PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG U
III. Tổ chức thực hiện
6. Phương pháp nghiên cứu
3.3 Thực trạng công tác tổ chức , điều hành tại Văn phòng U
3.3.2 Nội dung công tác tổ chức , điều hành Văn phòng U
3.3.2.7 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm trong công tác tổ chức , điều hành văn phòng
*Ưu điểm
Hoạt động của văn phòng của các cơ quan ngang bộ, là nơi tiếp nhận ,xử lý thông tin , tham mưu, tổng hợp và đảm bảo về mặt hậu cần,phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng.
Thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng thường trực của 63 tỉnh thành phố, trực thuộc trung ương,các bộ ngành,ban chỉ đạo , giành bằng khen của Bộ, có nhiều thành tích khen thưởng trong các phong trào thi đua .Ngày càng thấy sự trưởng thành và lớn mạnh của một tổ chức có nền cơ cấu tổ chức rõ ràng, phân công nhiệm vụ, đội ngũ cán bộ dồi dào có kinh nghiệm và trách nhiệm cộng sự công hiến cao trong sự nghiệp phát triển chung của văn phòng.
Trang thiết bị phục vụ công tác đảm bảo tốt như máy tính để bàn, máy Fax, máy in, điện thoại , phòng làm việc rộng , thoáng mát, tạo không khí làm việc thoải mái đảm bảo hiệu quả công việc cao.
Dựa vào chức năng ,nhiệm vụ phân công công việc rất hợp lý, ách làm việc theo yêu cầu riêng , luôn đảm bảo yêu cầu đặt ra. Thu thập thông tin chính xác đảm bảo cho hoạt động quản lý điều hành của lãnh đạo.
Lãnh đạo văn phòng rất quan tâm tới tâm tư đời sống tinh thần và vật chất của cán bộ được mọi người luôn ủng hộ và tôn trọng.
Văn phòng là bộ mặt của cơ quan , là cầu nối giữa lãnh đạo với các bộ phận , cá nhân khác trong đơn vị ,vì vậy các cán bộ văn phòng luôn giữ cho mình tác phong làm việc khoa học, làm việc có sự yên tâm , tin tưởng vào sự lãnh đạo , điều hành.
Công tác tổ chức hội họp, hội nghị nhân kỷ niệm các ngày lễ lớn luôn phát huy được vai trò chủ đạo.
Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn về điều lệnh ,bồi dưỡng công tác pháp chế, công tác soạn t hảo và thẩm quyền ban hành văn bản
Người lãnh đạo có uy tín , tác phong của nhà lãnh đạo, có trách nhiệm trong quản lý, có tinh thần phán đoán trong quản lý.
Cán bộ soạn thảo văn bản trên máy tính có thể sửa chữa , bổ sung câu ,chữ hoặc chuyển đổi các phần đoạn khác nhau trong văn bản để tạo nê một bản thảo sạch mà không tốn nhiều thời gian.Giúp cho việc trình bày văn bản được mỹ quan nhờ máy tính được cài đặt các phông chữ, kiểu chữ khác nhau và kỹ thuật in nén , in đậm.
Đối văn bản được mẫu hóa có thể cài đặt vào máy tính như giấy mời, giấy giới thiệu , các loại quyết định bổ nhiệm,điều động , quyết định nâng lương , công điện, các văn bản chuyên môn như kế toán, kế hoạch.
Công tác quản lý văn bản của văn phòng bao gồm quản lý văn bản mà cơ quan nhận được và quản lý văn bản do văn phòng ban hành. Trên cơ sở dữ liệu cập nhật ở phần mềm trong hệ thống quản lý văn bản đi , đến .Văn bản đi gồm các dữ liệu số và ký hiệu văn bản, ngày tháng , tên loại văn bản, trích yếu nội dung văn bản, người ký, số bản , nơi nhận.
Đối với văn bản đến có dữ liệu ngày nhận văn bản, số ký hiệu văn bản, tác giả văn bản, ngày tháng văn bản, tên loại văn bản ,trích yếu nội dung văn bản ,tên đơn vị hoặc cán bộ giải quyết, thời hạn giải quyết xong văn bản, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
Cơ sở dữ liệu này về văn bản đến và văn bản đi sẽ giúp cho lãnh đạo văn phòng và cán bộ nắm được đầy đủ, nhanh chóng, chính xác tình hình tiếp nhận,ban hành và giải quyết văn bản đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản
được thuận tiện, tạo điều kiện quản lý văn bản hình thành trong hoạt động c ủa cơ quan được chặt chẽ và cung cấp thông tin kịp thời cho hoạt động quản lý.
