải pháp của công tác tổ chức , điều hành.
3.Mục tiêu nghiên cứu
Tập trung vào các định hướng mà nhà lãnh đạo, nhà quản trị vạch ra cho sự phát triển của văn phòng cần thực hiện các định hướng mục tiêu cần thực hiện, cùng với kế hoạch các giải pháp nâng cao hiệu quả để thực hiện định hướng mục tiêu đã để ra.
Khi nhà lãnh đạo đã định hướng được mục tiêu làm cho tổ chức thì sẽ thử nghiệm trong điều kiện hoạt động theo quy chế,theo quy định, theo hệ thống được phản ánh trong phương hướng, chủ trương, chính sách phát triển cơ quan ,đơn vị. Cụ thể , sẽ là cách đánh giá khách quan, toàn diện, sâu sắc về công tác tổ chức , điều hành Văn phòng nói chung và tại văn phòng U hiện nay.