Công tác hành chính văn phòng nổi bật là bộ phận cán bộ làm văn phòng có trình độ chuyên môn , sáng tạo trong công việc , có trách nhiệm và chấp hành nghiệm chỉnh nội quy , quy chế làm việc của cơ quan.Mỗi cán bộ đều ý thức chấp hành chỉ đạo,điều hành của lãnh đạo, là yếu tố căn bản hình thành tư tưởng phấn đấu hoàn thiện bản thân,năng nổ tham gia các hoạt động xây dựng nội bộ chính trị văn phòng và mối quan hệ tốt giữa các cán bộ khác trong đơn vị.
*Nhược điểm
Làm việc theo chế độ báo cáo nên xử lý công việc còn chậm và chưa đạt yêu cầu.
Số lượng cán bộ làm chưa đúng chuyên môn phải mất khoảng thời gian để bắt nhịp công việc.
Tổ chức cán bộ còn nhiều hạn chế không đảm bảo nguồn cán bộ trẻ kế thừa.Công tác văn phòng của văn phòng chưa đảm bảo hoàn thành công việc vì cán bộ chưa thoát khỏi quy định, nội quy báo cáo .
Cán bộ soạn thảo văn bản trong công tác văn thư chư đảm bảo đồng đều vẫn còn mắc một số lỗi về hình thức, kỹ thuật, trình bày văn bản vẫn chưa sửa mà vẫn cố chấp , bảo thủ.
Đội ngũ làm công tác văn thư chưa được đào tạo bài bảng về chuyên môn nghiệp vụ văn thư. Lãnh đạo văn phòng rất coi trọng công tác văn thư của đơn vị đảm bảo sự hoạt động thông suốt của công văn,giấy tờ.
Công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế,cán bộ làm công tác còn ít, không đúng chuyên môn ,dẫn đến các khâu lập hồ sơ còn gặp nhiều khó khăn.
Trong văn phòng chưa có sự phối hợp các phòng ban còn hoạt động riêng lẻ, chưa có sự đồng thuận trong cách làm việc của hai thế hệ.
Chưa có nhiều sáng kiến,sáng tạo thành đề tài trong văn phòng nhằm hướng tới phát triển văn phòng . Cán bộ tự lưu hồ sơ theo công việc của phòng chưa thống nhất quy chung về một đầu mối.
Việc lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ của lãnh đạo có mặt hạn chế chất lượng công tác tham mưu chưa ngang tầm với yêu cầu hiện nay. Công tác nắm tình hình chưa sâu, phương pháp, lề lối làm việc có lúc còn mang tính hành chính, sự vụ ,chưa đầu tư đúng mức cho công tác nghiên cứu, đề xuất những vấn đề cơ bản,chiến lược trong công tác nhiệm vụ được giao.
Tham mưu trong lĩnh vực tổ chức cán bộ mặc dù đã được quan tâm chỉ đạo thực hiện nhưng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra. Qua thực tế công tác cho thấy tổ chức cơ quan tham mưu chưa thật hợp lý, còn chồng chéo giữa chức năng tham mưu và chức năng hành chính.
Nguyên nhân những tồn tại bất cập la do tình hình kinh tê, xã hội,tình hình tội phạm diễn ra phức tạp,yêu cầu tìm ra cách giải quyết phù hợp ,tham mưu cho lãnh đạo là rất khó khăn và nặng nề.,vì khối lượng công việc cơ quan tham mưu phải đảm nhận rất lớn.
Năng lực trình độ của cán bộ không đồng đều
,thiếu kinh nghiệm,chưa qua thực tiễn công tác nên ảnh hưởng tới công tác tham mưu.
Chế độ, chính sách đối với cán bộ tham mưu tuy đã được quan tâm nhưng chưa thật sựu khuyến khích ,thu hút được nhân tài, người có tâm huyết với công tác văn phòng.
Quá trình tổ chức hội họp còn nhiều bát cập từ khâu tổ chức đến khâu quyết toán.
Bổ sung thêm các vị trí làm việc còn hạn chế một cán bộ có thể làm nhiều vị trí khác nhau khi có người khác nghỉ phép hoặc ốm.
Chế độ khen thưởng , kỷ luật cán bộ còn nhiều điểm bất cập như sinh con thứ ba, chưa hoàn thành nhiệm vụ,vi phạm luật giao thông.